Acuerdos laborales flexibles: la guía completa para el éxito

¿Han adoptado los miembros de su equipo las ventajas del home office unos días a la semana? Trabajar de forma flexible forma parte de la norma en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, aplicar modalidades de trabajo flexibles no sólo significa trabajo híbrido. Hay muchas otras políticas de trabajo flexible por las que pueden optar las empresas. El horario flexible, el cambio de turnos o los modelos de semanas comprimidas son algunas de ellas, por mencionar sólo algunas.

Pero, ¿por qué el trabajo flexible es imprescindible para seguir siendo una empresa atractiva y competitiva? ¿Cuáles son los pros y los contras de estas nuevas formas de trabajar? ¿Cómo se puede disfrutar más de las ventajas y menos de los inconvenientes? Esto es lo que vamos a explorar en este artículo. 

Como líderes en gestión del lugar de trabajo, situamos los horarios flexibles en el centro de todo lo que hacemos. Tras años analizando el futuro de las tendencias laborales y los distintos tipos de modalidades de trabajo flexible posibles, nos hemos convertido en expertos en este tema. Compartiremos con usted todo lo que necesita saber sobre este moderno e inevitable estilo de trabajo. 

Significado de la flexibilidad laboral

Antes de entrar en materia, definamos rápidamente la flexibilidad laboral. Este moderno estilo de trabajo implica que las empresas permiten a los empleados una mayor flexibilidad en su vida profesional. Puede ser en términos de tiempo o de ubicación. 

Por ejemplo, a un trabajador flexible se le puede exigir que realice la cantidad de horas de trabajo semanales que figuran en su contrato durante cuatro o cinco días. Mientras se complete el número de horas semanales, son libres de elegir trabajar ocho o diez horas al día.

Tipos de flexibilidad laboral

Según tu sector y tu personal, puede que pienses que implantar más flexibilidad en tu entorno de trabajo es imposible. Sencillamente, no funcionaría. Pero la buena noticia es que existen muchas formas de organización flexible del trabajo. Esto te permite alinearte con las tendencias del futuro del trabajo sin dejar de responder a las necesidades de tu empresa y de tus empleados.

He aquí los principales tipos de modelos de trabajo flexible: 

• 100% de trabajo a distancia;
• Trabajo 100% de oficina;
• modelo de trabajo híbrido;
• horarios flexibles y escalonados;
• horarios condensados (por ejemplo, semana laboral de 4 días);
• empleos a tiempo parcial;
• permiso ilimitado;
• horas anualizadas;
• trabajo compartido;
• equipos distribuidos;
• rotación laboral;
• jubilación gradual.

👉Descubre con más detalle los 12 ejemplos de flexibilidad en el trabajo.

Ventajas de la flexibilidad laboral

Alinearse con las expectativas de los empleados

La mayoría de los trabajadores, especialmente los Millennials y la Generación Z, esperan flexibilidad en su vida profesional. El aumento de las prácticas de trabajo flexible ha marcado los dos últimos años. Los estudios demuestran que los empleados no son menos productivos o eficientes con este modelo de trabajo, sino todo lo contrario. Por lo tanto, la gente no entiende por qué las empresas se aferran a un horario de trabajo estricto y fijo y esperan que adopten estas nuevas formas de trabajar.

Reducir los costos de oficina

Otra ventaja significativa de la organización flexible del trabajo es su repercusión en los costes de oficina. Muchas consecuencias de este estilo de trabajo permiten a las empresas reducir sus gastos. Por ejemplo, la forma de utilizar su oficina cambia cuando la mitad de su equipo trabaja desde casa o desde un tercer lugar de trabajo. No sólo podrá reducir el tamaño de su espacio de trabajo, sino que verá sin duda un descenso en sus facturas de energía.   

Aumentar la productividad

Como puedes leer en nuestro artículo sobre el trabajo híbrido, el 64,3% de los Millennials y el 63,4% de la Generación Z declaran ser más productivos en un entorno de trabajo híbrido. Algunas de las explicaciones incluyen:

• la posibilidad de ajustar los horarios de trabajo a los periodos de máxima productividad.
• más tiempo para la actividad física (= mejor concentración);
• menos distracciones;
• menos estrés;
• un mayor nivel de felicidad y satisfacción laboral.

Es bueno saberlo: los estudios demuestran que los empleados felices son un 12% más productivos que los demás. Esta es otra excelente razón para hacer más feliz a tu personal aplicando modalidades de trabajo flexibles. 

Mejorar el equilibrio entre trabajo y vida privada

Alcanzar un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal es una de las principales razones por las que la gente quiere más flexibilidad en el trabajo. Pueden ajustar sus horarios para compaginar mejor las responsabilidades laborales y personales. Por fin pueden salir a correr por la mañana o llevar a los niños al colegio sin estrés y empezar el día con buen pie. Mejorar el equilibrio entre la vida privada y la profesional no sólo es bueno para los empleados. Las empresas también se benefician de esta ventaja del trabajo flexible, ya que aumenta la felicidad, la experiencia, la satisfacción y la productividad de los empleados.

