Retos de la mano de obra híbrida y soluciones eficaces

Después de trabajar de forma fija y estricta durante décadas y de permanecer encerrado en casa durante meses, el impulso de nuevos métodos de trabajo era inevitable. Un enfoque flexible es la mejor solución tanto para las empresas como para los empleados. Sin embargo, como cualquier otro modelo, el trabajo híbrido tiene sus propios retos.

Por ejemplo, el personal remoto se queja a menudo de no tener unas directrices claras y de que le resulta complicado crear auténticas conexiones de trabajo detrás de una pantalla. Desde el punto de vista de una organización, pagar por una oficina medio vacía es sin duda una desventaja del trabajo flexible que puede suponer una carga financiera.

¿Cuáles son las soluciones? 

Seamos francos desde el principio, pedir a los miembros de tu equipo que vuelvan a la oficina al completo no es una de ellas. Sin embargo, como el mundo profesional está cambiando, las visiones del trabajo de los empresarios también deben evolucionar. La mejor palabra para describir el futuro del trabajo es flexibilidad. 

Tén en cuenta que estos son los obstáculos más comunes que pueden experimentar las empresas híbridas. No significa que vayas a enfrentarte a todos ellos. Además, todo problema tiene una solución, ¿no es así? Al final de este artículo encontrarás las mejores prácticas para aplastar estos inconvenientes .

Retos del trabajo híbrido para los empleados

Falta de claridad en un entorno de trabajo híbrido

Un error que suelen cometer las empresas al adoptar un modelo de trabajo híbrido es omitir la creación de directrices y expectativas claras para el equipo. Esto da lugar a que el equipo no esté seguro de lo que se supone que deben y se les permite hacer en cuanto a horarios y colaboración, por ejemplo. ¿Tienen que ceñirse a su horario de trabajo como en la oficina, o se permite el horario flexible? ¿Deben estar continuamente en Slack o sólo pueden consultar los mensajes de vez en cuando a lo largo del día? 

Establecer una frontera clara entre la vida profesional y la personal

Cuando se trabaja desde casa, hacer otras tareas, como poner la colada antes de empezar el día, resulta tentador. La multitarea puede hacerte creer que estás siendo más eficiente, pero tiene el efecto contrario. Unos minutos después, oímos el "bip, bip, bip" que indica que la lavadora está lista y nuestra ropa debe colgarse en el perchero. Mientras tanto, no hacemos nuestro trabajo tan eficientemente como podríamos porque seguimos distrayéndonos. El trabajo a distancia es estupendo. Sin embargo, a veces puede resultar difícil establecer barreras entre las tareas privadas y las profesionales, sobre todo sin un espacio de trabajo dedicado en casa.

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Interactuar y entablar relaciones con los compañeros

El auge del trabajo a distancia ha obligado a todos a aprender a interactuar de forma diferente y, sobre todo, virtual. Pero virtual significa a menudo menos espontáneo o personal. Es fácil y natural pararse a charlar un rato cuando uno se cruza con un compañero en el pasillo de la oficina antes de volver a sus tareas. Para el personal híbrido que no está in situ al mismo tiempo, la cosa se complica. Por eso "el 87% de los empleados cree que trabajar en la oficina es importante para colaborar y entablar relaciones con los miembros del equipo "¹. Como dijo Mathew, que trabaja para una gran empresa de nóminas en Nueva Jersey, en una entrevista para Vox: "Si voy a la oficina y hay gente pero ninguno de ellos es de mi equipo, no gano nada aparte de un desplazamiento". ²

Colaboración eficaz y fluida

¿Proporcionas a tu equipo híbrido las herramientas adecuadas para "trabajar desde cualquier lugar" con la misma eficacia que in situ? Trabajar desde distintos lugares y a distintas horas a veces crea problemas de coordinación si los miembros del equipo no tienen acceso a los recursos y equipos que necesitan. Aunque los trabajadores remotos son más productivos que sus colegas in situ, si el trabajo híbrido no se implementa cuidadosamente, estarán más estresados y serán menos eficientes. 

Aislamiento

Dependiendo de tu política de trabajo híbrido, los empleados que no acuden a menudo a la empresa y, por tanto, tienen menos interacciones en persona, son más propensos a sentirse aislados y solos.

En nuestra vida pasamos mucho tiempo trabajando. La oficina no es sólo un lugar para trabajar, sino también un centro de reunión y colaboración para socializar y conectar con la gente. Para algunos miembros del equipo, no tener esta oportunidad puede tener un impacto real en cómo se sienten en el trabajo y en su vida privada.

