Hot desking app: la tecnología que facilita la gestión de espacios de trabajo híbridos

El trabajo híbrido es el mejor modelo de trabajo. Pero, ¿puedes controlar fácilmente a los miembros de tu equipo que acuden a la oficina y a los que se quedan en casa? ¿Tus empleados tienen siempre acceso al espacio de trabajo que desean cuando trabajan desde la oficina? ¿Conoce la tasa de ocupación de tu espacio de oficina, cómo lo utilizan sus trabajadores y cómo optimizarlo? Si ha respondido "no" a alguna de estas preguntas, lo más probable es que necesite una aplicación de hot desking.

La tecnología del trabajo flexible está en auge a medida que el modelo clásico de trabajo de 9 a 5 se desvanece. Los Millennials y la Generación Z a menudo ni siquiera se plantean un puesto de trabajo sin modalidades de trabajo flexibles. Además, como ayuda a aumentar la atracción de talento, la satisfacción de los empleados, la felicidad y la productividad, las organizaciones no tienen motivos para rechazar esta nueva forma de trabajar.

Sin embargo, para tener éxito, la flexibilidad laboral implica replantearse el diseño de la oficina y la gestión del espacio de trabajo. Por eso es tan importante contar con una aplicación de hot desking. Escritorios compartidos, optimización del espacio, ahorro de costes, planificación semanal... ¡Descubramos por qué esta tecnología para la oficina es tu mejor aliada!

¿Cómo funciona una aplicación de hot desking?

Inserción de datos

El primer paso es introducir los nombres de todos tus empleados y los distintos tipos de espacios de trabajo y recursos compartidos que tienes en la oficina. Por ejemplo, 50 escritorios individuales, 15 salas de reuniones, 20 plazas de coche, etc.
También te recomendamos que indiques el puesto de trabajo de tus empleados para saber mejor qué tipo de espacio de trabajo necesitan en función de sus tareas. Puede que el equipo de marketing prefiera reservar una sala de reuniones para aportar ideas, mientras que los especialistas en datos elegirían un escritorio en una zona aislada de la oficina para concentrarse.

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Fácil acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento

Una vez introducidos todos los datos necesarios, ¡ya está todo listo!

Sí, es así de fácil. Usted y tus empleados pueden acceder a la aplicación de hot desking en cualquier momento y lugar.
Pongamos que a Sarah le ha surgido un imprevisto en su agenda personal y necesita cambiar su horario de trabajo para el próximo martes. Sólo tiene que abrir la aplicación en cuanto reciba la información y, desde donde esté, podrá cambiar de la jornada de oficina a la de casa.

Planificación semanal en 1 clic al día

El principal objetivo de utilizar una aplicación de hot desking es facilitar al máximo el trabajo flexible a organizaciones y empleados. En un abrir y cerrar de ojos, es necesario tener una idea clara de quién trabaja dónde y cuándo. Por este motivo, deskbird ofrece una función de planificación semanal que permite al personal crear su horario con un solo clic al día.

Como dice nuestro lema: "Haz clic, reserva, trabaja", ¡y ya está!

Los gestores también disponen de una opción de asignación de espacios. Quédate con nosotros y te lo contamos más adelante. 

Integración de la aplicación de hot desk en otras plataformas

Simplificar el trabajo flexible: comprobado. Ahora, abordemos la parte de la eficiencia.

Nadie quiere perder tiempo cambiando de pantalla para buscar información. Para resolver este problema, las integraciones son la clave. Elige invertir en una aplicación de hot desk fácil de usar como deskbird, y podrás integrarla en tu software adicional, como Microsoft Teams, calendarios de Google y Outlook, sistemas de RRHH, Google Meet, etc.

Tecnología de trabajo flexible para todos

¿Qué empresas necesitan este tipo de herramienta?

Sencillo: cualquier empresa que adopte una de las tendencias más significativas del futuro del trabajo: el trabajo flexible.

Existen muchas configuraciones de trabajo flexible, como los modelos de trabajo híbridos, los horarios comprimidos, el horario flexible, las oportunidades a tiempo parcial... ¿Cómo se controla quién trabaja, dónde y cuándo? Sea cual sea el tamaño de su organización, la solución más eficaz y fácil de usar es utilizar una aplicación de hot desking.

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¿Cuáles son las ventajas de utilizar una aplicación de hot desk para empresas híbridas?

Proporcionar una visión clara de los horarios semanales de los miembros del equipo 

En un entorno de trabajo híbrido, los empleados trabajan desde cualquier lugar (la oficina, casa o un tercer lugar de trabajo). Con una aplicación de hot desking, los responsables no necesitan comprobar los horarios individuales. Por fin pueden tener una visión clara de quién trabaja dónde y cuándo en una sola pantalla. Esto favorece una mejor organización y colaboración. Los directivos pueden planificar mejor con los miembros de su equipo y programar reuniones individuales y de equipo cuando tenga más sentido. 

Resolver conflictos de programación

Como los trabajadores ya no acuden todos los días a la empresa, es necesario replantearse y optimizar el espacio de oficina. La mejor manera es pasar de un concepto de escritorio asignado a un sistema de escritorio compartido. Sin la ayuda de una herramienta de trabajo flexible, esto puede dar lugar rápidamente a conflictos de horarios con personas que tienen previsto trabajar en el mismo escritorio. ¿Le dices entonces a uno de tus empleados que vuelva a casa? ¿Crea una interminable hoja de Google en la que es fácil que se produzcan errores? Con una aplicación de hot desking, los empleados pueden ver con antelación si hay espacios de trabajo disponibles y reservar el que necesiten. Se acabaron el estrés y la frustración de llegar a la oficina y no tener un lugar de trabajo.

