Proporción óptima de escritorios compartidos para un trabajo híbrido eficaz

Los modelos de trabajo híbridos han presentado muchas oportunidades para que las empresas optimicen sus espacios de oficina. Las empresas pueden reducir sus espacios de trabajo y el número de recursos que utilizan, manteniendo al mismo tiempo su personal. Con un modelo híbrido, sólo la mitad del equipo tiene que acudir a la oficina en un momento dado, lo que disminuye el uso de espacio y energía. Esto no sólo contribuye a la sostenibilidad, sino que también ahorra costos. 

Esta guía explora uno de los métodos más eficaces para optimizar el espacio de oficina: el escritorio compartido. ¿Qué es el escritorio compartido, cómo puede beneficiar a tu empresa y cómo puedes implantarlo con éxito en tu oficina? Sigue leyendo para descubrirlo.

¿Qué es el escritorio compartido? 

Escritorio compartido: definido 

El término desk sharing se explica por sí mismo. Literalmente, significa compartir la mesa en el lugar de trabajo. Sin embargo, no implica que dos personas se sienten en la misma mesa al mismo tiempo. En cambio, dos empleados utilizan el mismo escritorio en diferentes momentos del día o de la semana. Esto es habitual en entornos de trabajo híbridos, en los que sólo algunos empleados acuden a la oficina a diario. En lugar de asignar a cada persona un escritorio y que éste quede vacío cuando esa persona no está en la oficina, el uso compartido de escritorios garantiza que el escritorio esté ocupado para aprovechar al máximo el espacio de oficina disponible. 

El uso compartido de escritorios se hizo cada vez más popular tras el apogeo de la pandemia. A medida que se popularizaban los modelos de trabajo híbridos, también lo hacía el concepto de escritorio compartido. También conocido como "hot desking", este concepto ayuda a impulsar la eficiencia en entornos de trabajo flexibles. 

¿Cuál es la proporción correcta de escritorios compartidos?

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La proporción de escritorios compartidos indica cuántas personas utilizan un escritorio. Por ejemplo, si dos personas utilizan el mismo escritorio en distintos momentos de la semana, la proporción será de 2:1. Tradicionalmente, en las oficinas donde los empleados entran todos los días, el equilibrio es 1:1. Pero, a medida que el trabajo ha evolucionado, adoptando modelos flexibles y remotos, estas proporciones cambiarán de forma natural. 

Para las empresas "remote-first", los escritorios fijos son innecesarios y probablemente no serían un uso óptimo del espacio. En cambio, los escritorios compartidos ayudarían a maximizar los beneficios del trabajo híbrido, como los costes y el ahorro energético, que analizaremos con más detalle en la siguiente sección. 

Pero, ¿cómo pueden los directivos determinar cuál es la proporción adecuada de escritorios compartidos? ¿Cuántos escritorios se necesitan realmente? Y, ¿cuál es el menor número de escritorios que pueden estar disponibles a la vez sin impedir que los empleados entren en la oficina y colaboren?

Los elementos más esenciales a tener en cuenta son el tamaño de su equipo, sus funciones, la frecuencia con la que pasan en la oficina y el crecimiento previsto de este equipo. 

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Las ventajas de compartir escritorio

Ayuda a tu empresa a ser más sostenible 

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Una de las muchas ventajas de los escritorios compartidos es que pueden ayudar a crear una empresa más sostenible. Con el discurso en torno al cambio climático, las organizaciones son cada vez más conscientes de los recursos y la energía que consumen. 

Si se comparten los escritorios, se necesitan menos escritorios. Del mismo modo, menos escritorios significan menos espacio de oficina. Por tanto, no sólo se utilizan menos recursos, sino que reducir el espacio de oficina significa utilizar menos energía en general. Una oficina más pequeña consume menos electricidad y agua y requiere menos mantenimiento. 

Además, las generaciones más jóvenes, como los Millennials y la Gen-Z, quieren trabajar para empresas que se alineen con sus valores, y la sostenibilidad es prioritaria para muchos de estos jóvenes trabajadores. Para atraer a los empleados, es fundamental comprometerse con prácticas más respetuosas con el medio ambiente.

Ahorro de costos empresariales 

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Además de las mejoras en sostenibilidad, el uso compartido de escritorios también ayuda a ahorrar costes empresariales. Como se ha mencionado en la sección anterior, se utilizan menos energía y recursos, y se necesita menos espacio de oficina. Con el aumento de los costes de alquiler en la mayoría de las grandes ciudades, la capacidad de reducir el espacio de oficina tendrá un impacto significativo en su cuenta de resultados. Imagine poder reducir a la mitad o simplemente a la cuarta parte el precio que paga por el espacio de oficina.

Es probable que el ahorro sea considerable. Con un espacio de oficinas más pequeño y menos recursos, las empresas pueden ahorrar hasta un 30% en costos auxiliares, como agua y calefacción.

➡️ Lee nuestro artículo sobre la reducción del espacio de oficinas para conocer esta estrategia de ahorro.

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Permite implantar modelos de trabajo flexibles 

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Un modelo de trabajo en el que dos o más empleados comparten la misma mesa permite una mayor flexibilidad de horarios. Si su empresa fomenta el uso compartido de escritorios, no todas las personas tienen que acudir a la oficina a diario. Esto da a tu equipo mayor flexibilidad y autonomía, aumentando la satisfacción y la retención de los empleados. 

