Política de trabajo híbrida: cómo implantarla con éxito
25 de julio de 2024
25 de julio de 2024
Aumentar la flexibilidad en el lugar de trabajo es esencial para impulsar la atracción de talento y la satisfacción de los empleados. Sin embargo, hay que hacerlo con eficacia. Las políticas de trabajo híbridas son el esqueleto de un entorno laboral próspero y flexible. Tanto desde el punto de vista de los empresarios como de los trabajadores, eliminan la confusión, previenen las malas interpretaciones y evitan los comportamientos sesgados. Todo el mundo sabe exactamente lo que hay que hacer y lo que no en relación con el horario y el lugar de trabajo, además de dónde encontrar las respuestas pertinentes en caso de duda.
Para establecer una política eficaz se aplican algunas reglas. Hay que discutir y definir aspectos cruciales como la elegibilidad, la seguridad, la tecnología, las expectativas, los beneficios del trabajo desde casa, etc. En este artículo repasamos todo esto y ofrecemos una plantilla que puedes utilizar como punto de partida. Lo más importante es recordar que la elaboración de procedimientos es una tarea colectiva. RR.HH., Finanzas, TI, CRE, jefes de equipo y empleados deben trabajar juntos para establecer directrices que satisfagan a todos.
La implantación del trabajo híbrido puede adoptar diversas formas. Veamos cómo establecer una política de horario flexible para adoptar esta moderna forma de trabajar sin problemas y con éxito.
Las razones por las que es esencial crear una política de trabajo híbrido
La diferencia entre una política de trabajo híbrido y una directriz
Antes de profundizar en este tema, parece esencial recordar la diferencia entre una política y una directriz, ya que estos términos se utilizan a menudo indistintamente. Una directriz es un conjunto de recomendaciones, mientras que una política es un conjunto de normas que los empleados deben seguir.
Por ejemplo, una directriz sería: "Lo ideal sería que pudieras venir a la oficina una vez a la semana". Una política dice: "Los miembros del equipo híbrido deben estar en la oficina dos días a la semana como mínimo". ¿Ves la diferencia?
Las políticas de trabajo híbridas eliminan el estrés y la confusión para todos
Existen distintos tipos de modelos de trabajo híbridos (remote-first, office-first, at-will, etc.) y múltiples formas de implantarlos en función de las necesidades de la empresa.
La política, incluidos los días fijos a distancia y presenciales, puede ser universal en toda la organización. Puede variar para permitir la toma de decisiones y responder a las necesidades de cada empleado. Por último, también puede ser flexible entre equipos, lo que significa que las normas se determinan individualmente entre el directivo y los compañeros. Todo esto puede resultar confuso, y la gente puede no saber a qué tiene derecho.
Uno de los mayores problemas en un entorno de trabajo híbrido es la falta de claridad. Establecer una política clara de trabajo híbrido puede ayudar a resolver este problema.
Las políticas de trabajo híbridas oficializan las normas y ponen a todos en la misma página
No puedes dar por sentado que todo el mundo actuará como tú porque pienses que "es de sentido común". Todos tenemos puntos de vista y experiencias diferentes. Puede que veas un aspecto concreto de una manera específica que te parezca obvia. Al mismo tiempo, tu compañero de equipo tiene una opinión totalmente distinta sobre ese tema. Estar rodeado de compañeros con puntos de vista diversos es un regalo. Hace que las personas y las empresas crezcan más rápido al ofrecer nuevas perspectivas sobre las que pensar.
Sin embargo, cuando se trata de métodos de trabajo, esto puede dar lugar a comportamientos sesgados y conflictos. Para evitarlo, es fundamental establecer algunas normas. De este modo, los trabajadores saben a qué tienen derecho, y los líderes también.
Tanto desde el punto de vista de los directivos como de los empleados, una política de trabajo híbrido traza una línea entre lo que está permitido y lo que no. Por ejemplo, puedes decidir que tus empleados pueden visitar la oficina siempre que quieran. Sin embargo, deben venir un mínimo de dos días completos a la semana. Entender lo que se debe y lo que no se debe no sólo aporta más claridad, sino que también evita que se produzcan prácticas injustas y desiguales.