Aumentar la productividad

No todo el mundo tiene las mismas necesidades cuando se trata de su entorno de trabajo. Algunas personas prefieren trabajar en espacios abiertos, mientras que otras necesitan una zona tranquila para concentrarse. Tener en cuenta este aspecto es esencial para impulsar su productividad. Gracias a una aplicación de hot desking, los empleados se aseguran el espacio de trabajo que necesitan para trabajar eficazmente cuando acuden a su puesto. Otro impulso a la productividad es que esta herramienta de trabajo flexible facilita la colaboración. Las plantillas híbridas suelen dar prioridad a los días de oficina para trabajar en proyectos de grupo. Con una aplicación de hot desking, pueden consultar los horarios de los demás y reservar un escritorio contiguo o una sala de reuniones el mismo día para trabajar en su proyecto de equipo.

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Reducir el estrés y mejorar la salud mental

Aunque el trabajo flexible es muy solicitado por las jóvenes generaciones de trabajadores y mejora el equilibrio entre vida laboral y personal, también puede convertirse en una fuente de estrés si no se gestiona correctamente. Con una aplicación de hot desking, tus empleados ya no tendrán que preocuparse por llegar a la oficina y no tener un asiento o un espacio de trabajo que se ajuste a sus necesidades. Puede parecer un detalle sin importancia, pero cuando ocurre repetidamente, puede afectar gravemente a la satisfacción y la salud mental de tus empleados en el trabajo. Lo mismo ocurre cuando necesitan trabajar en un proyecto común o necesitan información de sus compañeros de equipo, y están intentando averiguar quién está trabajando cuándo y dónde. El simple hecho de poder comprobar dónde están trabajando sus compañeros mejora la colaboración y la experiencia de los empleados.

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¿Qué otras funciones incluye el software de hot desk deskbird ?

Analicemos en detalle la aplicación deskbird hot desking y sus principales características. 

Análisis de la oficina

Si quieres satisfacer las expectativas de tus empleados, aumentar la productividad y ahorrar costes, necesitas tener una idea clara de cómo se utiliza el espacio de tu oficina. La aplicación deskbird cuenta con una función de análisis de oficinas que le ofrece información útil, como la tasa de ocupación de su lugar de trabajo o los tipos de espacios de trabajo más utilizados. Puedes comparar entre una semana, un mes o un año y optimizar el espacio en consecuencia.

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Reserva de estacionamiento

¿Proporcionas estacionamientp a tus empleados? Aunque fomentamos el uso de la bicicleta o el transporte público siempre que sea posible, algunas personas no tienen otra opción y deben utilizar su coche para acudir al lugar de trabajo. Para asegurarse de que disponen de una plaza de aparcamiento, puede integrar esta opción en su aplicación a medida deskbird , de modo que los miembros de su equipo ya no tengan que preocuparse por encontrar aparcamiento. Sólo tienen que introducir el número de plazas de aparcamiento disponibles. A continuación, podrán reservar una al mismo tiempo que reservan su oficina para ese día.

Plano interactivo 

Otra gran característica de deskbird es el plano interactivo. Clara está en el metro de camino al trabajo, pero se ha olvidado de reservar escritorio. Puede abrir la aplicación desde un smartphone y comprobar rápidamente quién está en la oficina y dónde en tiempo real. Entonces puede reservar un espacio de trabajo al lado de su compañero de equipo favorito o de las personas con las que sabe que tendrá que trabajar hoy en un proyecto. El plano interactivo fomenta la conexión, la colaboración y la productividad en la oficina!

Espacios asignados

Dado que la orientación al empleado es uno de nuestros valores fundamentales, hemos diseñado nuestra aplicación pensando en el bienestar de tus empleados. Por esta razón, hemos creado la función de espacios asignados . Disponible únicamente en la parte de administración, permite a los responsables asignar recursos específicos a los miembros de su equipo. Si Anna sabe que sólo puede concentrarse cuando trabaja en un espacio tranquilo, su jefe puede asignarle un escritorio que cumpla sus criterios. Anna ya no tiene que preocuparse por tener una oficina que responda a sus necesidades.

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Próximas funciones

Siempre estamos trabajando para mejorar la aplicación deskbird y satisfacer sus necesidades y las de sus empleados. Gracias a nuestros clientes por proporcionarnos siempre comentarios sinceros y constructivos, nos esforzamos por mejorar continuamente. En 2022 nos convertimos en la empresa de software de más rápido crecimiento en Europa. Esto nos motiva aún más, para construir el mejor software de gestión del lugar de trabajo y crear nuevas características que respondan a sus necesidades.  

Así que estate atento, deskbird acaba de abandonar el nido, ¡pero pensamos desplegar nuestras alas y volar aún más alto en el mundo del trabajo flexible!

¿Te interesan las ventajas de utilizar una aplicación de hot desking? Al observar las tendencias del futuro del trabajo, no parece que la flexibilidad laboral siga siendo una opción. Tener la oportunidad de trabajar desde cualquier lugar y crear un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal es el objetivo de la mayoría de los trabajadores Millennials y Gen Z.  

Para adoptar con éxito este modelo de trabajo y sacarle el máximo partido, es esencial contar con una herramienta de trabajo flexible como nuestro software de gestión de oficina.

Inicia una prueba gratuita de la aplicación deskbird y ofrece a tus empleados más flexibilidad con workspace booking y planificación semanal!

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Fuentes: Articulos deskbird sobre el hot desking. 

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