La guía definitiva para una introducción exitosa de un nuevo software de reserva de escritorios

Las empresas modernas utilizan cada vez más software para automatizar procesos manuales y aumentar la eficiencia. Las empresas híbridas también necesitan herramientas adicionales para mejorar la colaboración digital y aprovechar al máximo el potencial del trabajo híbrido. Esto incluye, por ejemplo, el software de reserva de puestos de trabajo .

El problema 

Introducir una herramienta de este tipo y garantizar que los empleados la acepten y la utilicen de forma eficaz es todo un reto, pero es necesario para garantizar que el nuevo software ofrezca un éxito comercial mensurable y facilite el trabajo de los empleados.

Por ello, muchos directores de proyectos se enfrentan a la pregunta: "¿Cómo puedo implementar con éxito un nuevo software?". Si eres uno de ellos, has llegado al lugar adecuado. Este artículo del blog ofrece una descripción general de las fases de implementación de software , los distintos métodos de implementación, los posibles desafíos y costos, y una lista de verificación con las tareas más importantes para la implementación de un software de reserva de puestos de trabajo.

Al final del artículo, también puedes descargar nuestro informe técnico gratuito , repleto de consejos prácticos y estrategias para que los gerentes de recursos humanos y del lugar de trabajo impulsen la adopción por parte de los empleados y maximicen el retorno de la inversión de la implementación del software. Por eso, es mejor leer hasta el final.

Por qué es importante un lanzamiento de software exitoso

La introducción de un software tiene como objetivo establecer una nueva herramienta en la empresa y garantizar que la inversión valga la pena. Con la introducción exitosa de un software de reserva de puestos de trabajo, puede obtener varios beneficios a la vez.

• Más eficiencia: la nueva herramienta puede automatizar los procesos de trabajo, reducir los errores humanos y ahorrar tiempo para tareas críticas.
• Mayor productividad : las soluciones de software establecidas y aceptadas con éxito por los empleados les ayudan a completar sus tareas con mayor rapidez y eficacia.
• Ventajas competitivas: Cada nueva herramienta aumenta la madurez digital de la empresa. Cuanto mayor sea el nivel de madurez digital, más fácil será para la empresa adaptarse a los cambios del mercado e innovar.
• Sostenibilidad: Otra ventaja de un alto nivel de madurez digital en la empresa es la mejora de la viabilidad futura.
• Colaboración mejorada: Desk Booking El software está diseñado para facilitar la colaboración digital en entornos de trabajo híbridos . Las empresas que introducen estas herramientas promueven eficazmente la colaboración entre sus equipos.
• Satisfacción de los empleados: las soluciones de software fáciles de usar que simplifican el trabajo y automatizan las tareas repetitivas reducen la frustración y aumentan la satisfacción de los empleados .
• Ahorro de costos: si un software se introduce con éxito y luego se utiliza de forma permanente, la empresa puede beneficiarse de un ahorro de costos considerable a medida que se automatizan los procesos manuales.
• Maximizar el ROI: una implementación exitosa garantiza que la inversión en un sistema de reserva de escritorios valga la pena y que se aproveche todo el potencial de la nueva herramienta.
• Efectos positivos rápidos: una implementación exitosa del software en la empresa reduce el tiempo que los empleados necesitan para utilizarlo y trabajar de manera efectiva con él. Como resultado, los efectos positivos, como el aumento de la eficiencia y la productividad, se logran más rápidamente.
• Más confianza en los cambios futuros: una implementación de software sin problemas indica a los empleados que la empresa está implementando los cambios con confianza y éxito, lo que aumenta la aceptación de los cambios futuros.
• Aumenta la aceptación de los empleados: un lanzamiento de software exitoso es esencial para promover la aceptación del software de reserva de escritorios por parte de los empleados y garantizar que la nueva herramienta se utilizará a largo plazo.

Introducción de un software de reserva de escritorios: ¿cuáles son las fases de implementación del software?

Sin una estrategia clara y medidas complementarias, aumenta la probabilidad de que los empleados se resistan y hagan un uso indebido del software de reserva de puestos. Por ello, conviene proceder por fases a la hora de introducir el software. Aunque no exista un procedimiento estandarizado, se pueden utilizar las cinco fases siguientes como guía.

