Equipo distribuido: flexibilidad al máximo

Aunque algunos creían que el trabajo a distancia no tenía ninguna posibilidad de mantenerse tras la pandemia, la realidad actual ha demostrado que estaban equivocados. En todo el mundo, empresas y empleados acogen con satisfacción las ventajas del trabajo híbrido: la mezcla perfecta entre el trabajo en casa y en la oficina. La mayor flexibilidad genera nuevas oportunidades para algunas empresas que llevan esta nueva forma de trabajar aún más lejos. Algunas permiten a su personal adoptar el concepto de horario flexible, mientras que otras crean equipos distribuidos. Este cambio estructural ofrece muchas ventajas tanto desde el punto de vista del empresario como del trabajador. El trabajo distribu ido lleva los acuerdos de trabajo flexible a un nivel completamente nuevo al eliminar los límites de ubicación y tiempo. ¿Cómo es una empresa totalmente distribuida? ¿Cuáles son los pros y los contras de este modelo de trabajo? ¿Cuáles son las herramientas esenciales para una plantilla distribuida? Este artículo te ayudará a saber más sobre la forma más elevada de flexibilidad en el trabajo.

¿Qué define a un equipo distribuido?

Definición de equipo distribuido

Un equipo distribuido es un grupo de empleados que trabajan desde distintos lugares y en diferentes husos horarios. No hay límites geográficos ni temporales en sus condiciones de trabajo. Este concepto se basa en adoptar la flexibilidad laboral para reunir talento global y satisfacer las expectativas de los empleados. La pandemia ha demostrado a las organizaciones que la productividad no disminuye porque las personas trabajen a distancia. Todo lo contrario. Y por eso muchas han adoptado el trabajo distribuido como modelo para su negocio.

Ejemplo de modelo de equipo distribuido

¿Necesitas ayuda para visualizar cómo es un modelo de equipo distribuido? He aquí un ejemplo sencillo de este enfoque:

• Arthur es Jefe de Contenidos y opera desde su lugar de residencia en el Reino Unido.
• Mónica es una gestora de marketing de contenidos junior que suele trabajar en diferentes espacios de coworking de todo el mundo.
• Matthew es especialista en datos y trabaja principalmente desde su casa en Sudáfrica.
• Safa es una Gerente de Ventas que disfruta y se siente más productiva trabajando en las mejores cafeterías de México.

Equipo distribuido frente a equipo remoto

La diferencia entre un equipo distribuido y uno remoto radica en el enfoque estructural de estos dos modelos de trabajo. El trabajo a distancia fomenta una política de "trabajo desde cualquier lugar". El trabajo distribuido va más allá, ya que forma parte del concepto organizativo de la empresa y, en ocasiones, las empresas distribuidas ni siquiera disponen de un espacio de oficina. No se trata sólo de un aspecto de ubicación, sino de toda una forma de trabajar basada en dos pilares fundamentales: flexibilidad y colaboración. Toda la estrategia empresarial se basa en la idea de que todo el mundo trabaja desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por lo tanto, la forma de trabajar, las herramientas proporcionadas y la cultura de la empresa giran en torno a esta idea. 

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¿Cuáles son los pros y los contras del trabajo distribuido?

Ventajas de este modelo de trabajo

Atraer talentos en todo el mundo

Poder trabajar desde cualquier lugar es uno de los criterios más importantes para las generaciones de trabajadores más jóvenes (el 76 % de los millennials afirma que la flexibilidad es más valiosa que un salario alto). Ofrecerles una gran libertad en su vida profesional es un plus significativo para la contratación. No solo pueden solicitar trabajo en empresas situadas en cualquier parte del mundo, sino que tampoco tienen que preocuparse por los problemas de diferencia horaria, ya que el trabajo distribuido tiene en cuenta la ubicación de los empleados.

Más diversidad en la oficina

Un modelo de trabajo flexible permite a las organizaciones contratar a personas de distintos orígenes y procedencias. Esto supone una gran ventaja, ya que fomenta la diversidad y reúne a los mejores talentos. Se puede crear un equipo lleno de habilidades y experiencias muy variadas. Al reunir sus conocimientos y colaborar, los equipos distribuidos son más creativos, eficientes y productivos. ¿No es el sueño de toda empresa tener un grupo de personas con ideas afines que trabajen por un objetivo común?

Responder a las necesidades de un personal moderno

Tres aspectos principales desempeñan un papel enorme en la satisfacción de los empleados y el éxito de una organización: confianza, libertad y propósito. El trabajo distribuido incluye estos tres aspectos. Al construir su modelo de trabajo en torno a la flexibilidad laboral, las empresas no tienen más remedio que confiar en los miembros de su equipo. Las personas tienen la libertad de trabajar donde y cuando quieran. Además, pueden trabajar para una empresa que les proporciona un sentido de propósito sin estar limitados geográficamente. Además, también fomenta un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y la felicidad de los empleados.

