14 mejores prácticas para dirigir equipos remotos con éxito

¿Cómo te adaptaa al trabajo virtual? ¿Estás adoptando el trabajo híbrido y sacándole el máximo partido? El trabajo a distancia beneficia a las empresas en términos de retención de empleados y atracción de talento. Como casi todos hemos experimentado alguna vez, trabajar desde casa no siempre es fácil y a menudo requiere algunos ajustes. Aunque trabajar desde cualquier lugar favorece un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, también puede llevar a un exceso de trabajo. ¿La oficina en casa está creando algunos problemas entre su equipo? ¿Cómo mantener una cultura positiva en el lugar de trabajo virtualmente? ¿Cómo mantener el compromiso y la productividad de los trabajadores? Todas estas son preguntas normales con las que se pueden encontrar los líderes de empleados rem otos. Algunos empleados ya trabajaban a distancia antes de la pandemia. Sin embargo, la mayoría de ellos han tenido que aprender una forma completamente nueva de trabajar y todavía se están adaptando a este concepto moderno. Para ayudarle a comprender los retos del trabajo virtual y adoptar un enfoque acertado de la gestión del trabajo híbrido, he aquí 14 buenas prácticas para equipos remotos. 

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El auge de los modelos de trabajo a distancia e híbridos

Aunque la gestión de equipos remotos se hizo repentinamente obligatoria durante la crisis de Covid-19, hoy es una opción inteligente para muchas empresas de todo el mundo mantener esta flexibilidad laboral. Lo que apareció como solución para combatir una crisis sanitaria es ahora una solución para mejorar la experiencia de los empleados, atraer nuevos talentos y reducir los costes de alquiler. Cuando los demandantes de empleo estudian una oferta de trabajo, uno de los aspectos más importantes que investigan en primer lugar es la posibilidad de trabajar a distancia. 

Un modelo de trabajo híbrido responde a las necesidades de muchos trabajadores. Para los nómadas digitales, es la posibilidad de viajar por todo el mundo mientras trabajan al mismo tiempo. Para los padres, es la posibilidad de centrarse en crear un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada. Para otros, el trabajo a distancia les da la oportunidad de disfrutar simplemente trabajando desde donde les apetezca (casa, espacios de coworking, cafeterías, etc.) y evitar el letargo de la rutina. Con un horario híbrido, los empleados pueden acudir a la oficina sólo cuando lo necesiten o quieran, un concepto que ha llegado para quedarse.

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14 pasos para gestionar con éxito el trabajo híbrido

1. Establece directrices claras para el trabajo a distancia

Empecemos con una recomendación básica, pero a veces olvidada, para las mejores prácticas de los equipos remotos: compartir una directriz clara sobre el trabajo a distancia. ¿Cuántas horas tienen que trabajar los que están en casa? ¿Tienen un horario fijo o empleas el horario flexible? ¿Tienen que estar conectados todo el tiempo en tu herramienta de comunicación o pueden acudir y responder puntualmente a lo largo del día? Deje claro cómo debe trabajar su equipo cuando opere a distancia dando todas las indicaciones necesarias para que el modelo de trabajo a distancia sea fluido y eficaz. 

2. Proporciona toda la tecnología de trabajo híbrido necesaria

Si tu empresa opta por implantar un modelo de trabajo híbrido, asegúrate de que tu personal está equipado con la tecnología necesaria para trabajar de forma eficiente. Obviamente, el acceso a un ordenador portátil y a Internet es imprescindible, y los auriculares también suelen ser necesarios. Además, también es esencial contar con un software de trabajo remoto que se adapte a tus necesidades como equipo híbrido. El software de trabajo remoto incluye herramientas de comunicación digital como Slack, herramientas de gestión de proyectos como Trello, software de reserva de escritorios como deskbirdetc.

3. Fomenta la comunicación

La comunicación es siempre un aspecto muy importante del éxito de un equipo y es aún más crucial cuando trabajan desde lugares distintos. Como gestor, fomentar la comunicación en la medida de lo posible y proporcionar a los miembros de tu equipo las herramientas adecuadas para ello forman parte de tus responsabilidades. Independientemente de si el objetivo es compartir nuevas actualizaciones, proporcionar comentarios, realizar el seguimiento de un proyecto o solucionar conflictos de programación, la comunicación es un pilar fundamental de las mejores prácticas para los equipos remotos. Hay muchas formas de fomentar esta práctica. Por ejemplo, puedes planificar una reunión semanal de una hora o puedes programar una reunión diaria opcional de 30 minutos para hablar de cualquier cosa que haya ocurrido durante el día.