• Preparación y planificación: La primera fase implica definir los objetivos y el alcance del proyecto, designar un equipo de proyecto con las funciones adecuadas y desarrollar un cronograma realista para la implementación. También se definen los beneficios que obtendrá la empresa con la implementación.
• Concepto: En la segunda fase se determinan los requisitos técnicos y funcionales, y en base a ellos se define un marco técnico para el proyecto.
• Selección del software: En la tercera fase se selecciona un proveedor o software. Para lograr la mayor aceptación posible por parte de los usuarios en el futuro, en esta etapa es necesario involucrar a los empleados en el proceso y preguntarles sobre sus expectativas y preferencias.
• Implementación: Esta fase implica la implementación real del software. Incluye la implementación técnica del software de reserva de escritorios, la ejecución de pruebas para garantizar la funcionalidad y la capacitación de los usuarios finales.
• Operación y mejora continua: El software se encuentra en la fase final de funcionamiento. A partir de aquí, el foco está puesto en brindar soporte, monitorear el software y realizar mejoras continuas basadas en los comentarios de los usuarios.

Del Big Bang a Agile: métodos para la introducción del software de reserva de puestos de trabajo

En lo que respecta a la implementación técnica propiamente dicha, muchas empresas se enfrentan a la pregunta: ¿cuál es la mejor estrategia para la implementación del software? Al igual que en las fases de la introducción de un software, no existe una solución única para todas las empresas en lo que respecta al método de implementación. En su lugar, debes decidir qué enfoque se adapta mejor a tus procesos y métodos de trabajo. A continuación, te ofrecemos una descripción general de los distintos métodos para la introducción de un software de reserva de puestos de trabajo.

El método del Big Bang

Con el método Big Bang, el nuevo software se introduce directamente en todas las ubicaciones y departamentos en un momento claramente definido. Si bien este enfoque permite una clara separación entre el software antiguo y el nuevo y un cambio rápido, conlleva altos riesgos si algo sale mal durante la implementación. Este método también requiere un alto grado de preparación y una buena planificación en lo que respecta a la capacitación y la comunicación.

Método iterativo

En una introducción iterativa de software, la nueva herramienta se introduce en varios pasos , por ejemplo, por departamento o por ubicación de la empresa. Este método puede reducir los riesgos y permitir ajustes basados en los comentarios de los empleados. Por otro lado, una introducción gradual también implica tiempos de implementación más largos, lo que puede generar mayores costos.

Proyecto piloto

Un enfoque similar para introducir un software de reserva de puestos de trabajo es llevar a cabo un proyecto piloto. Este enfoque introduce la nueva herramienta a modo de prueba en un pequeño grupo de empleados o en un solo departamento antes de que la solución se implemente en toda la empresa. Aunque los proyectos piloto retrasan la implementación y corren el riesgo de obtener resultados de prueba incompletos, ofrecen a las empresas la oportunidad de identificar y solucionar problemas por adelantado y utilizar los comentarios de los grupos de prueba para mejorar el proceso para el resto de la organización.

Introducción paralela

La introducción paralela funciona de forma similar al método iterativo, pero persigue un objetivo ligeramente diferente. La idea es que el software antiguo y el nuevo se utilicen simultáneamente durante un período de transición definido. Este enfoque es especialmente ventajoso para las aplicaciones de software críticas para el negocio, ya que garantiza la continuidad del negocio en caso de errores en el nuevo software y minimiza los riesgos. Las desventajas radican en la doble carga de trabajo para los empleados y los mayores costos que se generan al operar dos sistemas en paralelo.

Introducción gradual de funciones

Otra estrategia para la introducción de software, que también sigue un enfoque iterativo, es la introducción gradual de funciones de software individuales. En lugar de activar el Desk Booking Si se utiliza un software con todas sus funciones simultáneamente, las funciones se irán ampliando gradualmente según un plan de implementación. En el caso de soluciones de software complejas, este enfoque puede ayudar a capacitar a los empleados de manera más agresiva. La principal desventaja es que se necesita mucho tiempo antes de que se pueda utilizar de manera efectiva todo el potencial del software.

Introducción a Agile

Las empresas que trabajan de forma ágil deben elegir una estrategia de implementación de software que se adapte a su cultura corporativa y a su forma de trabajar. Una estrategia de implementación ágil se basa en un enfoque iterativo y flexible en el que se realizan ajustes continuos en función de los comentarios de los usuarios. Si bien este enfoque permite un alto grado de flexibilidad y una rápida adaptación a los requisitos actuales, requiere experiencia en la gestión ágil de proyectos y una estrecha cooperación con todos los participantes del proyecto.

¿Cuáles son los desafíos de introducir un software de reserva de escritorios?

