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Disposición flexible de los asientos: guía para crear un espacio de oficina de éxito

Publicado:

5 de febrero de 2024

Actualizado:

5 de febrero de 2024

¿Recuerdas la época en que trabajar desde casa era algo nuevo y para nada habitual? La pandemia del COVID-19 cambió eso. Aceleró los modelos de trabajo híbridos y reconfiguró nuestra concepción de la productividad. Hoy en día, los asientos flexibles están ayudando a reinventar los entornos de trabajo. En esta nueva normalidad, volver a la oficina despierta entusiasmo y expectación.    

Claro que el trabajo a distancia tiene sus ventajas. Pero seamos sinceros, no hay nada como colaborar con los compañeros en persona. Los asientos ágiles permiten a las empresas diseñar un enfoque dinámico de la asignación de escritorios y puestos de trabajo, lo que crea un entorno versátil para los trabajadores. Este enfoque innovador va más allá del ahorro de costes, aunque es una ventaja significativa. Crea un espacio de trabajo tan ágil y adaptable como las personas que lo utilizan.

En este artículo, nos adentramos en el tema de los asientos flexibles en la oficina. Exploraremos cómo este enfoque puede revitalizar su entorno de trabajo, levantar la moral del equipo y, sí, ahorrarle un buen dinero en costes de oficina. ¿Está preparado para ver cómo este concepto puede transformar su lugar de trabajo de un simple lugar de trabajo a un centro de creatividad y colaboración? 

¿Qué son los asientos flexibles?

Definición de asientos flexibles en el lugar de trabajo

Las distribuciones flexibles son el mejor aliado de los espacios de trabajo ágiles, salvándolos de las viejas y aburridas distribuciones de oficina. Ya no es necesario estar encadenado a un escritorio, una vista y un ambiente. Imagine una oficina en la que pueda elegir su asiento en función de sus necesidades. ¿Tiene que organizar una lluvia de ideas con su equipo? Diríjase a una animada zona común. ¿Tienes un proyecto que requiere toda tu atención? Encuentra tu zen en una zona de concentración tranquila. Y si hoy te apetece trabajar de pie, hay un escritorio para ti. Dar a cada uno la posibilidad de elegir su espacio de trabajo es como darles las llaves de la productividad y el bienestar, ¡es un cambio fundamental!

El objetivo de la distribución flexible de los asientos es celebrar la diversidad de estilos de trabajo. John, que adora los espacios concurridos, se instala justo en el centro de la acción. Mientras tanto, Emily encuentra sus mejores ideas en rincones tranquilos y acogedores, lejos del bullicio. El objetivo es crear un entorno de trabajo tan heterogéneo y dinámico como tu plantilla. Mezclar y combinar da a cada uno el espacio que necesita para brillar. La oficina se convierte en un lugar donde confluyen la productividad y la creatividad.

Ejemplos de distribución flexible de los asientos en la oficina

Cada disposición flexible de los asientos es diferente, porque los espacios de trabajo flexibles se adaptan a las necesidades únicas de cada empresa. Sin embargo, la mayoría de los espacios ágiles comparten algunos elementos que fomentan la versatilidad y la colaboración:

  • Planta abierta: se ha convertido en uno de los principales componentes de los espacios de trabajo flexibles, ya que facilita la colaboración entre distintos departamentos. Es un lugar ideal para los extrovertidos y las actividades informales. Además, ahorra espacio.
  • Zonas tranquilas: la planta abierta aumenta el ruido ambiental. Al designar zonas silenciosas, los espacios de trabajo flexibles permiten a los trabajadores concentrarse en sus tareas sin interrupciones. Las hay de muchos tipos, desde rincones silenciosos hasta cabinas privadas insonorizadas.
  • Puestos de trabajo adaptables: los puestos de trabajo no tradicionales son habituales en las oficinas flexibles. Trabajar de pie en zonas compartidas anima a moverse y a utilizar el espacio de forma diferente. Crear espacios flexibles y acogedores en la oficina, como cafeterías y zonas de recepción, con sillas cómodas e iluminación natural, hace que la gente quiera pasar más tiempo allí.
  • Recursos compartidos: Al estar anclados en un lugar, la mayoría de la gente guarda sus cosas en torno a sus puestos de trabajo. Es posible centralizar estos objetos en espacios flexibles y hacerlos accesibles a todo el mundo. Los recursos compartidos incluyen material de oficina, impresoras, aperitivos o incluso espacios enteros como salas de reuniones.

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espacio de oficinas
Oficinas flexibles

¿Cuáles son las ventajas de los asientos flexibles en la oficina?

Mayor asistencia a la oficina

Como parte del "Gran Retorno", los asientos flexibles se suben a la ola de empleados que vuelven gradualmente a trabajar desde casa. Ayuda a la gente a volver al trabajo. ¿Por qué? Porque responde a las necesidades de la diversidad de la mano de obra actual. Una oficina que se puede personalizar para adaptarse al ambiente de cada uno, desde los vibrantes espacios abiertos que fomentan el trabajo en equipo hasta las zonas tranquilas y aisladas que facilitan la reflexión. 