4. Estar presente en las conversaciones en línea

Fomentar las interacciones entre los miembros de tu equipo está muy bien, pero también tienes que estar presente siempre que sea posible. Si apareces en la reunión semanal virtual y luego no saben nada de ti en toda la semana, esto no va a funcionar bien. En la oficina, comunicarse es más fácil. Cuando surge cualquier duda, problema o confusión, los empleados pueden preguntarte y obtener una respuesta rápida. Con el trabajo a distancia, es diferente. Por lo tanto, también tienes que formar parte de sus conversaciones. Puede ser por correo electrónico, por reuniones de zoom o por Slack. No importa, siempre que estés presente y disponible. En primer lugar, refuerza la relación con tu equipo al mostrar tu compromiso con ellos. En segundo lugar, te da la oportunidad de detectar cualquier problema que surja y resolverlo lo antes posible.

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5. Establece expectativas claras

Del mismo modo que cuando se trabaja desde la oficina hay que ofrecer expectativas claras al equipo, también hay que hacerlo cuando se trabaja a distancia, o incluso más. No estamos hablando de una directriz de trabajo a distancia como hicimos antes, sino de una estructura organizativa. Es esencial que el equipo entienda claramente los objetivos y lo que esperas de ellos. También puedes limitarte a comunicar el resultado esperado para potenciar el compromiso y la creatividad. Es una técnica estupenda para minimizar la microgestión y demostrar a tu equipo que confías plenamente en ellos y en sus habilidades.

6. Confía en tu equipo remoto y recompénsalo

Hablando de confianza, el trabajo a distancia puede desencadenar problemas de confianza entre jefes y empleados. Los jefes pueden empezar a mostrar patrones de microgestión al no poder ver trabajar a su equipo. ¿Cómo puede estar seguro de que los miembros de su equipo trabajan realmente si lo hacen desde casa? ¿Están detrás de su pantalla o simplemente están conectados pero haciendo otra cosa? Los estudios demuestran que los empleados que trabajan a distancia son hasta un 40% más productivos que en la oficina. Así que le recomendamos encarecidamente que confíe en ellos. Además, no olvides felicitarles, ya que también es un problema común en la gestión del trabajo híbrido. Al no vernos, tendemos a comunicar menos lo positivo o a tomarnos el tiempo de recompensar el gran trabajo. A largo plazo, esto puede tener un impacto crítico en el compromiso de tus empleados.

7. Permite flexibilidad horaria

En primer lugar, los líderes remotos de éxito no microgestionan a su equipo. En segundo lugar, dan más flexibilidad a sus empleados porque conocen los efectos positivos que puede tener el horario flexible. Si un horario flexible no afecta a las tareas de otros miembros del equipo, ¿por qué no dejar que sus empleados remotos trabajen cuando son más productivos? Es una solución en la que todos salen ganando. Desde tu punto de vista, te aseguras de que trabajan cuando saben que son más productivos. Por ejemplo, supongamos que tu colaborador está pasando por un problema personal que debe resolver rápidamente. Si le dejas que se ocupe de ello primero, tendrá la mente libre y podrá concentrarse y ser productivo. Desde su punto de vista, puede alcanzar un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada, lo que le hace estar más comprometido con sus tareas. 

8. Asegúrate de que tu equipo no trabaje en exceso

Perder la noción del tiempo y trabajar en exceso es uno de los inconvenientes del trabajo desde casa. Obviamente, tienes que asegurarte de que tu equipo trabaja lo suficiente para cumplir el número de horas de su contrato. Sin embargo, evitar que trabajen demasiado es importante en la llegada del trabajo híbrido. Cuando todos los empleados están in situ, es bastante fácil para los directivos darse cuenta de las horas de más. Por ejemplo, pueden observar si se saltan la pausa del almuerzo para terminar una tarea o si se quedan más tiempo mientras todos los demás se marchan. Con el trabajo a distancia, esto resulta un poco más complicado de detectar. Es esencial que preste atención a este aspecto para evitar la fatiga o el agotamiento de los empleados.

9. Comparta información como, por ejemplo, cuándo está in situ

Cuando ves a los miembros de tu equipo en la oficina, es fácil y rápido hablar de cualquier información que pueda afectar a su trabajo. Puede ocurrir oficialmente durante una reunión o informalmente mientras comparten la pausa del almuerzo, por ejemplo. ¿Cómo ocurre cuando no se trabaja en el mismo espacio? En ese caso, a veces no se comparte la información, lo que puede provocar fácilmente no sólo una disminución de la productividad, sino también un sentimiento de exclusión. La forma de hacerlo no importa. Puede ser mediante una eficaz reunión en línea, por correo electrónico o por chat. Quizá requiera una sesión de vídeo en equipo si todo el mundo está implicado o baste con una simple conversación cara a cara. Tienes que adaptarte a la situación pero, sobre todo, seguir compartiendo la información como si estuvieras in situ.

