Oficina sin papeles: ¿por qué y cómo hacer el cambio?

Podemos darnos de alta en un nuevo banco con unos pocos clics pero, de alguna manera, seguimos recibiendo nuestras nóminas en formato papel. ¿Por qué? En una época en la que la sostenibilidad y la digitalización desempeñan un papel fundamental, aspirar a convertirse en una oficina sin papel es el siguiente paso obvio. Una oficina "sinpapel" es un lugar de trabajo en el que el uso de papel se reduce al mínimo. Idealmente, la meta es alcanzar el objetivo de oficina sin papel como Dubái, que se convirtió en el primer gobierno sin papel del mundo en 2021. Pero, ¿por qué es tan importante minimizar el consumo de papel en el trabajo? Aunque disminuir los residuos de papel para ser más respetuosos con el medio ambiente puede ser la principal razón que nos venga a la cabeza, existen muchas otras ventajas de digitalizar todos los documentos y archivos. Este artículo le ayudará a comprender mejor estas otras ventajas clave. Para ayudarte a cambiar a una oficina sin papel, compartiremos las mejores prácticas y la tecnología moderna disponible para emprender este viaje digital. 

Ventajas de prescindir del papel: una respuesta sostenible para las personas, el planeta y los beneficios

Una oficina más ecológica

Como destacábamos en nuestro artículo sobre la importancia de la sostenibilidad en las empresas, hacer que la oficina sea más ecológica es crucial para las organizaciones que desean tener éxito. Reducir el uso de papel es una medida ecológica fundamental para su lugar de trabajo. Sabiendo que la industria de la pasta y el papel representa el cuarto mayor emisor de gases de efecto invernadero, prescindir del papel puede ayudar sin duda a luchar contra el calentamiento global. Además, el 50% de la basura de oficina que acaba en los vertederos es papel*. 

Cumple las expectativas de una mano de obra moderna

Desde organizar su próximo viaje hasta pedir comida y suscribirse a soluciones bancarias digitales sostenibles, los Millennials y la Gen-Z están acostumbrados a hacerlo todo en línea. Mantener los procesos basados en papel en el lugar de trabajo es un verdadero punto de dolor para las empresas que emplean a estas generaciones. Dado que el 40% de los trabajadores son Millennials y Gen-Z, satisfacer sus expectativas es más importante que nunca. Para ellos, coger una nómina en papel o llevarse montones de documentos a casa es señal de una cultura empresarial carente de prácticas progresistas y modernas.  

Ofrece una solución económica

Un trabajador estadounidense utiliza 10.000 hojas de papel al año*. Si multiplicamos esta cifra por el número de empleados de su organización, el resultado puede asustar. Pero también hay que pensar en los gastos relacionados con el equipo de impresión y su mantenimiento, además de las tasas de eliminación de residuos que pagas por los desechos de papel. El precio medio de una hoja de papel ronda 1 ct. Esto significa que te cuesta 10.000 dólares al año si empleas a 100 personas. Digitalizar sus procesos en la medida de lo posible le permite reducir los costes de su oficina y ahorrar toneladas de espacio.

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Permite una mejor organización y eficacia

No hay nada peor que perder tiempo buscando un documento. En una oficina sin papeles, todos sus archivos están centralizados y organizados en un software de gestión documental. Tus empleados pueden encontrar rápidamente el expediente que buscan y continuar con su trabajo. Si no conocen la ubicación de un documento concreto, pueden utilizar la barra de búsqueda, escribir una palabra clave relacionada con el tema y encontrarlo en cuestión de segundos. Los trabajadores pueden dejar de perder tiempo buscando archivos y de frustrarse cuando se esfuerzan por encontrar documentos. Como mencionan los datos de Elastic en su informe sobre Búsqueda unificada para encontrar contenido en el lugar de trabajoel 54% de los empleados estadounidenses pierde tiempo buscando documentos clave. Con un sistema digitalizado bien organizado, son más eficientes y se centran en tareas más significativas. 

Refuerza la seguridad de los datos

Aunque los ciberataques ocurren, prescindir del papel es mucho más seguro que tener todos los documentos importantes en papel. Con los sólidos sistemas de seguridad que existen hoy en día, las posibilidades de que te roben documentos son menores. También se reduce el riesgo de perder datos por errores humanos, incendios o desastres naturales.

Facilita la colaboración en equipo

Una oficina sin papeles ayuda a sus compañeros a trabajar juntos de forma más eficiente. En primer lugar, pueden encontrar más rápidamente el archivo que necesitan. En segundo lugar, pueden enviarlo rápidamente a sus compañeros de equipo en lugar de dejar de hacer lo que están haciendo e ir a la mesa de su colega a dejárselo. En tercer lugar, si se trata de un archivo al que cualquiera del equipo puede acceder, puede buscarlo en el software de gestión documental sin molestar a nadie. Por último, tener todos los archivos en formato electrónico es imprescindible para adoptar el trabajo híbrido y permite a los equipos trabajar juntos desde distintos lugares.  