Todo lo que hace falta es crear el entorno adecuado en el que todos se sientan conectados, cómodos y deseosos de formar parte de algo más grande que su oficina en casa. Los asientos flexibles transforman la oficina en un lugar donde todos los miembros del equipo quieren estar, no solo donde se les exige.

Optimización del espacio de oficinas y reducción de costes

La adopción de asientos flexibles es una estrategia eficaz para optimizar el espacio de oficina. Este modelo permite a las empresas utilizar eficientemente cada metro cuadrado de su espacio de trabajo. Al alejarse del enfoque de un puesto por persona, las empresas pueden reducir significativamente el número de puestos de trabajo no utilizados, ahorrando en costes inmobiliarios y operativos. Esta optimización no sólo reduce los gastos innecesarios, sino que también allana el camino para una explotación más inteligente y sostenible de los recursos de oficina.

Aumento de la experiencia y satisfacción de los empleados

La flexibilidad de los asientos es también un factor clave para mejorar la experiencia del personal. Este modelo reconoce que la comodidad y la capacidad de elección son fundamentales para la satisfacción laboral. Las personas que pueden elegir su entorno de trabajo en función de su estado de ánimo, tarea o necesidad de colaboración manifiestan mayores niveles de satisfacción y bienestar. Esta flexibilidad demuestra su compromiso de adaptarse a las preferencias de los miembros de su equipo, fomentando así una cultura positiva y solidaria en el lugar de trabajo.

Mayor colaboración e interacciones sociales

La naturaleza dinámica de los asientos flexibles favorece la colaboración y la interacción social entre los empleados. Esta disposición anima al personal a moverse y a relacionarse con distintos compañeros a lo largo del día, rompiendo compartimentos y fomentando la comunicación entre departamentos. Estas interacciones espontáneas pueden dar lugar a ideas innovadoras y a vínculos de equipo más fuertes, enriqueciendo el tejido social del lugar de trabajo. En general, el resultado es un entorno de trabajo más cohesionado, comunicativo y colaborativo.

Mayor rendimiento y productividad

La posibilidad de decidir un entorno adecuado para tareas específicas permite a las personas trabajar en entornos que se adaptan mejor a sus necesidades de productividad. Por tanto, la flexibilidad de los asientos mejora directamente el rendimiento y los resultados. Por ejemplo, una zona tranquila para misiones de concentración intensiva o un área común para proyectos de colaboración permiten a los empleados optimizar su rendimiento. Esta flexibilidad a la hora de elegir el entorno de trabajo puede reducir las distracciones, aumentar la concentración e incrementar la eficacia general en la realización de tareas.

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Empleados trabajando en una mesa larga
Asientos de oficina flexibles

¿Cómo implantar una distribución de asientos eficaz y flexible para sus empleados?

Analice el uso actual de su oficina

Empiece con un análisis exhaustivo del uso actual de su oficina. Observa las zonas donde la energía y la colaboración prosperan, como las mesas comunes donde las ideas vuelan o los rincones tranquilos donde anida la concentración. Considere la posibilidad de realizar un seguimiento de la ocupación en diferentes momentos gracias a los análisis de su lugar de trabajo para identificar patrones. Este conocimiento es crucial para diseñar una distribución flexible que se adapte de forma natural al ritmo de la jornada laboral de su equipo. Esto garantiza que la nueva configuración no sea solo un cambio en el espacio físico, sino una verdadera mejora de su entorno de trabajo.

Solicite la opinión y el apoyo de sus empleados en la transición hacia una organización flexible de los asientos.

Implique a su personal en esta transformación. Imagina recoger las opiniones de varios miembros del equipo, como Emily, que prospera en espacios abiertos y ventilados, o John, que necesita un lugar apartado para concentrarse. Esta información es muy valiosa para crear un plan de distribución de los asientos que se adapte a las preferencias de todos. Fomentar este tipo de participación garantiza que la distribución actualizada de los asientos se adapte a los estilos de trabajo y las necesidades de su equipo, y es un gran ejemplo de empoderamiento de los empleados que fomenta la satisfacción de todos.

Crear un organigrama flexible

Un organigrama bien diseñado es la hoja de ruta hacia un espacio de trabajo exitoso y flexible. No sólo debe proporcionar una variedad de opciones de asientos, sino también inspirar a su personal a explorar diferentes entornos de trabajo. Considere áreas de colaboración, zonas tranquilas para el trabajo concentrado y espacios que ofrezcan un cambio de escenario. Este organigrama debe guiar a su equipo como una brújula, ayudándoles a navegar hacia las secciones que mejor se adapten a sus tareas diarias. Esto fomenta la productividad y la sensación de libertad al mismo tiempo.

