Ideas de ahorro para empresas: 15 formas de reducir costos en la oficina

30%. Esto es lo que puede ahorrar invirtiendo en la tecnología adecuada para su lugar de trabajo, y este es el porcentaje que deskbird le ayuda a ahorrar. Porque "¿cómo y dónde podemos reducir nuestros gastos?" es la pregunta que se hacen continuamente todas las organizaciones. Es el reto diario de los directores financieros. Pero no se preocupe; ¡nosotros le cubrimos!

Para mantener tu presupuesto en orden y detectar oportunidades de reducción de costos, echa un vistazo a las mejores ideas de ahorro para empresas. Pero, sobre todo, ¡descubre cómo las tecnologia y formas de trabajarmodernas ofrecen nuevas posibilidades para minimizar los gastos empresariales!

Nuestro mundo evoluciona rápidamente, al igual que nuestros entornos de trabajo. Al tiempo que obliga a las organizaciones a revisar sus modelos de trabajo, también ofrece nuevos ámbitos para mejorar su estrategia de reducción de costos. Desde el uso de herramientas de Inteligencia Artificial hasta la reducción del tamaño de tu oficina o la evaluación de tus gastos financieros, aquí tiene 15 iniciativas eficientes de ahorro de costos para optimizar tu presupuesto.

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Formas clásicas pero eficaces de reducir los costos de una organización

1. Mantén actualizado tu plan presupuestario

Tienes que saber adónde va tu dinero y entender claramente dónde podrías ahorrar gastos. Mantener al día tu plan presupuestario te ayuda a notar tus mejoras y a señalar tus puntos débiles.

Puedes ajustarlo en cualquier momento, en cuanto se produzca un cambio en su situación financiera. Por ejemplo, la crisis sanitaria mundial surgió de la nada y puso el mundo en suspenso; lo más probable es que este acontecimiento repercuta en tus planes presupuestarios.

2. Examina detenidamente tus gastos financieros

Comprueba regularmente cuánto gastas en seguros, electricidad, internet, mantenimiento, etc. ¿Se ajustan las ofertas de tus proveedores a tus necesidades actuales? ¿No puedes encontrar soluciones mejores y más baratas?

Además, revisa tus suscripciones al menos una vez al año y determina si sigues utilizando este software de RRHH (Recursos Humanos). Otra forma de disminuir los gastos financieros es reducir los costos de los servicios dando prioridad a los modelos de precios de pago por uso.

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3. Establecer un sistema presupuestario por departamentos

Tus empleados de TI no tienen exactamente las mismas necesidades que tu equipo de ventas. Cada rama de su organización tiene requisitos específicos. Tener esto en cuenta puede permitirte reducir considerablemente los costos de la empresa. 

Por ejemplo, algunos trabajos apenas pueden hacerse en casa, mientras que otros pueden hacerse a distancia. Reducir el espacio de oficina para el equipo que trabaja principalmente desde casa es una gran idea para ahorrar costes. Sin embargo, no se puede hacer lo mismo para los departamentos que deben desplazarse casi a diario. 

Así pues, divide tu plan financiero por departamentos, infórmate de lo que cada equipo utiliza, necesita y espera, y crea una estrategia presupuestaria para cada rama en consecuencia.

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4. Revisa tu plan de viajes de negocios

Asistir en persona a todos los eventos y reuniones de empresa representa una gran parte del presupuesto de toda organización cuando requiere viajar. Para reducir los gastos de viaje, analice si los eventos corporativos pueden realizarse en línea. 

Si no, determina si se pueden hacer más cerca de tu sede. Para ello, puedes compartir coche o coger el tren en lugar del avión (¡no solo es más barato, sino que también es mejor para el planeta! 🌍).

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Ideas de ahorro para empresas que promueven un entorno de trabajo moderno

5. Cambiar a un modelo de trabajo híbrido

Además de satisfacer las expectativas de los empleados, impulsar la productividad y mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal, el cambio a un modelo de trabajo híbrido también permite a las organizaciones minimizar costos. Cuando la mitad de la plantilla trabaja desde casa, muchos de los gastos de la empresa disminuyen. 

Las consecuencias directas, como un menor consumo de energía o un menor uso del espacio de oficina, reducen el gasto. Sin embargo, los efectos positivos indirectos del trabajo híbrido, como una mayor satisfacción de los empleados y una menor rotación, también reducen los costos empresariales.