Las empresas a menudo deben superar desafíos al introducir nuevas herramientas, como el software de reserva de puestos de trabajo. A continuación, se ofrece una descripción general de los obstáculos y los factores que suelen provocar el fracaso de las implementaciones de software.

Resistencia de los empleados

Un desafío típico que enfrentan las empresas en la región DACH es una combinación de escepticismo tecnológico y miedo al cambio . Las nuevas tecnologías y los cambios de procesos asociados pueden generar resistencia entre los empleados porque no saben cómo afectará la última tecnología a sus procesos de trabajo.

El miedo a cometer errores al utilizar la nueva herramienta también puede inhibir su aceptación. Igual que la sensación de sobrecarga tecnológica. ¿Sabías que el 27% de los empleados se sienten abrumados por la cantidad de herramientas y tecnologías con las que tienen que lidiar en el trabajo^?1

Diferentes habilidades y requisitos de los usuarios

Otro factor que puede afectar negativamente el éxito de la implementación de la herramienta son las diferentes habilidades y requisitos de los usuarios. La afinidad digital y la competencia de los usuarios en el manejo de herramientas digitales varían significativamente dentro de una fuerza laboral.

Sobre todo si en la empresa están representadas varias generaciones. Por ejemplo, el 40 % de la Generación Z está muy interesada en las nuevas tecnologías, frente a solo el 22 % de los baby ^boomers2. 

Considerar y superar estas diferencias a la hora de introducir un software de reserva de escritorios puede ser un verdadero desafío.

Comunicación y formación insuficientes

La comunicación y las oportunidades de formación son dos razones fundamentales por las que los proyectos de introducción de nuevas herramientas digitales suelen fracasar. En la práctica, esto no suele deberse a que los empleados no estén dispuestos a utilizar las nuevas herramientas, sino a que no están suficientemente implicados, informados y formados. Un estudio de Software Advice, por ejemplo, muestra que al 75% de los encuestados les gustaría que la introducción de herramientas digitales fuera acompañada de más ^formación3.

Falta de atención a los aspectos humanos

En proyectos como las implementaciones de software, el enfoque suele estar exclusivamente en la implementación técnica y en lograr los objetivos establecidos por la gerencia (por ejemplo, ahorro de costos o duración del proyecto). Lo que a menudo se olvida es el factor humano. Sin embargo, si deseas que los empleados adopten verdaderamente su nuevo software de reserva de escritorios, debesconsiderar sus perspectivas, temores y obstáculos .

Una encuesta de GetApp muestra lo poco que tienen en cuenta las empresas a tus empleados a la hora de tomar decisiones sobre software. Por ejemplo, el 27 % de los encuestados afirmó que su empresa no tenía en cuenta en absoluto las preferencias personales de los empleados a la hora de seleccionar nuevo software.

Dificultades técnicas

Las dificultades técnicas son otro obstáculo que hay que superar a la hora de implementar con éxito un software de reserva de puestos de trabajo. Si surgen problemas informáticos durante o inmediatamente después de la implementación de la herramienta (por ejemplo, una integración no funcional en los sistemas existentes), esto hace que los empleados se sientan frustrados rápidamente.

Según una encuesta de Gartner, el 60% de los empleados afirma haber experimentado frustración ocasional o frecuente con un nuevo software en los últimos 24 meses. La frustración, a su vez, reduce la probabilidad de que los usuarios acepten la última herramienta y la integren en sus procesos de trabajo de forma permanente. El 51% de los empleados alemanes considera que la principal razón del fracaso en la implantación de software es la incompatibilidad entre las herramientas nuevas y las existentes.

Falta de gestión de proyectos

La mala gestión de proyectos también es una causa habitual del fracaso de las implantaciones de software en las empresas. Desde la perspectiva de la gestión de proyectos, diversos problemas pueden afectar negativamente a la implantación de la herramienta. Además de los excesos de tiempo y presupuesto, que generan frustración y dificultan el proceso de implantación, la falta de claridad en las responsabilidades del equipo de proyecto y la falta de preparación suelen provocar retrasos y una aceptación a largo plazo del software de reserva de puestos.

¿Cuánto cuesta la introducción de un nuevo software para las empresas?

La introducción de un nuevo software puede variar mucho según su complejidad, el tamaño de la empresa y los requisitos específicos. Al calcular los costos de implementación, debes tener en cuenta los siguientes factores de costo.

