9 tipos de distribución de oficinas

Elegir los tipos adecuados de distribución de oficinas puede marcar una gran diferencia en la forma de trabajar de su equipo. Los espacios de trabajo bien diseñados aumentan la productividad, fomentan la colaboración y admiten diversos estilos de trabajo. Desde las configuraciones tradicionales con despachos privados hasta los planes abiertos y las configuraciones híbridas, cada una tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Conocer estas configuraciones puede ayudarle a elegir las mejores para su empresa.

En este blog exploraremos nueve tipos de espacios de oficina, desglosando sus características y sus pros y contras. Adaptar su lugar de trabajo a las necesidades de sus empleados puede hacerlo más dinámico, eficiente y agradable. Sea cual sea su objetivo, hay una distribución adecuada para usted.

Descubre una configuración que convertirá tu espacio de trabajo en un próspero centro de productividad y felicidad.

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La importancia de la distribución de tu oficina

He aquí las principales razones por las que la distribución de tu oficina es tan importante:

• Aumenta la productividad

Cuando una oficina está bien diseñada, las herramientas y los espacios esenciales son fáciles de encontrar, lo que minimiza las interrupciones y las pérdidas de tiempo. Además, los empleados que pueden trabajar en una configuración que se ajusta a sus necesidades tienen más probabilidades de ser productivos.

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• Mejora la colaboración

Un diseño bien pensado favorece la comunicación y la colaboración, ya que los equipos pueden encontrar espacios de trabajo y equipos que satisfagan sus necesidades.

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• Mejora el bienestar de los empleados

Ofrecer a los empleados un entorno a su medida es un paso claro, centrado en las personas. Mejora una configuración moderna, cómoda y ergonómica, que potencia la salud y la satisfacción.

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• Maximiza el aprovechamiento del espacio

Los diseños personalizados te permiten adaptar tu espacio de oficina a tus necesidades reales y a las de tu personal.

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• Favorece la flexibilidad

Los diseños de oficina dinámicos y ágiles responden a las demandas de flexibilidad laboral de los trabajadores de hoy en día en lo que respecta al espacio físico de trabajo y a su forma de trabajar. 

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• Ahorra costos de oficina

Los diseños de oficina a medida permiten reducir costes optimizando o reduciendo el tamaño de la oficina, haciéndola más valiosa y atractiva.

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• Refuerza la cultura empresarial

Las oficinas bien diseñadas reflejan los valores de la empresa y fomentan el trabajo en equipo.

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• Responde a las expectativas de los empleados

No existe una distribución de oficinas única. Una configuración moderna con espacios y servicios flexibles se adapta a las necesidades de los empleados.

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9 tipos de distribución de oficinas que puede elegir para su lugar de trabajo

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1. Disposición tradicional de la oficina

Características de una oficina tradicional

En una oficina tradicional, los empleados disponen de despachos individuales o cubículos, que ofrecen espacios privados para concentrarse en el trabajo. Esta disposición suele reflejar una configuración jerárquica evidente, con los directivos en puestos de trabajo separados y los miembros del equipo en cubículos.

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Ventajas de una oficina tradicional

Se consigue un entorno tranquilo perfecto para la concentración. La estructura definida aclara funciones y responsabilidades. Además, permite a los empleados personalizar su espacio de trabajo y sentirse dueños de él.

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Contras del diseño tradicional de oficinas

Las barreras físicas pueden dificultar la colaboración al limitar las interacciones espontáneas. Las distribuciones tradicionales requieren más espacio y recursos que los diseños modernos y abiertos, por lo que están menos optimizados y son menos eficientes.

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2. Distribución abierta de la oficina

Características de una oficina abierta

Las oficinas abiertas se caracterizan por espacios amplios, sin tabiques, que fomentan el trabajo colectivo. Las mesas suelen estar dispuestas en grupos, lo que fomenta la interacción y la colaboración.

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Ventajas de una oficina abierta

Facilita la comunicación y el trabajo en equipo y crea un entorno divertido y atractivo. Las oficinas abiertas suelen ser más rentables y flexibles porque pueden reconfigurarse. También utilizan el espacio de forma más eficiente y fomentan el sentido de comunidad.

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Contras del diseño de oficina abierta

La falta de mamparas puede provocar ruidos y distracciones, lo que dificulta la concentración del equipo. La privacidad es limitada, lo que supone un inconveniente para las tareas de confidencialidad. Además, algunos empleados pueden sentirse abrumados por la actividad constante.

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3. Distribución de la oficina en cubículos

Características de las cabinas
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Los cubículos son espacios de trabajo semicerrados con mamparas, que ofrecen a cada empleado una pequeña zona personal. Esta distribución ofrece un equilibrio entre privacidad y apertura.

