Planificación del espacio de oficinas: ¿por qué y cómo hacer un cambio positivo?

La forma en que trabajamos ha evolucionado drásticamente en los últimos años con el aumento de la flexibilidad laboral y la tecnología. Para adoptar estos cambios sin problemas y con éxito, es necesario planificar el espacio de oficinas para actualizar el lugar de trabajo de modo que siga siendo ágil a medida que cambian las necesidades de los empleados.

La experiencia y la satisfacción de los empleados deben ocupar un lugar central en su estrategia a la hora de remodelar las políticas laborales y la planificación del espacio de trabajo. ¿Su oficina está diseñada para potenciar el trabajo en equipo y la colaboración? ¿Tienen los miembros de su equipo híbrido sus propios escritorios asignados cuando los necesitan? ¿La distribución y el diseño generan una atmósfera de bienestar o de estrés?

En este artículo, compartimos las ventajas de crear un entorno físico de trabajo que se ajuste a los nuevos requisitos de las plantillas modernas. También ofrecemos una lista de comprobación para la planificación del espacio de oficina que hace hincapié en seis aspectos fundamentales para marcar la diferencia y establecer un espacio de trabajo que se ajuste a las necesidades de todos.

¿Qué es la planificación del espacio de oficinas?

Explicación de la planificación del espacio de oficinas

La definición de planificación del espacio de oficinas es bastante sencilla. Es el proceso de diseñar un espacio de trabajo que satisfaga las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. No sólo se utiliza para maximizar la eficiencia del espacio, sino también para mejorar la creatividad y la productividad de los trabajadores. Los miembros del equipo deben disfrutar acudiendo a la oficina sabiendo que pueden trabajar y colaborar en las mejores condiciones. Esto incluye tener acceso al equipo y la tecnología adecuados y sentirse motivados e inspirados por su entorno.

Planificar la estructura y el diseño de la oficina no se limita al aspecto del espacio de trabajo. También incluye el ambiente que quieres crear. La elección del mobiliario, el plano y la decoración crean un ambiente determinado y reflejan sus valores. Por un lado, optar por un diseño de oficina biofílico e incorporar zonas de relajación aumenta el bienestar de los empleados, lo que se traduce en más creatividad, compromiso y productividad. Por otro lado, no prever la necesidad de escritorios individuales y zonas tranquilas para las personas que necesitan un lugar para concentrarse en tareas específicas puede causar frustración y estrés. 

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Las principales ventajas de la planificación del espacio de oficinas

Una buena planificación del espacio de trabajo tiene en cuenta las expectativas de la organización y los equipos. Si, además, en los últimos años ha implantado modalidades de trabajo flexibles, es posible que se haya dado cuenta de que puede reducir el tamaño de su oficina. No todo el mundo acude a diario, por lo que las necesidades de los empleados han cambiado, lo que permite ahorrar costes y adoptar prácticas más sostenibles y eficientes desde el punto de vista energético. Además, es más probable que su personal se centre en proyectos de grupo cuando acude in situ y en tareas individuales cuando trabaja desde casa. Esto cambia por completo el papel del lugar de trabajo físico. Por ejemplo, es posible que desee añadir más salas de reuniones y otros espacios colectivos.

Crear un espacio de oficina bien diseñado beneficia a su empresa y a su cuenta de resultados tanto como a su equipo y a su satisfacción en el trabajo. Entre las ventajas más evidentes, la planificación del espacio de trabajo le ayuda en las siguientes áreas:

• optimización del espacio;
• reducción de costes;
• experiencia de los empleados;
• colaboración y trabajo en equipo;
• cultura organizativa;
• la salud física y mental de los trabajadores;
• productividad y rendimiento;
• atracción y retención del talento.

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¿Cómo planificar el espacio de oficina en 6 pasos?

1. Analiza el uso actual del espacio de trabajo

Antes de empezar a planificar nada, debe saber cómo se utiliza actualmente el espacio de su oficina. Por ejemplo, ¿cuántas personas pueden acudir al lugar cada día? ¿Qué tipo de espacios de trabajo prefieren? ¿Pueden acceder fácilmente a los escritorios y salas de reuniones que necesitan, o hay conflictos de horarios? 

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También es crucial analizar cómo utiliza el personal el espacio de trabajo. Por ejemplo, si los miembros de su equipo trabajan con el ordenador sentados en sofás en vez de en una mesa, pregúnteles por qué. Puede que se sientan más productivos en este tipo de espacio que en un puesto de trabajo con un simple escritorio y una silla rígida.

Para conocer el uso y la ocupación de su oficina, le recomendamos encarecidamente que compruebe las analíticas de su lugar de trabajo para tomar decisiones basadas en datos y conocer la opinión de sus trabajadores para crear un entorno de trabajo centrado en el empleado .