Diseñe una distribución flexible de los asientos en función de las necesidades de sus empleados

Haga que la distribución de su oficina sea compatible con diversas actividades y preferencias. Considere la posibilidad de crear espacios de colaboración que fomenten el trabajo en equipo, como módulos de intercambio de ideas y rincones tranquilos para tareas de concentración profunda. Piense en su oficina como un paisaje que cambia para adaptarse a las necesidades de sus usuarios. Debe haber una mezcla de zonas comunes y privadas. Todo el mundo puede encontrar un lugar que se adapte a su estilo de trabajo, lo que aumenta la comodidad y la eficiencia. 

Apóyese en herramientas y tecnologías de trabajo flexibles

Incorpore herramientas y tecnologías que respalden su disposición flexible de los asientos. Aunque deskbird ofrece soluciones adaptadas a este tipo de configuraciones, la integración de otros recursos digitales puede agilizar aún más esta nueva dinámica del espacio de trabajo. Considere herramientas de reserva de espacio para coordinar la disponibilidad de asientos, plataformas de comunicación para mantener a todo el mundo conectado y software de gestión de proyectos para mantener la productividad. La combinación adecuada de tecnología no sólo facilita una transición fluida a los asientos flexibles, sino que también garantiza su éxito y adaptabilidad continuos.

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personas trabajando en la mesa
Asientos flexibles

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar un espacio de trabajo con asientos flexibles?

Utilizar software de reserva de mesas

Como acabamos de mencionar, la implantación de un sistema de reserva de mesas es crucial para gestionar eficazmente un entorno de asientos flexibles. Este tipo de software, como la plataforma intuitiva de deskbird, permite a los trabajadores reservar su espacio de trabajo preferido con antelación, lo que garantiza una experiencia fluida cada día. Nuestra herramienta elimina la confusión y los posibles conflictos de programación sobre el espacio, lo que permite a los miembros del equipo centrarse en su trabajo en lugar de preocuparse por encontrar un sitio.

Controle los análisis de su oficina

Supervisar el uso del espacio es crucial para mantener una estrategia de asientos eficaz y flexible. Obtenga herramientas de medición para recopilar datos sobre preferencias de asientos, horas punta de uso y zonas ocupadas con frecuencia. Esta información le ayuda a tomar decisiones relevantes sobre futuros ajustes del espacio de trabajo, garantizando que la distribución de su oficina satisfaga continuamente las necesidades cambiantes de su equipo. La buena noticia es que nuestro software de reserva de escritorios también está equipado con una función de análisis de oficinas para que pueda tomar decisiones inteligentes en función de sus necesidades.

Reforzar las prácticas de ciberseguridad

Con empleados que se mueven por diferentes áreas y que potencialmente utilizan varios equipos, centrarse en la gestión de los riesgos cibernéticos es más importante que nunca. Asegúrese de que su equipo conoce las formas adecuadas de proteger sus dispositivos y datos, especialmente en espacios compartidos o públicos. Las sesiones periódicas de formación en ciberseguridad y las medidas sólidas de seguridad de la red son muy recomendables para proteger la información confidencial de la empresa en una disposición dinámica de los asientos.

Sea flexible y adapte la disposición de los asientos cuando sea necesario

La belleza de la distribución flexible de los asientos reside en su adaptabilidad. Prepárese para ajustar y reconfigurar su plan de asientos a medida que cambien las necesidades de su equipo. Durante las sesiones periódicas de feedback, los miembros del equipo pueden aportar ideas sobre lo que funciona y lo que podría mejorarse. Por supuesto, no va a rehacer la distribución de su espacio de trabajo todos los meses. Pero recuerde que el objetivo es crear un espacio de trabajo dinámico que se adapte a las necesidades cambiantes de sus empleados. Por lo tanto, comprobar que la distribución de los asientos se ajusta a las expectativas de sus empleados una o dos veces al año debería estar en su lista de tareas pendientes.

Adoptar una distribución flexible de los asientos no sólo le obliga a reorganizar el mobiliario de la oficina, sino también a redefinir el concepto mismo de espacio de trabajo. Desde el uso de software de reserva de escritorios hasta la mejora de la experiencia de los empleados y el análisis del uso de la oficina para una mejora continua, usted se asegura de que su oficina responde a las diversas necesidades de su equipo. Al reforzar la ciberseguridad y mejorar la agilidad de su enfoque, crea un entorno dinámico, seguro y eficiente

Por encima de todo, centrémonos en crear un entorno de trabajo en el que los empleados puedan estar satisfechos, colaborar y trabajar con eficacia. El proceso de creación de un espacio de trabajo versátil y receptivo es continuo, y con estas prácticas recomendadas estará bien preparado para tener éxito. 

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Paulyne

Paulyne es especialista en trabajo híbrido y escribe sobre sostenibilidad, modelos de trabajo flexibles y experiencia de los empleados.

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