Dirigir un entorno de trabajo híbrido: obstáculos comunes y soluciones valiosas

Aunque creemos firmemente en el trabajo flexible, no mentiremos. Ningún modelo de trabajo es perfecto, y trabajar en un entorno híbrido también tiene sus inconvenientes. 

No importa si tus empleados están en la oficina unos días a la semana o un mes. Gestionar un personal híbridorequiere ajustes por parte de las organizaciones, los líderes y los miembros del equipo. 

No puedes pretender cambiar a una política de "trabajo desde cualquier lugar" y mantener los mismos métodos de trabajo que un modelo laboral con un horario presencial de 9 a 18 horas.

Este artículo te ofrece una visión honesta y valiosa de los obstáculos más comunes a los que pueden enfrentarse los directivos con el trabajo flexible. Pero, por supuesto, también compartimos las mejores prácticas, soluciones y consejos para superar los posibles inconvenientes de esta moderna forma de trabajar.

¿Estás preparado para sacar el máximo partido del trabajo híbrido y que tu equipo prospere?

Los 6 retos más comunes al dirigir un entorno de trabajo híbrido

1. Mantén una colaboración y comunicación fluidas

Interactuar con los compañeros puede complicarse cuando las personas trabajan desde distintos lugares (y a veces a distintas horas). Los empleados pueden llegar al lugar de trabajo sin saber quién de sus compañeros trabaja desde la oficina ese día y quién se ha quedado en casa. Esto puede afectar al trabajo en equipo y a la colaboración. 

Además, la falta de una política de comunicación adecuada y de las herramientas adecuadas para mejorar el flujo de trabajo entre los empleados impide que los equipos híbridos tengan prácticas de comunicación y colaboración eficaces. 

2. Mantener a los empleados comprometidos y conectados

Aunque la mayoría de los empleados exigen modalidades de trabajo flexibles, esto no significa que todo vaya sobre ruedas en las empresas que ofrecen esta ventaja. Puede que no todo el mundo esté de acuerdo con estos nuevos procedimientos. Aunque realmente deseen horarios más flexibles, a algunos puede resultarles difícil adaptarse a este estilo de trabajo.

Por ejemplo, la pérdida de conexión con el lugar de trabajo es un problema común del trabajo a distancia. Según un estudio de ^{Gallup 1}, el 32% de los trabajadores híbridos se sienten desconectados de la cultura de la organización, lo que lo convierte en el segundo inconveniente más mencionado. Si esto no se tiene en cuenta, los directivos podrían ver rápidamente un aumento de la desvinculación de los empleados.

3. Evitar las prácticas de microgestión

El objetivo de dar más flexibilidad a tu personal es fomentar más autonomía y libertad en su vida profesional, y no al revés. Confiar en los miembros del equipo es esencial para los directivos, sobre todo cuando diriges en un entorno de trabajo híbrido.

Por desgracia, la microgestión tiende a aumentar cuando las empresas se vuelven híbridas. Para algunos líderes, no poder supervisar a su equipo en persona se convierte en una fuente de estrés. Formarles sobre las mejores prácticas de gestión del trabajo híbrido es crucial para evitar este comportamiento y ver cómo los empleados sufren los efectos psicológicos de la microgestión.

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4. No distinguir entre empleados presenciales y a distancia

El trabajo híbrido puede ayudar a implantar la DEI en el lugar de trabajo (Diversidad, Equidad e Inclusión), pero también puede dar lugar a comportamientos sesgados. ¿Tratas de la misma manera a las personas que ves en persona con regularidad y a las que conoces de vez en cuando? 

Su lugar de trabajo no tiene nada que ver con la capacidad de tu personal para hacer un gran trabajo y prosperar en su carrera. Sin embargo, la tendencia a no incluir a todos por igual, ofrecerles el mismo apoyo y darles derecho a las mismas oportunidades de crecimiento es mayor en un entorno de trabajo híbrido.