2. Incluye a tus empleados en el proceso

El diseño de su espacio de oficina debe ajustarse a los requisitos de su empresa, pero también debe incluir los entornos que mejoren la productividad y el bienestar de su equipo. Los empleados son la columna vertebral de su empresa, y ofrecerles un lugar de trabajo con las mejores condiciones es crucial no sólo para ellos, sino también para el rendimiento general de la organización. Un buen punto de partida es hablar con tu equipo y crear un entorno de comunicación abierta y sincera. La mejor forma de planificar el espacio de oficina para que refleje las necesidades de sus empleados es incluirlos en el proceso.

Puede preguntarles en persona cómo se sienten con respecto al uso actual del espacio y qué consideran que falta. Entender qué funciona y qué no, permitirá tomar mejores decisiones que pueden influir positivamente en si quieren venir a la oficina a trabajar o si siguen en casa o en un tercer lugar de trabajo. Los cuestionarios de satisfacción de los empleados también son una solución sencilla para obtener opiniones sinceras y constructivas. De este modo, su equipo tiene tiempo para pensar sus respuestas y anotar los aspectos más importantes que esperan encontrar al venir a trabajar a su empresa. Hacerlo así te permite configurar un espacio de oficina que se ajuste a las necesidades de tu personal y te da la información necesaria para mejorar lo que quizá no esté funcionando.

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3. Considera la cultura y los valores de tu lugar de trabajo

La distribución de su edificio de oficinas también debe reflejar su cultura organizativa y sus valores. Por ejemplo, ¿su cultura se centra en los empleados? Entonces su oficina debe dar prioridad al bienestar de los empleados en forma de espacios de descanso y diseño biofílico. O si quiere fomentar el trabajo en equipo pidiendo a sus empleados que colaboren más. Sin embargo, a menudo tienen dificultades para encontrar un espacio donde reunirse, lo que les provocaría frustración y decepción y, por tanto, se sentirían desconectados de los valores corporativos. Además, sería difícil para las personas encarnar estos valores en sus puestos de trabajo si no pueden verlos en la práctica. Esto puede influir en el desarrollo de su empresa a largo plazo, como un efecto negativo en la satisfacción laboral y, por tanto, en la rotación de empleados. Así pues, construir un espacio de oficina que se haga eco de la cultura de su lugar de trabajo es fundamental, ya que impulsa la lealtad y los sentimientos de conexión. En entornos híbridos esto es aún más crucial, ya que se pasa menos tiempo en la oficina e interactuando con otras personas de la empresa.

Por ejemplo, si para usted es importante tener un impacto positivo en nuestro planeta, debe hacer un verdadero esfuerzo por incluir prácticas sostenibles en la planificación de su espacio de oficina.

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4. Priorizar una configuración de planta basada en la variedad y flexibilidad del espacio.

La distribución ideal de una oficina debe ser equilibrada para que funcione. Por ejemplo, disponer únicamente de mesas individuales ya no es una distribución útil del espacio de trabajo, puesto que la gente acude a la oficina con el objetivo principal de relacionarse con sus compañeros. Pero una oficina compuesta únicamente de espacios de trabajo colaborativos no sirve para determinados trabajos que también necesitan espacios tranquilos para concentrarse. 

No se puede tener el número perfecto de mesas, salas de reuniones, etc., ya que las necesidades de los trabajadores pueden cambiar de un día para otro en función de las tareas que tengan que realizar. Sin embargo, ofrecer distintos espacios en función de sus necesidades es lo más parecido a crear un entorno de trabajo que permita prosperar al mayor número posible de empleados.

Es entonces cuando los resultados de los análisis del puesto de trabajo y las opiniones de los empleados resultan muy útiles. Le permitirán determinar la combinación adecuada entre puestos de trabajo asignados, salas de reuniones, espacios para conferencias individuales, zonas de reunión, etc. También hay que tener en cuenta otros factores, como, por ejemplo, si la estructura de la planta se basará en una configuración de trabajo por actividades o no.

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5. Diseña un entorno de trabajo seguro y saludable

Hoy más que nunca, es crucial crear un entorno de trabajo seguro y saludable. Esto no sólo incluye seguir las directrices comunes de Salud y Seguridad en el Trabajo, sino que también implica construir un lugar que mejore la salud física y mental. El diseño de su lugar de trabajo desempeña un papel fundamental. Puede desencadenar estrés y ansiedad tanto como fomentar el bienestar y la creatividad. Por ejemplo, el impacto psicológico de la luz artificial es diferente al de la luz natural. Lo mismo ocurre con los empleados expuestos a un entorno biofílico en comparación con los que evolucionan en un espacio de trabajo magro. 

Por lo tanto, en función de tu presupuesto y de lo que más te importa, tal vez te interese:

• invierte en mobiliario y tecnología ergonómicos;
• dedica una sala a las actividades deportivas;
• centrarse en la calidad del aire de tu oficina;
• revisa el diseño de tu lugar de trabajo y crea uno que fomente la salud mental;
• Implementar más espacios para fomentar las interacciones sociales y los sentimientos comunitarios.