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Ventajas de la distribución en cubículos 

Los cubículos ofrecen más intimidad y menos distracciones que las oficinas abiertas, para que sus empleados puedan concentrarse mejor. Son rentables y utilizan el espacio de forma eficiente, al tiempo que proporcionan un entorno privado. Además, los cubículos ayudan a mantener organizado el lugar de trabajo.

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Contras del diseño de oficinas en cubículos

Los cubículos pueden parecer aislantes y dificultar la colaboración y la comunicación. Si resultan fríos e impersonales, la moral de los empleados también puede resentirse. Además, el ruido puede atravesar los tabiques y distraer.

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4. Disposición de oficinas privadas

Características de un despacho privado

Los escritorios privados son puestos de trabajo individuales con espacios cerrados para que los empleados puedan concentrarse. La mayoría incluye un escritorio, una silla ergonómica y mucho espacio de almacenamiento.

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Ventajas de los despachos privados

Ofrecen total privacidad y reducen al mínimo las distracciones, perfectas para el trabajo confidencial. También son un símbolo de estatus y un espacio personal que puede aumentar la satisfacción en el trabajo. Es ideal para funciones que requieren una concentración profunda.

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Contras del diseño de oficinas privadas

Esta disposición ocupa más espacio y recursos, por lo que es menos eficiente. La comunicación y la innovación podrían ralentizarse si limita las interacciones espontáneas y la colaboración.

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5. Disposición de la oficina en equipo

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Características de la organización de oficinas en equipo

Esta disposición asigna a los empleados por equipos o departamentos, con zonas designadas para cada grupo. Favorece la colaboración y suele incluir espacios de trabajo compartidos.

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Ventajas de una oficina en equipo

Estas disposiciones son estupendas porque la comunicación y el trabajo en equipo aumentan cuando las personas colaboran estrechamente en un proyecto; además, tener a todos los miembros del equipo cerca puede facilitar la gestión del proyecto.

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Contras del diseño de oficinas en equipo

Dificulta la colaboración entre departamentos. Si varios trabajadores se centran en distintas tareas en proximidad, el ruido y las distracciones pueden ser problemáticos. La interacción constante también puede provocar interrupciones y reducir la concentración.

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6. Distribución de la oficina en función de la actividad

Características de una configuración basada en actividades

Esta distribución ofrece diferentes áreas para actividades específicas, como zonas tranquilas para el trabajo concentrado, espacios abiertos de colaboración y lugares de reunión informales y distendidos.

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Ventajas de la distribución por actividades

Es flexible y se adapta a distintos estilos de trabajo y tareas. Permite a su equipo elegir el entorno más adecuado para ellos, lo que aumenta su productividad. Proporcionar salas especializadas para diversas actividades puede aumentar la satisfacción y el rendimiento de los empleados.

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Contras de un diseño basado en actividades

Las configuraciones basadas en actividades dificultan la gestión y el mantenimiento de varios espacios de trabajo. Asimismo, los empleados pueden tener dificultades para adaptarse a los cambios de departamento o zona. Diseñar varios tipos de espacios también puede requerir más planificación y recursos.

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7. Disposición de la oficina de co-working

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Características de una oficina de cotrabajo

Los espacios de cotrabajo son lugares de trabajo compartidos en los que varias personas o empresas trabajan juntas. Suelen tener zonas abiertas, mesas privadas y servicios centralizados.

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Ventajas de una oficina de coworking

Estas zonas son ideales para trabajar en red y colaborar. Ofrecen opciones de alquiler flexibles y distintos entornos de trabajo para satisfacer sus necesidades. Esta disposición fomenta la innovación y la creatividad.

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Contras del diseño de las oficinas de cotrabajo

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Tus empleados pueden tener problemas para concentrarse en los espacios comunes porque son ruidosos y distraen. La privacidad es limitada y existe la posibilidad de que se produzcan aglomeraciones, sobre todo en los lugares más concurridos. Por último, la falta de control sobre el entorno puede ser un inconveniente para algunas empresas.

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8. Distribución híbrida de oficinas

Características de un espacio de trabajo híbrido

Las oficinas híbridas combinan distintos diseños de oficina en un mismo espacio de trabajo para que los empleados puedan elegir hacer su trabajo en el mejor entorno laboral posible.

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Ventajas de una oficina híbrida

Esta distribución se adapta a distintos estilos de trabajo y deseos, mejorando la flexibilidad y el equilibrio entre vida laboral y personal. El personal puede adaptar el espacio en función de los cambios en los patrones de actividad y las preferencias personales. Las oficinas híbridas también pueden atraer a un mayor número de talentos, ya que se consideran configuraciones profesionales que tienen en cuenta las necesidades de los empleados.