• Costos de desarrollo o adquisición de licencia: Los costos principales de implementación de software se incurren durante el desarrollo de una solución de software individual o mediante la adquisición de la licencia de usuario.
• Costos de hardware: esto incluye gastos como la compra de servidores y gastos en soluciones de respaldo y recuperación.
• Costos de implementación: Los costos de implementación incluyen los gastos de instalación, implementación, configuración, pruebas y cualquier ajuste.
• Costos de capacitación: Este rubro de costos incluye los gastos de capacitación de los empleados para prepararlos para el uso del nuevo software.
• Gasto en seguridad: La seguridad de la nueva solución es un factor de costo significativo en la introducción de la herramienta, e incluye los costos de controles regulares, pruebas y la creación de planes de recuperación ante desastres.
• Costos de integración y migración de datos: desarrollar interfaces para sistemas existentes y migrar registros de datos del software antiguo al nuevo también cuestan dinero.
• Mantenimiento y soporte: Esto incluye los costos continuos de actualizaciones, soporte técnico y administración interna del software.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de introducir un software de reserva de escritorios?

Hay varios aspectos que se deben tener en cuenta para garantizar que la introducción de la herramienta sea exitosa y tenga los efectos positivos deseados (mejora de la productividad, aumento de la eficiencia, etc.). A continuación, se ofrecen algunos consejos prácticos para la introducción de un software de reserva de puestos de trabajo.

• Nada supera una planificación cuidadosa.
• Tén en cuenta las necesidades de los empleados desde la etapa de selección del software.
• Continúa pidiendo retroalimentación durante la implementación y no dudes en realizar cambios.
• Prepara y capacita a los empleados antes de la introducción.
• Elige una estrategia de implementación que coincida con la cultura corporativa y los métodos de trabajo.
• Una asignación transparente de roles en el equipo del proyecto evita que se pierdan acuerdos y que queden tareas sin terminar.
• Define objetivos claros para la implementación del software y trabajar para lograr su cumplimiento.
• Un cálculo cuidadoso de los costes y el esfuerzo evita cuellos de botella financieros y de tiempo.

Introducción de software de reserva de escritorios: ¿cómo promover la aceptación de nuevas herramientas por parte de los empleados?

El éxito de la implementación de un software en una empresa depende de la aceptación de los empleados. Si los empleados aceptan el nuevo software de reserva de puestos y lo integran de forma eficaz en su rutina de trabajo diaria tras la implementación, podrá alcanzar sus objetivos y garantizar un retorno de la inversión positivo. Para fomentar la aceptación de la nueva herramienta por parte de los empleados, puede utilizar las siguientes estrategias.

Participación temprana de los empleados

Involucra a los empleados en el proceso desde la etapa de selección del software. Para ello, debes preguntarles sobre los desafíos, las preferencias y los requisitos del software de reserva de puestos (por ejemplo, a través de talleres y rondas de comentarios).

Comunicación transparente

La comunicación es decisiva para fomentar la aceptación del software de reserva de puestos de trabajo por parte de los empleados. Para que esto funcione, la comunicación debe centrarse en los beneficios del nuevo software y comunicar a los empleados cómo la nueva herramienta beneficiará a su trabajo. Las actualizaciones periódicas sobre el progreso de la implementación del software ayudan a garantizar que el tema se mantenga relevante y actualizado para los empleados y fomentan el interés y la anticipación.

Formación y apoyo

El objetivo es adoptar un enfoque orientado a los empleados para la implementación de software que dé prioridad a los usuarios y responda a sus necesidades. Esto incluye medidas como programas de capacitación personalizados para diferentes grupos de usuarios y la provisión de recursos de fácil acceso, como tutoriales y preguntas frecuentes, así como otras opciones de soporte.

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Elección de un software de reserva de puestos de trabajo: los criterios que favorecen la aceptación por parte de los empleados

Si tienes en cuenta las necesidades y requisitos de los empleados Al seleccionar un software, aumentas las posibilidades de que muchos empleados acepten la nueva herramienta. Pero, ¿qué criterios debes tener en cuenta al elegir un software de reserva de puestos de trabajo? Veámoslo con nuestro deskbird Solución como ejemplo.