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Algunos consejos para establecer una política de horario flexible clara y útil
Habla con los empleados y otros líderes antes de crear tu nueva política de trabajo híbrido
El objetivo no es renovar tu política de trabajo híbrido cada semana porque te das cuenta de que cierto punto no satisface las necesidades de la empresa o de la plantilla. Por lo tanto, tienes que tener en cuenta las expectativas de todos y tomarte el tiempo necesario para establecer normas y protocolos que estén en su punto. De este modo, no tendrás que rehacerla tan a menudo y tu personal no se sentirá abrumado y molesto por las constantes nuevas actualizaciones y normas.
Esto no significa que lo haga una vez y luego mantenga la misma política durante los próximos cinco años. Las expectativas de los empleados y el lugar de trabajo evolucionan, por lo que actualizar este documento es esencial. Pero tanto para ti como para tus colegas, no debería hacerse cada mes.
Sé lo más específico posible
Una de las principales razones para crear una política de trabajo híbrido es evitar la confusión entre su personal. En consecuencia, no basta con escribir unos cuantos puntos. Hay que ser específico, cubrir muchos aspectos y responder a tantas preguntas como sea posible. Por supuesto, con el tiempo habrá que responder a más inquietudes. Pero intenta que sea lo más sencillo y exhaustivo posible. Un buen punto de partida es consultar las plantillas de las políticas de trabajo híbridas y discutir con el personal qué temas no están claros.
Hazlo tuyo
No existe un modelo de trabajo híbrido que sirva para todos. La esencia de esta forma de trabajar es la capacidad de adaptarse a las necesidades de la organización y de los empleados. Cada sector, empresa y plantilla es diferente. Por lo tanto, hay que aprovechar la flexibilidad que ofrece este modelo de trabajo para crear una política de trabajo híbrido a medida.
Manténte abierto a los comentarios
A pesar de todos sus esfuerzos, puede ocurrir que su política de trabajo híbrido no funcione para su personal. Es crucial recoger sus opiniones con regularidad, estar disponible y abierto al debate en todo momento. Así podrá detectar los inconvenientes y mejorarlos lo antes posible. Además, evita que surjan sentimientos de estrés y frustración entre su plantilla. Este último punto es fundamental, ya que puede provocar un aumento de la rotación y el agotamiento de los empleados.
Comparta su política de trabajo híbrido con toda la empresa
Una vez que hayas implantado tu política de trabajo híbrido, es crucial compartirla y hacerla accesible a todos tus empleados. En caso de duda, deben poder consultarla en cualquier momento y lugar. He aquí algunas formas de garantizarlo:
- Envíalo por correo electrónico a todo el mundo;
- Habla de ello en las reuniones de equipo;
- Comparte tu política de trabajo híbrido en tu canal de comunicación instantánea;
- Descárgalo en tus herramientas de colaboración (Notion, Asana o la que sea);
- Cuelga los puntos más críticos en las paredes de las zonas comunes (pasillos, espacios abiertos, zonas de comida y refrigeración, ascensores, etc.).
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La importancia de responder a las 5 W a través de su política de trabajo híbrido
Por qué
Esta sección debe explicar por qué implanta una política de trabajo híbrido para su personal. Ya tienes las razones principales en la primera parte de este artículo, pero es probable que algunas motivaciones sean particulares de tu organización. Ser transparente con tu personal sobre por qué estableces estas políticas es esencial para que entiendan toda la lógica que hay detrás de las normas.
Quién
¿Quién puede optar a modalidades de trabajo flexibles y en qué medida? Algunos puestos de trabajo dificultan la adopción de las ventajas del trabajo híbrido. Es esencial que tu política de horario de trabajo híbrido mencione quién tiene derecho a estas normas y quién no. De este modo, las personas saben desde el principio lo que se les permite hacer en función de su estatus. Para crear un entorno de trabajo justo e integrador, intenta encontrar formas de permitir más flexibilidad para todos.
