¿Cuáles son algunos de los retos del trabajo híbrido y cómo los supera?

La flexibilidad laboral se ha convertido en la norma y ofrece muchas ventajas a empleados y empresas. Sin embargo, ningún modelo de trabajo es perfecto y existen retos para el trabajo híbrido. Mantener la cohesión del equipo, garantizar una colaboración fluida y eficaz, adaptar el espacio de la oficina a este nuevo enfoque del trabajo... Todos estos son obstáculos que las organizaciones deben superar para ofrecer un entorno de trabajo positivo y satisfactorio.

Volver a un modelo 100% presencial ya no es una opción si se quiere seguir siendo competitivo y atractivo. Entonces, ¿cuáles son las soluciones? Como expertos en trabajo híbrido, compartimos las mejores prácticas que puede aplicar para superar estos posibles inconvenientes y maximizar un entorno de trabajo ágil, dinámico y flexible.

Retos del trabajo híbrido desde la perspectiva del empleado

Falta de claridad en un entorno de trabajo híbrido

Omitir la creación de directrices claras puede tener consecuencias importantes a la hora de adoptar una política de trabajo híbrido. El resultado es un equipo inseguro sobre lo que se supone que deben y se les permite hacer en cuanto a horarios y colaboración, por ejemplo. ¿Tienen que ceñirse a su horario laboral como en la oficina, o se permite el horario flexible? ¿Deben estar continuamente en Slack , o sólo pueden consultar los mensajes de vez en cuando a lo largo del día? ¿Pueden realmente acudir a la oficina siempre que quieran, o repercutirá en el desarrollo de su carrera? Todas estas preguntas deben tener respuestas claras.

Establecer una frontera clara entre la vida profesional y la personal

Cuando se trabaja desde casa, hacer otras tareas, como poner la colada antes de empezar el día, resulta tentador. La multitarea puede hacer creer a sus empleados que están siendo más eficientes, pero tiene el efecto contrario. Unos minutos más tarde, oyen el "bip, bip, bip", que indica que la lavadora está lista y hay que colgar la ropa en el perchero. Mientras tanto, no hacen su trabajo con la misma eficacia porque están distraídos. El trabajo a distancia es estupendo. Sin embargo, establecer barreras entre las tareas privadas y las profesionales a veces puede resultar complicado, sobre todo sin un espacio de trabajo dedicado en casa. Pero lo mismo ocurre a la inversa. Revisar el correo electrónico o trabajar hasta tarde en un proyecto puede ser más tentador cuando se trabaja desde casa.

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Interactuar y entablar relaciones con los compañeros

El auge del trabajo a distancia ha obligado a todos a aprender a interactuar de forma diferente. La virtualidad suele implicar menos interacciones espontáneas o personales. Es fácil y natural pararse a charlar un rato cuando uno se cruza con un compañero en el pasillo de la oficina antes de volver a sus tareas. La cosa se complica para los miembros de equipos híbridos que no están en la misma oficina al mismo tiempo. Por eso "el 87% de los empleados cree que trabajar en la oficina es importante para colaborar y entablar relaciones con los miembros del equipo "¹.

Colaboración eficaz y fluida

¿Tu equipo híbrido tiene acceso a las herramientas adecuadas para "trabajar desde cualquier lugar" con la misma eficacia que in situ? Trabajar desde distintos lugares y a distintas horas puede crear problemas de coordinación si los miembros del equipo no tienen acceso a los recursos y equipos que necesitan. Aunque los trabajadores remotos son más productivos que sus colegas in situ, estarán más estresados y serán menos eficientes si el trabajo híbrido no se implementa cuidadosamente. 

Aislamiento

Si tu política de trabajo híbrido no especifica un número mínimo de días que los empleados tienen que estar in situ a la semana o al mes, es más probable que las personas que no acuden a menudo se sientan aisladas y solas. Como en nuestras vidas pasamos mucho tiempo trabajando, la oficina solía ser uno de los lugares donde más interacciones sociales teníamos. Para algunos miembros del equipo, no acudir a la oficina con regularidad puede afectar significativamente a la conexión en el lugar de trabajo y a la salud mental.