Nuestra aplicación deskbird orientada a los empleados cumple, entre otros, los siguientes criterios que la hacen popular entre los empleados:

• Facilidad de uso: Con deskbird, tus empleados pueden reservar escritorios y otros recursos con solo dos clics . La interfaz de usuario intuitiva garantiza que los empleados integren rápidamente la aplicación en su trabajo diario.
• Funcionalidad: Proporcionar a tus empleados herramientas que ofrezcan todas las características que necesitan para facilitar su trabajo diario fomenta la adopción. deskbird ofrece a sus equipos todas las funciones que necesitan para organizar su híbrido workday mejor, desde la reserva de escritorios hasta la reserva de salas y la planificación semanal .
• Integración con herramientas existentes: gracias a nuestra integración con MS Teams y Slack , tus empleados podrán realizar y gestionar sus reservas directamente a través de la interfaz de la herramienta con la que están familiarizados. Esto significa que pueden seguir trabajando de la forma habitual y no tienen que cambiar de aplicación constantemente.
• Seguridad y protección de datos: La protección de datos y la seguridad son especialmente importantes para los empleados de la región DACH. deskbird cumple con el RGPD y tiene la certificación ISO 27001 , promoviendo así la confianza de sus empleados.

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Lista de verificación para la introducción de software de reserva de escritorios

Un enfoque metódico para la implementación de software ayuda a garantizar que se tengan en cuenta todos los aspectos. Una lista de verificación detallada es la más adecuada para este propósito. Las tareas específicas pueden variar de una empresa a otra, pero generalmente es recomendable incluir los siguientes aspectos en la lista.

• Definición de objetivos: Una definición clara de los objetivos es el primer paso para una introducción exitosa de la herramienta. Ningún proyecto puede implementarse con éxito si no está claro desde el principio hacia dónde se dirige.
• Plan de proyecto: Tener un plan de proyecto a mano al introducir un software de reserva de puestos de trabajo ayuda a las empresas a garantizar que todo transcurra sin problemas. El plan de proyecto es el documento central que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y en el que se documenta todo. Incluye, entre otras cosas, el plan de implementación, que describe qué método se utilizará para la introducción y el cronograma para la introducción técnica.
• Participación de las partes interesadas: el patrocinio de la dirección, es decir, el apoyo de la dirección, es un factor de éxito importante para la implementación de un software de reserva de puestos de trabajo. Al actuar como modelos a seguir, los directivos pueden hacer una contribución decisiva para garantizar que los empleados acepten y utilicen la nueva herramienta según lo previsto.
• Acuerdo de empresa: Otro punto importante en la lista de comprobación para la introducción de un nuevo software es la participación del comité de empresa. Dependiendo del tipo de herramienta en cuestión, el comité de empresa tiene voz y voto. También puede ser necesario un acuerdo de empresa.
• Protección de datos: La lista de comprobación para la introducción de un nuevo software también debe incluir la protección de datos y el cumplimiento normativo. Si durante el uso de la nueva herramienta se procesan datos personales, el responsable de protección de datos de la empresa debe participar desde el principio.
• Soporte y uso a largo plazo: la lista de tareas pendientes incluye configurar varias opciones de soporte durante el lanzamiento y desarrollar estrategias para garantizar el uso a largo plazo.
• Retroalimentación y mejora: después del lanzamiento es antes del lanzamiento. Recopila retroalimentación y mejora continuamente la herramienta para optimizar su uso.

Los empleados juegan un papel decisivo en un lanzamiento exitoso

La introducción de un software consiste en implementar una nueva herramienta en la empresa. Sin embargo, esto implica mucho más que una mera implementación técnica . Si deseas asegurarte de que los empleados adopten su nuevo software de reserva de puestos y generen el cambio positivo que buscas, necesitas un enfoque centrado en los empleados que involucre a tu equipo en el proceso desde el principio, desde la selección del software hasta la elección de un método de implementación adecuado que se adapte a la cultura y la forma de trabajar de tu equipo.

Centrarte en tus necesidades y requisitos puede ayudarte a superar retos como la resistencia interna y las diferentes competencias a la hora de utilizar la herramienta. La implicación temprana de los empleados, la comunicación transparente y los programas de formación personalizados desempeñan un papel decisivo en este sentido.

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Fuentes:

• Estudio: 5 Softwareauswahl-Kririen für Mitarbeiterakzeptanz (en alemán)
• Technologie am Arbeitsplatz: ¿Fue unterscheidet Jung und Alt? - Nueva Experiencia Laboral (en alemán)
• Una encuesta de Gartner revela que el 60 % de los empleados se sienten frustrados con el nuevo software
• Las empresas fracasan con los proyectos de software - IT-Matchmaker News

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Nota a pie de página:

1. Estudio: 5 Softwareauswahl-Kriterien für Mitarbeiterakzeptanz
2. Tecnología en el lugar de trabajo: ¿qué diferencia a jóvenes y mayores? - Nueva experiencia laboral
3. Tecnología en el lugar de trabajo: ¿qué diferencia a jóvenes y mayores? - Nueva experiencia laboral