Cuando
¿Cuándo deben tus empleados híbridos trabajar desde casa y cuándo deben estar en la oficina? Otro aspecto crítico en este apartado es la frecuencia con la que deben estar in situ. Por ejemplo, algunas empresas permiten a su personal acudir siempre que quieran, excepto una semana al mes en la que todos deben estar in situ.
Qué
Esta parte de la política de trabajo híbrido debe ser muy detallada. Debe incluir las expectativas de su empresa y todo aquello a lo que tienen derecho sus trabajadores. Por ejemplo, debes mencionar la tecnología que proporcionas, las medidas de seguridad implantadas, la estrategia de comunicación, etc. ¿Cubres el servicio de Internet, un porcentaje de las facturas de electricidad, mobiliario y material de oficina, etc.? Cambiar al trabajo híbrido puede aumentar algunos de los gastos de tu personal. Por lo tanto, si es algo que consideras y tus empleados pueden beneficiarse de un estipendio por trabajar desde casa, también hay que indicarlo claramente.
Dónde
Esta sección reúne todas las preguntas "dónde", como:
- ¿Pueden los empleados trabajar desde un tercer lugar de trabajo o sólo desde casa?
- ¿Pueden operar desde el extranjero?
- ¿Dónde solicitan acuerdos de trabajo flexible (si tienen que hacerlo)?
- ¿Dónde pueden encontrar los miembros del equipo más información sobre la política de trabajo híbrido?
- ¿Dónde pueden obtener ayuda si tienen un problema informático trabajando a distancia?
Cómo deskbird le ayuda a gestionar sus políticas de trabajo híbrido
deskbirdfacilita a los empleados la elección de sus días de trabajo dentro de unas pautas establecidas, promoviendo un modelo más transparente y flexible y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
¿Cómo funciona?
Con la nueva función de deskbird, puede:
Establecimiento de políticas de asistencia: Con un simple clic, puede nombrar su política y establecer el número mínimo/máximo de días en la oficina o a distancia.
Asignación de políticas: Puedes crear políticas a medida a nivel individual (en caso de que uno de tus empleados tenga necesidades específicas), a nivel de empresa (aplicables a todos los empleados) o a nivel de equipo (aplicables a un departamento o equipo de proyecto concreto - ¡próximamente!).
Personalización de las opciones de estado: Puede decidir qué constituye un estado presencial o remoto. Por ejemplo, un "viaje de negocios", una "conferencia" o una "reunión con un cliente" pueden considerarse días de oficina y contabilizarse en la política de oficina de un empleado. Si desea personalizar aún más sus estados, póngase en contacto con support@deskbird.com.
Con las políticas de trabajo híbridas, los empleados también pueden comprobar rápidamente su estado de cumplimiento directamente en su feed deskbird a través de la web y las aplicaciones para iOS y Android. Es una forma cómoda de ver los días necesarios o que faltan para cumplir la política.
Ventajas para los administradores
- Control de asistencia automatizado: Se acabaron los cálculos manuales, lo que reduce los errores y ahorra tiempo.
- Gestión racionalizada de políticas: Establezca y asigne fácilmente políticas de asistencia tanto a nivel individual como de toda la empresa.
Ventajas para los trabajadores
- Programación autónoma: Los empleados pueden planificar su semana mientras cumplen los requisitos de las políticas que se muestran en su feed.
- Mayor conciliación de la vida laboral y familiar: Flexibilidad para elegir los días de oficina dentro de unos parámetros establecidos.
Pero eso no es todo.
Esté atento a las nuevas e interesantes funciones (incluido Analytics para políticas de trabajo híbridas, políticas mensuales o anuales, políticas de días fijos..., etc.) que mejorarán su experiencia con nuestras políticas de trabajo híbridas¡!
Esperamos que este artículo y esta plantilla te ayuden a entender mejor por qué debes establecer una política de trabajo híbrido y cómo hacerlo. No olvides incluir a tus empleados en el proceso para asegurarte de que también tienes en cuenta sus necesidades y creas una política de horario de trabajo flexible y eficaz.
Si necesitas ayuda para gestionar tu espacio de trabajo híbrido y tu personal, inicia una prueba gratuita de la aplicación deskbird .
Fuentes:
