Trabajo asíncrono: una solución moderna que ahorra gastos a las empresas

¿Cómo estás afrontando el terremoto al que se enfrenta el mundo laboral? La mezcla de una mayor flexibilidad en el trabajo y el rápido desarrollo de la tecnología está sacudiendo nuestras formas de trabajar. Antes se trabajaba en el mismo sitio y a la misma hora. Ahora, ocurre en cualquier lugar y en cualquier momento. Bienvenido al trabajo asíncrono. 

Esta nueva era exige muchos ajustes por parte de empresas y empleados. Por ejemplo, trabajar de forma asíncrona ofrece nuevas posibilidades y retos. La coordinación en tiempo no real da más autonomía y libertad a los miembros del equipo, al tiempo que permite a las organizaciones atraer talento global, satisfacer a los empleados y ahorrar costes. 

Sin embargo, esto sólo es posible si las empresas se adaptan a este modelo de trabajo y proporcionan a su equipo el apoyo y los recursos que necesitan. Una tecnología en línea eficiente contribuye al éxito de este nuevo estilo de trabajo.

¿Quiere explorar y aprender más sobre este tema? Como expertos en trabajo flexible, le ofrecemos un recorrido por este nuevo campo de oportunidades y obstáculos. 

¿Qué es el trabajo asíncrono?

Definición de trabajo asíncrono

El trabajo asíncrono se refiere a un estilo o acuerdo de trabajo en el que los individuos pueden trabajar de forma independiente en proyectos sin coordinación inmediata o en tiempo real con otros. Permite a los empleados trabajar a su propio ritmo y horario, siempre que cumplan los plazos y los resultados previstos. Con el trabajo asíncrono, la comunicación y la colaboración suelen producirse a través de canales que no son en tiempo real, como correos electrónicos, herramientas de gestión de proyectos, documentos compartidos o plataformas de mensajería. En lugar de depender de respuestas inmediatas o interacciones en persona, las personas pueden acceder y responder a la información y las tareas en el momento que más les convenga. Este modelo de trabajo les ayuda a colaborar eficazmente, aprovecha los puntos fuertes individuales y optimiza la productividad al tiempo que cumple los objetivos y plazos del proyecto. Reducir la necesidad de coordinación en tiempo real y permitir un flujo de trabajo más eficiente también les permite adoptar un trabajo flexible.

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Trabajar de forma asíncrona en la práctica

Imaginemos un equipo financiero que trabaja en un proyecto de análisis presupuestario para un cliente. Con el trabajo asíncrono, los miembros del equipo pueden abordar diferentes aspectos del proyecto en función de su experiencia y disponibilidad. Pueden empezar por revisar los datos y documentos financieros del cliente, realizar un análisis en profundidad y preparar los informes iniciales. En lugar de celebrar reuniones en tiempo real, se comunican de forma asíncrona a través de documentos compartidos y plataformas de gestión de proyectos. Por ejemplo, un miembro del personal puede analizar el balance e introducir sus conclusiones en una hoja de cálculo compartida. Mientras tanto, otra persona revisa la cuenta de resultados y añade sus ideas en un documento compartido.

Cada miembro del equipo puede acceder y contribuir al proyecto según le convenga, teniendo en cuenta sus preferencias personales, disponibilidad y horas de máxima productividad. En el plazo establecido, el equipo consolida sus hallazgos y análisis, garantizando su coherencia en el informe financiero final.

7 razones por las que trabajar de forma asíncrona reduce los gastos de tu empresa

1. Reducción del espacio de oficinas

El trabajo asíncrono permite a los empleados trabajar más a menudo a distancia o acogerse a las ventajas del trabajo flexible. Paralelamente, las organizaciones ya no necesitan grandes espacios de oficinas ni la infraestructura asociada. 

Revisando las necesidades de espacio de trabajo, reduciendo el tamaño de la oficina y optimizando la distribución, los responsables financieros pueden ahorrar en costos relacionados con el espacio físico de trabajo.

