Ideas innovadoras de ahorro para empresas modernas y preparadas para el futuro

Con el rápido aumento de los costes de alquiler y gastos accesorios, las organizaciones deben emplear ideas innovadoras para ahorrar costes. Estas estrategias son cruciales para el éxito y la sostenibilidad de las organizaciones modernas a la hora de reducir los gastos empresariales y optimizar los recursos. 

Reestructurar los lugares de trabajo para aumentar la productividad y la rentabilidad no es tarea fácil. Pero, con las soluciones adecuadas, como la implantación de iniciativas de sostenibilidad y las últimas tecnologías, podemos construir oficinas preparadas para el futuro a un costo menor. 

En este artículo exploraremos una serie de ideas innovadoras que no sólo ayudan a reducir costos, sino que también se ajustan a la creciente demanda de sostenibilidad y flexibilidad en el lugar de trabajo. Aplicando estos cambios, las empresas pueden ahorrar dinero, atraer y retener a los mejores talentos al tiempo que contribuyen a un futuro más ecológico y eficiente.

El verde es el nuevo negro: haz tu oficina más sostenible 

La sostenibilidad es uno de los valores más importantes para los Millennials y la Generación Z. Ambas generaciones combinadas se están convirtiendo en el mayor grupo demográfico en el lugar de trabajo y a menudo esperan que sus empresas se alineen con sus valores personales. Por lo tanto, la sostenibilidad no solo es clave para mejorar nuestro planeta. También es una gran expectativa para una gran parte de la mano de obra, ya que podrían tomar decisiones profesionales en función de qué empresas reflejan o no estas iniciativas.

Reconsidera tus hábitos de viaje de negocios

Muchos medios de transporte son grandes contaminantes, como los coches y los aviones. Por desgracia para muchos de nosotros, utilizamos estos medios de transporte a diario. Así que imagina cuánta contaminación se crea en los desplazamientos diarios. 

En lugar de eso, replantéate cómo vas al trabajo. Opta por medios de transporte más sostenibles, como el tren, los desplazamientos a pie o en bicicleta. O, si el coche es tu única opción, busca a gente de tu entorno que comparta coche para ir a trabajar. 

Además, los viajes de negocios de un país a otro requieren volar en avión, lo que tiene importantes consecuencias para el medio ambiente. Las empresas pueden optar por reducir los viajes transfronterizos o encontrar rutas alternativas utilizando el tren. 

Replantearse el transporte también ayuda a ahorrar costos, ya que compartir coche o coger el tren supone gastar menos en gasolina, y caminar o montar en bicicleta son completamente gratuitos. Si tu empresa subvenciona los viajes, por ejemplo pagando la gasolina, también reducirá costos. 

Cambiar a soluciones de bajo consumo energético

Los edificios de oficinas suelen consumir mucha energía. Las luces tienen que estar encendidas todo el día, y la tecnología tiene que cargarse o enchufarse para funcionar. El simple hecho de mantener un edificio de oficinas en funcionamiento requiere un consumo de energía considerable. Esto también puede resultar bastante caro. 

Por ello, las empresas pueden optar por soluciones de bajo consumo energético, como los paneles solares, no sólo para reducir costes, sino también para ahorrar energía. Aunque el costo inicial de instalación puede ser más elevado, el ahorro global será aún mayor.

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Reduce, reutiliza y recicla", tu nuevo lema

Uno de los principios clave de la sostenibilidad es "Reducir, Reutilizar, Reciclar". En el contexto laboral, esta frase se aplica principalmente a cualquier equipo o recurso que se utilice. Por ejemplo, ponga el reciclaje al alcance de todos los empleados colocando más contenedores de reciclaje en la oficina. 

Pero las 3R también se refieren al uso de la tecnología en el lugar de trabajo, que no puede desecharse fácilmente. Así que, en lugar de comprar más equipos para la oficina, aplique una política BYOD que reduzca la cantidad de consumo y permita a los miembros del equipo reutilizar las herramientas digitales que ya poseen. O, para mantener la centralidad de los empleados, anímelos a tener un solo ordenador portátil, por ejemplo. Esto no significa que los trabajadores tengan que pagarlo por sí mismos. Más bien, la empresa lo paga al 100% o les proporciona un estipendio.

La impresión está anticuada, conviértete en una oficina sin papel

En aras de la reducción, ¡piensa en convertirte en una oficina sin papeles! Ahora tenemos la posibilidad de compartir documentos instantáneamente en línea a través de plataformas basadas en la nube. En lugar de tener que pedir los documentos a los compañeros, ¡el equipo ya puede acceder a ellos y actualizarlos! 

Con la implantación de la firma electrónica, ya no es necesario imprimir físicamente los documentos para firmarlos. Pueden firmarse digitalmente, lo que no solo es más sostenible, sino también más eficiente.

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La IA y la automatización siguen mejorando: utiliza estas tecnologías para reducir los gastos empresariales

Utiliza las nuevas tecnologías para optimizar el tiempo y aumentar la eficacia

Como muchos saben, el tiempo es dinero. Cuanto más tiempo se dedica a una tarea, más recursos humanos se utilizan. A los empleados se les paga por su tiempo, así que cuanto más tiempo dediquen a una tarea, más cuesta. Por lo tanto, implantar la IA en el lugar de trabajo es una forma eficaz de optimizar el tiempo y aumentar la eficiencia. Aunque no puede crear proyectos de principio a fin y no tiene capacidad de pensamiento crítico ni de resolución de problemas, estas herramientas son un gran punto de partida para esbozos, tormentas de ideas y ayuda con tareas repetitivas. 

