Política de "trae tu propio dispositivo": valiosos consejos para una adopción segura y satisfactoria

El 75% de la población activa utiliza el teléfono para ^{trabajar 1}. A medida que el lugar de trabajo se flexibiliza cada día, también lo hace la forma en que utilizamos la tecnología. Antes íbamos a la oficina durante horas fijas y teníamos dispositivos separados para finesprofesionales y personales. Pero ahora, muchas empresas permitenprácticas BYOD cuando se permite el trabajo híbrido. El problema es que sin una política BYOD, ni usted ni sus datos ni sus empleados están protegidos en caso de incidente. 

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¿Qué ocurre si roban el portátil personal de sus empleados con toda la información corporativa? ¿Cómo garantizas la confidencialidad de tus datos si un miembro del equipo abandona la empresa? ¿Cómo garantizas la privacidad de la información personal de los trabajadores cuando realiza auditorías como parte de tu estrategia de MDM? 

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Crear y actualizar una política BYOD clara es fundamental para que este sistema funcione. Así pues, vamos a explorar los diferentes aspectos de su política. Al final de este artículo, también encontrarás un ejemplo concreto de política con una plantilla descargable para que puedas visualizar mejor cómo debe ser este documento legal.

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¿Qué es la política de "trae tu propio dispositivo"?

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Una política BYOD (Bring Your Own Device) es un documento escrito que resume la normativa y los procedimientos de uso de dispositivos electrónicos personales, como smartphones, tabletas y portátiles, para actividades relacionadas con el trabajo. En ella se describen las medidas de seguridad, los límites de compatibilidad y las normas de uso para proteger los datos de la empresa y de los empleados, al tiempo que se tienen en cuenta las preferencias de los trabajadores y se reducen los costes de los equipos de oficina.

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¿Por qué debería diseñar, compartir y aplicar las mejores prácticas BYOD?

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Garantiza que todo el mundo esté de acuerdo

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Una política BYOD garantiza que todo el mundo esté de acuerdo al detallar el uso aceptable, los protocolos de seguridad y las normas de privacidad para los dispositivos personales en el lugar de trabajo. Esto reduce la confusión, minimiza los riesgos de uso indebido y garantiza la coherencia y la comprensión entre todos los miembros del personal. Y lo que es más importante, también ayuda a proteger los datos de la empresa y de los empleados al definir lo que se debe y lo que no se debe hacer.

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Proporciona directrices claras sobre lo que se debe y lo que no se debe hacer.

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La creación de una política BYOD proporciona a sus empleados un marco definitivo para utilizar adecuadamente sus dispositivos personales en el trabajo. Este documento detalla las medidas que deben tomarse en diversas situaciones, como la pérdida o el robo. Si roban el portátil a uno de los miembros de tu equipo, la política les guía por pasos concretos, como informar del incidente, cambiar las contraseñas inmediatamente, activar el software de borrado remoto (si no lo hace directamente el equipo informático), etc.

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Protege legalmente tanto a las organizaciones como a los empleados

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Al permitir que su personal utilice sus propios dispositivos para trabajar, automáticamente permite que sus datos y su información corporativa estén más expuestos. Por lo tanto, una política BYOD se convierte en una necesidad para proteger legalmente a las organizaciones y a los empleados. Al reconocer y firmar este documento, usted y los miembros de su equipo dan su consentimiento y se adhieren a las normas legales, lo que puede ser crucial en disputas legales o investigaciones. Define el cumplimiento de las leyes de protección de datos, esboza los requisitos de seguridad y salvaguarda la información confidencial. De este modo, se minimiza de forma preventiva el riesgo de violación de datos y se mitiga la responsabilidad de ambas partes.

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¿Qué elementos debes incluir tu política BYOD?

Ámbito de aplicación de la política "Trae tu propio dispositivo

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Antes de empezar a detallar las normas relativas a su política BYOD, debe esbozar a quién se aplica (por ejemplo, a todos los empleados, a los contratistas), los tipos de dispositivos cubiertos (teléfonos inteligentes, ordenadores portátiles, tabletas) y los contextos en los que es pertinente (trabajo in situ, a distancia). Debe aclarar el alcance de la política para garantizar que el personal comprende su importancia dentro de la organización. Esto constituye la base para comprender el propósito general de la política y los límites del uso de dispositivos personales para actividades relacionadas con el trabajo.

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Protocolos de dispositivos móviles

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En una política BYOD, los protocolos de dispositivos móviles son las normas y medidas de seguridad específicas que rigen el uso de dispositivos móviles personales para tareas relacionadas con el trabajo. En otras palabras, esta parte de la política debe cubrir todas las normas que los miembros de tu equipo deben cumplir y aplicar si quieren emplear sus portátiles para trabajar. Estos protocolos pueden incluir obligaciones de protección mediante contraseña, cifrado, restricciones de uso de aplicaciones, actualizaciones periódicas e instalación de software de seguridad. Además, especifican procedimientos para notificar la pérdida o el robo de dispositivos y pueden exigir la separación de datos personales y corporativos para proteger la privacidad y los activos de la empresa.