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Retiene y atrae el talento

Dado que el trabajo flexible es una de las principales expectativas de los empleados, es obvio que desempeña un papel crucial a la hora de retener a su plantilla y atraer talento. Supongamos que busca un nuevo responsable de marketing. Usted ofrece una remuneración decente y otras ventajas; sin embargo, la persona tiene que estar in situ todos los días de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Si uno de sus competidores propone el mismo puesto de trabajo con prestaciones similares pero permite el trabajo flexible, es probable que pierda oportunidades de contratación. Este ejemplo también es válido cuando se trata de retener el talento. 

Reduce el impacto del carbono

Tanto en casa como en el trabajo, ser más sostenibles y minimizar nuestra huella de carbono es crucial para todos nosotros. Trabajando de forma más flexible, las empresas y los empleados pueden reducir su impacto de CO2. Si se quedan en casa o van a un espacio de coworking a pie en su barrio, no tienen que utilizar el coche u otros medios de transporte contaminantes con tanta frecuencia. Introducir una política BYOD (Bring Our Own Device) también ayuda a ser más sostenible, ya que disminuye la necesidad de equipos, lo que reduce por tanto el abastecimiento de materias primas.

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Inconvenientes de las políticas de trabajo flexible

Impacto en la cultura empresarial

Trabajar desde distintos lugares y a distintas horas dificulta el mantenimiento de una cultura empresarial sólida. Este es uno de los inconvenientes a los que suelen enfrentarse las organizaciones cuando adoptan políticas de trabajo más flexibles. Mantener un sentimiento de pertenencia y conexión es difícil cuando los empleados no se ven a diario o a veces semanalmente. Sin embargo, como el trabajo flexible está aquí para quedarse, las empresas encuentran nuevas formas de fomentar la cultura. 

Es más difícil darse cuenta de los problemas de los empleados

Los sentimientos de soledad y aislamiento pueden ser una consecuencia negativa de dar más flexibilidad a su personal. A medida que los empleados trabajan más solos en casa, tienden a desconectar del lugar de trabajo, de sus compañeros y, en última instancia, de su trabajo. Además, desde el punto de vista de un líder, notar síntomas de agotamiento o problemas es más complicado cuando el equipo trabaja de forma híbrida que cuando se reúne en persona y a diario.

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Desencadena prácticas de microgestión

Para los directivos que tienen dificultades para confiar en los miembros de su equipo, el trabajo flexible puede fomentar un estilo de liderazgo de microgestión. Los efectos psicológicos de la microgestión tienen resultados negativos contrarios a lo que se desea cuando se es más flexible con el personal. Crea un entorno de trabajo tóxico en el que los empleados se sienten poco valorados, infelices e insatisfechos con su trabajo. Le invitamos a consultar nuestra lista de control de lugares de trabajo t óxicos para obtener más información sobre este tema y asegurarse de que fomenta un ambiente positivo y próspero.

Mayor riesgo para la ciberseguridad

Dejar que tu personal trabaje desde múltiples ubicaciones y varios dispositivos aumenta su exposición cibernética. Por ejemplo, trabajar en un tercer lugar de trabajo con wifi público compromete la protección de datos y los protocolos de seguridad. 

Las empresas tienen que ser muy conscientes de ello y proporcionar a los equipos de TI los recursos que necesitan para reforzar la ciberseguridad. La gestión del ciberriesgo y la estrategia de mitigación de riesgos deben redefinirse para adaptarse a esta nueva forma de trabajar sin poner en peligro los datos importantes y confidenciales. 

No es adecuado para todos los puestos de trabajo

Algunos trabajos requieren equipos específicos o colaboración en persona. Por tanto, resulta más difícil introducir políticas de trabajo flexible. No obstante, hemos empezado este artículo enumerando las principales modalidades de trabajo flexible. También destacamos que puedes establecer tus propias normas en función de tu plantilla y tu sector. Es posible que no pueda permitir el trabajo a distancia a todos sus empleados, pero es crucial que intente encontrar una alternativa para aquellos a los que se necesita in situ todos los días.

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Consejos para disfrutar más de las ventajas del trabajo flexible y menos de sus inconvenientes

Solicita periódicamente la opinión de tus trabajadores flexibles

El objetivo principal de la flexibilidad laboral es mejorar la experiencia y la satisfacción de los empleados. Difícilmente aumentará la productividad y el crecimiento si tu personal está descontento e insatisfecho. Evita implantar un modelo de trabajo flexible porque "crees" que es lo que necesitan. En su lugar, pide a tu equipo que te dé su opinión:

• potenciar la autonomía de los empleados;
• fomentar un enfoque más centrado en los empleados;
• comprender las necesidades de tus trabajadores;
• detectar áreas de mejora;
• mejorar la experiencia y la satisfacción de los empleados.

Crear una política de trabajo flexible

Como ya comentamos en nuestro artículo sobre la idea de compartir una plantilla de expectativas de equipo, los empleados quieren y necesitan directrices claras. Crear una política de trabajo flexible y compartir con tu equipo lo que pueden y no pueden hacer en cuanto a horarios forma parte de ello. Tener normas claras ayuda a los directivos a:

• poner a todo el mundo de acuerdo;
• evitar favoritismos y prácticas abusivas;
• mejorar un entorno de trabajo justo e igualitario para todos.

Desarrollar una cultura empresarial fuerte y positiva

Crear una cultura de empresa sólida ya es fundamental en un modelo de trabajo tradicional. Pero, ¿cómo superar el declive de la cultura de empresa en un entorno de trabajo flexible? Redoblar los esfuerzos y centrarse en este aspecto es aún más crucial cuando los empleados trabajan con horarios diferentes y en distintos lugares. Para ello:

• manteniendo algunos días in situ;
• organizar actos de empresa;
• buscar ideas para unir equipos (en línea y en persona);
• mejorar la conexión en el lugar de trabajo.

Comprueba los análisis de tu lugar de trabajo y rediseña tu espacio de oficina

Con el desarrollo de prácticas laborales flexibles, los empleados utilizan la oficina de forma diferente. En primer lugar, se convierte en un lugar donde los trabajadores se reencuentran, se producen interacciones sociales y se crean vínculos de equipo. Esto cambia toda la dinámica del lugar de trabajo. También influye en la forma de trabajar cuando se llega al lugar de trabajo. En lugar de trabajar en tareas individuales, hoy en día tienden a centrarse más en proyectos de grupo, ya que saben que pueden trabajar con sus compañeros en persona. Con la analítica del puesto de trabajo se pueden conocer mejor estos aspectos y rediseñar el espacio de la oficina en consecuencia. Esto podría significar, por ejemplo:

• optimizar el uso de la oficina;
• replantearse las opciones de espacio de trabajo disponibles (más colaborativo);
• reducir el espacio de la oficina.

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Invertir en la tecnología adecuada

Trabajar de forma flexible no debería afectar a la colaboración y la comunicación. Sin embargo, no puede esperar mantener el mismo nivel de fluidez sin revisar su estrategia de comunicación. La comunicación virtual requiere que las empresas inviertan en la tecnología adecuada para que su equipo prospere independientemente de cuándo y dónde trabaje. Tenga en cuenta que cada persona trabaja de forma diferente. Mientras que algunas personas se sienten cómodas utilizando Slack, otras prefieren enviar mensajes de WhatsApp a sus compañeros. Pero las herramientas de comunicación no son la única tecnología que necesitas. Entre otras, también tienes que:

• actualiza tu equipo de ciberseguridad para proteger y asegurar tus datos;
• ofrece soluciones basadas en la nube y para compartir archivos;
• invierte en el sistema de gestión de proyectos más adecuado para tu equipo;
• equipe su lugar de trabajo con tecnología inteligente.

Mejore la gestión de sus instalaciones con nuestro software workspace booking

Para los directivos y los miembros del equipo, es fundamental saber quién trabaja, cuándo y dónde. Un modelo de trabajo flexible exige una organización perfecta. Aunque es posible que ya no necesite tanto espacio de oficina, su personal debe seguir teniendo acceso al espacio de trabajo que necesita cuando se desplaza. Recopilar datos analíticos sobre el lugar de trabajo es fundamental para optimizar la experiencia de sus empleados y mejorar su entorno de trabajo flexible. Invertir en una plataforma de uso compartido y reserva de escritorios como deskbird te ayuda a cubrir todos estos aspectos y más, ya que:

• da una idea clara de quién trabaja cuándo y dónde;
• aumenta la colaboración y la eficacia;
• permite a los miembros de un equipo gestionar su horario de forma autónoma y con sólo unos clics;
• proporciona a las empresas información relevante sobre el uso de las oficinas que les ayuda a reforzar su estrategia;
• reduce los conflictos de programación.

Ahora ya conoces los aspectos más importantes de la flexibilidad laboral. Tanto si ya has adoptado el trabajo híbrido como si has implantado otros tipos de políticas de trabajo flexible, no cabe duda de que el futuro del trabajo es flexible.

Ha sacudido el mundo laboral y ha empujado a las empresas a adaptarse para seguir siendo atractivas y competitivas. Trabajar de forma flexible es sin duda una ventaja a la que los empleados no están dispuestos a renunciar, especialmente los Millennials y la Generación Z.

Ya tienes todas las claves para disfrutar de las ventajas del trabajo flexible. Pero no olvides que implica algunos cambios y esfuerzos. Dado que este modelo de trabajo representa una forma moderna de trabajar, también requiere una tecnología y unas herramientas eficientes para que funcione. Solicita una demostración gratuita de la aplicacióndeskbird para obtener más información sobre nuestra plataforma de reserva de escritorios y todas las demás funciones que ayudan tanto a los empresarios como a los empleados.