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Retos del trabajo híbrido para los empresarios

Encontrar el equilibrio entre el trabajo a distancia y el presencial

Algunas empresas están obligando a sus empleados a volver a la oficina, pero, como destacamos en nuestro reciente artículo, se están disparando en el pie. La inmensa mayoría de los trabajadores ya no ven la flexibilidad laboral como una opción "deseable". Puede que pienses: "Muy bien, entonces pasaremos al trabajo híbrido y pediremos a los miembros del equipo que acudan a la oficina dos días a la semana. Voilà, ¡listo!". Ojalá fuera tan fácil, pero no lo es. Cada empresa, sector y equipo es diferente. Lo que funciona para una no lo hace para otra.

Supongamos que tienes un personal multigeneracional. Los Baby Boomers, la Generación X y los Millennials prefieren estar in situ 1 o 2 días a la semana, mientras que la Generación Z espera reunirse con sus colegas en persona 3 o 4 días a la semana. Es importante tener en cuenta este tipo de información para planificar con éxito una estrategia de trabajo híbrido.

Crear una cultura empresarial sólida y mantener la conexión en el lugar de trabajo

La oficina desempeña un papel fundamental en el fomento de la cultura organizativa. Entonces, ¿cómo seguir compartiendo y promoviendo los valores corporativos cuando la gente ya no acude a la oficina con la frecuencia de antes? La disminución de la cultura corporativa es uno de los comentarios más comunes de directivos y empleados en relación con el trabajo remoto. Esto va de la mano con la pérdida de conexión en el lugar de trabajo. Si no se encuentran formas de potenciar estos dos aspectos, los empleados empiezan a sentirse menos conectados con sus compañeros, su trabajo y la empresa.

Dirigir un equipo híbrido

Gestionar un personal remoto, híbrido o distribuido no es lo mismo que dirigir un equipo al que se ve en persona todos los días. Requiere algunos ajustes por ambas partes, pero el papel de los directivos es promover las mejores prácticas de trabajo remoto y un enfoque centrado en el empleado para que funcione. No sólo hay que saber quién trabaja dónde y cuándo, sino también vigilar de cerca las necesidades y el bienestar de los empleados. Por ejemplo, es más fácil detectar síntomas de agotamiento en el trabajo si te reúnes con tus empleados a diario que si sólo los ves una vez a la semana.

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Crear un entorno de trabajo justo e integrador 

"El 41% de los empleados considera que los trabajadores remotos no tienen las mismas oportunidades de desarrollo profesional "³. Los comportamientos sesgados pueden surgir fácilmente en un entorno de trabajo híbrido. Por ejemplo, los trabajadores in situ pueden enterarse de nuevas ofertas de trabajo antes que sus colegas de la oficina en casa sólo porque han compartido un café con la persona adecuada. Además, algunos directivos se sienten incómodos con la idea de no ver trabajar a sus empleados cuando están en casa. Esto también puede dar lugar a un trato injusto , ya que pueden tener la sensación de que las personas que acuden más a la oficina trabajan más que los empleados remotos (lo cual no es cierto en absoluto, y a menudo ocurre lo contrario). 

Problemas de salud mental y agotamiento

Como ya se ha dicho, permitir más flexibilidad en el trabajo suele tener un efecto positivo en la salud mental de los empleados, pero en algunos casos puede tener el efecto contrario. Por ejemplo, una mala cultura corporativa o las prácticas de microgestión suelen aumentar. Si el trabajo flexible no se aplica de forma meditada, también pueden surgir estrés y frustración entre su equipo al no poder rendir al máximo. Esto ocurre con frecuencia cuando las empresas no tienen una política clara de trabajo híbrido y no proporcionan a su personal el equipo que necesitan (herramientas de colaboración y comunicación, soluciones de oficina híbrida, etc.). 

Mantener un alto nivel de ciberseguridad 

Cuando se trabaja desde casa, la ciberseguridad se vuelve aún más crucial para los equipos informáticos y las empresas. Mantener el lugar de trabajo seguro y protegido es más difícil cuando los empleados trabajan desde distintos lugares con conexiones a Internet y equipos personales no seguros. El desarrollo de prácticas y tecnologías de trabajo a distancia abre una nueva puerta para que los piratas informáticos ataquen su red y accedan a sus datos privados. Esto hace que la gestión del riesgo cibernético sea una prioridad aún mayor de lo que ya era.