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6. Invierte en equipos y tecnologías que se adapten a las necesidades de tu empresa y de tus trabajadores.

Invertir en recursos en línea que nadie utiliza o utiliza incorrectamente supone un derroche de dinero. Además, cuando los miembros del equipo trabajan con herramientas inadecuadas, se frustran, se estresan y son menos productivos, lo que genera costes imprevistos.

En lugar de comprar el mismo software que la competencia porque a ellos les funciona de maravilla, invierta en herramientas que tengan sentido para su empresa y sus empleados. No solo evitarás malgastar y perder dinero, sino también la insatisfacción y la falta de compromiso de tus empleados.

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7. Considera la posibilidad de trabajar con autónomos

En lugar de contratar a un nuevo empleado cada vez que llegue una fase de trabajo más intensa, considere la posibilidad de colaborar con autónomos. A corto plazo, puede que aumenten los costes operativos, pero motivar a los empleados puede reportar beneficios. 

A menudo, los trabajadores independientes están muy comprometidos y realizan un trabajo de gran calidad, ya que pueden elegir a sus clientes. Si aceptan el proyecto, es que les gustan sus productos o servicios y quieren ayudarle a crecer. Es la solución perfecta para ahorrar dinero colaborando con personas altamente cualificadas para proyectos cortos.

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Cambios a realizar en la oficina física para ahorrar costes de forma eficaz

8. Reduce el tamaño de tu oficina híbrida

Si permites que tu personal adopte un trabajo flexible, es probable que puedas reducir el espacio de tu oficina. Comprueba y examina los análisis de tu oficina. Esto debería darte una idea clara de cómo se utiliza el espacio de tu oficina y dónde se puede mejorar la distribución del lugar de trabajo para minimizar los costos. 

Si aún no dispones de una herramienta para obtener esta información, te recomendamos encarecidamente que eches un vistazo al software de reserva de escritorios deskbird . No solo te ayuda a gestionar tu oficina híbrida de forma eficiente, sino que también te ofrece funciones cruciales como la analítica de oficina. 

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9. Implantar una política BYOD

¿Los miembros de tu equipo tienen PC en la oficina y trabajan desde sus portátiles en casa? Implantar una política BYOD (Bring Your Own Device) se ha convertido en una práctica habitual en el mundo laboral. 

Reduce el impacto del hardware tecnológico en el planeta (menos ordenadores comprados = menos materias primas extraídas) y, al mismo tiempo, disminuye los gastos de la empresa. Para fomentar la equidad y la inclusión en el lugar de trabajo, te recomendamos que contribuyas a comprar los equipos de tu personal en función de sus ingresos. 

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10. Adoptar prácticas más sostenibles

¿Quién dijo que cuidar el planeta cuesta dinero? Algunas prácticas ecológicas sí, pero otras en realidad ahorran dinero. Por ejemplo, fíjate en el método de las 3 R (Reducir, Reutilizar, Reciclar). En lugar de tirar un portátil que ya no funciona y comprar uno nuevo, intenta arreglarlo primero. Pero hay muchos ejemplos como éste.

Optar por muebles de segunda mano es una solución ecológica que también te ayuda a minimizar gastos. Cambiar a bombillas de bajo consumo y replantear el diseño de tu oficina híbrida para conseguir más iluminación natural también es una opción. 

Controlar el uso del aire acondicionado en verano y disminuir la temperatura interior en invierno también contribuye a reducir la huella de carbono y los costes de la empresa. La lista de ejemplos de sostenibilidad en la oficina  continúa.

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Te recomendamos que eches un vistazo a nuestras 21 ideas sostenibles para empresas y 17 retos ecológicos mensuales fáciles para la oficina.

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11. Adoptar la tecnología moderna en la oficina

Invertir en tecnología moderna en la oficinaes también una forma de ahorrar dinero. 

Por ejemplo, los sistemas basados en la nube cuestan menos dinero y permiten reducir el espacio de almacenamiento. A continuación, puede convertir esta nueva sala en una zona de trabajo, social o de bienestar, en lugar de ampliar el tamaño de su espacio de trabajo. Sin embargo, también puede ser una oportunidad para reducir el tamaño de tu oficina en combinación con el espacio que ahorras, gracias a un buen análisis del uso de tu oficina híbrida.