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Contras del diseño de oficinas híbridas

Las oficinas híbridas pueden resultar difíciles de gestionar y coordinar. Necesitan una tecnología moderna y eficiente (como deskbird) para facilitar la comunicación y la colaboración entre los trabajadores presenciales y remotos.

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9. Disposición de la oficina en casa

Características de un despacho en casa

Las oficinas en casa son espacios de trabajo dentro de un hogar, a menudo adaptados a las necesidades y preferencias individuales. Incluyen el equipamiento de oficina esencial y un entorno de trabajo cómodo.

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Ventajas de un despacho en casa

Ofrece comodidad y conveniencia, eliminando el tiempo de desplazamiento y aumentando la flexibilidad. Permite a tus empleados crear un espacio de trabajo personalizado y ergonómico para que puedan ser más productivos.

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Contras del diseño de oficinas en casa

Trabajar desde casa puede difuminar los límites entre la vida profesional y la personal, lo que puede llevar al agotamiento. El aislamiento y las distracciones en casa también pueden afectar al rendimiento y a la experiencia laboral en general. Además, no todo el mundo vive en un entorno ideal para la productividad.

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9 recomendaciones para elegir los mejores tipos de espacios de oficina para sus equipos

1. Prefiere una distribución ágil de la oficina con múltiples tipos de espacios de trabajo

Crear una distribución ágil de la oficina significa proporcionar varios espacios de trabajo para satisfacer distintas necesidades. Incluye zonas tranquilas para tareas específicas, áreas abiertas para la colaboración y lugares acogedores para reuniones informales. De este modo, tu equipo podrá elegir el lugar que mejor se adapte a su trabajo. 

Una distribución flexible ayuda a tu oficina a adaptarse a los cambios y favorece la diversidad de actividades, haciendo que tu espacio de trabajo sea más eficiente y agradable para todos. Se trata de flexibilidad, variedad y de garantizar que su empresa pueda satisfacer las exigencias de los estilos de trabajo modernos. Este enfoque crea un entorno dinámico que fomenta la innovación y la eficiencia.

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2. Considera tu modelo de trabajo

Cuando diseñes la distribución de tu lugar de trabajo, piensa en tu estilo de trabajo. ¿Tu equipo es de oficina completa, híbrido a voluntad o de 2-3 días? Cada tipo tiene características únicas. Los equipos más grandes pueden beneficiarse de distribuciones tradicionales con mesas designadas. Los modelos híbridos pueden utilizar espacios flexibles que los empleados pueden reservar según sus necesidades, garantizando una transición fluida entre el trabajo presencial y el remoto. 

Si tu equipo tiene un horario de 2-3 días, considera la posibilidad de combinar escritorios fijos y hot desks para adaptarse a las fluctuaciones de asistencia. Adaptar la distribución a tu modelo de trabajo y a las expectativas de tu personal aumenta la eficiencia y mantiene a tus empleados cómodos y productivos.

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3. Pregunta a tus trabajadores por sus opiniones y preferencias

Cuando planifiques el rediseño de tu oficina, implica a tu equipo recabando sus opiniones. Utiliza encuestas o reuniones personales para conocer sus necesidades y preferencias. ¿Desean más espacios de colaboración, zonas tranquilas o mobiliario ergonómico? Sus opiniones pondrán de relieve lo que funciona y lo que hay que mejorar. 

Implicar a los empleados en este proceso garantiza que la nueva distribución satisfaga sus expectativas y les haga sentirse valorados. Crear un espacio de trabajo con sus aportaciones puede mejorar la moral y la eficiencia, lo que se traduce en un equipo más feliz y productivo.

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4. Tén en cuenta el tamaño de tu oficina y el número de empleados

Tén en cuenta que puede haber un desfase entre lo que te gustaría hacer y lo que puedes hacer. Por lo tanto, es fundamental tener en cuenta el tamaño de su oficina y tu personal a la hora de planificar la distribución. En espacios de trabajo más pequeños, utilice zonas multifuncionales y almacenamiento inteligente para maximizar la eficiencia de la sala. En oficinas más grandes, cree zonas diferenciadas para distintas tareas, equilibrando espacios abiertos y privados. Asegúrese de que todo el mundo dispone de espacio suficiente para trabajar cómodamente. 

Este enfoque mantiene el espacio de trabajo organizado y eficiente, adaptado a sus limitaciones físicas y al tamaño de su equipo. Una distribución bien pensada facilita los flujos de trabajo, reduce el estrés y mejora el entorno laboral general de los empleados. Así se crea una configuración funcional y agradable para todos.

