13 mejores tecnologías de oficina inteligente para crear un espacio de trabajo solidario

¿Haz cerrado la puerta con llave antes de salir de tu piso esta mañana? ¿Sigue cargada la batería de tu alarma de incendios? ¿Está tu casa a la temperatura adecuada para que esté calentita cuando vuelvas a casa en invierno? Los dispositivos inteligentes le proporcionan toda esta información. Muchos de nosotros utilizamos estas herramientas inteligentes a diario, incluso sin pensar en ello.

Nos ayudan enormemente en nuestra vida personal, así que ¿por qué no utilizar la tecnología de oficina inteligente para mejorar y optimizar el lugar de trabajo? La construcción de un ecosistema inteligente le ayuda a mejorar la experiencia de los empleados, fomentar la eficiencia, impulsar la productividad, reducir los costes y reducir el impacto de carbono. Puede integrar diversos recursos, como sensores, procesos automatizados, dispositivos IoT y soluciones de IA (Inteligencia Artificial).

El uso de la tecnología en el lugar de trabajo es inevitable. Pero, ¿cómo sacarle el máximo partido? ¿Cuáles son las últimas tendencias y herramientas para implantar en tu entorno de trabajo? 

Este artículo plantea 13 soluciones inteligentes para el lugar de trabajo que marcan la diferencia a la hora de gestionar el espacio de trabajo, hacer que las personas prosperen, fomentar la eficiencia y minimizar los gastos de oficina. 

Tecnología de oficina inteligente específica para cada lugar de trabajo

1. Tecnología de puestos de trabajo híbridos: gestione y optimice su espacio de oficina de forma eficiente.

Introducir modalidades de trabajo flexibles requiere que las empresas ajusten sus entornos físicos de trabajo. Esto incluye revisar la optimización del espacio y cambiar la distribución de las oficinas para crear un espacio de trabajo que se ajuste a las necesidades de una plantilla híbrida. 

La tecnología de puestos de trabajo híbridos, como deskbird, desempeña un papel fundamental a la hora de ayudar a los empleados a prosperar en esta nueva configuración flexible del trabajo. Por ejemplo, les permite:

• reservar un escritorio o una sala de reuniones específicos;
• asignar espacios;
• reserva aparcamiento con antelación;
• planifica tu calendario semanal híbrido;
• Encuentra a tus compañeros a través de un plano interactivo;
• recopila datos y supervisa los análisis de la oficina;
• etc.

2. Herramientas de IA: deja de perder el tiempo en tareas repetitivas y de poco valor

La Inteligencia Artificial es esencial para hacer tu oficina más inteligente y ayudar a los miembros del equipo en todos los aspectos de tu trabajo. Los sensores de oficina basados en IA, por ejemplo, pueden ayudarte a saber quién entra y sale del edificio de oficinas. 

No sólo da una idea clara de la tasa de ocupación para optimizar el espacio de trabajo, sino que también permite aumentar la estrategia de seguridad del edificio. Toda la información recopilada por estas herramientas inteligentes puede servir de ayuda a los profesionales de CRE, a los gestores de instalaciones, a los responsables de RRHH y a cualquier persona del lugar de trabajo para tomar decisiones basadas en datos.

3. Pantallas inteligentes: mejora la experiencia de la videoconferencia

Ahora que la mayoría de nosotros trabajamos de forma híbrida, la colaboración debe enfocarse de otra manera. Las tecnologías de oficina inteligente, como las pantallas inteligentes, facilitan las reuniones y las tareas colectivas cuando los empleados trabajan desde distintos lugares.

Estas modernas herramientas de videoconferencia permiten una colaboración y comunicación fluidas entre equipos remotos, ahorrando tiempo y reduciendo los costes de desplazamiento. A menudo incorporan funciones de IA, como supresión del ruido de fondo, encuadre automático y traducción de idiomas en tiempo real, que mejoran la experiencia general de la reunión. 

Por ejemplo, las plataformas de videoconferencia basadas en IA, como Zoom o Microsoft Teams, pueden ajustar automáticamente los niveles de audio, eliminar las distracciones de fondo y ofrecer subtítulos en directo. Estas funciones clave mejoran la claridad y la participación durante las reuniones virtuales.

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4. Mobiliario inteligente: mejora la experiencia y el bienestar de tus empleados

El mobiliario inteligente ofrece varias ventajas en un entorno de oficina inteligente. Combina mobiliario tradicional con tecnología integrada para fomentar la productividad, el confort y la comodidad. Por ejemplo, los escritorios inteligentes pueden ajustar la altura en función de las preferencias de los empleados, lo que mejora el bienestar ergonómico. También pueden integrar capacidades de carga inalámbrica para dispositivos, reduciendo el desorden de cables. 