Mejora los procesos de automatización

La automatización y la IA (Inteligencia Artificial) permiten a los empleados centrarse en tareas más útiles al dejar que la tecnología se encargue de las tareas repetitivas y sin sentido. Para facilitar este proceso, la eliminación del papel y la digitalización de todos los archivos y documentos facilitan el cambio a la automatización. Por lo tanto, adoptar una oficina sin papel también mejora la experiencia y el rendimiento de los empleados.

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Buenas prácticas para pasar a una oficina sin papel: 5 consejos útiles para alcanzar tu objetivo 

1. Digitaliza todos tus documentos y archivos en papel

Escanear y guardar todos los documentos existentes es el primer paso y, no vamos a mentir, el que más tiempo lleva. Sin embargo, es una necesidad. Por eso, muchas empresas ofrecen servicios de escaneado de documentos para transformar los archivos en papel en archivos digitales. Ayuda a ahorrar mucho tiempo y garantiza que todos sus datos estén digitalizados de forma segura. 

2. Comunica a tu equipo tu estrategia de oficina sin papel

Aunque las razones para pasar a ser una oficina sin papel pueden ser obvias para la mayoría de sus trabajadores, es crucial comunicarse con ellos al respecto. Puede compartir con ellos sus cifras actuales de uso y residuos de papel, sus objetivos y su estrategia para alcanzarlos. Su participación en este proceso es vital para el éxito. Deben saber qué pueden hacer a su nivel para contribuir a reducir los residuos de oficina. Además, es clave que entiendan por qué tener todos los documentos disponibles electrónicamente les ayudará en sus tareas diarias.

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3. Aplicar la regla de las 3 R

Una de las ideas sobre sostenibilidad en la oficina que compartimos fue promover las 3 R, que significan "reducir, reutilizar y reciclar". Esto también es eficaz para reducir el uso de papel. Si no pasas totalmente a un entorno sin papel (hacerlo gradualmente es siempre la mejor forma de conseguirlo), es importante que animes a tus trabajadores a replantearse su uso del papel. En lugar de tirar un documento antiguo, guárdalo para utilizarlo como borrador u hoja de notas, por ejemplo.

4. Utilizar alternativas en papel

Para algunas personas, tener un pequeño bloc de notas Post-it en su escritorio es imprescindible. Tomar notas digitalmente no funciona para todo el mundo, y no pasa nada. Hoy en día existen alternativas ecológicas al papel, como el papel de piedra, por ejemplo. Puedes equipar a cada uno de los miembros de tu equipo con un cuaderno reutilizable (¡pronto será Navidad!) para que puedan seguir tomando notas durante las reuniones con un bolígrafo y "papel". Pueden borrarlas cuando ya no las necesiten o escanearlas si saben que van a echarles un vistazo más tarde. 

5. Elegir las herramientas digitales adecuadas

Por último, debe conocer la tecnología disponible para ayudarle a cambiar a digital. Si estás acostumbrado a hacer los horarios de tus empleados manualmente, quizá quieras echar un vistazo a la herramienta de planificación semanaldeskbird , por ejemplo. Como ya hemos dicho, al igual que hay que mantener a salvo los documentos en papel, también hay que pensar en un sistema de seguridad sólido cuando se pasa al formato digital. No te preocupes, la siguiente parte de este artículo trata sobre estas herramientas digitales cruciales.

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Soluciones digitales para reducir el uso de papel en la oficina: ¿qué herramientas necesitas?

Software de gestión de documentos

Empecemos por una herramienta que no dejamos de mencionar: el software de gestión documental. Un DMS le permite almacenar, gestionar y realizar un seguimiento de todos sus archivos sin papel en un solo lugar. Esta herramienta es un recurso fundamental para que los empleados puedan encontrar todos los datos que necesitan para realizar su trabajo de forma eficaz y colaborativa. Los DMS más comunes ofrecen las siguientes funciones:

• lugar de almacenamiento;
• control de versiones;
• seguridad y supervisión del acceso;
• registros de auditoría;
• registro de entrada, registro de salida y bloqueo de documentos.

Ejemplos de DMS: DocuWare, PaperSave, ClickUp.

tecnología de firma electrónica

Una vez que se pasa a una oficina sin papel, ¿cómo se firman los documentos digitalmente? La firma electrónica existe desde hace mucho tiempo. Algunos de ustedes habrán utilizado esta tecnología para firmar documentos privados como contratos, por ejemplo. Gracias a las firmas en línea, las organizaciones ya no necesitan imprimir, firmar y almacenar documentos. Permite validar la documentación legal de forma eficaz y reducir el consumo de papel.