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5. Piensa en la ergonomía del espacio

Las prácticas ergonómicas desempeñan un papel vital en la creación de una oficina cómoda y productiva. Empiece con sillas y escritorios ajustables para adaptarse a los distintos tipos de cuerpo y preferencias. Coloca los monitores a la altura de los ojos para reducir la tensión en el cuello y mantén los teclados y ratones a la altura adecuada para evitar dolores de muñeca. 

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Proporciona una iluminación adecuada para minimizar los dolores de cabeza, siendo ideal la luz natural. Fomenta las pausas regulares y el movimiento para evitar los problemas de salud asociados a permanecer sentado durante mucho tiempo. Da prioridad a las prácticas ergonómicas aumenta el bienestar de los empleados, reduce el riesgo de lesiones y mejora la productividad general.

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6. Crear una distribución inclusiva del espacio de trabajo

Crear una distribución inclusiva del espacio de trabajo garantiza que todos los empleados, independientemente de sus capacidades personales, puedan trabajar cómoda y eficazmente. Los principios del diseño universal desempeñan un papel importante en este sentido, ya que garantizan que la distribución de las oficinas sea accesible para todos. Hay que tener en cuenta los recorridos comunes, los puestos de trabajo ajustables y los sistemas activados por voz para satisfacer las distintas necesidades. 

También es importante cumplir la normativa sobre derechos de las personas con discapacidad en el lugar de trabajo, al tiempo que se fomenta una cultura empática. Un diseño inclusivo eleva la moral y la productividad al permitir a las personas navegar y utilizar el espacio de trabajo con facilidad. Esto garantiza que todos los empleados se sientan valorados e incluidos en el lugar de trabajo.

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7. Aplicar un diseño de oficina biofílico

Implementar un diseño de oficina biofílico puede mejorar significativamente su espacio de trabajo al incorporar elementos de la naturaleza para mejorar el bienestar y la productividad. Empiece por integrar la luz y los colores naturales. Añadir plantas y paredes verdes mejora el estado de ánimo y reduce el estrés, mientras que los materiales terrosos como la madera y la piedra contribuyen a crear un entorno relajante. Los elementos acuáticos, como las fuentes, aportan una sensación de tranquilidad. 

Crea espacios al aire libre o terrazas para las pausas puede conectar aún más a los empleados con el exterior. Este enfoque mejora el atractivo estético de la oficina y fomenta una empresa más saludable y productiva.

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8. Comprueba la analítica de tu oficina

El análisis del lugar de trabajo te permite ver cómo se utiliza y ocupa cada rincón de tu oficina. Al conocer los patrones de uso de los escritorios y las salas de reuniones, puedes identificar las zonas que se utilizan en exceso o en defecto. Por ejemplo, si ciertos espacios están siempre reservados mientras otros permanecen vacíos, puede ajustar la distribución o crear más zonas que satisfagan la demanda. 

Esta optimización ayuda a reducir el espacio desaprovechado y garantiza que tus empleados tengan los recursos a su disposición cuando los necesiten. Herramientas como deskbird proporcionan esta información, permitiéndote tomar decisiones basadas en datos que mejoran el flujo de trabajo y la colaboración en general.

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9. Utiliza tecnología moderna en el lugar de trabajo

Con la moderna tecnología de oficina, la productividad puede aumentar y las operaciones pueden racionalizarse. Los sensores inteligentes permiten optimizar la distribución y garantizar el uso eficiente de los recursos. Con mobiliario ergonómico digital, los empleados pueden ajustar sus puestos de trabajo para mejorar la comodidad y la postura, reduciendo el esfuerzo físico. 

La asociación con herramientas como la aplicación deskbird simplifica la reserva de escritorios y hybrid scheduling para que los trabajadores puedan encontrar y reservar los espacios que más les convengan. Combinando deskbird con otras soluciones inteligentes, tu personal puede rendir en las mejores condiciones de trabajo.

Elegir la distribución adecuada del espacio de trabajo es clave para crear un entorno de trabajo productivo y agradable. Cada tipo de diseño, ya sea tradicional, abierto, con cubículos, privado, orientado al trabajo en equipo, basado en actividades, de coworking, híbrido o de oficina en casa, tiene su propio conjunto de ventajas y retos.

Si conoces estos tipos de distribución de oficinas, podrás crear la que mejor se adapte a las necesidades y deseos de tu equipo. Un lugar de trabajo estratégicamente diseñado mejora la concentración, fomenta la colaboración y proporciona flexibilidad. Adaptar tus instalaciones a las preferencias de tus empleados aumenta la eficacia y mejora la satisfacción laboral, haciendo de tu empresa un lugar al que todos desean acudir y prosperar.

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Fuentes:

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• 6 tipos de distribución de oficinas: Diseñe su productividadYarooms.
• Tipos de diseños de oficinaLive Home 3D.

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