Reducción del espacio de oficinas: una estrategia de ahorro acorde con nuestra nueva forma de trabajar

Durante mucho tiempo, que las empresas redujeran el tamaño de sus espacios de trabajo era un signo más negativo que positivo. Los principales motivos eran cuestiones financieras u otras dificultades. Pero la reducción del espacio de oficinas es ahora un movimiento habitual derivado de nuestras nuevas formas de trabajar, como el trabajo flexible.

Las organizaciones pueden crecer con éxito y aun así decidir recurrir a esta técnica de reducción de costes. En los párrafos siguientes analizaremos por qué cada vez más empresas optan por reducir su espacio. Si está considerando esta opción para su empresa, compartiremos algunos datos clave que deben tenerse en cuenta. 

¿Tener menos espacio para acoger a los empleados afectaría a su cultura corporativa? ¿Estarían menos unidos los miembros de su equipo y perderían su conexión con el lugar de trabajo? Efectivamente, estos pueden ser retos que conlleva un espacio de trabajo que se ajuste a un modelo de trabajo híbrido. Sin embargo, existen soluciones para superarlos. Reducir el espacio de oficina no debe verse como un nuevo obstáculo, sino más bien como una oportunidad. ¿Quiere saber más sobre la reducción del espacio de oficina? Aquí tienes ideas y consejos clave que deberían despertar tu interés.

La reducción del espacio de oficinas puede formar parte del crecimiento y el éxito empresarial

La mayoría de las empresas han adoptado el modelo de trabajo híbrido

Ofrecer modalidades de trabajo flexibles es ahora una norma para las organizaciones que promueven un enfoque centrado en el empleado y atraen talento. Les permite contratar en todo el mundo y seguir creciendo sin tener que buscar nuevas oficinas. Se benefician de la creación de una mano de obra altamente cualificada al tiempo que responden a una de las peticiones más insistentes de los trabajadores, tener derecho a más flexibilidad en el trabajo.

Después de trabajar en un modelo de oficina tradicional durante décadas y de experimentar después el trabajo totalmente a distancia durante la pandemia, la mayoría de la gente coincide en que una mezcla de ambos es la mejor solución. Un horario de trabajo híbrido permite a los miembros del equipo disfrutar simultáneamente de los aspectos positivos del trabajo in situ y de las ventajas de la oficina en casa. 

Las empresas salen ganando. Pueden crecer sin tener que dedicar más presupuesto a instalaciones más grandes. La guinda del pastel es que satisfacen una de las mayores expectativas de los empleados, mejoran su experiencia y les ayudan a encontrar un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada.

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Los empleados pasan menos tiempo en la oficina que antes

La conexión virtual permite a sus empleados colaborar sin problemas desde distintos lugares. La tecnología de puestos de trabajo híbridos les ayuda a coordinar su trabajo para seguir siendo productivos y eficientes independientemente del lugar desde el que decidan trabajar.

Pero adoptar las ventajas del trabajo híbrido repercute directamente en el uso del espacio de oficinas de la empresa. Obviamente, la tasa de ocupación disminuye cuando una parte de la plantilla trabaja desde casa o en otro lugar. 

Los trabajadores siguen queriendo reunirse en persona. Pasarse a la teletrabajo total no sería entonces la mejor idea. Pero implantar la flexibilidad laboral y reducir el tamaño del lugar de trabajo son formas eficaces de adoptar las tendencias del futuro del trabajo ahorrando costos. Se convierte en la mejor estrategia para dejar de perder dinero en gastos inmobiliarios.

La búsqueda de ideas para ahorrar en la oficina es siempre una prioridad

Si eres gestor de CRE (Corporate Real Estate), tu principal objetivo es encontrar formas de optimizar los costos inmobiliarios. Reducir el tamaño de la oficina es una de ellas. Las organizaciones pueden gastar menos dinero en alquiler analizando el uso de la oficina y reduciendo el tamaño de las instalaciones. También disminuyen sus gastos en equipos de oficina, facturas (electricidad, agua, etc.) y otros costos relacionados con alojar a todos los trabajadores in situ a diario.