5. Evita la aparición de silos

La comunicación eficaz y la colaboración fluida son más difíciles cuando los empleados trabajan desde distintos lugares. Esto no solo puede provocar frustración y estrés entre los equipos, sino que también puede crear silos. 

Cuando todo el mundo trabaja a diario en la oficina, es más fácil interactuar con personas de otros departamentos y reunir a los equipos. Con una política de "trabajo desde cualquier lugar", la cosa se complica y minimizar la creación de silos se convierte en una prioridad.

6. Evita filtraciones de datos y ciberataques

Lo mejor del trabajo híbrido es la oportunidad de trabajar desde cualquier lugar. Pueden quedarse en casa, ir a un tercer lugar de trabajo o incluso adoptar la vida de nómadas digitales. 

Pero aunque el trabajo híbrido es estupendo para impulsar el equilibrio entre la vida laboral y personal, la satisfacción de los empleados, la felicidad y la productividad, también aumenta el riesgo de filtraciones de datos y ciberataques. 

Por ejemplo, tu personal podría utilizar una conexión a Internet no segura mientras trabaja desde un espacio de coworking o una cafetería. El uso de WIFI públicas pone más en riesgo tus datos privados que el entorno seguro de la oficina.

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7 consejos para gestionar con éxito un personal híbrido

1. Revisa tu estrategia de comunicación

Como ya sabes cuáles pueden ser los retos de dirigir en un entorno de trabajo híbrido, nuestro primer consejo no te sorprenderá. Adapta tu estrategia de comunicación a la necesidad de un personal híbrido. 

En primer lugar, formula preguntas pertinentes como

• ¿La configuración actual de las comunicaciones favorece una colaboración y un flujo de trabajo fluidos?
• ¿Son suficientemente claras las normas de comunicación?
• ¿Cuáles son los problemas de comunicación más recurrentes de los que se queja tu personal?

En segundo lugar, crea una plantilla de expectativas de equipo dedicada a este aspecto y compártela con tu equipo.

2. Analiza las herramientas de trabajo de tu equipo

Mientras que la Generación Z está totalmente de acuerdo con la mensajería instantánea como Slack, los Baby Boomers pueden encontrar difícil adaptarse a este método de comunicación. Sin embargo, un aspecto clave que todos esperan es la posibilidad de trabajar de forma tan productiva desde casa como en la oficina. 

La tecnología de puestos de trabajo híbridos resuelve este problema proporcionando a los empleados modernas herramientas de comunicación, software de gestión de proyectos, plataformas de reserva de escritorios, etc. Antes de elegir cualquiera de estas herramientas digitales de apoyo para tu equipo, analiza tu equipamiento actual y responde a las siguientes preguntas: 

• ¿Permiten a su personal trabajar con eficacia?
• ¿Se ajustan a las necesidades de un personal híbrido?
• Si trabajas con un personal multigeneracional, ¿son fáciles de usar para todos? 

3. Mantenerse disponible y centrado en los empleados

Estar tan centrado en el empleado con los trabajadores remotos como lo estás con los de la oficina es esencial para que tu equipo híbrido prospere y evite la exclusión. No ver a tus compañeros a diario no significa que no necesiten tu apoyo (de nuevo, apoyar no significa microgestionar). 

Además, tén en cuenta que, en un entorno digital, el toque humano es clave. Pregúntales regularmente cómo se sienten y cómo puedes ayudarles a que su trabajo sea más fácil y eficaz. 

Por último, pero no por ello menos importante, independientemente de dónde trabajen los miembros de tu equipo, no olvides mostrar reconocimiento a su equipo. Recuérdales que se les valora tanto como su trabajo. 

4. Fomentar la unión del equipo y la conexión en el lugar de trabajo

Puede que tus compañeros de trabajo acudan a diario al centro de trabajo, pero eso no significa que no necesiten mantener un fuerte vínculo con sus compañeros y con el propio lugar de trabajo. Esta conexión aumenta el bienestar, la motivación, el compromiso y la productividad.

Te recomendamos encarecidamente que se centre en mantener una sólida cultura corporativa y organice actividades de equipo para potenciar este aspecto. Ofrece a tus empleados la oportunidad de pasar tiempo juntos y entablar relaciones auténticas. 

