Aumentar el ahorro de la empresa: ideas eficaces para reducir gastos

Hay varias empresas que empezaron a utilizar un modelo híbrido para trabajar "antes de que fuera cool".

Sin embargo, la tendencia hacia una forma de trabajo más flexible cobró un increíble impulso con la llegada de la pandemia de Covid-19. Las empresas y los empleados se dieron cuenta de que el trabajo puede realizarse de forma productiva en casa. De hecho, trabajar desde casa mitiga una serie de factores de estrés, como los desplazamientos. Pero faltaba una cosa, ¡la interacción humana en la vida real! 

Con la pandemia parcialmente controlada, muchos de nosotros estamos deseando volver al trabajo y conectar de nuevo con compañeros y amigos. El trabajo híbrido brinda esta oportunidad, mientras ofrece una lista de ventajas, como el ahorro de costes. 

Un modelo de trabajo híbrido bien estructurado, que se coordine utilizando la tecnología de la oficina, puede hacer que las organizaciones ahorren hasta un 30% en costos de oficina. Analizaremos los costos de las oficinas modernas, cómo la pandemia ha afectado al papel de los lugares de trabajo tradicionales, las oportunidades que surgen de la nueva forma de trabajar y cómo elegir un modelo de trabajo flexible bien organizado puede ayudarle a ahorrar en sus costes de oficina.

El trabajo híbrido hoy 

¿Cuál es la situación actual del trabajo flexible tras la pandemia?

Los modelos flexibles tienen un impacto significativo en el espacio y el diseño de la oficina en general porque cambian la forma en que vemos la oficina y su función. La oficina ya no es un lugar donde simplemente se trabaja. Ahora es un lugar para entablar relaciones y conectar socialmente con los compañeros. Las investigaciones han demostrado que las personas son más productivas cuando trabajan a distancia. Esto se debe a que las distracciones sociales se mantienen a raya. Sin embargo, aunque este aislamiento conduce a la productividad, significa que cuando los empleados llegan a la oficina necesitan el espacio para trabajar con sus equipos para una colaboración fructífera. Esto cambia la forma de ver el diseño de las oficinas porque significa que queremos construir oficinas que favorezcan la socialización, como la nueva oficina de McKinsey en Mumbai(India).   

El diseño de oficinas para el futuro del trabajo debe ser intencionado, como sugiere una investigación en profundidad realizada por HSM advisory. Esto significa crear espacios que fomenten la productividad y la colaboración. El diseño tiene el poder de unir a las personas. La pandemia mundial aceleró nuestra transición al futuro del trabajo. Entonces, ¿cuál es la situación actual y cuáles son las expectativas de los empleados para los próximos años?

Nuevas tendencias para el espacio de oficina

Estamos asistiendo a una tendencia de alejamiento de los entornos de oficina tradicionales. Según el último estudio de Gartner, para el 2023, menos de un tercio de los trabajadores digitales elegirán la oficina corporativa como su lugar de trabajo preferido.Aunque reunirse con los compañeros en persona es una prioridad para muchos, el papel de la oficina está cambiando. Últimamente, se ha convertido en algo más que un lugar para hacer las cosas. En su lugar, cumple también una función social. La oficina es el lugar donde la gente puede reunirse, conectarse y colaborar. Esto también supone una oportunidad para replantearse qué tipo de espacios de oficina se necesitan y, a su vez, reducir los costes. 

Además, debido a la naturaleza del trabajo híbrido, con empleados de distintos equipos que acuden a la oficina en días diferentes, los escritorios pueden alternarse entre las personas.

👉 En 2023, el porcentaje de empleados en asientos compartidos aumentará a más del 40%, según Gartner.

Hipotéticamente, supongamos que sólo la mitad del personal acude cada día. En ese caso, se pueden compartir los mismos escritorios, lo que reduce la necesidad de un espacio de oficina más grande, ya que habría que acomodar a menos personas diariamente.

👉 En 2030, el 48% de los empleados trabajará a distancia, frente al 30% antes de la pandemia de COVID-19 (Gartner).

‍La tendencia al trabajo a distancia e híbrido es cada vez mayor, por lo que es crucial que nos adaptemos comprendiendo mejor las necesidades de ese entorno y cómo podemos optimizarlo. Por ejemplo, el uso eficiente del espacio de oficina requerirá una coordinación central. Aunque el trabajo híbrido presenta esta oportunidad, está en manos de los líderes de las oficinas organizar los esfuerzos para producir los empleados más felices y productivos. 

👉 En 2022, el 60% de los trabajadores priorizará una oficina inteligente equipada con bienestar frente a una oficina remota (Gartner).

Para implantar las tendencias del trabajo híbrido, hay que dotar a las oficinas de la tecnología adecuada para coordinar a los empleados remotos y a los que trabajan en la oficina. 

La colaboración siempre ha estado en el centro del trabajo, pero el personal híbrido requiere herramientas y espacios más sofisticados para fomentarla. Las innovaciones en la oficina están apareciendo a diestro y siniestro para resolver una serie de problemas de trabajo híbrido, así como para optimizar el uso del espacio de oficina para los sistemas más rentables.

Ahorrar costos aplicando un modelo de trabajo híbrido 

Además de una serie de ventajas, el modelo híbrido puede ayudar a tu empresa a ahorrar costos.

En primer lugar, definamos los costos relacionados con el funcionamiento de una oficina antes de Covid, para un espacio de oficina de 1000 m2 en Alemania.

Partiendo del estudio de JLL, suponemos que cada empleado necesitaría 8 m2, que cada m2 cuesta 25 euros y que la proporción ideal de escritorios es 1. En otras palabras, cada persona que acuda a la oficina tendrá un escritorio, que viene determinado por el número de días de trabajo a distancia que ofrece la organización. Aplicamos un colchón para los días punta, cuando viene más gente a la oficina. También es importante tener en cuenta que en ciudades como Nueva York y San Francisco, estos precios por m2 son entre 5 y 6 veces superiores, lo que significa que el ahorro también sería aún más significativo. 

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Estas cifras se basan en nuestra nueva calculadora de oficinas híbridas.

Empezando por los costos inmobiliarios, se incluyen los de arrendamiento, alquiler y gestión, como el aparcamiento. Estos costos suman una media aproximada de 30.000 euros:

• 24.000 euros para gastos de arrendamiento financiero y  
• 6.000 euros para gastos accesorios. 

Históricamente, los costos accesorios se situaban en torno al 15%, pero con la subida de los precios de la energía, se ha producido un aumento del 50% en la electricidad y del 150% en el gas, lo que ha supuesto un incremento global del 20% en los costos accesorios, según revela un estudio de JLL.  

Los costos accesorios pueden desglosarse en 4 categorías y los ahorros potenciales son los siguientes: 

El uso de un modelo híbrido reduce estos costos en parte porque cada día tienen que acudir menos empleados, por lo que se necesita menos espacio. Con el software de gestión del lugar de trabajo, se recopilan datos para medir cuántos empleados acuden realmente a la oficina. Al evaluar la utilización del espacio, se puede determinar si ciertas áreas pueden reutilizarse o si las zonas de escritorios pueden convertirse en salas de reuniones.

Podemos crear oficinas de limpieza inteligentes utilizando la tecnología de la oficina, que asigna los recursos de limpieza en función del número de personas que realmente se utilizan, junto con el pago de los costos de gestión del espacio y las instalaciones, incluida la limpieza.

El funcionamiento de una oficina también tiene costos energéticos, como la climatización y la iluminación, que cuestan unos 4.000 euros al año. Al haber menos personas en la oficina, se necesita menos espacio y energía, y estos costos pueden compensarse. Las empresas también pueden optar por apagar temporalmente para ahorrar costos si saben más sobre la ocupación futura. Por ejemplo, si no se utiliza, los responsables de las instalaciones pueden optar por apagar una planta de la oficina durante ese día. Por tanto, el uso de la tecnología adecuada puede tener un impacto más inmediato en el ahorro de costos. 

Las empresas también incurren en costos de TI, como la ciberseguridad y los servicios en la nube. Sin embargo, estas tecnologías ayudan a facilitar el modelo híbrido y a ahorrar costes a largo plazo. La inversión inicial en software de productividad tiene grandes beneficios con el tiempo. 

Algunas empresas también optan por subvencionar los desplazamientos. Si los empleados trabajan a distancia, este coste ya no se aplica. Y, si algunos empleados optan por acudir a la oficina unas pocas veces por semana, las empresas tendrán menos costos que subvencionar. 

También hay una serie de costos que pueden pasarse por alto al gestionar una oficina, como tener una cafetería para sus empleados o papelería y servicios públicos. 

Para gestionar todos estos costes deskbird ha recopilado datos entrevistando a clientes y expertos en trabajo híbrido para ayudar a calcular el ahorro potencial en costes de oficina al cambiar a un modelo híbrido con deskbird. 

Por ejemplo, una empresa multinacional con 8.000 empleados introdujo el trabajo híbrido, pero siguió gestionando las instalaciones a los niveles anteriores a la pandemia. Pero, después de que los datos demostraran una baja ocupación en todas las instalaciones, cerraron 4 de los 5 centros los viernes. Esto supuso un ahorro de 90.000 euros al mes. 

Aunque los datos de costos pueden recogerse en hojas de cálculo, la introducción manual de toda esta información lleva tiempo. deskbird es la solución perfecta para aumentar la eficiencia y reducir los costos mediante la recogida de datos de uso de la oficina, ayudando a automatizar la recogida y el análisis de los datos de costos. 

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Las ventajas de un trabajo híbrido bien organizado 

Ya hemos dicho que el trabajo híbrido bien organizado tiene muchas ventajas, aparte del ahorro de costos. Exploremos algunas de ellas.

El trabajo híbrido, por naturaleza, es flexible: eso es lo que lo hace atractivo para muchas personas. Elegir dónde trabajar da a cada individuo la autonomía de diseñar su jornada laboral de la forma que más le convenga. Tanto si esto significa trabajar desde su oficina en casa, desde otro país o desde una oficina tradicional, el trabajo híbrido da a los empleados la opción de elegir todo o nada de esto. 

Una oficina flexible ahorra costes a las empresas, pero también a los empleados, sobre todo en transporte. Con la subida del precio de la gasolina y el aumento de los costes del transporte público, saltarse el trayecto a la oficina puede ahorrar una cantidad sustancial de dinero. Además, evitar un atasco o el retraso del tren reduce el estrés de los desplazamientos diarios. 

Desde el punto de vista de la cultura del trabajo, los modelos híbridos también son excelentes para garantizar el equilibrio entre la vida laboral y la personal. El tiempo adicional que se ahorra en los desplazamientos y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar dan a las personas la oportunidad de dedicar más tiempo a sus aficiones, hacer ejercicio y cumplir con sus obligaciones familiares sin estrés adicional. 

Con todo esto dicho, es fácil entender por qué los modelos de trabajo híbridos conducirían entonces a una mayor satisfacción de los empleados y a una reducción de las bajas. El equilibrio entre la vida laboral y personal, la flexibilidad y la confianza harán que los empleados estén más contentos, más satisfechos con su trabajo y menos propensos a abandonar la empresa.

También se ha demostrado que los modelos de trabajo híbridos aumentan la productividad. De media, los trabajadores totalmente remotos son un 47% más productivos que sus homólogos que trabajan desde la oficina todos los días de la semana. Nuestros estudios demuestran que el trabajo híbrido bien coordinado, como el uso de un sistema de gestión del puesto de trabajo, puede hacer ganar a tus empleados hasta un día de productividad, cada semana.

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Es seguro afirmar que el papel de la oficina está cambiando a medida que exploramos diferentes modelos para estructurar el trabajo, como el híbrido. Y estos cambios también nos permiten reevaluar los costes del lugar de trabajo, ayudando a ahorrar recursos y espacio que quizá no tengamos trabajando desde la oficina todos los días. Desde la reducción del consumo de energía y los costes de mantenimiento, las oficinas híbridas pueden beneficiarse enormemente de la tecnología en el lugar de trabajo. Con el trabajo híbrido coordinado, el impacto es inmediato, ya que los datos de una plataforma de gestión del lugar de trabajo proporcionan información en tiempo real.

Optimiza tu espacio de oficina y reduce costos hoy mismo con deskbird: solicita una demostración gratuita y descubre cómo puedes gestionar fácilmente un espacio de trabajo híbrido sin gastar una fortuna.