IA para la gestión de proyectos: es hora de aliarse con los robots

¿Estás preparado para delegar más tareas en robots? Pues más le vale estarlo si quiere mantenerse a la cabeza de su mercado. Una de las ventajas del auge de los sistemas de Inteligencia Artificial es el uso de la IA para la gestión de proyectos. Sin mencionar la ganancia de tiempo, aliarse con estos asistentes virtuales inteligentes para gestionar sus proyectos reorganiza su trabajo y lo lleva a un nuevo nivel. 

¿Cuántos proyectos no alcanzan el objetivo del "100% completado"? ¿Cuánto dinero has gastado ya en estos proyectos "nunca completados"? Gracias a las herramientas de gestión de proyectos de IA, sus posibilidades de terminar una misión con éxito son mucho mayores, ¡un 25% para ser ^exactos1! Pero esto representa billones de dólares de valor y beneficios para las empresas que integran la IA en  la gestión de proyectos. 

El papel de los departamentos de TI es crucial en la transición a esta nueva era tecnológica. El uso de la inteligencia artificial implica depurar datos y revisar la gestión y estrategia de ciberseguridad, entre otras tareas. Veamos cómo abordar y sacar el máximo partido a este terremoto tecnológico.

¿Dónde debe centrarse la atención del equipo informático al utilizar la IA para la gestión de proyectos? 

Facilita el aprendizaje automático de tus datos

Los profesionales de TI tienen un papel esencial en el éxito de esta transición tecnológica. En primer lugar, hay que recopilar y depurar todos los datos brutos y no estructurados de la empresa. Los equipos de TI tienen que hacer que todos estos datos sean digeribles y legibles para los robots. Este paso es crucial para utilizar eficazmente las herramientas de gestión de proyectos de IA. 

Configura tus herramientas de gestión de proyectos de IA de forma inteligente y segura

Los gestores de proyectos y los expertos en TI también tienen que configurar estas soluciones basadas en IA. Por ejemplo, es fundamental instalar integraciones adecuadas en otras herramientas digitales. Además, deben establecer expectativas claras respecto a estas tecnologías y configurar los sistemas en consecuencia. ¿Cómo se supone que deben reaccionar cuando ocurre esto o aquello? ¿Con qué frecuencia deben analizar e informar del estado actual del proyecto? ¿Pueden autoajustarse automáticamente o deben notificar al jefe de proyecto cualquier modificación necesaria? etc. 

Ciberseguridad para proteger la información confidencial y evitar fugas de datos

La protección de datos es una de las principales preocupaciones de las empresas a la hora de introducir la IA en la oficina. Analizar los riesgos potenciales de fuga de datos y los problemas de ciberseguridad es una tarea esencial que deben abordar tanto los gestores de proyectos como los de TI. La IA representa una nueva amenaza en la gestión de riesgos cibernéticos. Cualquier herramienta digital lo hace, pero el riesgo es mucho mayor con la IA. Por lo tanto, es imprescindible mantenerse al día sobre estas amenazas y adaptar los protocolos de seguridad de los datos en consecuencia.

Formar a los empleados sobre su correcta utilización

Las responsabilidades laborales de los miembros de tu equipo van a cambiar, y tienes que prepararlos para esta transición. Lo bueno es que la mayoría de los Millennials y la Generación Z demandan aprender nuevas habilidades y ampliar su conjunto de competencias. La llegada de la IA a la oficina y a la gestión de proyectos les brindará esta oportunidad. Para los equipos de TI: este es tu momento de brillar haciendo que el entorno de trabajo se adapte a la IA y apoyando a tus colegas en este cambio tecnológico esencial.

¿Cuáles son las mejores herramientas de IA para la gestión de proyectos del mercado?

Notion AI

Notion es uno de los mejores recursos de gestión de proyectos. Permite a los equipos optimizar su trabajo y aumentar la eficiencia y la productividad. Como cualquier líder de la industria tecnológica, Notion ha estado trabajando activamente para hacer de la IA una característica central de su producto. 

Crearon Notion AI para ayudar a directivos y empleados a trabajar mejor y más rápido mediante la automatización de tareas. También ofrece un sistema de escritura basado en IA de alto rendimiento, ideal para resumir notas, redactar informes o manejar primeros borradores.

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Inteligencia Asana

Asana también es una conocida herramienta de gestión de proyectos que recientemente introdujo su propia inteligencia potenciada por datos. Esta herramienta de gestión de proyectos con IA permite a los líderes gestionar los recursos en función de los objetivos, obtener recomendaciones automáticas e identificar obstáculos (entre otras funciones). Para los miembros del equipo, Asana Intelligence es un apoyo clave para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad.

