Mejores prácticas para gestionar los conflictos de horarios en el trabajo
9 de mayo de 2022
24 de mayo de 2023
Si trabajas en RR.HH. o diriges un equipo, es probable que ya hayas tenido algún problema de horarios con tus compañeros. Si necesitan trabajar el mismo día o tomarse unas vacaciones al mismo tiempo pero no pueden, esto puede resultar frustrante para todos y puede tener graves repercusiones en la empresa. Entonces, ¿cómo gestionar los conflictos de calendario en el trabajo? Aunque los conflictos de calendario en el trabajo siempre han existido, el auge de la flexibilidad laboral lo hace aún más complicado. ¿Cómo saben sus trabajadores qué día y a qué hora hay escritorios libres en la oficina? ¿Pueden estar seguros de tener una sala de reuniones libre siempre que la necesiten? Aunque el trabajo híbrido y el horario flexible son dos tendencias importantes en el futuro del trabajo, ambas requieren cierta adaptabilidad por parte de las empresas. Gracias a nuestra herramienta de gestión remota, le ayudamos a crear una empresa moderna centrada en el empleado. Descubra las mejores prácticas para evitar al máximo los conflictos de horarios.
Identificar los tipos de conflictos de programación
Antes de intentar encontrar soluciones para reducir los problemas de calendario, es muy importante identificar qué tipos de conflictos de calendario están afectando a tu personal. Existen 5 tipos principales de problemas de calendario que puede experimentar:
- Solapamiento de eventos: se solicita a un empleado para dos reuniones diferentes que se solapan entre sí;
- Confusión sobre el lugar de trabajo de los empleados: se les asigna una reunión in situ cuando trabajan desde casa;
- Intercambio no oficial de franjas horarias: intercambiar franjas horarias de oficina o a distancia con otros miembros del equipo sin comunicarlo oficialmente;
- Doble reserva: se programa a un empleado para dos tareas diferentes exactamente en la misma franja horaria;
- Cambios de última hora: el calendario del equipo tiene que reorganizarse debido a un imprevisto (día de baja por enfermedad, problema de atasco, etc.).
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Crear una pauta de calendario híbrido
Tus trabajadores deben conocer las normas sobre su horario. ¿Cuántas horas a la semana deben trabajar? ¿Pueden elegir trabajar desde casa todo el tiempo o es obligatorio acudir a la empresa un número mínimo de días a la semana/al mes? ¿Les pides que empiecen a trabajar a una hora concreta o fomentas el horario flexible? Todas estas cuestiones deben discutirse con los trabajadores.
Especialmente cuando se gestionan equipos híbridos, no tener directrices claras sobre cómo pueden organizar sus horarios crea un alto riesgo de confusión y posibles conflictos. Por ejemplo, la frustración resultante de estos problemas puede afectar gravemente a la cultura del lugar de trabajo y a la productividad de los empleados en general. En términos de éxito de la empresa, no es una situación ideal. En consecuencia, establecer una política sobre cómo debe funcionar su modelo de trabajo híbrido es una medida inteligente. Y no dude en actualizarla cuando sea necesario.
Fomentar la comunicación entre el equipo
Si surge alguna tensión, intente resolver el problema animando a los miembros de su equipo a hablar de ello de forma constructiva. Deja que cada uno comparta su opinión e intenta llegar a una solución justa que pueda satisfacer a ambos empleados. Acuerda una hora y un lugar de reunión para aclarar la situación y encontrar una salida positiva.
Esto puede hacerse físicamente en torno a una mesa o un café cuando se acude a las instalaciones, o virtualmente cuando se trabaja a distancia. Si optas por resolver el problema a distancia, puedes hablar de ello a través de una herramienta de comunicación digital como Slack o Zoom. Ten en cuenta que, cuando se trata de comunicación, el tono de voz y el lenguaje corporal son muy importantes. Por lo tanto, las videollamadas son una mejor opción para resolver un conflicto entre dos miembros del equipo a distancia.
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Planifica una solución de copia de seguridad
Una buena forma de reducir fácilmente los conflictos de horarios en el lugar de trabajo es tener siempre una solución de reserva. Aquí tienes dos opciones diferentes que puedes implementar en tu proceso de gestión de equipos.
Crear un sistema de copias de seguridad semanales
Una solución justa y eficaz es crear un sistema rotatorio de reserva. Con tu equipo, asigna una "persona de reserva" para cada semana. De este modo, si hay un problema con la agenda de tus trabajadores, la persona de reserva puede ayudar a resolverlo. Por ejemplo, Mark trabaja en la oficina el miércoles y Elena lo hace desde casa. Pedro también trabaja desde casa, pero se le asigna como "persona de reserva" esta semana. Por desgracia, la hija de Mark está enferma y él tiene que trabajar desde casa. Elena no puede acudir en lugar de Mark porque tiene una cita médica ese día. Como ambos necesitan trabajar desde casa, pedirle a Elena que venga a la oficina y, eventualmente, hacerla perder su cita, puede crear tensiones y frustración. Para zanjar este asunto, y dado que Peter es la "persona de reserva" esa semana, le pides que venga a la oficina aunque inicialmente no esté previsto en su agenda.
Exige a tus empleados que tengan un plan B
Otra forma fácil y rápida de resolver un problema de horarios de los empleados es pedir a los miembros de su equipo que mencionen siempre una alternativa que pueda funcionar en su agenda. Algunas personas pueden no tener nada específico planeado durante la semana y pueden estar abiertos a intercambiar días de oficina en casa y en el sitio. Hacer saber a sus compañeros que no les importa intercambiar días es una forma estupenda de crear un ambiente positivo entre el equipo y evitar problemas de horarios.
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Adoptar una herramienta de gestión remota
La mejor manera de gestionar un equipo híbrido y sus horarios de forma sencilla, fluida y directa es adoptar una herramienta de gestión remota. Esto es imprescindible para toda empresa moderna con un modelo híbrido. Como la nueva forma de trabajar incluye más flexibilidad en el lugar de trabajo, la gestión del espacio de oficina y de los horarios de los empleados requiere procedimientos organizativos eficaces. Se trata de una tarea fácil que puede automatizarse. La automatización ayuda a las empresas a ser más eficientes y productivas. Por lo tanto, utilizar un software centralizado de planificación de horarios de los empleados como deskbird es la solución ideal para que las empresas eviten los conflictos de horarios sin dedicar demasiado tiempo a ello.
Con una aplicación de planificación semanal, los trabajadores pueden echar un vistazo rápido a las franjas horarias disponibles, así como a las opciones de escritorios y salas de reuniones. Con unos pocos clics, pueden organizar su horario semanal híbrido con una combinación de franjas horarias en casa y en la oficina. También pueden elegir dónde trabajar cuando están en la oficina (escritorio individual, salas de reuniones, espacios de trabajo colaborativo, etc.) y durante cuánto tiempo (jornada completa, media jornada, dos horas, etc.). La aplicación deskbird es sencillamente la mejor herramienta para adoptar el trabajo híbrido y mejorar la experiencia de los empleados.
Ahora ya conoces las mejores prácticas para minimizar los conflictos de horarios que podrían surgir al implantar un modelo de trabajo híbrido. Sea cual sea el método que elijas, no olvides centrarte siempre en las personas, ya que estar centrado en los empleados es la clave del éxito de una empresa. Esperamos que este artículo te ayude a gestionar mejor los horarios de tus empleados y a encontrar soluciones que respondan a las necesidades de todos. No dudes en suscribirte a nuestro boletín para estar al día de los últimos temas sobre el trabajo híbrido.