Transformar tu sede en un edificio inteligente también contribuye a reducir tus gastos. Por ejemplo, los sensores de iluminación ayudan a reducir las facturas de electricidad. Por último, revisa tu sistema de gestión de riesgos cibernéticos. Una mala estrategia de protección de datos puede tener un enorme impacto en tu presupuesto. 

Prácticas que reducen indirectamente los costos empresariales para aplicar en tu estrategia de reducción de costos

12. Automatizar tareas repetitivas

El tiempo es oro. En lugar de asignar a tu personal tareas repetitivas, automatice éstas. La implantación de sistemas automatizados libera tiempo para que los empleados se centren en tareas más significativas y aprovechen al máximo sus capacidades. Automatizar sus procesos también les permite ser más eficientes. Dedicar tiempo a los pasos necesarios eleva la moral de los empleados y se traduce en más productividad y compromiso. Menos frustración, menos riesgos de que los empleados se agoten o abandonen en silencio y menos rotación. 

13. Subcontrata tareas no críticas a la IA para ahorrar tiempo y reducir costos operativos.

La cuestión del uso de la IA en la oficina ha estado en boca de todos en los últimos meses. Cuando se utilizan con inteligencia, las herramientas de IA son grandes aliadas de las empresas y los trabajadores. Al igual que la automatización, pueden reducir significativamente los costes operativos y ahorrar tiempo para que los miembros del equipo se centren en tareas más críticas. 

Los chatbots son el ejemplo perfecto de una solución de IA que funciona y beneficia a todos. Hoy en día, también se puede codificar o escribir un boletín con recursos de inteligencia artificial. Aunque sigue requiriendo la intervención humana antes de ser utilizado, ahorra un tiempo considerable (y como acabamos de decir, ¡el tiempo es dinero!).

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14. Ofrece oportunidades de desarrollo de competencias a todo tu personal

Si actualmente no estás sometido a ninguna presión financiera, ofrecer oportunidades de desarrollo de competencias a los miembros de tu equipo es una inversión a largo plazo que deberías considerar. Sí, implica gastar dinero que quizá no tenías previsto pagar inicialmente. Pero mejorar y reciclar las cualificaciones de tus empleados puede crear un efecto bumerán que te permita ahorrar costos a largo plazo. Se ha convertido en una práctica habitual para recortar los presupuestos de contratación y se le ha dado el elegante nombre de contratación silenciosa. 

Cuando se hace correctamente, este enfoque es beneficioso para todos. Responde a la demanda de los Millennials y la Generación Z de más oportunidades para aprender nuevas habilidades. Al mismo tiempo, ayuda a las empresas a reducir sus gastos y cubrir carencias de competencias.

15. Invertir en herramientas de gestión

Una gestión eficaz es el pilar básico de la productividad, que permite ahorrar costes, ganar más dinero o ambas cosas. Encontrará herramientas de gestión para todos los aspectos de su empresa (software de gestión de proyectos, plataformas de gestión de espacios de trabajo híbridos, sistemas de gestión de RR.HH., etc.). Defina sus necesidades e invierta en los recursos que más se ajusten a ellas. El uso de estas herramientas te ayuda a ser más eficiente y a conocer mejor dónde puedes reducir costos gracias a los datos relevantes. 

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Después de leer este artículo, ¡esperamos que hayas descubierto múltiples ideas para ahorrar costos que podrías aplicar en tu empresa! Puedes crear una estrategia de reducción de costos que tenga en cuenta todos los aspectos de tu organización (tu oficina física, modelo de trabajo, espacio de trabajo digital, etc.) en función de tus necesidades.

¿Te preguntas cómo reducir el tamaño de tu oficina? ¿Haz cambiado a un modelo de trabajo híbrido pero no has encontrado una herramienta de gestión de puestos de trabajo híbridos que se adapte a tus necesidades? La aplicación deskbird es un software hecho a medida y fácil de usar. Ofrece una solución de reserva de escritorios, una función de planificación semanal, una sección de análisis de la oficina y mucho más. 

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Fuentes: 

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• 13 Formas sencillas y eficaces de reducir los costos empresariales en 2023, connecteam;
• 15 ideas para reducir costos y optimizar el gasto de tu PYMEFujifilm;
• 10 ideas innovadoras de ahorro de costos para que las empresas reduzcan los gastos generales y disminuyan los gastos empresariales en 2023SnackNation.

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