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Los retos del trabajo híbrido desde el punto de vista del empresario

Encontrar el equilibrio entre el trabajo a distancia y el presencial

Algunas empresas están obligando a sus empleados a volver a la oficina, pero la gran mayoría de los trabajadores ya no ven la flexibilidad laboral como una opción "agradable de tener". Puede que pienses: "Muy bien, entonces pasaremos al trabajo híbrido y pediremos a los miembros del equipo que acudan a la oficina dos veces por semana. Voilà, ¡listo!". Ojalá fuera tan fácil. Pero cada empresa, sector y equipo es diferente. Lo que funciona para una no lo hace para otra. Aunque trabajar desde casa 2 días a la semana parece ser la mejor proporción, la flexibilidad sigue siendo la clave.

Por ejemplo, los Baby Boomers, la Generación X y los Millennials prefieren estar in situ 1 o 2 días a la semana, mientras que la Generación Z espera reunirse con sus colegas en persona 3 o 4 días a la semana. Es importante tener en cuenta esta información si quieres implantar con éxito una estrategia de trabajo híbrido.

Crear una cultura empresarial sólida y mantener la conexión en el lugar de trabajo

La oficina desempeña un papel fundamental en el fomento de la cultura organizativa. Entonces, ¿cómo seguir compartiendo y promoviendo tus valores corporativos cuando la gente no acude a la oficina tan a menudo como antes? La disminución de la cultura corporativa es uno de los comentarios más comunes de directivos y empleados en relación con el trabajo a distancia. Esto va de la mano con la pérdida de conexión en el lugar de trabajo. Los empleados pueden sentirse menos conectados con sus compañeros, su trabajo y la empresa si no encuentran formas de potenciar estos dos aspectos.

Dirigir un equipo híbrido

Gestionar un personal remoto, híbrido o distribuido no es lo mismo que dirigir un equipo al que ves en persona a diario. Requiere algunos ajustes por ambas partes. Sin embargo, el papel de los directivos es promover las mejores prácticas de trabajo remoto y un enfoque centrado en el empleado para que funcione. Hay que saber quién trabaja, dónde y cuándo, y también hay que vigilar de cerca las necesidades y el bienestar de los empleados. Por ejemplo, es más fácil darse cuenta de los síntomas de agotamiento en el lugar de trabajo cuando se ve a los empleados a diario que cuando sólo se les ve una vez a la semana.

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Crear un entorno de trabajo justo e integrador 

"El 41% de los empleados considera que los trabajadores remotos no tienen las mismas oportunidades de desarrollo profesional "². Los comportamientos sesgados pueden surgir fácilmente en un entorno de trabajo híbrido. Por ejemplo, los trabajadores in situ pueden enterarse de nuevas ofertas de trabajo antes que sus colegas de la oficina en casa sólo porque han compartido un café con la persona adecuada. Además, algunos directivos se sienten incómodos con la idea de no ver trabajar a sus empleados cuando están en casa. Esto también puede dar lugar a un trato injusto, ya que pueden tener la sensación de que las personas que acuden a la oficina trabajan más que las que lo hacen desde casa (aunque a menudo es al contrario).

Problemas de salud mental y agotamiento

Como ya se ha dicho, permitir una mayor flexibilidad en el trabajo suele afectar positivamente a la salud mental de los empleados, pero puede tener el efecto contrario si no se aplica con cuidado. Por ejemplo, una mala cultura corporativa o prácticas de microgestión pueden desarrollarse en una configuración de trabajo híbrida. El estrés y la frustración también pueden surgir entre los trabajadores cuando el cambio a prácticas de trabajo híbrido está mal estructurado y gestionado. Esto ocurre con frecuencia cuando las empresas no tienen una política clara de trabajo híbrido o no proporcionan a su personal el equipo adecuado (herramientas de colaboración y comunicación, software de reserva de escritorios, plataformas de gestión de proyectos, etc.).

Garantizar la ciberseguridad de su oficina híbrida

La ciberseguridad se vuelve aún más crucial para las empresas y los equipos de TI con una configuración de trabajo híbrida. Mantener el lugar de trabajo seguro y protegido es más difícil cuando los empleados trabajan desde distintos lugares con conexiones a Internet y equipos personales a veces inseguros. El desarrollo de prácticas y tecnología de trabajo remoto abre una nueva puerta para que los hackers ataquen su red y accedan a sus datos privados. Esto hace que la gestión del ciberriesgo sea una prioridad aún mayor de lo que ya era antes.