Ejemplos de tecnología de firma electrónica: DocuSign, HelloSign, PandaDoc.  

Software de control de presencia

¿Los miembros del equipo están acostumbrados a firmar manualmente las entradas y salidas del trabajo? ¿Luego guardan estos documentos en algún sitio o los pasan a formato electrónico antes de tirarlos a la basura? En su lugar, ahorra tiempo, dinero y papel pasando de una hoja de control de presencia a una versión digital. El software de control de presencia te permite hacer un seguimiento del tiempo de trabajo de tus empleados. Es la solución perfecta para los equipos que adoptan el horario flexible y el trabajo híbrido.

Ejemplos de software de control de presencia: Clockify, BambooHR, Time Doctor. 

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Aplicaciones de escaneado

Una aplicación de escaneado te ayudará a escanear tus archivos antiguos y documentos en papel que puedan ser necesarios de vez en cuando. Esta herramienta es ultraeficiente y muy práctica cuando necesitas escanear rápidamente y almacenar un registro en tu DMS. Los equipos de escaneado tradicionales dejan de ser necesarios cuando disminuye el uso de papel, ya que sólo hay que digitalizar poco contenido. Los empleados pueden tener la aplicación en sus teléfonos móviles y escanear una página en cuestión de segundos.

Ejemplos de aplicaciones de escaneado: CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens. 

Gestores de contraseñas seguros

Controlar el acceso a la información confidencial y garantizar la seguridad de tus archivos son dos aspectos cruciales de una oficina sin papeles. La tecnología puede ayudarte a crear un alto nivel de seguridad para tus archivos corporativos. Un gestor de contraseñas es un software que almacena y gestiona credenciales para servicios en línea en una ubicación segura. También puedes utilizar la autenticación multifactor para un acceso aún más seguro.

Ejemplos de gestores de contraseñas: 1Password, Bitwarden, Dashlane.  

Software de almacenamiento en la nube

Hoy en día que ahorras mucho espacio en tu oficina digitalizando tus archivos en papel, necesitas encontrar una solución de espacio digital para almacenar tus documentos en línea. Las herramientas basadas en la nube están sustituyendo a los recursos de almacenamiento en disco duro. La nube no sólo te permite guardar toda tu información en un solo lugar, sino que también te permite acceder fácilmente a ella, crear nuevos datos y colaborar con colegas en documentos compartidos.

Ejemplos de software de almacenamiento en la nube: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive.  

Plataformas de planificación semanal en línea

Las plataformas de planificación semanal le permiten gestionar los horarios de su plantilla flexible en un abrir y cerrar de ojos, al tiempo que reducen el uso de papel. Ya no es necesario imprimir los horarios (que a menudo acaban en la basura una vez terminada la semana) y es mucho más fácil hacer cambios de última hora. También puede controlar el tiempo de trabajo y la asistencia de su personal. Para fomentar un enfoque centrado en los empleados, puede dejar que los miembros de su equipo gestionen sus propios horarios. Al tener acceso a los calendarios de sus compañeros, pueden elegir cuándo vendrán a la oficina para colaborar y cuándo harán trabajo a distancia.

Ejemplos de plataformas de planificación semanal: deskbird.

Herramientas financieras digitales

¿Cuántos de nosotros seguimos recibiendo los extractos bancarios en papel? No muchos. En nuestra vida privada, recibir documentos de facturación electrónicamente es la nueva normalidad. Entonces, ¿por qué no aplicar esta práctica sin papel a la oficina? También puedes gestionar tus finanzas en línea y abandonar el formato papel. Cuando se trata de facturación, seguimiento y análisis, las herramientas financieras digitales ayudan a las empresas.

Ejemplos de herramientas financieras digitales: Bill.com, Oracle Netsuite, Xero. 

Para abrazar las tendencias del futuro del trabajo digitalizando tus archivos, datos y entorno laboral en general o adoptando normas sostenibles, pasar a la oficina sin papel es el paso clave para lograr estos objetivos. Entre otras ventajas, una oficina sin papel le permite modernizarse cumpliendo las expectativas de los empleados, facilitando el trabajo flexible y permitiendo la automatización. ¿Buscas una solución digital para gestionar tu oficina híbrida y tu sistema de horarios? Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir una herramienta hecha a la medida de las necesidades de tu empresa y de tus trabajadores.

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* Todas las estadísticas de este artículo proceden del informe Datos sobre el despilfarro de papel: Estadísticas sobre el despilfarro de papel que debes conocer publicado por Eco-friendly Habits.