Pueden buscar un espacio de trabajo más pequeño para arrendarlo o alquilar la superficie que ya no necesitan a otras empresas. Se trata de una forma inteligente de gestionar los inmuebles corporativos y crear más ingresos.

Una nueva oportunidad para reinvertir tu presupuesto en otro sitio

Gracias al trabajo híbrido, ahorrar dinero en costes inmobiliarios está dando un nuevo giro. Se trata de una oportunidad única para que las empresas inviertan ese dinero en crear una plantilla y un negocio más fuertes.

Por ejemplo, reducir el espacio de la oficina puede debilitar la cultura corporativa positiva, el equipo y la conexión en el lugar de trabajo. Sin embargo, también puede aumentar su presupuesto para poner en práctica ideas de unión de equipo o iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo. 

El desarrollo de competencias y la formación también son aspectos fundamentales para las empresas y los empleados. La generación del milenio y la generación Z son especialmente receptivas a las organizaciones que les permiten mejorar sus competencias. 

Para las empresas, reinvertir el dinero que ahorran reduciendo su espacio de oficinas es una gran oportunidad para reducir costes y crear un personal más productivo y con más éxito.

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Información a tener en cuenta antes de aplicar esta técnica de reducción de costos

Las estadísticas del trabajo a distancia confirman que no se puede volver a la antigua forma de trabajar

Algunas empresas siguen dudando del futuro del trabajo híbrido. Creen que esta tendencia se ralentizará y se convertirá en un estilo de trabajo que sólo concierne a una minoría de empresas. Las estadísticas del trabajo a distancia dicen lo contrario. En una personal multigeneracional, casi 3 de cada 10 empleados rechazarían una nueva oportunidad profesional si les exigiera volver a un modelo de trabajo de oficina completa. 

Para las jóvenes generaciones de trabajadores, la flexibilidad laboral no es una opción "deseable". Es una de sus principales prioridades a la hora de examinar una oportunidad de empleo. Para los Millennials y la Generación Z, no tener libertad para trabajar desde cualquier lugar suele llevarles a dos opciones: dejar la empresa o renunciar tranquilamente.

Tener una oficina más pequeña no debería afectar a la colaboración y la unión del equipo

Al plantearse reducir los metros cuadrados, es crucial replantearse cómo fomentar la colaboración y la unión del equipo. La mayoría de los empleados necesitan reunirse en persona para mantener un sentimiento de pertenencia y sentirse vinculados a la empresa. 

Con el auge del trabajo híbrido, la finalidad del lugar de trabajo ha cambiado. Los trabajadores no sólo van a la oficina a trabajar. También acuden al lugar de trabajo para socializar y compartir momentos con sus compañeros. Pueden discutir un proyecto común en reuniones o hablar de asuntos más personales durante su descanso.

Rediseñar la distribución de la oficina es esencial para crear un espacio de trabajo más pequeño. Ayuda a fomentar las interacciones humanas, las relaciones genuinas y una cultura positiva en el lugar de trabajo.

Algunos empleados necesitan más tiempo para adaptarse al cambio

Aunque el trabajo híbrido es el mejor modelo y el más solicitado por los empleados, algunas personas necesitan más tiempo que otras para adaptarse a las nuevas formas de trabajo. Reducir el espacio de oficina es otro paso y puede percibirse como un signo negativo para algunos trabajadores. 

Debe mantener los oídos abiertos y estar disponible para los miembros del equipo que se enfrentan a este cambio. Escúcheles, coménteles cualquier temor o problema e intente encontrar soluciones para que esta transición sea fluida y satisfactoria para todos.

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Consejos esenciales para reducir el espacio de tu oficina de forma eficiente

Analiza el uso actual de tu espacio físico de trabajo

El primer paso a la hora de reducir sus instalaciones es analizar su uso actual. La analítica del lugar de trabajo puede dar una idea de este aspecto y de los hábitos de trabajo del personal. Por ejemplo, la función de análisis de deskbirdte muestra quién trabaja desde dónde y qué partes de tu espacio de trabajo se utilizan más. 

Esto te permite definir las necesidades de tu empresa y de tus empleados. Los Millennials tienden a favorecer los espacios colaborativos, como las áreas de coworking y las salas de reuniones. Los trabajadores de la Generación Z demandan más las interacciones en persona, pero prefieren trabajar individualmente y reservar un único hot desk. Estas características deben tenerse en cuenta antes de cambiar nada en tu lugar de trabajo.