Minimizar los costos de la empresa

La idea central de optar por un modelo de trabajo totalmente distribuido es no tener oficina, lo que supone un importante ahorro de costos. Sin embargo, si quisieras proporcionar un espacio de oficina a tus empleados, su tamaño seguiría siendo inferior al de una oficina tradicional, ya que acudirán al lugar en diferentes momentos. En consecuencia, puedes minimizar los gastos de tu empresa disponiendo de una oficina que se ajuste a tus necesidades. Muy a menudo, los equipos distribuidos utilizan sus propios dispositivos para trabajar. Una política BYOD al acudir a la oficina también puede ayudarte a reducir tus costos.

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Los inconvenientes del trabajo distribuido

Seguridad

Contar con personas que trabajan desde cualquier parte del mundo en distintos dispositivos aumenta el riesgo de fuga de datos. Mantener un alto nivel de seguridad es una de las principales cuestiones que deben abordar los equipos distribuidos. Afortunadamente, el auge de las prácticas de trabajo flexible da lugar a un número cada vez mayor de nuevos recursos para ayudar a las empresas a proteger tu negocio de ciberataques y fugas de datos. 

Gestión de equipos

Aunque trabajar en distintas zonas horarias puede beneficiar a las empresas al ofrecer una mayor disponibilidad a tus clientes, también puede crear algunos problemas. Gestionar un equipo distribuido requiere mucha organización y una excelente comunicación. La recogida constante de opiniones, la mejora de los procesos y el enfoque de liderazgo son cruciales. 

Conexión con la oficina

Tener los mejores talentos del mundo no es garantía de éxito. Debes asegurarte de que se sientan conectados con la empresa, los valores corporativos, las misiones y los compañeros. La conexión en el lugar de trabajo es más fácil cuando los empleados acuden a la oficina y ven regularmente a sus compañeros (en persona). El trabajo distribuido implica que las organizaciones deben esforzarse más por fomentar este aspecto clave.

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¿Cuáles son las herramientas más habituales en un entorno de trabajo distribuido?

Software de gestión de proyectos

Cuando la gente trabaja desde la misma oficina todos los días, es fácil pasarse por la mesa de un compañero y pedirle información sobre un proyecto en curso. Obviamente, esto difícilmente ocurrirá con un equipo distribuido. En primer lugar, porque físicamente trabajan en lugares distintos. En segundo lugar, mientras Safa trabaja por la tarde en México, es de noche para Matthew en Sudáfrica, por ejemplo. ¿Cuál es la solución? Las soluciones de colaboración en línea, como el software de gestión de proyectos, son una de las tecnologías más importantes en la oficina para las plantillas flexibles. Ayudan a los empleados a centralizar todo lo que necesitan para colaborar de forma eficaz y sin problemas.

Recursos de comunicación digital

Con este nivel de flexibilidad, hay que asegurarse de que todo el mundo está en la misma página, sabe lo que tiene que hacer y puede compartir información fácilmente con el resto del equipo. Por eso, en este modelo de trabajo predominan los recursos de comunicación digital como Zoom o Slack. Si quieres fomentar una comunicación eficaz, te recomendamos que busques la herramienta adecuada de forma colaborativa con tus compañeros de trabajo. Al fin y al cabo, son ellos los que más uso le van a dar, así que lo más importante es que responda a sus necesidades.

Herramientas para un entorno de trabajo flexible

Aunque los equipos distribuidos no suelen tener una oficina donde reunirse, algunas empresas ofrecen esta opción. Si usted es una de ellas, asegúrese de que todos tengan un espacio para trabajar cuando acudan a la oficina. Las herramientas de entorno de trabajo flexible, como el software de reserva de escritorios, te ayudan a gestionar el espacio de trabajo. Usted y sus empleados saben quién está en la oficina y cuándo. También les permite reservar todo lo que necesiten (un escritorio individual, una sala de reuniones, una plaza de aparcamiento, etc.). Poder reunirse en persona también fomenta la colaboración y la conexión en el lugar de trabajo.

¿Podría funcionar en tu empresa la colaboración con equipos distribuidos? ¿Es flexible con los acuerdos de sus empleados? Tanto si desea experimentar el trabajo distribuido como si prefiere un modelo de trabajo híbrido, nuestra herramienta de reserva de escritorios está aquí para ayudarle a usted y a su plantilla. 

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