Gestión del espacio laboral: finalidad y ventajas

¿Quieres desarrollar un flujo de trabajo fluido para tu equipo? ¿Cómo optimizas el espacio de tu oficina? ¿Cuál es tu estrategia para mejorar la experiencia de los empleados? La gestión del espacio de trabajo se centra en estos aspectos clave y en muchos otros para crear un entorno profesional positivo y sin fricciones. Para organizaciones de todos los tamaños y sectores, representa un pilar fundamental para el éxito. A veces denominado facility management, su alcance es mucho mayor que la simple supervisión del espacio físico. Ahora que muchas empresas han descubierto las numerosas ventajas que proporciona un modelo de trabajo flexible, es esencial gestionar el espacio de trabajo de forma eficiente. ¿Quiere saber más sobre la gestión del espacio de trabajo? ¿Cuáles son las áreas organizativas que abarca? También haremos hincapié en las ventajas tanto para los empleados como para los empresarios, así como en las soluciones para mejorar tu entorno de trabajo.

¿Qué es la gestión del espacio de trabajo?

La gestión del espacio de trabajoes un sistema que se centra en muchas funciones de la oficina para crear un entorno productivo y cómodo para los empleados. No sólo mejora el espacio de su oficina, sino también la experiencia de sus trabajadores. Para que tenga una idea más clara de lo que estamos hablando, aquí tiene algunos ejemplos:

• gestionar el espacio físico de trabajo;
• garantizar un flujo de trabajo sin fricciones;
• responder a las expectativas de los trabajadores;
• fomentar la colaboración;
• centrado en el bienestar de los empleados;
• detectar problemas en las instalaciones;
• crear soluciones más sostenibles;
• aplicación de la tecnología moderna;
• etc.

El objetivo final es crear un entorno de trabajo en el que los equipos dispongan de todo lo necesario para realizar su trabajo lo mejor posible y un lugar en el que se sientan como en casa. Para alcanzar este objetivo, el responsable del lugar de trabajo puede decidir, por ejemplo, adoptar una política de horario flexible, utilizar un software de reserva de escritorios o establecer zonas de frío para que la gente desconecte cuando lo necesite. Es importante tener en cuenta que la experiencia del empleado es un tema importante para las empresas, ya que muchas se dan cuenta de las ventajas de pasar de un enfoque centrado primero en el cliente a otro centrado en el empleado. La gestión del espacio de trabajo mejora la experiencia general de los empleados, no sólo cuando trabajan in situ, sino también cuando lo hacen a distancia.

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¿Cuáles son las ventajas de la gestión del espacio de trabajo?

Las ventajas de crear un entorno profesional bien gestionado para los empleados

Una estrategia eficaz de gestión del espacio de trabajo repercute positivamente en todos los aspectos de su organización. Dado que sus empleados son su mejor activo, probablemente se pregunte cómo puede mejorar su experiencia profesional. He aquí algunos ejemplos de lo que pueden hacer las herramientas de gestión del espacio de trabajo.

Garantizar la seguridad en el trabajo

La salud, la seguridad y la protección de los trabajadores debe ser siempre una de sus principales preocupaciones. Por ejemplo, el uso de una herramienta de detección de COVID-19 a la vuelta de la pandemia tranquilizó a los trabajadores y garantizó la seguridad de todos. Este tipo de solución digital resulta vital para ayudar a los responsables de los espacios de trabajo a mantener un entorno laboral seguro y saludable.

Mejora la experiencia de los empleados

La gran noticia es que la mayoría de nosotros podemos volver a trabajar in situ. Sin embargo, las nuevas tendencias están poniendo de manifiesto la necesidad de que las empresas implanten un modelo de trabajo híbrido en lugar de una vuelta completa a la oficina para satisfacer las necesidades de los trabajadores. Los sistemas de planificación semanal le ayudan a hacerlo y, por tanto, mejoran la experiencia de sus empleados.

Aumenta la productividad

Un software de gestión del espacio de trabajo se basa en la idea de tener todos los datos y perspectivas en un solo lugar. Esto ayuda a los trabajadores a optimizar su tiempo y ser más eficientes. También garantiza un flujo de trabajo fluido y facilita las tareas de colaboración.

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Ventajas de la gestión del espacio de trabajo para los empresarios

Todas las ventajas para los empleados tendrán automáticamente un impacto significativo en Tu empresa, convirtiéndose en un beneficio para los empresarios también Las ventajas en la gestión del lugar de trabajo obtenidas por los empresarios también tendrán consecuencias positivas para los trabajadores. No los mencionaremos todos, ya que algunos pueden ser realmente específicos de su sector o puesto de trabajo. Sin embargo, a continuación le presentamos algunas de las ventajas más comunes de la gestión del espacio de trabajo: 

Recopila datos pertinentes

Los datos son clave porque saber cómo se utiliza tu espacio de trabajo o cuáles son los hábitos de trabajo de tus empleados puede ayudarte a tomar decisiones en consecuencia. Por este motivo, es esencial echar un vistazo periódico a las analíticas de tu lugar de trabajo, que proporcionan información valiosa que conduce a mejoras significativas. 

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Optimiza la distribución de la oficina

Con estos datos, puede que te dés cuenta de que tu espacio de trabajo ya no se ajusta a las expectativas o necesidades de tus empleados. ¿Por qué mantener docenas de escritorios individuales si tu personal trabaja principalmente a distancia o utiliza salas de reuniones cuando está in situ? Una herramienta de gestión del espacio de trabajo le proporciona información clave para reorganizar y planificar tu espacio de oficina de forma que se adapte mejor a las necesidades de tu equipo híbrido.

Elige opciones más ecológicas

Las iniciativas respetuosas con el medio ambiente son cada vez más importantes para atraer talento, especialmente entre la generación del milenio y la generación Z. Las herramientas de gestión del espacio de trabajo pueden analizar las emisiones de CO2 y el consumo de energía, por ejemplo. Las herramientas de gestión del espacio de trabajo pueden analizar tus emisiones de CO2 y tu consumo de energía, por ejemplo. A partir de esta información, puedes tomar decisiones más ecológicas para mejorar la sostenibilidad en la oficina y compartir tus progresos con tus empleados y tu comunidad.

Reduce los costos de la empresa

Optimiza el espacio de trabajo puede significar alquilar una oficina más pequeña o aplicar una política BYOD (traiga su propio dispositivo). Además, tomar decisiones más ecológicas puede incluir aprovechar los sensores y la automatización de los sistemas de climatización. Estos son solo tres ejemplos de medidas que puedes tomar para reducir los costes de tu oficina a corto o largo plazo.

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¿Cómo puedes mejorar tu entorno profesional?

Incluye a tu equipo y discute las áreas de progreso

Este debe ser siempre el primer paso cuando te propongas iniciar un cambio en tu organización. Tus trabajadores son un recurso vital a la hora de definir lo que funciona y lo que no. También son los primeros afectados por las transformaciones. Los empleados utilizan el espacio de oficina y la tecnología del lugar de trabajo que usted implanta. Recoger opiniones y debatir cómo mejorar el entorno es importante para fomentar una cultura positiva en el lugar de trabajo.

Estudia los análisis de tu oficina

Como ya se ha mencionado, los datos de tu oficina son cruciales para tomar decisiones relevantes sobre el mismo. Una solución para mejorar tu entorno profesional es analizar tus datos actuales. Te dará una idea clara de tus puntos fuertes y débiles. Una vez que haya obtenido toda la información que necesita, combínela con los comentarios de sus empleados y establezca un plan de cambio. 

Utiliza tecnología ofimática moderna

En función de las necesidades y el tamaño de la organización, existen varias opciones para coordinar tu espacio de oficina de forma eficiente. Las grandes empresas tienden a elegir una plataforma digital de gestión del espacio de trabajo todo en uno que pueda integrarse en sus sistemas, como el software deskbird , por ejemplo. No todas las soluciones digitales se adaptan a sus necesidades, pero algunas están hechas a medida, como la aplicación deskbird . 

Manténte al día sobre las últimas tendencias para el futuro del trabajo

Vivimos en una época en la que todo cambia y evoluciona rápidamente . La pandemia aceleró la remodelación de las tendencias laborales, empujando a las empresas a permitir una mayor flexibilidad. Para sacar el máximo partido a su estrategia de gestión del espacio de trabajo, debe saber cómo será el futuro del trabajo y cómo evolucionan las expectativas de los empleados. 

La gestión del espacio de trabajo abarca todos los aspectos de su entorno profesional, desde el manejo de tu sistema de reserva de escritorios hasta la gestión de los datos de tus empleados. Esperamos que este artículo te ayude a comprender mejor la finalidad de la gestión de oficinas y cómo puede beneficiarte tanto a tí como a tus empleados. Este sistema se convertirá en un apoyo clave para las empresas híbridas, permitiéndoles optimizar sus espacios de oficina y crear una mayor experiencia para tus empleados. ¿Buscas una solución digital centrada en el usuario para el trabajo híbrido?

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