Por ejemplo, el uso compartido de escritorios se integra perfectamente con los modelos de trabajo híbridos, que ofrecen a los empleados la flexibilidad de trabajar desde casa unos días y desde la oficina otros. A su vez, la empresa puede beneficiarse de las ventajas de los modelos de trabajo híbridos, como un mayor equilibrio entre vida laboral y personal y un aumento de la productividad.

La clave es la coordinación. Líderes y empleados necesitan saber quién viene a la oficina y cuándo para poder programar los escritorios en consecuencia. En la siguiente sección se profundiza en la implantación con éxito del uso compartido de escritorios con trabajo híbrido coordinado. 

Cómo implantar el escritorio compartido 

Desarrollar un modelo de trabajo híbrido

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El primer paso para implantar el escritorio compartido es desarrollar un modelo de trabajo híbrido para tu empresa.

El tipo de modelo variará en función de tu empresa y de las necesidades del empleado. Puedes elegir entre un modelo fijo o flexible y un modelo de "remote-first" o "office-first ".

- Un modelo fijo significa que los empleados deben estar en la oficina determinados días de la semana.

- En cambio, un modelo flexible implica que los individuos pueden elegir qué días quieren venir.

- Y un modelo "remote-first" significa que la mayoría de los días se trabaja desde casa, mientras que un modelo "office-first" sugiere lo contrario.

Los modelos pueden variar en función del sector e incluso de un equipo dentro de una organización concreta. Algunas funciones requieren más trabajo práctico o colaboración en persona que otras, lo que debe tenerse en cuenta. Asegúrese de incluir a su equipo en el proceso de desarrollo y permítales opinar sobre el tipo de modelo híbrido que más les conviene. Realice encuestas periódicas para comprender mejor cómo afecta a su salud mental, productividad y satisfacción general. 

Implantar la tecnología en la oficina 

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Como se ha mencionado en el apartado anterior, compartir pupitres requiere coordinación. Si no se sabe qué escritorios están ocupados y cuándo, es posible que no se disponga de la cantidad adecuada de espacios cuando se necesiten. Imagínese llegar a la oficina esperando sentarse en su escritorio sólo para desplazarse y encontrar a otra persona sentada allí. Eso sería inmensamente frustrante y dificultaría enormemente la productividad. Así que, para garantizar la satisfacción de los empleados, hay que implantar tecnología en la oficina que ayude a coordinar los horarios híbridos. 

Un software de reserva de escritorios, como deskbird, permitiría a los empleados reservar mesas con antelación y obtener una visión general de dónde se sienta cada persona cada día. Esto no sólo evitará conflictos, sino que garantizará que los miembros del equipo puedan reunirse en persona para colaborar cuando sea necesario y dispongan de un espacio adecuado para ello. Mediante el uso de análisis, un sistema de reserva de escritorios también dará a los empresarios una idea clara de qué recursos se están utilizando y si su espacio está realmente optimizado. Con este conocimiento, las empresas pueden reducir el tamaño si lo necesitan o reasignar los recursos y el espacio para satisfacer las necesidades de los empleados. 

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‍Investigaciones dedeskbird han demostrado que el trabajo híbrido bien coordinado puede hacer ganar a sus empleados hasta un día de productividad a la semana. Además, mejora la satisfacción de los empleados. La misma investigación también demuestra que los empleados están más contentos cuando saben quién más está en la oficina cuando llegan. La falta de coordinación del trabajo híbrido provoca un descenso de la felicidad de los empleados de hasta un 40%. 

➡️ Lee nuestra guía completa sobre la felicidad de los empleados para obtener consejos sobre cómo mantener satisfecho tu personal.

Determina una proporción de escritorios compartidos 

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Puedes empezar a calcular la proporción de escritorios compartidos para tu empresa utilizando el tamaño de tu equipo, sus funciones, la frecuencia con la que pasan en la oficina y el crecimiento previsto del equipo.

Cuanto mayor sea el equipo, más escritorios se necesitarán. Aunque esto es obvio, la ecuación se complica cuando este gran equipo está muy distribuido.

Por ejemplo, puede tener 500 empleados que utilicen su oficina, pero sólo 200 de ellos acuden a ella semanalmente. Esto requeriría el mismo número de mesas que una empresa con 200 empleados que acuden a trabajar a diario. Por lo tanto, no sólo tiene que tener en cuenta el tamaño de su equipo, sino también la frecuencia con la que acuden a la oficina. Además, hay que tener en cuenta sus funciones y su necesidad de colaboración. Por ejemplo, los miembros de equipos más colaborativos o innovadores deben acudir con más frecuencia. Por último, a medida que crece el equipo, también crece la necesidad de mesas. Por lo tanto, a la hora de establecer la proporción ideal de escritorios compartidos, ten en cuenta las previsiones de crecimiento de la empresa para asegurarte de que puedes dar cabida a los nuevos miembros. 

El uso compartido de escritorios puede ayudar a tu empresa a ahorrar costos reduciendo tu espacio de trabajo sin reducir tu equipo. Optimiza tu espacio y tus recursos implantando un modelo flexible que proporcione a los empleados el espacio que necesitan los días que más lo necesitan. Con un sistema de escritorios compartidos bien coordinado, pueded aumentar la productividad y la satisfacción de tus empleados.

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