Determina cómo debe ser el espacio de oficina para satisfacer las necesidades de la empresa y de los empleados

Los datos de la oficina son clave, pero no son el único aspecto a tener en cuenta. Incluir a tus compañeros de trabajo en este proceso también es fundamental para que la transición a una oficina más pequeña sea fluida y satisfactoria. Realiza encuestas, discute en persona y analiza sus necesidades e ideas.

¿Necesitas mantener algunos escritorios dedicados? ¿Utilizan los espacios de coworking? ¿Qué equipos o elementos de la oficina aumentan su productividad y deben mantenerse? Recopilar toda esta información le ayudará a comprender mejor sus necesidades y a tomar decisiones inteligentes sobre la distribución de la oficina.

Calcula sus necesidades reales de espacio de oficina

Puedes calcular tus costos reales de espacio de oficina en función de toda esta información, tu empresa, tu eprsonal y tu política de trabajo híbrido. Para ayudarte a hacerlo, hemos creado una calculadora de oficinas híbridas. No podría ser más fácil de usar. Sólo tienes que introducir tus parámetros. El sistema te ofrece un desglose detallado de cómo ahorrar dinero en tu entorno de trabajo híbrido.

Rediseñe y redimensione su oficina de forma inteligente

El objetivo de reducir su oficina es crear un espacio de trabajo que se adapte mejor a las necesidades de su empresa y de sus empleados. Por lo tanto, no debería aumentar el estrés y la frustración. Para evitarlo, recomendamos replantearse el diseño de la oficina a medida que se reduce el tamaño del espacio de trabajo.

Ahora que sabe qué tipo de espacios de trabajo utilizan y necesitan más los miembros de su equipo, puede crear un entorno de trabajo que fomente la felicidad y la productividad de los empleados. Aproveche esta oportunidad para proporcionarles la cantidad adecuada de salas de reuniones compartidas, escritorios individuales y zonas de coworking. Quizá también sea el momento de revisar el ambiente físico. 

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Cuida tus equipos antiguos y documéntalos

Menos espacio de oficina significa menos espacio para muebles, equipos, papeleo y otras pertenencias de la empresa. Sus documentos físicos pueden digitalizarse. No sólo le permite ahorrar espacio, sino que también le hace reducir los residuos electrónicos. En cuanto al mobiliario y los equipos tecnológicos, tienes varias opciones. Puede:

• ofrece a tu personal comprarlo a un precio rebajado;
• venderlo a una empresa que restaura aparatos de segunda mano;
• donar a una ONG o asociación local;
• alquila un trastero para guardarlo por si algún día lo necesitas.

Equipa a tu equipo con la tecnología adecuada para el trabajo híbrido

Por último, cambiar a un espacio de trabajo más pequeño requiere estar perfectamente organizado. No debe afectar al trabajo de sus empleados ni dificultar la realización de sus tareas. Cuando los puestos de trabajo son limitados, pueden surgir conflictos de horarios. Por ello, el uso de tecnología de trabajo híbrido se ha convertido en una necesidad. Soluciones como el software de reserva de escritorios o un sistema de planificación semanal ayudan a directivos y empleados a gestionar su tiempo en la empresa y en casa sin problemas.

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¿Trabajas en una empresa híbrida? ¿Te has dado cuenta de que el uso de la oficina ha cambiado y es necesario revisar el tamaño del espacio de trabajo? Esta puede ser una gran oportunidad para reducir el espacio de oficina, ahorrar costes e invertir en otros aspectos de su empresa para hacerla crecer. Tómate tu tiempo para analizar el uso actual de sus instalaciones, comenta esta técnica de reducción de costos con tus trabajadores y determina cómo mejorar tu entorno de trabajo. No dudes en utilizar deskbird como herramienta de apoyo para gestionar y optimizar tu espacio de trabajo híbrido. 

¿Aún estás considerando la posibilidad de adoptar un modelo de trabajo híbrido coordinado? Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo funciona y te ayuda a sacar el máximo partido del trabajo híbrido.