Tecnología de puestos de trabajo híbridos: información y herramientas clave

¿Cuál cree que es la tecnología más importante para el puesto de trabajo híbrido? Aunque depende de tu empresa y de las necesidades de tus trabajadores, hay algunas herramientas que son imprescindibles a la hora de implantar un modelo de trabajo flexible. Si hay personas que trabajan en la oficina, otras en casa y algunas en una zona horaria diferente, ¿cómo puedes saber quién trabaja dónde y cuándo? ¿Se quejan a menudo sus empleados remotos de que no reciben a tiempo las respuestas de sus compañeros o de que no pueden acceder a los documentos que necesitan? Éstos son sólo algunos ejemplos de los problemas que pueden surgir cuando se carece de una estrategia de trabajo híbrido. A largo plazo, estos contratiempos pueden tener el efecto contrario en la flexibilidad laboral. En otras palabras, en lugar de mejorar el bienestar, el compromiso y la satisfacción delos empleados, puede provocar estrés, frustración y una disminución de la productividad. Una respuesta eficaz a muchos de estos problemas es disponer de un conjunto de herramientas de trabajo híbrido. En primer lugar, recomendamos recopilar las opiniones del personal, recoger datos y analizar las áreas en las que es necesario progresar. En segundo lugar, le sugerimos que lea el siguiente artículo. Como expertos en trabajo flexible, compartimos por qué el apoyo de la tecnología moderna es esencial y cuáles son las herramientas más importantes con las que hay que contar.

¿Qué significa una oficina híbrida?

Calendario híbrido

Muchas empresas mantienen cierta flexibilidad a pesar de que todos podríamos volver a la oficina cinco días a la semana de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Es porque los empleados lo piden, como demuestran las últimas estadísticas de trabajo remoto, o porque se han dado cuenta de las ventajas del trabajo híbrido. 

Hybrid scheduling permite a los miembros de su equipo trabajar desde cualquier lugar. Pueden elegir estar en la oficina, en casa o en un tercer lugar de trabajo. Cada organización es diferente y tiene unos requisitos únicos. Según su política de trabajo híbrido, las personas pueden acudir a la empresa sólo unos días a la semana o al mes. Depende de las necesidades de tu empresa y de tus empleados.

Horario de trabajo flexible

Otro tipo de acuerdo de trabajo flexible es el horario flexible. Con este modelo, los trabajadores no tienen un horario fijo y deciden cuándo trabajan. Simplemente tienen que completar las tareas que se les exigen y el número de horas. Algunos somos más productivos por la mañana, mientras que otros empiezan el día más despacio y tienen un montón de ideas tremendas en la cabeza a última hora del día. Tener en cuenta estas diferencias no sólo es estupendo para la productividad, sino que también es un enfoque excelente para mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Los horarios flexibles permiten asistir a la clase de boxeo a la que tanto tiempo llevaban queriendo ir pero que tiene lugar todos los lunes por la mañana. Los padres pueden recoger a sus hijos del colegio y pasar un rato agradable con ellos. Y como todos somos humanos y todos tenemos momentos en los que nos sentimos mal, un sistema de horario flexible da a los empleados la oportunidad de recargar las pilas y ser aún más eficientes después.

‍

👋 ¿Quieres saber más sobre deskbird? Descubre las ventajas de una app de reserva de escritorios fácil de usar: haz clic, reserva, ¡trabaja!

¿Cómo la tecnología de oficinas híbridas te ayuda a aprovechar todas las ventajas de la flexibilidad laboral?

Resuelve los conflictos de programación rápido y fácilmente  

El trabajo híbrido requiere disponer de un sistema de planificación bien organizado. Los conflictos recurrentes de horarios pueden crear estrés y frustración, contradiciendo el objetivo principal de la flexibilidad, que es mejorar la satisfacción y el equilibrio entre la vida laboral y personal. Tú y tu equipo necesitan saber quién trabaja dónde y cuándo.