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6. Evalúa tus necesidades futuras en tu estrategia de planificación del espacio de oficinas

Como cualquier empresa, es probable que desee desarrollarse y expandirse. Si se establecen correctamente, la distribución de su oficina y los pasos que hemos compartido con usted pueden ayudar a crear el entorno adecuado para impulsar el crecimiento de la empresa. 

Recuerde que una de las razones por las que es crucial centrarse en la planificación del espacio de oficinas es que desempeña un papel clave en la mejora de la satisfacción y la productividad de los empleados. Con miembros del equipo más contentos y comprometidos, aumentan las posibilidades de que prosperen y de que tu empresa crezca.

Mirar hacia el futuro y estar preparado para adaptarse a la forma de trabajar de las personas, a la tecnología que utilizan y a las tendencias que están surgiendo en la gestión del lugar de trabajo debería ser fundamental a la hora de planificar su oficina física. Para ello también es necesario vigilar de cerca los datos de utilización y cómo cambian con el tiempo dentro de su propia organización. No querrá acabar con un espacio de oficina obsoleto dentro de unos meses o años que no satisfaga sus necesidades de capacidad ni las de sus empleados. Por lo tanto, debe recordar sus objetivos y ajustar su estrategia de planificación del espacio de oficinas en consecuencia.

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¿Por qué la aplicación deskbird es clave para mejorar la distribución de su oficina?

deskbird apoya a todas las empresas que adoptan un modelo de trabajo híbrido. Nuestra aplicación de reserva de escritorios le ayuda a gestionar su espacio de trabajo y a satisfacer con éxito las necesidades de sus empleados. Nuestra tecnología ayuda a evitar los problemas de planificación del espacio de oficina que pueden surgir en una configuración híbrida.

La analítica de oficinas le ayuda a comprender el uso y la ocupación de las oficinas

Por ejemplo, nuestro software de reserva de escritorios y salas le ayuda a comprender cómo utiliza su personal la oficina y a identificar sus necesidades. Puede ver el número de personas que acuden diariamente a la oficina, qué zonas se reservan más y durante cuánto tiempo. A partir de sus observaciones y análisis, podrá organizar el espacio de su oficina en consecuencia. Sin embargo, recuerde que aunque nuestra herramienta le dé una idea clara de dónde mejorar, la opinión de sus empleados es igualmente importante.

Las funciones centradas en las personas aumentan la satisfacción y la experiencia de los empleados

Además, nuestras funciones centradas en las personas se han creado para facilitar la vida de todos. Por ejemplo, nos hemos dado cuenta de que, aunque el futuro del trabajo gira en torno a la flexibilidad, esto no significa que a todos los empleados les guste trabajar desde un escritorio distinto cada vez que acuden a una oficina. Por eso lanzamos hace poco la función de espacios asignados, que permite a los jefes asignar espacios de trabajo específicos durante un tiempo determinado a los miembros del equipo que lo soliciten.

Mejora la colaboración para satisfacer las necesidades de sus equipos híbridos

La aplicación deskbird le permite colaborar mejor con su plantilla híbrida. La función de planificación semanal permite a directivos y miembros del equipo ver los horarios de los demás. En consecuencia, pueden programar sus días de oficina en función de cuándo indiquen sus compañeros que van a estar presenciales. Si tienen que trabajar en un proyecto colectivo, pueden utilizar fácilmente la opción de reserva de salas para asegurarse de que disponen del espacio de reunión que necesitan. La función de plano interactivo es ideal cuando alguien decide trabajar en la oficina en el último momento y aún no ha reservado un espacio de trabajo. En cuestión de segundos, pueden ver dónde se encuentran los espacios disponibles y sus compañeros de equipo en la oficina. 

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Mientras algunas empresas intentan que sus empleados vuelvan a la oficina, la planificación del espacio de oficinas se ha convertido en un tema crucial para todas las organizaciones. Sus instalaciones tienen que responder a las necesidades de tu personal y adoptar las tendencias del futuro del trabajo. 

Una planificación bien pensada del espacio de trabajo aumenta la satisfacción, la productividad y el bienestar de los trabajadores, lo que conduce directamente a resultados positivos y al crecimiento de la empresa. Sin embargo, requiere un trabajo previo basado en datos y en el análisis de las opiniones del personal. Los seis pasos que hemos compartido con usted en este artículo deberían ayudarle a crear un entorno de trabajo próspero. Por último, recuerde tener en cuenta cómo el diseño de la oficina hace sentir a los miembros de su equipo. Dado que la tecnología de espacios de trabajo híbridos es imprescindible para responder a las necesidades de los trabajadores de hoy en día y seguir siendo competitivos, el uso de una plataforma de gestión de espacios de trabajo híbridos como deskbird es clave.

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