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Soluciones para minimizar los retos del trabajo híbrido

Pide opiniones a tus empleados

Pedir la opinión de tus empleados es la mejor manera de crear una política de trabajo híbrido exitosa. Ellos saben lo que les funciona y lo que no en relación con este nuevo estilo de trabajo. Puedes recopilar información durante una conversación informal, enviar cuestionarios anónimos de satisfacción de los empleados dirigidos específicamente a este tema y organizar reuniones de equipo para debatir las áreas de mejora... Y lo que es más importante, no dé por sentado que una idea concreta funcionará sin consultar antes a tu equipo. 

Comprueba los análisis de tu lugar de trabajo

Si te has centrado en crear una oficina inteligente, es muy probable que utilices múltiples tecnologías. Estas herramientas recopilan constantemente datos sobre el comportamiento de tu personal (tan pronto como hayan firmado un Acuerdo de Procesamiento de Datos). Al comprobar estos análisis del lugar de trabajo, puedes observar si:

• tienden a utilizar más tal o cual canal de comunicación;
• suelen venir in situ o no;
• reservan más espacios de trabajo colectivos que escritorios individuales;
• etc. 
  

Se trata de recursos clave para todos los directivos, especialmente los de CRE (Corporate Real Estate), RRHH, TI y Finanzas. Te ayudarán a detectar posibles problemas antes de que surjan o empeoren y le proporcionarán información esencial para sacar el máximo partido del trabajo híbrido.

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Crear políticas y directrices de trabajo híbrido a medida

Creemos que un modelo de trabajo híbrido puede ser una solución excelente para muchas empresas y personales, siempre que se tengan en cuenta las necesidades de la organización y de los empleados. Una vez que hayas recogido las opiniones de tus trabajadores y entiendas claramente tus áreas de mejora, puedes desarrollar políticas y directrices de trabajo híbrido a medida. El siguiente paso es compartirlas con tu equipo y explicar cualquier norma poco clara para que todo el mundo esté de acuerdo. Por último, recuerde que los requisitos de la empresa y del personal evolucionan constantemente. Por lo tanto, es esencial actualizarlas periódicamente.

Optimiza eficazmente el espacio de tu oficina

La finalidad de la oficina cambia cuando se trabaja con un personal híbrido. En consecuencia, es fundamental rediseñar el espacio de trabajo para adaptarlo a las nuevas necesidades de los miembros de tu equipo. Por ejemplo, es posible que notes una mayor demanda de salas de reuniones y otras zonas colectivas en tu software de reserva de escritorios. Esto se debe a que los empleados híbridos tienden a priorizar el trabajo en proyectos colaborativos frente a las tareas individuales cuando acuden a la oficina. Además, con menos personas acudiendo a la oficina a diario, tus necesidades de espacio son menores. Esto te permite reducir el tamaño de tu oficina y reducir varios costos.

Construye un entorno de trabajo digital alineado con las necesidades de los equipos híbridos

La tecnología desempeña un papel crucial en la vida cotidiana de los empleados en todos los lugares de trabajo. Así que, por mucho que tengas que ajustar tu espacio de trabajo físico a los nuevos requisitos desencadenados por el trabajo híbrido, también debes adaptarte al digital. Con la tecnología del puesto de trabajo híbrido, aumentará la productividad y la satisfacción de los empleados. Al utilizar la IA en el lugar de trabajo, pueden concentrarse en tareas más específicas, ganar en eficiencia y reducir los errores humanos. Gracias a herramientas de comunicación adecuadas, son más eficaces. Las soluciones de trabajo híbridas, como las aplicaciones de reserva de escritorios, mejoran la colaboración entre los miembros del equipo y la conexión en el lugar de trabajo.

Permitir la flexibilidad en el trabajo tiene más ventajas que inconvenientes, tanto para los empleados como para las organizaciones. Cuando se introduce este modelo de trabajo de forma meditada, con políticas y directrices que se ajustan a las necesidades de la organización y de los trabajadores, se minimizan significativamente los retos del trabajo híbrido. La clave está en promover un enfoque centrado en el empleado y permanecer atento a las nuevas tendencias del futuro del trabajo. Habla regularmente con los miembros de tu equipo para mejorar continuamente y ayudarles a ellos y a tu empresa a prosperar.

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¹ 30 ESTADÍSTICAS ESENCIALES DEL TRABAJO HÍBRIDO [2023] MODELO DE TRABAJO HÍBRIDO, DATOS Y PRODUCTIVIDAD, Zippia;

² Estadísticas del trabajo a distancia: ¿Qué dicen las cifras?, deskbird.