Por ejemplo, si un empleado sabe que su compañero de equipo tiene previsto desplazarse el miércoles de la semana que viene, puede reservar un espacio de trabajo para ese mismo día. Pero, ¿y si este empleado hace un cambio de última hora y se pasa al viernes? Con una plataforma de gestión de puestos de trabajo híbridos como deskbird, tus trabajadores pueden ver los horarios actualizados de sus compañeros y modificar los suyos con unos pocos clics si es necesario.

Evitar la confusión y la falta de comunicación

Como líder, ¿cómo puedes saber quién trabaja, dónde y cuándo? Para fomentar la colaboración y la productividad, tienes que conocer esta información. Utilizar una tecnología de oficina diseñada para empresas híbridas es fundamental para tener una visión clara del horario de tu equipo. Sabrás qué día han reservado un escritorio en la oficina y enviarás una invitación de reunión en consecuencia. 

No necesitas comprobar los horarios de cada uno de tus compañeros para ver cuándo trabajan en persona o en línea. Con un software de reserva de escritorios como la aplicación deskbird , puedes ver a todo tu equipo en una sola pantalla. Por lo tanto, minimizas cualquier riesgo de malentendido, falta de comunicación o confusión

👋 ¡Sigue a deskbird en YouTube y descubre cómo el Sr. Púrpura te ayuda a solucionar tus problemas con el trabajo híbrido!

Mejorar la colaboración y facilitar el trabajo en equipo 

Desde soluciones de comunicación en línea hasta software para oficinas híbridas y herramientas de realidad virtual, la tecnología desempeña un papel enorme a la hora de ayudar a tu personal a conectarse y trabajar juntos sin problemas. Por ejemplo, plataformas digitales como Slack o Google Meet se han convertido en la norma para muchos trabajadores en los últimos dos años. Pronto, las empresas podrán celebrar reuniones en la misma sala con empleados que trabajen tanto in situ como en remoto utilizando la realidad virtual. De nuevo, el software de reserva de esritorios permite a los miembros de tu equipo planificar sus horarios híbridos en función de los de sus compañeros y trabajar juntos en persona. La tecnología es uno de los mejores aliados de las oficinas modernas. Sin estas herramientas, la colaboración sería mucho más difícil.

Elimina el estrés y mejore la productividad 

Un conjunto de herramientas de trabajo híbrido hecho a medida es clave para que su oficina flexible funcione. Si proporciona a su plantilla los sistemas digitales de apoyo adecuados, permitirá a sus equipos disfrutar de las ventajas de la flexibilidad laboral. Por ejemplo, la mensajería instantánea les permite interactuar con sus compañeros de forma eficaz. 

Además, no se estresan por no poder elegir su lugar de trabajo al llegar a la oficina, ya que pueden reservar fácilmente su sitio favorito con antelación en su aplicación de reserva de escritorios. También pueden organizar mejor su semana y mejorar su equilibrio entre vida laboral y personal. Disponibles desde cualquier lugar, pueden modificar su horario cuando surja un imprevisto. ¿Los empleados suelen ponerse en contacto con usted para obtener información o documentos específicos? Gracias a los recursos colaborativos, como Notion, pueden encontrar todo lo que necesitan en un solo lugar, ¡sin tener que pedirlo!

‍

¿Qué debe tener un kit de herramientas para el trabajo híbrido?

Software de reserva de escritorios para aprovechar al máximo tu espacio de trabajo híbrido

Con un software de reserva de escritorios como deskbird, gestionar un lugar de trabajo híbrido se convierte en pan comido. Nuestra herramienta facilita la vida de sus trabajadores y ayuda a las empresas a beneficiarse de una oficina híbrida optimizada. Incluye varias funciones esenciales para ti y los miembros de tu equipo:

• El sistema workspace booking permite a tu personal asegurarse de que disponen del lugar que necesitan para las tareas que tienen que realizar en sus días de oficina.
• El plano interactivo de la planta les permite saber dónde están sus colegas y reservar un escritorio junto a ellos.
• La calculadora de oficina híbrida te ayuda a optimizar tu espacio de trabajo y ahorrar costos. 
• Los análisis de oficina le ofrecen información relevante sobre cómo se utiliza su oficina para maximizarla y satisfacer las expectativas de sus empleados.
• La función de reserva de aparcamiento elimina el estrés de no encontrar aparcamiento por la mañana.
• Hybrid scheduling ayuda a su personal a planificar sus días de trabajo a distancia y en la oficina y ofrece a los directivos una visión clara de quién trabaja cuándo y dónde.