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Uso de las limitaciones del dispositivo

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También debe mencionar una sección en la que se detallen explícitamente las limitaciones de los dispositivos e ilustrar qué tipos de equipos personales están permitidos y cuándo y dónde pueden utilizarse. Esta parte de su política BYOD define claramente las formas adecuadas en que los dispositivos propios pueden emplearse con fines laborales, como acceder al correo electrónico de la empresa, participar en reuniones virtuales o gestionar documentos de trabajo. Esto incluye restricciones sobre marcas o modelos de dispositivos que cumplan las normas de seguridad, horas de funcionamiento especificadas, áreas de trabajo designadas para el uso de dispositivos y limitaciones sobre los tipos de funciones relacionadas con el trabajo que estos dispositivos pueden realizar. Estas restricciones son valiosas para garantizar la seguridad de la red, la privacidad de los datos y un uso adecuado.

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Requisitos de ciberseguridad

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Esta sección incluye todas las medidas de seguridad obligatorias que espera que sigan los miembros de su equipo. Puede incluir políticas de contraseñas seguras, cifrado de datos, uso de VPN, actualizaciones periódicas de software e instalación de software antivirus aprobado. También puede exigir formación sobre BYOD para todos sus empleados y auditorías frecuentes de los dispositivos personales. Este segmento es fundamental, ya que reduce el riesgo de ciberamenazas como la piratería informática y las filtraciones de datos, al garantizar que los dispositivos privados cumplen las mismas normas de seguridad que los equipos propiedad de la empresa, protegiendo así los datos corporativos confidenciales y la integridad de la red.

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Posición de la empresa respecto a los gastos informáticos

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Incorporar una sección sobre el punto de vista de la empresa respecto a los gastos de TI en su política BYOD es esencial para aclarar las responsabilidades financieras. Define si usted cubre costes como la compra de dispositivos, planes de datos o mantenimiento, ofrece estipendios o subvenciones para actualizaciones, o reembolsa los gastos parcial o totalmente. Incluir esta información garantiza la transparencia y la alineación de las expectativas financieras entre usted y sus trabajadores. También ayuda a gestionar las inversiones en dispositivos personales y puede influir en el mantenimiento de los estándares tecnológicos necesarios para un rendimiento laboral óptimo. Por último, también debe precisarse si el hardware es propiedad de la empresa o del empleado.

Derechos de privacidad de los empleados y de la organización

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Del mismo modo que usted no quiere que nadie tenga acceso a los datos confidenciales de la empresa, es probable que sus trabajadores tampoco quieran que nadie vea sus datos. Por lo tanto, una sección sobre derechos de privacidad en una política BYOD es esencial. Describe los límites del acceso de la organización a los dispositivos propiedad de los empleados y preserva la información privada. Aclara hasta qué punto se puede supervisar, acceder o retener datos en estos dispositivos y notifica a los miembros del equipo sus expectativas en materia de privacidad. Esta transparencia genera confianza y garantiza a los trabajadores que sus datos siguen siendo confidenciales, al tiempo que le permite proteger sus activos. Equilibra la privacidad de los empleados con las necesidades de seguridad de la empresa.

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Procedimientos en caso de daño, pérdida o robo del dispositivo

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Como dice el refrán, "más vale prevenir que curar". Así que, aunque esperamos que no le ocurra a ninguno de los miembros de tu equipo, debes mencionar en tu política BYOD los procedimientos a seguir en caso de daño, pérdida o robo del dispositivo. Estas directrices son cruciales para permitir una respuesta rápida y minimizar el riesgo de fuga o pérdida de datos. La ejecución oportuna de estos protocolos es esencial para proteger los datos corporativos y limitar la exposición a vulnerabilidades. Proporcionar instrucciones claras ayuda a mitigar las posibles interrupciones de las operaciones empresariales y protege la información personal y de la empresa para que no se vea comprometida.

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👉 ¡Conoce más sobre las ventajas y desventajas de BYOD!

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Normas relativas al fin de una política de "traiga su propio dispositivo

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Aclarar el proceso de terminación de la política BYOD es clave para proteger los datos de la empresa y realizar una transición limpia fuera de la política. Esta sección debe describir los pasos para retirarse de un dispositivo personal, como la eliminación de los datos corporativos y la revocación del acceso a las redes y aplicaciones de la organización. Unas directrices claras también evitan las violaciones de datos y garantizan el cumplimiento legal cuando un empleado abandona la empresa o la política finaliza por cualquier motivo. Establece un proceso ordenado y seguro para separar los dispositivos personales de los sistemas corporativos, lo que es crucial para salvaguardar los intereses de la empresa y de los trabajadores.

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Protocolos en caso de infracción de la política BYOD

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Aunque la flexibilidad es la nueva norma, la seguridad es un área en la que nunca lo será. Debe tener normas estrictas sobre el uso de dispositivos personales para el trabajo y protocolos claros en caso de infracción. Detallar las consecuencias del incumplimiento, ya sean advertencias, uso restringido de dispositivos o despido, garantiza que su plantilla comprenda la seriedad de la política y la importancia de su cumplimiento. La inclusión de estas medidas proporciona un enfoque estructurado para tratar las infracciones y mantener la integridad y seguridad de los datos y la infraestructura informática de la empresa.