2. Menores necesidades de energía y equipos en la oficina

Aunque mantengas el mismo tamaño de tu oficina, el trabajo asíncrono reduce otros costos. Cuando tu personal no trabaja in situ a diario, su consumo de energía disminuye. Por ejemplo, menos empleados en la oficina significan menos portátiles y otros equipos enchufados. También supone un menor consumo de agua, ya que menos personas utilizan el baño y la cocina de la oficina (si su edificio dispone de ella).

Si implanta una política BYOD (traiga su propio dispositivo), también puede reducir tus costos en relación con los equipos corporativos.

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3. Mejores oportunidades de contratación

El trabajo asíncrono permite a los departamentos de RRHH acceder a una reserva de talento más amplia, más allá de su ubicación geográfica. En consecuencia, las empresas tienen más posibilidades de contratar a las personas adecuadas que de pasar por varios candidatos que no encajan en el puesto. Por último, un proceso de contratación a escala mundial también puede ayudar a las empresas a encontrar más rápidamente a la persona perfecta, cubriendo el puesto y las necesidades de la empresa con mayor rapidez.

4. Mayor escalabilidad y eficiencia

El trabajo asíncrono permite una mayor escalabilidad y eficiencia en la gestión de las operaciones financieras. A medida que las organizaciones crecen o experimentan un aumento de la carga de trabajo, pueden adaptarse fácilmente añadiendo empleados remotos o ampliando los equipos a través de diferentes zonas horarias. Esta escalabilidad garantiza la gestión eficaz de todas las tareas, el cumplimiento de los plazos y el buen funcionamiento de las operaciones, al tiempo que minimiza los costes adicionales asociados al espacio físico o las horas extraordinarias.

5. Un personal más feliz y saludable

Por un lado, las bajas por enfermedad, el absentismo, la falta de compromiso y el agotamiento tienen un fuerte impacto en los presupuestos de las empresas. Por otro lado, tener un personal feliz y sano ayuda a reducir los gastos derivados de estos problemas. 

Trabajar de forma asíncrona ofrece la oportunidad de conciliar mejor la vida laboral y personal. La gente tiene más tiempo para su vida personal, incluida la salud física y mental. La flexibilidad en el trabajo también aumenta la felicidad de los empleados. Por un lado, los trabajadores felices tienden a enfermar menos; por otro, están más satisfechos y comprometidos. 

6. Mejora de la satisfacción y retención de los empleados

Ofrecer opciones de trabajo asíncrono puede mejorar la satisfacción y la retención de los empleados, lo que puede tener implicaciones financieras. Los empleados que pueden gestionar con flexibilidad su conciliación de la vida laboral y familiar suelen estar más comprometidos y motivados. Sin duda, esto aumenta la productividad y reduce los costes de rotación. Además, las organizaciones que adoptan modalidades de trabajo flexibles suelen tener una marca de empleador positiva, lo que atrae a los mejores talentos y reduce los gastos de contratación.

7. Mejor gestión operativa y del tiempo

El trabajo asíncrono permite a los miembros del equipo optimizar su flujo de trabajo y eliminar el tiempo perdido por distracciones, interrupciones y reuniones innecesarias. Pueden centrarse en tareas críticas y distribuir su tiempo de forma más eficiente. Esta ventaja contribuye a aumentar la productividad y reducir los costes operativos. Por ejemplo, los directores financieros pueden dar prioridad al análisis financiero, la elaboración de informes y la planificación estratégica sin estar atados a los horarios de oficina tradicionales.

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7 desventajas del trabajo asíncrono que hay que tener en cuenta

1. El aumento de los problemas de comunicación y los posibles errores humanos

El trabajo asíncrono depende en gran medida de canales de comunicación en tiempo no real, como el correo electrónico o las herramientas de gestión de proyectos. Esto puede retrasar la recepción y respuesta a los mensajes, dificultando la toma rápida de decisiones o el intercambio oportuno de información. Además, pueden producirse fallos de comunicación o malentendidos cuando no hay una aclaración o retroalimentación inmediatas. No disponer de las herramientas y la estrategia de comunicación adecuadas afecta a la productividad, el rendimiento y la eficacia de los empleados. También aumenta el riesgo de errores humanos, lo que repercute directamente en los costes. 

2. El impacto de una menor colaboración y trabajo en equipo en los empleados

El trabajo asíncrono puede reducir las oportunidades de colaboración espontánea y trabajo en equipo. Sin interacciones en tiempo real, los empleados pueden perderse sesiones de brainstorming, debates rápidos sobre resolución de problemas o la posibilidad de intercambiar ideas. Además, establecer relaciones, un sentido de pertenencia y una conexión en la oficina puede resultar más difícil sin interacciones cara a cara. Mientras que algunas personas pueden estar de acuerdo con esto, otras pueden sentirse aisladas e incluso experimentar signos y síntomas de agotamiento.

3. Diferencias horarias y la otra cara de la moneda

Aunque tener un equipo repartido por todo el mundo y trabajando en diferentes zonas horarias puede ser una gran ventaja para tu empresa, también puede crear algunos problemas. Programar reuniones o encontrar horarios de trabajo que coincidan para colaborar en tiempo real puede resultar difícil. Las diferencias horarias también pueden retrasar la recepción de respuestas o la resolución de asuntos urgentes, lo que puede afectar a la productividad y la toma de decisiones.

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4. La falta de apoyo inmediato y el riesgo de frustración

En un entorno de trabajo asíncrono, los empleados pueden experimentar retrasos a la hora de recibir apoyo o ayuda de supervisores o compañeros. Esto puede resultar especialmente difícil cuando se afrontan problemas urgentes o complejos que requieren atención inmediata. La ausencia de orientación instantánea puede ralentizar el progreso o crear un estrés adicional para los empleados. Esto afecta directamente a los sentimientos de los miembros del equipo hacia su jefe, su trabajo y su lugar de trabajo. En última instancia, puede provocar un descenso de la satisfacción laboral y aumentar los riesgos de agotamiento.

5. El potencial de sobrecarga de trabajo y su impacto en el equilibrio entre la vida laboral y personal

Sin límites claros y horarios de trabajo definidos, los empleados que realizan un trabajo asíncrono pueden tener dificultades para desconectar del trabajo. La flexibilidad puede llevar a veces a prolongar las horas de trabajo, ya que resulta difícil separar la vida personal de las responsabilidades laborales. Esto puede provocar agotamiento, disminución del equilibrio entre la vida laboral y personal y posibles efectos negativos en el bienestar de los empleados. En otras palabras, todas las ventajas de trabajar de forma asíncrona pueden desvanecerse si las empresas no establecen directrices y estrategias claras para limitar estos inconvenientes.

6. Una mayor necesidad de autodisciplina y motivación

El trabajo asíncrono requiere una gran autodisciplina y motivación para gestionar el tiempo con eficacia. Sin la estructura de un entorno de oficina tradicional ni supervisión en tiempo real, algunos empleados pueden tener dificultades para mantenerse concentrados y productivos.

La procrastinación o las dificultades para gestionar las prioridades y los plazos pueden surgir si las personas carecen de automotivación y de capacidad de autogestión. 

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7. La posible disminución de la cohesión del equipo y la pérdida de conexión en la oficina.

Los empleados que realizan un trabajo asíncrono sin interacciones regulares cara a cara pueden experimentar una menor sensación de cohesión o conexión de equipo. Generar confianza, fomentar una cultura de equipo compartida y desarrollar relaciones laborales sólidas puede resultar más difícil en un entorno de trabajo a distancia. 

Esto puede afectar a la colaboración, la creatividad y la dinámica general del equipo. Potenciar una cultura de empresa sólida y organizar actividades que estrechen los lazos del equipo resulta aún más crucial para impulsar la conexión en la oficina. 

Nuestros consejos y mejores prácticas para implantar con éxito el trabajo asíncrono 

Definir directrices y expectativas claras

Establece directrices claras y expectativas de equipo para el trabajo asíncrono. Comunica claramente la política de la empresa sobre el trabajo a distancia, los horarios flexibles y los protocolos de comunicación. Define las expectativas en cuanto a disponibilidad, tiempos de respuesta y entregables para asegurarte de que todo el mundo entiende los requisitos y las responsabilidades.