👋¿Quieres fomentar el bienestar de tus empleados? Echa un vistazo a nuestro artículo sobre algunas de las iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo más inspiradoras.

Plataformas de comunicación para ayudar a los empleados presenciales y remotos a trabajar juntos

La comunicación es crucial en cualquier tipo de modelo de trabajo, pero es aún más importante en un entorno de trabajo híbrido. Permitir que su equipo trabaje desde cualquier lugar no debería afectar negativamente a la productividad. Deben poder interactuar sin problemas aunque no se encuentren en la misma ubicación. 

Además, una mala estrategia de comunicación puede generar frustración, aumentar el estrés y, en última instancia, afectar a la satisfacción de los empleados. La clave está en debatir y definir qué canales de comunicación son los mejores para usted y sus colaboradores. 

Por ejemplo, un personal multigeneracional es una gran ventaja, pero significa que es posible que no todos sus empleados estén acostumbrados a los mismos medios de comunicación. Por eso, conocer y tener en cuenta las necesidades de tus trabajadores es fundamental.

Soluciones de ciberseguridad para garantizar que todos tus datos corporativos están seguros y protegidos

Dejar que los miembros de tu equipo trabajen de forma híbrida puede aumentar los riesgos de ciberataques y filtraciones de datos. Sin embargo, este problema de seguridad no es lo que va a detener el cambio que se está produciendo actualmente en el mundo laboral. Ofrecer modalidades de trabajo flexibles ya no parece una opción si quieres tener una plantilla comprometida, feliz y productiva, lo cual es importante para el éxito.

Con el trabajo remoto, los empleados se conectan desde cualquier lugar dejando las redes fuera de las fronteras de la empresa. Si se pregunta cuántos ciberataques se producen cada día, Microsoft nos da una respuesta directa: "los hackers atacan una media de 579 veces por segundo". Le dejamos que haga las cuentas. Esto significa que formar a tu personal sobre estos riesgos y cómo minimizarlos es vital, pero lo más importante es estar equipado con la mejor tecnología de seguridad.

👋 ¿Trabajas con jóvenes generaciones de trabajadores? ¡Descubre las principales características de la Generación Z!

‍

Herramientas de gestión de proyectos para tener acceso a toda la información en un solo lugar

Los programas de gestión de proyectos son muy útiles para cualquier tipo de modelo de trabajo, pero aún más cuando se fomenta la flexibilidad laboral. Estas herramientas de colaboración son el ejemplo perfecto de cómo la tecnología puede ayudar al ser humano a rendir más y mejor. Entre sus ventajas, ayudan especialmente:

• aumentar la productividad;
• definir objetivos claros;
• mejorar la organización y el establecimiento de prioridades;
• minimizar los riesgos;
• proporcionar el estado del proyecto en tiempo real;
• facilitar el trabajo en equipo;
• reúne todos los datos, documentos y demás contenidos en un único lugar;
• facilitar la colaboración entre trabajadores presenciales y remotos. 
  

💡deskbird consejo: asegúrate de elegir herramientas de trabajo híbridas con opciones de integración. Así no tendrás que cambiar de una herramienta a otra y podrás ser más eficiente. 

‍

‍

El uso de la tecnología es crucial a la hora de implantar un modelo de trabajo flexible y nuevas formas de trabajar. Sin embargo, debe hacerse de forma inteligente con una estrategia en la que las necesidades de sus trabajadores sean el centro de atención. Tu kit de herramientas de trabajo híbrido debe reflejar la centralidad del empleado, estar hecho a medida y ajustarse a las tendencias del futuro del trabajo, como hace el software deskbird . ¿Aún no conoces la aplicación deskbird ?

Solicita una demostración gratuita y descubre una de las tecnologías más esenciales para el puesto de trabajo híbrido.

‍