¿Sueles permanecer en la misma postura durante horas y acabas el día con dolor de espalda? Las sillas inteligentes utilizan sensores IoT para controlar la postura y proporcionar información en tiempo real para promover hábitos saludables al sentarse. Si permaneces sentado demasiado tiempo, aparece un mensaje en la pantalla que te recuerda que debes levantarte, caminar y estirarte un poco. 🤸

Soluciones inteligentes para el lugar de trabajo que optimizan tu infraestructura

5. Sensores de ocupación: toma de decisiones basada en datos

Los sensores de ocupación son fundamentales para optimizar la utilización del espacio, la eficiencia energética y la comodidad de los empleados. Estos sensores ajustan automáticamente los sistemas de iluminación, calefacción y ventilación detectando los niveles de ocupación en tiempo real. Por lo tanto, también permiten reducir el derroche de energía. 

Estas herramientas digitales también proporcionan datos valiosos sobre los patrones de uso del espacio. Así podrá tomar decisiones informadas sobre el diseño y la asignación de espacios de trabajo. Por ejemplo, analizando los índices de ocupación, puede identificar las zonas infrautilizadas. Más adelante, puede reutilizarlas para actividades más productivas, revisar la distribución de los asientos o reducir el espacio de la oficina. Estas decisiones basadas en datos ayudan a optimizar los recursos y a crear un lugar de trabajo más eficiente y eficaz.

6. Dispositivos de videovigilancia: mantener la seguridad en el lugar de trabajo

Los dispositivos inteligentes de videovigilancia mejoran la seguridad, proporcionan seguimiento en tiempo real y ofrecen información valiosa para optimizar el lugar de trabajo. Estas herramientas inteligentes impiden el acceso no autorizado, supervisan zonas sensibles y detectan actividades sospechosas. Además, permiten la monitorización remota, lo que permite a los responsables supervisar las instalaciones de la oficina desde cualquier lugar. 

Las empresas también pueden utilizar esta tecnología inteligente para analizar los patrones de tráfico peatonal. La recopilación de datos sobre los movimientos de los empleados puede maximizar la utilización del espacio, agilizar los flujos de trabajo y garantizar que las zonas comunes estén diseñadas de forma eficiente para fomentar la colaboración y la productividad.

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7. Dispositivos inteligentes de seguridad IoT: crear un entorno de trabajo seguro y protegido.

La seguridad en el lugar de trabajo es un aspecto fundamental de todas las organizaciones. Los dispositivos inteligentes de seguridad IoT ofrecen una barrera adicional para mantener seguro el entorno de trabajo físico y digital. Estos recursos incluyen cerraduras inteligentes, sistemas de control de entrada y herramientas de supervisión de redes. Garantizan un acceso seguro al lugar de trabajo.

En el mundo virtual, pueden detectar las amenazas a la ciberseguridad, como accesos no autorizados a la red o actividades sospechosas, y alertar a los informáticos al respecto. También pueden mejorar la privacidad de los datos, cifrarlos, rastrear su flujo y proporcionar canales de comunicación seguros. En última instancia, salvaguardan la información confidencial de posibles violaciones y garantizan el cumplimiento de la normativa de protección de datos, convirtiéndose en unos de los mejores aliados de los equipos de TI.

8. Sistemas de mantenimiento proactivo: opte por el enfoque "más vale prevenir que curar".

Los gestores de instalaciones tienen muchas tareas de las que ocuparse simultáneamente. El uso de tecnología inteligente les proporciona las herramientas de apoyo necesarias para garantizar un entorno de trabajo seguro, operativo y eficiente en todo momento. Los sistemas de mantenimiento proactivo ayudan a prevenir fallos de hardware, reducir el tiempo de inactividad y optimizar los programas de mantenimiento. 

La instalación de sensores y el análisis de datos permiten a los equipos de gestión de las instalaciones detectar los primeros signos de mal funcionamiento de los equipos, realizar las reparaciones oportunas y planificar las sustituciones antes de que se produzca una avería. 

Por ejemplo, los sistemas y sensores HVAC pueden controlar la temperatura, la humedad y los parámetros de rendimiento. También les proporciona análisis predictivos que pueden identificar posibles problemas. En general, esto minimiza las interrupciones de la productividad y reduce los costes de mantenimiento.

Tecnología inteligente para uso privado y profesional

9. Herramientas inteligentes de temperatura: ahorra dinero a la vez que haces tu oficina más ecológica

¿Por qué no utilizar sistemas de temperatura inteligentes en la oficina, como en casa? Gracias a los sensores, la automatización y la interconexión, las soluciones inteligentes de climatización pueden controlar la calidad del aire y la temperatura del lugar de trabajo. No solo se crea un entorno de trabajo que mejora el bienestar y el confort del personal, sino que también ayuda a reducir la huella de carbono de la oficina. 

