Política de trabajo híbrida: cómo implantarla con éxito

Aumentar la flexibilidad en el lugar de trabajo es esencial para impulsar la atracción de talento y la satisfacción de los empleados. Sin embargo, hay que hacerlo con eficacia. Las políticas de trabajo híbridas son el esqueleto de un entorno laboral flexible de éxito. Tanto desde el punto de vista de los empresarios como del personal, elimina la confusión, previene las interpretaciones erróneas y evita los comportamientos sesgados.

Todo el mundo sabe exactamente lo que hay que hacer y lo que no en relación con el horario laboral y la ubicación, además de dónde encontrar las respuestas pertinentes en caso de duda.

Para establecer una política eficaz, se aplican algunas normas. Hay que discutir y definir aspectos cruciales como la elegibilidad, la seguridad, la tecnología, las expectativas, los beneficios del trabajo desde casa, etc. En este artículo repasamos todo esto y te ofrecemos una plantilla que puedes utilizar como punto de partida. Lo más importante es recordar que la elaboración de procedimientos es una tarea colectiva. RR.HH., Finanzas, TI, CRE, jefes de equipo y empleados deben trabajar juntos para establecer directrices que satisfagan a todos.

La implantación del trabajo híbrido puede adoptar diversas formas. Veamos cómo establecer una política de horario flexible para adoptar esta moderna forma de trabajar sin problemas y con éxito. 

Las razones por las que es esencial crear una política de trabajo híbrido

La diferencia entre una política de trabajo híbrido y una directriz

Antes de profundizar en este tema, parece esencial recordar la diferencia entre una política y una directriz, ya que estos términos se utilizan a menudo indistintamente. Una directriz es un conjunto de recomendaciones, mientras que una política es un conjunto de normas que los empleados deben seguir. Por ejemplo, una directriz sería: "Lo ideal sería que pudieras venir una vez a la semana". Una política es "Los miembros del equipo híbrido deben estar en la oficina dos días a la semana como mínimo". ¿Ves la diferencia?

Las políticas de trabajo híbridas eliminan el estrés y la confusión para todos

Existen distintos tipos de modelos de trabajo híbridos (remote-first, office-first, at-will, etc.) y múltiples formas de implantarlos en función de las necesidades de la empresa. La política puede ser universal en toda la organización, incluyendo jornadas fijas a distancia y presenciales. Puede variar para permitir la toma de decisiones y responder a las necesidades de cada empleado. Por último, también puede ser flexible entre equipos, lo que significa que las normas se determinan individualmente entre el directivo y los compañeros. Todo esto puede resultar confuso, y la gente puede no saber a qué tiene derecho.

La falta de claridad es uno de los mayores problemas en un entorno de trabajo híbrido. Establecer una política de trabajo híbrido clara te ayuda a resolver este problema.

Las políticas de trabajo híbridas oficializan las normas y ponen a todos en la misma página

No puedes dar por sentado que todo el mundo actuará como tú porque pienses que "es de sentido común". Todos tenemos puntos de vista y experiencias diferentes. Puede que veas un aspecto concreto de una manera específica que te parezca obvia. Al mismo tiempo, tu compañero de equipo tiene una opinión totalmente distinta sobre ese tema. Estar rodeado de compañeros con puntos de vista diversos es un regalo. Hace que las personas y las empresas crezcan más rápido al ofrecer nuevas perspectivas sobre las que pensar. 

Sin embargo, cuando se trata de formas de trabajar, esto puede dar lugar a comportamientos sesgados y conflictos. Para evitarlo, es fundamental establecer algunas normas. Así, los trabajadores saben a qué tienen derecho, y los líderes también.

Tanto desde el punto de vista de los directivos como de los empleados, una política de trabajo híbrido traza una línea entre lo que está permitido y lo que no. Por ejemplo, puedes decidir que tus empleados pueden visitar la oficina siempre que quieran. Sin embargo, deben venir un mínimo de dos días completos a la semana. Entender lo que se debe y lo que no se debe no sólo aporta más claridad, sino que también evita que se produzcan prácticas injustas y desiguales.

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Algunos consejos para establecer una política de horario flexible clara y útil

Habla con los empleados y otros líderes antes de crear tu nueva política de trabajo híbrido

El objetivo no es renovar tu política de trabajo híbrido cada semana porque te das cuenta de que cierto punto no satisface las necesidades de la empresa o de la plantilla. Por lo tanto, tienes que tener en cuenta las expectativas de todos y tomarte el tiempo necesario para establecer normas y protocolos que estén en su punto. De este modo, no tendrás que rehacerlo tan a menudo, y tu personal no se sentirá abrumado y molesto por las constantes nuevas actualizaciones y normas. Esto no significa que lo hagas una vez y luego mantengas la misma política durante los próximos cinco años. Las expectativas de los empleados y el lugar de trabajo evolucionan, por lo que actualizar este documento es esencial. Pero tanto para tí como para tus colegas, no debe hacerse cada mes...