Reduce los errores humanos dejando que los robots hagan el trabajo y pierdas menos dinero

Aunque todos cometemos errores, éstos cuestan dinero a la empresa. Cuando se comete un error, hay que corregirlo. Esto significa dedicar más tiempo a una tarea concreta y, posiblemente, quitar tiempo a otro miembro del equipo de sus propias responsabilidades. O es necesario utilizar recursos físicos para solucionar el problema. Por lo tanto, la aplicación de la IA ayuda a reducir estos errores al eliminar el error humano de la ecuación. 

Automatiza tu sistema de ciberseguridad para reducir los riesgos de ser pirateado

Un ciberataque puede costarle caro a tu empresa, ya que pueden sustraer datos valiosos o poner en peligro los sistemas, lo que significa que hay que interrumpir el trabajo. Sin embargo, el uso de IA para automatizar el sistema de ciberseguridad reduce el riesgo de ataque, ya que la tecnología puede trabajar las 24 horas del día, mientras que los humanos no. 

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La demanda de trabajo híbrido es máxima: adopta el modelo de trabajo más solicitado y ahorra costos

Una menor tasa de ocupación significa una oportunidad para reducir el tamaño de tu oficina

Al cambiar a un modelo de trabajo híbrido, habrá menos empleados en la oficina cada día de la semana, lo que probablemente reducirá las tasas de ocupación. Esto significa que las empresas no necesitarán tanto espacio físico, ya que no todas las personas estarán en la oficina a diario. Con los elevados costes de los alquileres en muchas ciudades, la reducción del espacio de oficina puede ahorrar mucho a las empresas en costes inmobiliarios.

Sin embargo, antes de optar por reducir el tamaño de tu lugar de trabajo, es imprescindible hacer un seguimiento de los índices de ocupación para saber quién entra en la oficina y cuándo. Los sensores o las aplicaciones de "hot desking" pueden ayudarte a recopilar estos datos. Así te aseguras de que hay espacio suficiente para los que llegan. 

Un menor número de personas in situ reduce la factura energética

Debido a la naturaleza de los modelos de trabajo flexible, hay menos personas en la oficina a diario. Pero esto también significa que se consume menos electricidad, ya que se cargan menos portátiles y teléfonos y se necesita menos luz. Del mismo modo, hay menos consumo de otros recursos necesarios para el mantenimiento rutinario. Muchos países europeos se enfrentan a una crisis energética que ha disparado los precios de productos como la electricidad. Por eso, ahorrar de esta manera puede reducir mucho los costos.

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El trabajo flexible facilita la colaboración con autónomos

Es más fácil trabajar con autónomos cuando se dispone de un modelo flexible, ya que pueden contratarse desde cualquier parte del mundo. De este modo, obtendrá el mejor talento que pueda encontrar sin tener que contratar a un empleado fijo. 

Contratar a un autónomo para un proyecto o conjunto de tareas específico es mucho más barato que contratar a un nuevo miembro del equipo a tiempo completo para realizar el trabajo. Esta persona necesitaría un sueldo, ventajas y ciertos recursos como tecnología y espacio de oficina. 

Esto se suma a los beneficios de ahorro de costos mencionados anteriormente, ya que tener menos personal a tiempo completo también significa poder reducir el personal. 

El trabajo híbrido favorece la conciliación y la productividad

La observación de entornos de trabajo híbridos ha demostrado que tiene una serie de ventajas, muchas de ellas relacionadas con la experiencia de los empleados y la productividad. Un entorno de trabajo flexible aumenta la productividad al permitir a los empleados trabajar desde donde se sientan más cómodos y mejor se adapte a la tarea en cuestión. Además, permite trabajar tanto en casa cuando se necesita tiempo de concentración como en la oficina cuando una tarea requiere colaboración. 

Como las personas ahorran tiempo al no tener que desplazarse diariamente, también pueden centrarse en otros aspectos de su vida, como la familia y el bienestar. A su vez, tienen un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y, por tanto, están más comprometidos y, en general, más satisfechos con sus funciones. Esto evita el absentismo y el agotamiento. 

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A medida que las empresas se esfuerzan por seguir siendo competitivas mientras aumentan los gastos en el lugar de trabajo, es esencial adoptar ideas innovadoras para ahorrar costes. La reducción de los gastos empresariales puede adoptar múltiples formas. Las estrategias rentables modernas incluyen la adopción de prácticas sostenibles, la aplicación de la IA y la automatización, y la adopción del trabajo híbrido.

Por suerte, muchas de estas estrategias, como ser más sostenibles y adoptar modalidades de trabajo flexibles, coinciden con los valores de nuestra mano de obra actual. Así que, si las organizaciones quieren estar preparadas para el futuro, estas soluciones ya deberían estar en marcha. Estos métodos no sólo reducen las facturas, sino que también contribuyen a un futuro más ecológico y productivo, fomentan la satisfacción de los empleados y atraen a los mejores talentos. 

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