10. Mantén todo tipo de reuniones con moderación

Como ya hemos dicho, la comunicación es aún más importante en un entorno de trabajo a distancia que en una estructura de trabajo tradicional. Si las reuniones forman parte de su estrategia de comunicación, esto no debe cambiar por el hecho de trabajar virtualmente. En otras palabras, si las reuniones de empresa, de equipo o individuales suelen planificarse con regularidad y son necesarias, deben seguir siendo las mismas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que demasiadas reuniones pueden afectar realmente a la productividad de los empleados. Según el MIT Sloan Management Review, prohibir las reuniones durante un solo día aumenta la productividad en un 35%. Otro problema de un número elevado de sesiones en línea es el agotamiento virtual, también llamado fatiga Zoom. Por lo tanto, si es necesario, mantener todo tipo de reuniones como si fueran presenciales está muy bien, pero asegúrate de no excederte.

11. Ofrece múltiples opciones de reunión

Todos somos diferentes y lo que funciona para una persona puede no funcionar para otra. Por eso es importante ofrecer múltiples opciones de reunión si es posible. En un entorno de trabajo híbrido, esto no debería ser un problema. Haz saber a tu equipo remoto que podéis reuniros digitalmente o in situ cuando vengan a la oficina. Una aplicación de gestión de espacios híbridos como deskbird te ayuda a organizar las horas y fechas de las reuniones, así como a reservar el escritorio o la sala de reuniones que elijas. Esta combinación de opciones te da la oportunidad de satisfacer fácilmente las necesidades de todos y preservar una forma de trabajar positiva y fluida.

12. Organizar las actividades de los equipos remotos

La cultura del lugar de trabajo puede marcar la diferencia a la hora de atraer talento y mejorar la experiencia de los empleados. Sin embargo, también es algo que puede desvanecerse fácilmente cuando se trabaja a distancia. Organizar actividades para equipos remotos es una forma estupenda de mantener el espíritu cultural de la empresa, especialmente para equipos que no se ven a menudo en la vida real. Puede ser un simple café digital para intercambiar impresiones sobre cualquier tema que no sea el trabajo, o una noche de juegos virtual con tu equipo para aportar diversión y espíritu de equipo. Se te puede ocurrir cualquier actividad, siempre que cree un gran momento de equipo.

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13. Centrarse en la creación de un modelo saludable de trabajo a distancia

Ofrecer buenas condiciones de salud es, esperamos, un valor fundamental para todas las empresas. El trabajo a distancia puede desencadenar nuevos tipos de problemas de salud que deben tenerse en cuenta. Por ejemplo:

• Exclusión;
• Fatiga de zoom;
• Tiempo de trabajo excesivo;
• Burnout;
• Etc.

Establecer normas para ayudar a tu equipo remoto a mantenerse sano física y mentalmente puede formar parte de la pauta de trabajo remoto mencionada anteriormente. De nuevo, la comunicación es clave y como no estás con ellos para notar cualquier signo de fatiga, agotamiento, exclusión, etcétera. La confianza también juega un papel importante aquí. No sólo tienes que confiar en ellos, sino que ellos también tienen que sentir que pueden confiar en ti para compartir cualquier problema de salud que puedan estar afrontando. 

14. Las mejores prácticas de los equipos remotos

Para que tu equipo tenga éxito y crezca unido, el feedback es un componente clave de las mejores prácticas de los equipos remotos. Compartir el feedback no sólo es clave para la mejora personal, sino también para ver si tu forma de trabajar está dando resultados. Debe ser un proceso vertical en el que todos tengan derecho a compartir sus sentimientos, opiniones e ideas. Ayuda a detectar cualquier punto de bloqueo, a comprender qué enfoques funcionan y dónde es necesario mejorar. Y no lo olvides, el ratio de feedback es de 5:1, lo que significa que se necesitan cinco puntos de feedback positivo para contrarrestar uno negativo. 

Resumen de las mejores prácticas de los equipos remotos

Ahora que este artículo llega a su fin, tenemos que admitir que ha sido bastante largo. Sin embargo, como el trabajo híbrido se está convirtiendo en la nueva normalidad, es importante que le demos una visión completa de cómo gestionar con éxito equipos virtuales. Así que aquí tienes las principales ideas que debes recordar si estás dispuesto a aplicar las mejores prácticas de los equipos remotos:

• La mejor tecnología híbrida para el lugar de trabajo;
• Fomentar la comunicación en la medida de lo posible;
• Mantener una cultura corporativa positiva;
• Centrarse en la inclusión;
• Ser consciente de los posibles inconvenientes del trabajo a distancia;
• Manténte centrado en los empleados.

Estar lejos unos de otros debería ser un motivo para estar aún más centrados en los empleados. Los miembros de tu equipo necesitan ver que pueden contar contigo y que estás ahí para ellos. Por eso, la gestión del trabajo híbrido debe basarse en la confianza, el reconocimiento y la comunicación. Aunque la colaboración en el trabajo a distancia a veces puede resultar complicada, estas 14 buenas prácticas para equipos remotos te ayudarán a aprovechar todas las ventajas del trabajo híbrido.