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Soluciones para superar las posibles desventajas del trabajo híbrido

Pide opiniones a tus empleados

La mejor forma de crear un modelo de trabajo híbrido con éxito es hacerlo con la opinión de tus empleados. Ellos saben lo que les funciona y lo que no en relación con este nuevo estilo de trabajo. Puede recopilar información durante una conversación informal, enviar cuestionarios anónimos de satisfacción de los empleados dirigidos específicamente a este tema, organizar reuniones de equipo para debatir las áreas de mejora, etcétera. Y lo que es más importante, no dés por sentado que una determinada idea funcionará sin consultar antes a tu equipo. 

Comprueba los análisis de tu lugar de trabajo

Si se ha propuesto construir una oficina inteligente, es muy probable que utilices diferentes tecnologías. Estas herramientas recopilan constantemente datos sobre los comportamientos de tu personal. Al comprobar estas analíticas del lugar de trabajo, puedes observar si:

• tienden a utilizar más tal o cual canal de comunicación;
• suelen venir in situ o no;
• reservan más espacios de trabajo colectivos que escritorios individuales;
• etc. 

Se trata de recursos clave para todos los líderes, especialmente para los que trabajan en CRE (Corporate Real Estate), RRHH, TI y Finanzas.

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Crear políticas y directrices de trabajo híbrido a medida

Creemos que un modelo de trabajo híbrido puede ser una gran solución para muchas empresas y plantillas, siempre que se tengan en cuenta las necesidades de la organización y de los empleados. Una vez que hayas recogido las opiniones de tus trabajadores y tengas claras las áreas de mejora, puedes desarrollar políticas y directrices de trabajo híbrido a medida. El siguiente paso es compartirlas con tu equipo y explicar cualquier norma poco clara para que todo el mundo esté de acuerdo. Por último, recuerda que tanto las necesidades de la empresa como las del personal evolucionan constantemente. Por eso es importante actualizarlas periódicamente.

Optimizar el lugar de trabajo físico

La finalidad de la oficina cambia cuando se trabaja con un personal híbrido. En consecuencia, es fundamental rediseñar el espacio de trabajo para adaptarlo a las nuevas necesidades de los miembros de tu equipo. Por ejemplo, puede que observes en tu software de reserva de escritorios que hay una mayor demanda de salas de reuniones y otras zonas colectivas. Esto se debe a que, cuando acuden a la oficina, los empleados híbridos tienden a priorizar el trabajo en proyectos de colaboración frente a las tareas individuales. Además, con menos personas acudiendo a diario a una misma sede, sus necesidades de espacio son menores. Esto te permite reducir el espacio de la oficina y reducir varios costos.

Construir un entorno de trabajo digital que favorezca la hibridación 

En todos los lugares de trabajo, la tecnología desempeña un papel fundamental en la vida diaria de los empleados. Así que, al igual que tiene que ajustar su espacio de trabajo físico a los nuevos requisitos que plantea el trabajo híbrido, también tiene que adaptarse al digital. Con la tecnología del puesto de trabajo híbrido, aumentará la productividad y la satisfacción de los empleados. Al utilizar la IA en el lugar de trabajo, pueden concentrarse en tareas más útiles, ganar en eficiencia y reducir los errores humanos. Gracias a las herramientas de comunicación adecuadas, son más eficaces. Las soluciones de trabajo híbridas, como las aplicaciones de reserva de escritorios, mejoran la colaboración entre los miembros del equipo, etc.

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Aunque este artículo se centra en los retos del trabajo híbrido, permitir la flexibilidad en el trabajo tiene más ventajas que inconvenientes, tanto para los empleados como para los empresarios. Cuando se introduce este modelo de trabajo de forma meditada, creando políticas y directrices que se ajusten a las necesidades de tu organización  y de tu personal, las desventajas del trabajo híbrido desaparecen. La clave es promover siempre un enfoque centrado en el empleado y permanecer atento a las nuevas tendencias del futuro del trabajo. Habla con tus empleados regularmente para mejorar continuamente y ayudarles a ellos y a tu empresa a prosperar.

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^‍1 30 ESTADÍSTICAS ESENCIALES DEL TRABAJO HÍBRIDO [2023] MODELO DE TRABAJO HÍBRIDO, DATOS Y PRODUCTIVIDAD, Zippia;

² Por qué el regreso a la oficina no está funcionandoVox;

³ Estadísticas del trabajo a distancia: ¿Qué dicen las cifras?, deskbird.