Puedes dejar que esta herramienta inteligente regule la temperatura por sí misma o configurarla según sus normas y deseos. Por ejemplo, puedes exigir que la temperatura se mantenga por encima de 21 °C en invierno y por debajo de 23 °C en verano. Los sensores pueden detectar y analizar la temperatura actual de la habitación y adaptar el sistema de climatización en consecuencia.

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10. Soluciones de iluminación inteligente: aligere tu factura de la luz

La iluminación es un aspecto fundamental del lugar de trabajo físico. No todas las zonas de su oficina requieren la misma intensidad luminosa. En primer lugar, la exposición al sol puede no ser igual en todas las habitaciones. En segundo lugar, algunas partes de su espacio de trabajo no se utilizan tan a menudo como otras. Por lo tanto, no tienen por qué estar iluminadas todo el tiempo. En tercer lugar, la iluminación también es algo muy personal, por lo que es importante tener en cuenta las preferencias de los empleados. 

De nuevo, los sensores de luz son geniales para gestionar esto y adaptarse a las necesidades reales del equipo. Alexa for Business también te ayuda a controlar estos aspectos de tu oficina. Mejora toda la experiencia in situ y te permite reducir los costes energéticos y el impacto de las emisiones de carbono. 🌍

11. Máquina de café inteligente: utiliza tecnología inteligente para mantener contento a tu personal

Algunos gadgets inteligentes de nuestra vida cotidiana también pueden utilizarse en el entorno profesional para mejorar la experiencia de los empleados. La introducción de máquinas cerveceras inteligentes es un ejemplo perfecto de ello. ☕

Estas máquinas tienen funciones de conectividad y capacidades de inteligencia artificial para mejorar la experiencia de preparación del café. Los miembros del equipo pueden utilizar aplicaciones móviles o comandos de voz para controlar y personalizar a distancia sus preferencias de café, como la intensidad, la temperatura y el tamaño de la porción. 

Las cafeteras inteligentes también pueden analizar los patrones de uso y pedir automáticamente existencias de café cuando se agotan, garantizando un suministro ininterrumpido de café para la oficina. Esta automatización ahorra tiempo y esfuerzo a la vez que ofrece a los empleados opciones de café personalizadas que se adaptan a sus gustos.

12. Dispositivos de realidad virtual: un paso adelante en las reuniones en línea

Utilizar dispositivos de realidad virtual (RV) tiene mucho sentido para las empresas que quieren colaborar con la tecnología para mejorar su entorno de trabajo. Por ejemplo, los trabajadores pueden ponerse auriculares de RV para participar en reuniones virtuales, lo que permite una comunicación a distancia inmersiva y vívida. 

La RV también puede ser un gran recurso para la formación. Permite a los empleados simular situaciones reales y adquirir experiencia práctica en un ecosistema seguro y controlado. Otra ventaja de esta tecnología inteligente es su capacidad para impulsar la creatividad y la innovación al proporcionar un espacio digital para la lluvia de ideas y la visualización. 

Mientras adoptamos prácticas de trabajo más flexibles, las herramientas de RV mejoran la comunicación, aumentan la eficacia de la formación, incrementan la productividad y fomentan una experiencia de trabajo más atractiva y envolvente.

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13. Tecnología automatizada e interconectada: controle su espacio de trabajo de forma inteligente

En casa, podemos pedirle a Alexa que apague la luz o baje la temperatura antes de irnos a dormir.

En el trabajo, la tecnología de oficina inteligente te permite hacer lo mismo. Por supuesto, existe Alexa for Business, pero hay muchas otras herramientas para controlar tu lugar de trabajo de forma inteligente. La gente puede enviar un mensaje desde Slack a la cafetera inteligente para que les prepare un café en 20 minutos, ya que saben que en ese momento se tomarán un descanso. 

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El desarrollo tecnológico va en aumento. Las posibilidades parecen infinitas, y adoptar estas soluciones inteligentes para el lugar de trabajo es imprescindible para que las empresas sigan siendo competitivas. Estos recursos conectados ayudan a los empleados en muchos aspectos de su trabajo y permiten a las organizaciones crear un mejor entorno laboral y reducir costes. 

Desde el IoT en el lugar de trabajo hasta los sensores y robots automatizados, el futuro del trabajo se basa en las interacciones entre los seres humanos y estos dispositivos digitales. Estas herramientas ocupan cada día más espacio en nuestra vida personal. No tenerlas en el trabajo sería como dar un paso atrás y suscitaría frustración entre su personal. Esperamos que este artículo le dé una idea de cómo se puede implantar la tecnología de oficina inteligente y cómo beneficia a  su empresa, a la infraestructura y a los miembros de tu equipo.

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