Estas actividades no tienen por qué estar relacionadas con el trabajo. Pueden incluir boulder, torneos de videojuegos, senderismo en la naturaleza, voluntariado por una causa, etc. La idea es romper el hielo, fomentar las interacciones, estrechar lazos con los compañeros y divertirse.

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5. Considera la posibilidad de rediseñar la distribución de tu oficina

¿Has pensado en rediseñar la distribución de tu oficina al cambiar a un modelo de trabajo híbrido? El papel del lugar de trabajo físico es completamente diferente cuando los miembros del equipo acuden a la empresa sólo unos días a la semana o al mes. Como destaca el estudio de ^Gallup1, tienden a dar prioridad a las reuniones y al trabajo colaborativo con los compañeros, así como a las reuniones individuales con los directivos. 

Así que..:

• ¿ Tu espacio de trabajo está optimizado para fomentar la colaboración y el trabajo colectivo?
• ¿Dispones de suficientes salas de reuniones?
• ¿La oficina está diseñada sólo con cubículos, o proporcionas a tus equipos un espacio abierto para aportar ideas y colaborar fácilmente?

Crear un diseño de oficina híbrido es imprescindible para que Tu equipo prospere y saque el máximo partido del trabajo híbrido.

6. Forma a tu personal sobre ciberseguridad en un contexto de trabajo híbrido

Proteger los datos importantes y la información privada es aún más crucial en un contexto de trabajo híbrido que en un modelo de trabajo tradicional. El equipo informático desempeña un papel clave en este sentido, pero todo el mundo es responsable de aplicar prácticas de ciberseguridad allí donde trabaje. 

Sin embargo, el número de formas en que los piratas informáticos pueden acceder a los datos confidenciales es enorme, y no se puede esperar que el personal conozca todas las medidas de seguridad para mantener el lugar de trabajo seguro y protegido. Es responsabilidad de las organizaciones y de los directivos compartir las mejores prácticas y formar a sus empleados en la gestión del ciberriesgo. 

7. Pide opiniones con regularidad

El mayor error que se puede cometer al dirigir en un entorno de trabajo híbrido es dar por sentado que se sabe lo que necesita el personal. La mejor forma de evitarlo es recabar periódicamente sus opiniones y aprender cómo podría hacer que su entorno de trabajo se adaptara mejor a ellos.

Puede aprovechar la oportunidad de reunirse en la oficina para dedicar un tiempo a discutir lo que creen que funciona y lo que no. Sin embargo, no lo fuerces. Algunas personas se sienten incómodas compartiendo su opinión en persona porque les preocupa el impacto que pueda tener en tu relación y en su carrera. 

Los cuestionarios anónimos de satisfacción de los empleados también son relevantes para obtener opiniones sinceras sobre el lugar de trabajo y los sentimientos de los miembros de su equipo. La ventaja es que puedes centrarte en un tema concreto y personalizarlo según las áreas que quieras mejorar. 

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5 razones por las que deskbird te ayuda a liderar en un entorno de trabajo híbrido

1. Te da una idea de los horarios de tu equipo en un vistazo

Saber quién trabaja desde dónde y cuándo es esencial para gestionar con éxito un personal híbrido. Gracias a su función de planificación semanal, la aplicación deskbird te ofrece una visión clara de los horarios de tus empleados. 

En unos pocos clics, puedes ver quién trabaja desde casa, quién viene a la oficina y cuándo. También puedes recibir notificaciones cuando los miembros de tu equipo modifiquen sus horarios para que puedas ajustar los tuyos si es necesario.

2. Ofrece una plataforma workspace booking fácil de usar que satisface las necesidades de los empleados

Adoptar un modelo de trabajo híbrido permite a las empresas reducir el espacio de oficinas y los costos. Pero, ¿cómo se gestiona logísticamente para proporcionar a todos el espacio de trabajo que necesitan? 