Sé lo más específico posible

Una de las principales razones para crear una política de trabajo híbrido es evitar la confusión entre su personal. En consecuencia, no basta con escribir unos cuantos puntos. Hay que ser específico, cubrir muchos aspectos y responder a tantas preguntas como sea posible. Por supuesto, con el tiempo habrá que responder a más inquietudes. Pero intenta que sea lo más sencillo y exhaustivo posible. Un buen punto de partida es consultar las plantillas de las políticas de trabajo híbridas y discutir con el personal qué temas no están claros.

Hazlo tuyo

No existe un modelo de trabajo híbrido válido para todos. La capacidad de adaptarse a las necesidades de la organización y de los empleados es la esencia de esta forma de trabajar. Cada sector, empresa y personal es diferente. Por lo tanto, hay que aprovechar la flexibilidad que ofrece este modelo de trabajo para crear una política de trabajo híbrido a medida.

Manténte abierto a los comentarios

A pesar de todos sus esfuerzos, puede ocurrir que su política de trabajo híbrido no funcione para su personal. Es crucial recoger sus opiniones con regularidad, estar disponible y abierto al debate en todo momento. Así podrá detectar los inconvenientes y mejorarlos lo antes posible. Además, evita que surjan sentimientos de estrés y frustración entre su plantilla. Este último punto es fundamental, ya que puede provocar un aumento de la rotación y el agotamiento de los empleados.

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Comparte incondicionalmente tu política de trabajo híbrido 

Una vez que hayas implantado tu política de trabajo híbrido, es crucial compartirla y hacerla accesible a todos tus empleados. En caso de duda, deben poder consultarla en cualquier momento y lugar. He aquí algunas formas de garantizarlo: 

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• Envíalo por correo electrónico a todo el mundo;
• Habla de ello en las reuniones de equipo;
• Comparte tu política de trabajo híbrido en tu canal de comunicación instantánea;
• Descárgalo en tus herramientas de colaboración (Notion, Asana o la que sea);
• Cuelga los puntos más críticos en las paredes de las zonas comunes (pasillos, espacios abiertos, zonas de comida y refrigeración, ascensores, etc.).

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La importancia de responder a las 5 W a través de su política de trabajo híbrido

Por qué 

Esta sección debe explicar por qué implanta una política de trabajo híbrido para su personal. Ya tienes las razones principales en la primera parte de este artículo, pero es probable que algunas motivaciones sean particulares de tu organización. Ser transparente con tu personal sobre por qué estableces estas políticas es esencial para que entiendan toda la lógica que hay detrás de las normas. 

Quién 

¿Quién puede optar a modalidades de trabajo flexibles y en qué medida? Algunos puestos de trabajo dificultan la adopción de las ventajas del trabajo híbrido. Es importante que tu política de horario de trabajo híbrido mencione quién tiene derecho a estas normas y quién no. De este modo, las personas saben desde el principio lo que se les permite hacer en función de su estatus. Obviamente, para crear un entorno de trabajo justo e inclusivo, tu objetivo es encontrar formas de permitir más flexibilidad para todos.

Cuando 

¿Cuándo deben tus empleados híbridos trabajar desde casa y cuándo deben estar en la oficina? Otro aspecto crítico en este apartado es la frecuencia con la que deben estar in situ. Por ejemplo, algunas empresas permiten a su personal acudir siempre que quieran, excepto una semana al mes en la que todos deben estar in situ.

Qué

Esta parte de la política de trabajo híbrido debe ser muy detallada. Debe incluir las expectativas de su empresa y todo aquello a lo que tienen derecho sus trabajadores. Por ejemplo, tienes que mencionar la tecnología que proporcionas, las medidas de seguridad implantadas, la estrategia de comunicación, etc. ¿Cubres el servicio de Internet, un porcentaje de las facturas de electricidad, mobiliario y material de oficina, etc.? Cambiar al trabajo híbrido puede aumentar algunos de los gastos de tu personal. Por lo tanto, si es algo que consideras y tus empleados pueden beneficiarse de un estipendio por trabajar desde casa, también hay que indicarlo claramente.

Dónde 

Esta sección reúne todas las preguntas "dónde", como:

• ¿Pueden los empleados trabajar desde un tercer lugar de trabajo o sólo desde casa?
• ¿Pueden operar desde el extranjero?
• ¿Dónde solicitan acuerdos de trabajo flexible (si tienen que hacerlo)?
• ¿Dónde pueden encontrar los miembros del equipo más información sobre la política de trabajo híbrido?
• ¿Dónde pueden obtener ayuda si tienen un problema informático trabajando a distancia?

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Plantilla de política de horario de trabajo híbrido con PDF descargable

Visión general de la política de trabajo híbrido

[Nombre de la empresa] desea ofrecer a los empleados más flexibilidad en su horario de trabajo en términos de horas y ubicación. La siguiente política de trabajo híbrido pretende proporcionar a toda la plantilla híbrida unas directrices claras para garantizar la satisfacción, colaboración, productividad y rendimiento de los empleados. Por lo tanto, este documento esboza las normas relativas a: 

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• elegibilidad;
• expectativas de cumplimiento;
• equipamiento y tecnología;
• prácticas de comunicación y colaboración;
• ciberseguridad;
• gastos e indemnizaciones por trabajo a distancia.