Adoptar las herramientas digitales y la tecnología

Invierte en herramientas digitales fiables y soluciones tecnológicas para la oficina que favorezcan la colaboración, la comunicación y la gestión de tareas a distancia. Esto puede incluir:

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• plataformas de gestión de proyectos;
• herramientas de videoconferencia;
• software para compartir y editar documentos;
• plataformas de comunicación. 

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Asegúrate de que los empleados puedan acceder a las herramientas necesarias y proporcione formación y apoyo.

Establece canales de comunicación eficaces

Como ya se ha mencionado, este estilo de trabajo requiere canales de comunicación eficaces. Establezca protocolos de comunicación que permitan el intercambio eficaz de información, la colaboración y la retroalimentación entre los miembros del equipo. Utiliza herramientas como las mencionadas anteriormente para facilitar la comunicación fluida y la transparencia.

Fomentar una cultura de confianza y responsabilidad

Generar confianza y fomentar la responsabilidad es crucial para el éxito del trabajo asíncrono. Fomente la comunicación abierta, promueva la transparencia y confíe en que los empleados gestionen su tiempo y sus tareas con eficacia. Céntrese en los resultados en lugar de supervisar cada aspecto del trabajo de los empleados. Reconozca y valore periódicamente los logros para mantener la motivación y el compromiso.

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Establecer objetivos y plazos claros

Define claramente las metas, objetivos y plazos de los proyectos y tareas. Asegúrate de que todo el mundo entiende las expectativas y los plazos. Utiliza técnicas de gestión de proyectos como el establecimiento de objetivos, la creación de listas de tareas y el seguimiento del progreso para mantener los proyectos en marcha. Comunique periódicamente las actualizaciones y proporcione comentarios para mantener la alineación y la responsabilidad. Considere la posibilidad de utilizar la IA para la gestión de proyectos a fin de aumentar las posibilidades de alcanzar tus objetivos con éxito. 

Establecer un entorno de trabajo a distancia favorable

Proporciona los recursos y el apoyo necesarios para que los empleados trabajen a distancia con eficacia. Por ejemplo, proporcionando equipos ergonómicos, reembolsando los gastos de Internet o de la oficina en casa y ofreciendo asistencia informática. Anima a los empleados a establecer espacios de trabajo dedicados y límites para separar el trabajo de la vida personal.

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Evaluación y mejora continuas

Evalúa periódicamente la eficacia de la implantación del trabajo asíncrono y realice los ajustes necesarios. Recabar la opinión de los empleados para conocer sus experiencias e identificar áreas de mejora. Supervise los indicadores clave de rendimiento (KPI) y evalúe el impacto del trabajo asíncrono en la productividad, la satisfacción de los empleados y los resultados empresariales.

Abordar los retos y obstáculos

Identificar y abordar los retos que pueden surgir con el trabajo asíncrono. Esto puede incluir problemas relacionados con la comunicación, la colaboración, las diferencias horarias, las cargas de trabajo o la gestión de riesgos cibernéticos. Aplica estrategias para mitigar estos retos, como programar horas de trabajo coincidentes para reuniones críticas o utilizar métodos de comunicación asíncrona como documentos compartidos o mensajes de vídeo grabados.

El trabajo asíncrono es el ejemplo perfecto de flexibilidad en la oficina y una forma moderna de trabajar. Tanto los equipos totalmente remotos como los híbridos pueden beneficiarse del trabajo asíncrono en cuanto las empresas consideren los retos de este estilo de trabajo y actúen en consecuencia.

El futuro del trabajo es flexible. Los empleados buscan más autonomía, libertad y equilibrio entre trabajo y vida privada. El trabajo asíncrono les ofrece todo esto al tiempo que permite a las empresas reducir sus costos. Todos salimos ganando.

La plataforma deskbird no sólo ayuda a tus empleados a reservar el espacio de trabajo que necesitan cuando acuden a la oficina. Gracias a funciones centradas en los empleados, como la planificación semanal, también ayudan a el personal híbrido a organizar sus horarios y colaborar mejor.

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Fuentes:

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• Por qué deberías trabajar de forma asíncrona en 2023a distancia;
• Explicación del trabajo asíncrono para 2022Wrike.

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