Utilice deskbird. Nuestro sistema de reserva de escritorios te permite gestionar eficazmente tu lugar de trabajo híbrido permitiendo a tu personal reservar el sitio que desee en función de sus necesidades. 

Algunos prefieren sentarse en un escritorio individual junto a las ventanas, a otros les gustaría formar parte de un gran escritorio en el espacio abierto, otros necesitan reservar una sala de reuniones para el día para colaborar con sus compañeros de equipo, etc. De este modo, te aseguras de que tengan el espacio de trabajo que necesitan para prosperar y evitas conflictos de horarios.

3. Facilita la colaboración y el trabajo en equipo para los días de oficina

Con deskbird, es fácil para ti y tus compañeros de trabajo hacer un seguimiento de quién trabaja dónde y cuándo, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo. Porque puedes ver sus horarios, pero también puedes hacerlos visibles para los demás con su permiso. 

Supongamos que asignas a tres miembros de tu equipo una tarea que deben realizar juntos. Al ver los horarios de cada uno, pueden dar prioridad a acudir a la oficina los mismos días que sus compañeros. De este modo, pueden trabajar en esta misión específica en persona y hacer más cosas que trabajando independientemente desde casa.

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4. Proporciona análisis del lugar de trabajo para introducir mejoras basadas en datos

Nuestro software está equipado con una función de análisis del lugar de trabajo. Este componente clave te permite comprender cómo se utiliza el espacio de oficina. Desde el punto de vista de la gestión, puede ser muy útil mejorar la experiencia de los miembros de tu equipo cuando acuden a la oficina. 

Por ejemplo, puede que te des cuenta de que tu colega Mark siempre reserva un escritorio un poco aislado. No te sorprende, porque Mark es analista de datos. Por lo tanto, necesita estar concentrado y evitar distracciones. 

Una vez que te hayas dado cuenta, puedes preguntarle si quiere que le asignes un espacio específico cuando venga a la oficina. Así, no tendrá que preocuparse por tener un espacio fijo para realizar sus tareas.

5. Hace que las empresas ahorren costos y adopten el trabajo moderno

Para saber cuánto podrías ahorrar utilizando deskbird, hemos creado la calculadora de oficinas híbridas. En general, deskbird te ayuda a ahorrar en costes de oficina de varias maneras, desde reducir tu presupuesto inmobiliario hasta reducir tus facturas de energía.

El dinero que ahorre cambiando a un modelo de trabajo más flexible y utilizando deskbird puede dedicarlo a otras importantes tareas de gestión. Por ejemplo, los expertos hablan cada vez más de la importancia del bienestar de los empleados. Entonces, ¿por qué no utilizar lo que se ha ahorrado con un entorno de trabajo híbrido bien gestionado y optimizado para poner en marcha más iniciativas de bienestar? 

La aplicación deskbird ayuda a las organizaciones en otras áreas además de la gestión del trabajo híbrido. Solicita una demostración gratuita para descubrir todas las funciones diseñadas para que tu empresa y tu personal prosperen.

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¿Crees que dirigir en un entorno de trabajo híbrido conlleva demasiados retos? Las ventajas del modelo de trabajo híbrido los superan con creces. La flexibilidad en el trabajo no sólo se ajusta a las tendencias del futuro del trabajo, sino que también es buena para el crecimiento y el éxito de tu empresa.

Ofrecer modalidades de trabajo flexibles ya no es una opción para las empresas; aprender a gestionar un personal híbrido es esencial. Un estilo de liderazgo híbrido exitoso incluye tener:

• un sistema de comunicación a medida;
• tecnología híbrida adecuada para el lugar de trabajo;
• un enfoque centrado en los empleados;
• una estrategia eficaz de ciber seguridad;
• un diseño de oficina hecho para equipos híbridos.

¿Quieres ver cómo podemos ayudarte con esta nueva forma de trabajar en la práctica? Prueba gratis la aplicación deskbird y reciea los mejores consejos de nuestro equipo de expertos en híbridos.

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¹ Ventajas y retos del trabajo híbridoGallup.