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Trello Strategy-AI Power-Up

La mayoría de los gestores de proyectos conocen Trello tiene es una de las primeras soluciones de gestión de proyectos y un fuerte líder en esta industria. Han introducido el Strategy-AI Power-Up. Este sistema es una experiencia totalmente integrada e inmersiva. Los profesionales pueden visualizar la priorización basada en factores estratégicos junto a sus listas y tableros, al tiempo que anticipan dinámicamente el impacto de los cambios de prioridades tácticas.

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Wrike

Wrike es otro líder del mercado de herramientas de gestión de proyectos y ha actualizado recientemente sus ofertas con múltiples funciones de gestión de tareas asistidas por IA. Ayuda a los usuarios mejorando la colaboración sin fisuras, agilizando la programación del trabajo, simplificando la asignación de recursos y ofreciendo visualización de datos. 

Su principal punto fuerte es su flexibilidad, que la convierte en una solución fácil de usar tanto para empresas de nueva creación como para grandes compañías.

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ClickUp AI

ClickUp AI es un asistente impulsado por IA que ayuda a los gestores en la predicción de datos de proyectos, la toma de decisiones, la estimación de costes de proyectos, la gestión de riesgos y equipos en tiempo real, etc. Esta herramienta de gestión de proyectos de IA ha sido nombrada producto de gestión de proyectos n.º 1 y producto de colaboración y productividad n.º 1 por el mayor mercado de software G2.

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HiveMind

Hive ha añadido una función de IA a su plataforma de gestión de proyectos en la nube para automatizar tareas y agilizar los flujos de trabajo. Entre otras ventajas, HiveMind ayuda a los gestores de proyectos a asignar recursos, programar, priorizar e identificar riesgos. La guinda es que HiveMind ofrece múltiples integraciones con herramientas como Slack o Google Drive.

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¿Cómo ayuda (y no sustituye) la Inteligencia Artificial a los gestores de proyectos?

Toma de decisiones y priorización

Las herramientas de gestión de proyectos basadas en inteligencia artificial y automatización proporcionan información clave a los gestores sobre todos los aspectos de un proyecto. Una de las partes más cruciales pero también más difíciles de un proyecto es la predicción. 

Como estas herramientas digitales analizan los datos y la información en tiempo real, señalan los proyectos de mayor valor a los que hay que dar prioridad.

El uso de la IA para la gestión de proyectos tiene un papel importante en la predicción, ya que permite a los líderes tomar decisiones y establecer prioridades.

Mitigación de riesgos

Las plataformas de gestión de proyectos con IA también ofrecen una visión clara de los posibles riesgos y obstáculos de un proyecto. La colaboración con robots elimina los prejuicios humanos y permite a los gestores anticiparse a cualquier obstáculo que pueda poner en peligro el proyecto. En cuanto se detecta un riesgo, los gestores reciben una notificación. Junto con su equipo, pueden responder rápidamente, adaptar su estrategia de mitigación de riesgos y evitar que las situaciones se agraven. 

Seguimiento del progreso

Lo mejor de los robots es que no duermen y pueden hacer muchas cosas simultáneamente 🤖. Nosotros, los humanos, podemos hacer varias tareas a la vez, pero está demostrado que somos menos eficientes y que aumenta el error humano. Pero estos miembros del equipo, siempre despiertos, pueden vigilar con éxito el progreso de tus proyectos durante tus días libres o cuando estás ocupado con otras tareas importantes. Esto es lo bueno de la automatización. ¿Y si algo va mal o necesita su atención? Su asistente virtual le envía una notificación clara sobre el problema y cómo resolverlo potencialmente.

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Acelerar la elaboración de informes

Gracias a la capacidad de la IA y la automatización para ayudarte en la gestión de proyectos, el análisis de datos y la elaboración de informes ya no se hacen manualmente. Las soluciones automatizadas tratan una cantidad ingente de datos de forma protocolizada y en tiempo real. Esto es clave para tener una idea regular y relevante de una situación para discutir los siguientes pasos en consecuencia. 

Pruebas del proyecto

Las pruebas son un paso fundamental en la gestión de proyectos y deben realizarse con frecuencia. Gracias a las herramientas de gestión de proyectos de IA, algunos sistemas avanzados de pruebas que antes sólo estaban disponibles para grandes proyectos están a punto de ser accesibles a un ámbito más amplio. Con pruebas más frecuentes, estas herramientas detectan defectos y fallos en una fase temprana, lo que permite a los equipos resolver el problema antes de que repercuta en otros aspectos. Esta nueva capacidad brinda a los responsables la oportunidad de ofrecer resultados más fiables y seguros.