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Fecha y firma del empresario y del trabajador

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Por último, tu política BYOD debe estar fechada y firmada por tí y tu personal. Por lo tanto, una sección al final del documento es imprescindible para este propósito. Este reconocimiento final sirve como prueba oficial de que ambas partes han leído, entendido y aceptado los términos y condiciones establecidos en la política. Esta medida garantiza el compromiso mutuo con las disposiciones de la política y puede ser una referencia esencial en caso de litigio o de impugnación del cumplimiento de la política.

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¿Cómo crear una política BYOD que fomente la seguridad de los datos y las prácticas éticas?

Habla con los empleados sobre la próxima política BYOD

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Ahora, la pregunta es, ¿cómo crear tu propia política BYOD? ¿Cómo asegurarte de que se ajusta a tus necesidades y a las de los miembros de tu equipo? Es esencial hablar de la política BYOD con el personal antes de ponerla en práctica, ya que fomenta la comprensión y la aceptación. Los empleados conocen las ventajas y las expectativas de la empresa, lo que fomenta un sentimiento de inclusión y respeto por su papel en el cumplimiento de la política. Este diálogo abierto también les permite expresar sus preocupaciones y hacer preguntas, abordando sus necesidades y temores. Por ejemplo, ¿cómo pueden estar seguros de que la organización no puede acceder a sus datos? ¿Pueden descargar cualquier aplicación en sus teléfonos? ¿Cuáles son las restricciones? etc.

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Identificar todos los retos potenciales relacionados con las prácticas BYOD

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De nuevo, "más vale prevenir que curar". Identificar de forma proactiva los posibles retos y problemas asociados a la implantación de una política BYOD es crucial para su éxito. Anticiparse a obstáculos como los riesgos de seguridad, las preocupaciones por la privacidad de los datos y las complejidades de la gestión de dispositivos le permite desarrollar estrategias de mitigación específicas. Al abordar estas preocupaciones de antemano, puede crear un marco de política sólido que minimice las interrupciones y garantice una integración perfecta en las operaciones diarias. Esta previsión protege los activos de su empresa y mantiene la productividad de los empleados y la confianza en la política.

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Redacta tu política de "trae tu propio dispositivo" de forma que todo el mundo la entienda

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De nada sirve crear una política BYOD bien diseñada y detallada si su personal entiende la mitad de los puntos a los que se refiere. Una terminología clara y sin jergas es esencial para garantizar una comprensión generalizada entre los miembros de su equipo. Un lenguaje sencillo elimina la confusión y permite a todos comprender las directrices, expectativas y responsabilidades de la política, independientemente de sus conocimientos técnicos. Esta claridad también desempeña un papel clave a la hora de facilitar la adhesión, reducir los riesgos de mala interpretación y fomentar una cultura de transparencia y confianza. En otras palabras, una política bien entendida tiene más probabilidades de aplicarse eficazmente, promoviendo un lugar de trabajo seguro y armonioso en el que la organización y sus empleados puedan prosperar.

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Revisa tu política y pide opiniones periódicamente

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La revisión periódica de una política BYOD es vital para garantizar que sigue siendo relevante y que está alineada con la evolución de los objetivos de la empresa, las necesidades de los empleados y los avances tecnológicos. Las evaluaciones periódicas permiten actualizaciones que abordan las nuevas amenazas a la seguridad, los cambios legales y los cambios en la cultura laboral. Al mantener actualizada la política, usted protege sus activos al tiempo que da cabida a la flexibilidad que su personal valora. Este enfoque proactivo apoya la eficacia de la política, refuerza la naturaleza dinámica de la tecnología y los entornos de trabajo, y promueve un ecosistema BYOD seguro y productivo.

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En el panorama en constante evolución de la tecnología en el lugar de trabajo, las políticas de "trae tu propio dispositivo" se han convertido en una piedra angular de los enfoques de trabajo modernos. Además de ofrecer flexibilidad, garantizan la seguridad y la rentabilidad. Además, el establecimiento de directrices claras para el uso de dispositivos personales puede crear un equilibrio armonioso entre el trabajo y la vida privada, fomentando la productividad y la satisfacción de los empleados. Para mejorar aún más tu espacio de oficina, permite a tus empleados reservar sus escritorios y salas de reuniones favoritas a través de la aplicación deskbird desde sus equipos.

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¹ 26 ESTADÍSTICAS SORPRENDENTES DE BYOD [2023]: TENDENCIAS BYOD EN EL LUGAR DE TRABAJOZippia.

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Fuentes:

• 26 ESTADÍSTICAS SORPRENDENTES DE BYOD [2023]: TENDENCIAS BYOD EN EL LUGAR DE TRABAJOZippia.
• Buenas prácticas de la política BYOD (trae tu propio dispositivo)Okta.
• MODELO DE POLÍTICA DE BYODHubspot.
• Política Bring Your Own Device (BYOD) PARA EMPLEADORESHubspot.

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