Admisibilidad

Esta política de trabajo híbrido se aplica a todos los empleados de [nombre de la empresa] en cuanto sus funciones laborales lo permitan. En caso de solicitud específica (temporal o permanente), se requiere la aprobación del director. Los miembros del equipo pueden rellenar los formularios de organización flexible del trabajo que facilita la empresa.

Expectativas de horario de trabajo flexible

Se espera que los empleados acudan diariamente a la empresa la primera semana del mes. Durante el resto del mes, pueden programar su semana según las horas de trabajo y los lugares que más les convengan. Por consiguiente, [nombre de la empresa] permite la flexibilidad horaria y de ubicación(horario flexible) en cuanto cada miembro del equipo trabaja el número de horas mencionado en su contrato y permanece disponible durante las horas centrales (de 10.00 a 15.00). 

Se permite trabajar en el extranjero un máximo de tres meses al año, y debe notificarse a la empresa.

Equipamiento y tecnología

La empresa proporciona a todos los miembros del equipo híbrido equipos de oficina en casa, entre los que se incluyen:

• portátil;
• monitor;
• teclado;
• ratón;
• escritorio y silla ergonómicos (previa autorización).

Los empleados también tienen derecho a los siguientes recursos digitales:

• tecnología de ciberseguridad (véase más adelante);
• software de reservas;
• plataformas de colaboración;
• herramientas de comunicación;
• asistencia informática a distancia.

Pueden proporcionarse equipos adicionales (hardware y software) en función de las funciones y responsabilidades de cada empleado. Los empleados son responsables de evitar el uso indebido y garantizar la seguridad de todos los equipos que sean propiedad de la empresa. Información importante: [nombre de la empresa] tiene derecho a todos los datos recogidos y almacenados en cualquier dispositivo propiedad de la empresa y entregado por ésta. 

Comunicación y colaboración

Los empleados disponen de herramientas modernas de colaboración y comunicación tanto a distancia como in situ. [nombre de la empresa] espera que los miembros del equipo utilicen estos recursos cuando sea necesario para mantener la colaboración y evitar la creación de silos. Los empleados deben asistir a todas las reuniones y conferencias obligatorias a las que sean invitados en relación con su lugar de trabajo. Los empleados deben permanecer disponibles en [canal de comunicación instantánea de la empresa] durante las horas centrales. Los correos electrónicos deben responderse en un plazo de 24 horas. 

Los empleados también deben reservar su espacio de trabajo preferido a través del sistema de reserva de escritorios proporcionado lo antes posible y mantener actualizada su planificación semanal híbrida, mencionando los días de trabajo in situ y en casa.

Ciberseguridad

El trabajo a distancia aumenta los riesgos de ciberataques y violaciones de datos. Por ello, todos los empleados deben asistir a una formación en ciberseguridad para aprender y aplicar las mejores prácticas relativas a la seguridad de la mano de obra híbrida.

Los empleados también disponen de: 

• autenticación de múltiples factores;
• antivirus;
• cortafuegos;
• phishing.
• un sistema VPN.

Los empleados no deben dejar desatendidos los equipos y la información de la empresa. Sólo se puede acceder a la WIFI pública con una VPN, y está prohibido descargar software no autorizado. Todos los empleados deben firmar el acuerdo NDA y cumplir todas las normas de encriptación de datos.

Gastos e indemnizaciones por trabajo a distancia

Para ayudar a los empleados con los gastos del trabajo a distancia, la empresa ofrece un estipendio de 600 dólares (al año) para trabajar desde casa:

• facturas de electricidad;
• Costos de los servicios de Internet;
• equipos de oficina en casa;
• suscripción a un espacio de coworking;
• cualquier otro cargo remoto relacionado con el trabajo.

¿Quieres utilizar este ejemplo de política de trabajo flexible como punto de partida para desarrollar la suya propia?

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A continuación, puedes rellenarla y añadir secciones específicas en función de las necesidades de tu empresa y de tu personal. Esperamos que este artículo y esta plantilla te ayuden a entender mejor por qué deberías establecer una política de trabajo híbrido y cómo hacerlo. No olvides incluir a tus empleados en el proceso para asegurarte de que también tienes en cuenta sus necesidades y creas una política de horario de trabajo flexible y eficaz.

Si necesitas ayuda para gestionar tu espacio de trabajo híbrido y tu personal, inicia una prueba gratuita de la aplicación deskbird .

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Fuentes: 

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• Política y directrices del trabajo híbrido: guía para clavarlas, Enviado;
• Plantilla de política de trabajo híbridoAktivTrak;
• ¿Qué es una política de trabajo híbrida y por qué todas las empresas necesitan una?, Lugar de trabajo de código abierto;‍
• Política de trabajo híbrido: Cómo crearla (Plantilla y ejemplos)Zavvy.