Plantilla de expectativas del equipo: una herramienta esencial para crear transparencia y alineación

Con demasiada frecuencia, los directivos dan por sentado que los miembros de su equipo saben exactamente lo que se espera de ellos. Sin embargo, la falta de transparencia en la comunicación sobre normas y expectativas es una de las principales razones de la falta de compromiso de los empleados. 

Compartir las expectativas con su equipo estableciendo directrices claras es tan crucial como reconocer sus necesidades. La mejor solución es animar a los directivos a crear una plantilla de expectativas del equipo. Actúa como punto de referencia tanto para los líderes como para los miembros del equipo e incluye expectativas de rendimiento de los empleados, herramientas y procedimientos metodológicos, políticas de trabajo flexible, etc. Todo ello pretende explicar lo que se exige a los trabajadores en sus funciones y como compañeros de trabajo. 

Este artículo ofrece ejemplos concretos de expectativas laborales y valiosos consejos para establecer una herramienta de apoyo útil para su plantilla. ¿No tiene tiempo para crear su propia plantilla o no sabe por dónde empezar? Al final de este artículo encontrarás un PDF descargable con una plantilla de expectativas de equipo. Esperamos que te ayude a crear un entorno de trabajo transparente y eficaz que aumente la satisfacción y el rendimiento de tu equipo.

¿Qué es una plantilla de expectativas de equipo?

Una plantilla de expectativas de equipo es una directriz que describe las funciones y responsabilidades de los miembros de un equipo. Difiere de las expectativas de los empleados, que se centran más en el papel de cada persona en la empresa como individuo. Establecer prácticas transparentes para tu equipo hace que todos sean responsables de sus tareas y comportamientos.

Como estamos a punto de explicar, las directrices sobre expectativas de equipo abarcan múltiples aspectos del entorno de trabajo. Este punto de referencia indica a los empleados lo que se espera de ellos y establece una base clara para mejorar la colaboración y la eficacia. Por tanto, desempeña un papel crucial en el éxito de tu equipo.

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¿Qué ejemplos de expectativas laborales deben aparecer en su plantilla?

Para que tu plantilla de expectativas de equipo sea fácil de entender y para que los empleados encuentren rápidamente la información que buscan, te recomendamos clasificarla por categorías, como las siguientes. 

Compartimos contigo los puntos esenciales, pero, por supuesto, todo depende de tus necesidades y expectativas. ¡El objetivo es hacerlo suyo!

Expectativas de rendimiento de los empleados

Un estudio de Gallup sobre las expectativas de los empleados respecto a sus líderes revela que "el 72 % de los millennials que están totalmente de acuerdo en que su jefe les ayuda a establecer objetivos de rendimiento están comprometidos". Por tanto, establecer objetivos de rendimiento es clave en tu estrategia para que tu plantilla prospere como equipo.

El rendimiento de cada miembro influye en toda la dinámica y en el éxito de todo el equipo. Es esencial establecer expectativas de rendimiento que beneficien a todo el equipo. Además, centrarse en encontrar los puntos fuertes de cada trabajador y ayudarle a dominar estas habilidades también contribuye al éxito general del equipo. 

Condiciones de trabajo flexibles

Hay muchos ejemplos de flexibilidad en el trabajo, y es crucial que sus empleados sepan qué opciones están permitidas. Además, es fundamental ser realmente específico y claro sobre lo que se permite y se espera en relación con los acuerdos de trabajo flexible que haya elegido. Todo el mundo debería tener derecho a las mismas ventajas, y la introducción de una mayor flexibilidad laboral no debería afectar negativamente a la forma de trabajar de los empleados.

He aquí algunos ejemplos de las expectativas de los equipos con respecto al trabajo flexible: 

• Es obligatorio acudir al menos X días a la semana.
• Se autoriza el reparto de días entre trabajo presencial y a distancia.
• Los cambios de horario deben realizarse a través del software de reservas de escritorio hasta con 24 horas de antelación.

Herramientas y requisitos metodológicos

Cada persona trabaja de forma diferente, y por eso el trabajo flexible es una gran solución para que todos prosperen. Sin embargo, son necesarias algunas normas para que un entorno de trabajo híbrido funcione cuando se trata de trabajar en equipo. Los empleados tienen que entender claramente por qué se da más prioridad a un determinado enfoque que a otro. También deben tener una idea clara de los recursos y herramientas que deben utilizar y cómo sacarles el máximo partido.

Los requisitos en materia de herramientas y metodología podrían incluir:

• Se ruega reservar el espacio de trabajo que necesite lo antes posible para evitar conflictos de horario;
• Se espera que el equipo comparta toda la información clave y las actualizaciones en el canal Slack adecuado. 
• Es necesario compartir regularmente comentarios constructivos y positivos en la herramienta de comentarios en línea. 

Código de conducta colectivo

Todo el mundo tiene opiniones, valores y visiones diferentes. Pero en el trabajo, la gente necesita tener unas directrices claras sobre los comportamientos que se esperan en el lugar de trabajo y entre los miembros del equipo. Los valores de la empresa forman parte de estas normas. Sin embargo, los directivos también pueden añadir su propio toque en función de lo que quieran promover en su equipo (siempre que coincida con los valores de la empresa, por supuesto).

Por ejemplo, su código de conducta colectivo podría promover lo siguiente: 

• compartir conocimientos y animarse mutuamente;
• ser considerado y respetuoso con los rasgos de carácter y las necesidades de cada cual;
• fomentar la confianza, la transparencia y las relaciones auténticas entre el equipo;
• apoyar a los demás y pedir ayuda cuando sea necesario.

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¿Cómo asegurarse de que se reconocen y cumplen las expectativas del equipo?

Establecer colectivamente las expectativas del equipo

La mayoría de las veces, los líderes saben lo que exigen a los miembros de su equipo. Pero para fomentar un enfoque centrado en el empleado y crear un entorno de trabajo positivo, es esencial preguntar por la perspectiva de su personal. Como responsable de RRHH, debes destacar este paso ante los demás líderes. 

Mantener una conversación compartida y establecer colectivamente una plantilla de expectativas de equipo puede darles una visión diferente de algunos aspectos. Puede que se den cuenta de que una de sus expectativas no es lo bastante precisa o poco realista. Por ejemplo, un directivo puede considerar que aumentar el número de impresiones en el sitio web en un 5% cada mes es razonablemente factible. Al mismo tiempo, los empleados disponen de información que demuestra que esa expectativa es muy poco realista. Entonces, se pueden hacer algunos ajustes para mejorarla. Además, hacer esto de forma colectiva también refuerza las relaciones con el equipo, ya que los trabajadores sienten que sus opiniones y necesidades también se tienen en cuenta.

Comunicar con claridad 

Nunca lo diremos lo suficiente, la comunicación es clave. Pero la comunicación transparente debe ser su principal objetivo como jefe de equipo. Por lo tanto, compartir tus expectativas con claridad es fundamental. Adaptar tu forma de comunicarte a la persona que tienes delante es esencial para que tu mensaje sea reconocido. Además, tus directrices deben ser lo más específicas posible para que los miembros del equipo comprendan rápidamente tus expectativas y responsabilidades. 

Pida a los miembros de su equipo que lean y firmen el formulario de expectativas del equipo

Los jefes pueden pedir a sus compañeros que firmen el formulario de expectativas del equipo para hacerlo oficial y que todos estén de acuerdo. De este modo, es menos probable que se produzcan confusiones, malentendidos y malas interpretaciones. Las personas también tienden a leer y prestar más atención al contenido de un documento cuando tienen que poner su firma en él. Esta acción representa una forma de acuerdo que crea alineación y claridad para todos. 

Poner la plantilla de expectativas del equipo a disposición de todos en todo momento

Los empleados deben poder consultar su plantilla de expectativas del equipo en cualquier momento, ya sea física o digitalmente. Puedes compartirla con todos los miembros del equipo de varias maneras:

• guardarlo en tu plataforma de intercambio de archivos en línea;
• colocándolo en algún lugar de la oficina;
• enviándolo por correo electrónico;
• etc.

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👉 Nota importante: considera también la posibilidad de que el acceso a este recurso sea inclusivo. Por ejemplo, tienes que traducirlo al braille si trabajas con personas con discapacidad visual. 

Actualice periódicamente la plantilla de expectativas del equipo (aunque no todos los meses).

Por último, pero no por ello menos importante, al igual que las expectativas de sus empleados (lo que su equipo espera de usted y del lugar de trabajo) evolucionan rápidamente, sus expectativas también pueden cambiar. Discutirlo e informar a su equipo al respecto es crucial. Pero esto también significa que los formularios de expectativas de su equipo deben actualizarse. 

Por supuesto, no debes modificarlo cada cinco segundos y pedir a tus empleados que lo lean y firmen cada vez. Esto sería molesto para todos. Pero cada seis meses, por ejemplo, puedes repasarlo y ver si ha cambiado alguno de tus requisitos.

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¿Por qué es útil tener una plantilla de expectativas de equipo?

Ayuda a alinear tanto a los directivos como a los miembros del equipo

Una de las principales ventajas de utilizar una plantilla de expectativas del equipo es que elimina la posible línea difusa entre lo que se espera y lo que no. La creación conjunta de este documento de referencia permite que todos los miembros del equipo estén de acuerdo. Les da una visión más clara de sus funciones y responsabilidades. Los líderes pueden compartir explícitamente sus expectativas, y los empleados saben lo que se supone que deben hacer y son responsables de sus tareas.

Evita la confusión y la frustración entre los miembros del equipo

¿Tus empleados saben cuáles son tus expectativas? Los estudios demuestran que muchos trabajadores no saben realmente lo que se espera de ellos. Esta falta de transparencia crea confusión y frustración, lo que afecta directamente a la experiencia y la satisfacción de los empleados. 

Sin embargo, cuando las personas saben lo que tienen derecho a hacer y lo que implica su función, son mucho más eficientes y están más comprometidas. No se preguntan si deben hacer esto o no, todo está clarísimo. Si les dices que esperas que tomen la iniciativa, lo hacen sin dudarlo. 

A mayor escala, ahorra mucha energía cerebral, mejora el rendimiento y aumenta la productividad.

Contribuye a crear un entorno de trabajo justo y positivo

Permitir que algunos empleados trabajen desde casa siempre que quieran mientras que a otros se les autoriza a trabajar a distancia sólo los lunes parece bastante injusto. Lo mismo ocurre cuando algunas personas tienen derecho a disfrutar de horario flexible mientras que otras deben ceñirse a un horario de trabajo fijo. 

Estos son sólo dos ejemplos de cómo una plantilla de expectativas de equipo puede crear un mejor ambiente de trabajo. Establecer las mismas normas para todos hace que el entorno de trabajo sea más justo e igualitario. Evita cualquier práctica sesgada.

Aumenta la eficacia y productividad de los empleados

Dar a los miembros del equipo buenas prácticas y códigos de conducta claros que seguir elimina cualquier tipo de confusión. En última instancia, ayuda a aumentar la eficacia y la productividad. La idea de que todos sigan las mismas normas y formas de trabajar también puede mejorar estos aspectos. Sin embargo, hay que ser flexible. 

Hay que encontrar el equilibrio adecuado entre aplicar unas directrices claras para que todo el mundo esté de acuerdo y dejar espacio para ideas innovadoras y nuevas perspectivas. Mantenerse abierto a nuevos enfoques y prácticas es esencial para crecer y tener éxito como equipo.

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🔗 Como prometimos, llegamos al final de este artículo, y aquí tienes una plantilla de expectativas de equipo en PDF para descargar. Encontrarás ejemplos clásicos de expectativas de equipo, ¡no dudes en hacerla tuya añadiendo tu propio toque!

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Es esencial animar a los directivos a crear y utilizar una plantilla de expectativas de equipo con sus colaboradores. Les permite comprender claramente sus funciones y responsabilidades, al tiempo que evita el aumento de la frustración y la falta de compromiso. Sin embargo, no es el único componente para alcanzar los objetivos y hacer que los trabajadores prosperen. También es fundamental tener en cuenta las expectativas de los empleados. Si su plantilla está formada principalmente por personas nacidas después de 1981, le recomendamos encarecidamente que lea nuestros artículos sobre las características de los Millennials y por qué es conocida la Generación Z. 

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