Gestión rentable y rápida

Las razones por las que utilizar la IA para la gestión de proyectos es rentable y ahorra tiempo son infinitas. Todas las ventajas mencionadas anteriormente ya le dan una idea clara de ello. Estas máquinas analizan datos complejos y le ofrecen soluciones en un abrir y cerrar de ojos. La detección temprana de problemas permite a los equipos actuar sobre ellos antes de que se les vaya de las manos y les cueste dinero y tiempo. Centrarse en tareas ejecutivas en lugar de en responsabilidades operativas hace que líderes y empleados sean más productivos y eficientes. Y la lista continúa.

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Las razones por las que las herramientas de gestión de proyectos de IA no sustituyen a los gestores de proyectos humanos (todavía)

Los robots se encargan principalmente de tareas administrativas y manuales

Ahora, los gestores de proyectos pueden delegar tareas en robots en lugar de pedir a las personas que se ocupen de operaciones repetitivas y lentas. Estas máquinas impulsadas por Big Data, Machine Learning (ML) y el procesamiento del lenguaje natural están hechas precisamente para esto. Redactar informes, enviar correos electrónicos, analizar datos, asignar recursos... Todas ellas son tareas basadas en habilidades duras que a menudo no hacen prosperar a las personas. Con la IA, los directivos y los miembros de los equipos se centran más en la parte de lassoft skills de sus puestos y en los aspectos que les hacen prosperar en el trabajo.

Los jefes de proyecto desempeñan el papel de intermediarios entre las máquinas y las personas

Incluso cuando se utilizan asistentes virtuales para ganar tiempo y eficacia, la función central de un gestor de proyectos sigue siendo insustituible. Desempeñan el papel de intermediarios entre los robots y las personas. Ser responsable de un proyecto significa apoyar al equipo, intercambiar con las partes interesadas, impulsar la motivación, ajustar tus peticiones hacia herramientas impulsadas por IA, etc. Todas estas son responsabilidades basadas en habilidades blandas que las máquinas aún no pueden hacer o no tan bien como una persona.

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Los robots son sólo una solución para ampliar y reforzar tu equipo

Si has probado ChatGPT, sabrás lo importante que es escribir un buen prompt. Esto es igual para cualquier tipo de herramienta de gestión de proyectos de IA: sólo hacen lo que tú les dices. Tienes que ser específico en tus expectativas, como deberías hacer con tus compañeros de trabajo. Al final, tu papel como gestor es "igual pero diferente". Sí, hay que aprender a trabajar con estas nuevas tecnologías para sacarles el máximo partido. Sin embargo, necesitan unas directrices claras para funcionar con éxito, al igual que los miembros de su equipo. Cuando sepas qué necesitan las soluciones basadas en IA para funcionar con eficacia y eficiencia, tendrás todas las herramientas para hacerlas prosperar. Esto es tan importante como comprender las expectativas de tus empleados.

Las herramientas de IA sólo son eficaces si cuentan con un buen gestor

Aunque los robots te ayudan a reducir considerablemente los errores y riesgos que suelen derivarse de la parcialidad humana, tampoco siempre aciertan. He aquí algunos aspectos clave que explican por qué. En primer lugar, esta tecnología evoluciona rápidamente, pero aún no ha alcanzado el 100% de sus capacidades. Segundo, la forma en que se configura influye en sus capacidades. En tercer lugar, pueden producirse acontecimientos externos e internos que obliguen a los responsables a actualizar las instrucciones dadas a sus asistentes virtuales. Por último, aprende con el tiempo (aún más rápido que las personas) a ofrecer los mejores resultados para tu empresa.

En consecuencia, la intervención del cerebro humano es esencial. La tecnología de IA es un importante apoyo en el que pueden confiar las empresas. Sin embargo, sólo puede sustituir parcialmente el papel de un gestor de proyectos. Recuerda que sólo estamos al principio de esta nueva era tecnológica. El desarrollo de soluciones de IA evoluciona a un ritmo extremadamente rápido. La primera versión de ChatGPT sólo tiene unos meses y ya no tiene nada que ver con la última versión. 

‍Los equipos informáticos deben estar al día de lo que ocurre en este campo para sacar el máximo partido a la IA, porque no hay vuelta atrás. Sin embargo, otros profesionales también están preocupados por esta transformación en nuestras formas de trabajar, ya que puede beneficiar a todos los aspectos de su organización. Aprender a utilizar y colaborar con estos asistentes virtuales es fundamental para los líderes y sus equipos a la hora de utilizar la IA para la gestión de proyectos. 

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¿Cómo está respondiendo deskbird a este rápido cambio en el mundo laboral? 

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¹ Cómo la IA transformará la gestión de proyectosHBR.

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Fuentes: 

‍Cómo la IA transformará la gestión de proyectosHBR;

Las 12 mejores herramientas de software de gestión de proyectos de IA para 2023, ayanza;

Revolucionando la gestión de proyectos: El poder disruptivo de la IA y la automatizaciónProjectmanagement.com.