Software de gestión de espacios de oficina: las 7 razones principales para implantarlo deskbird

A medida que más empresas adoptan modelos de trabajo híbridos, el papel del espacio de oficina ha cambiado de forma natural. Para empezar, no toda la plantilla acude a la oficina a diario, lo que significa que el lugar de trabajo satisface necesidades diferentes, como la conexión, la colaboración y la comunicación. Cuando la gente viene, quiere socializar y trabajar en proyectos de equipo en lugar de en tareas individuales como en casa. Separar la oficina doméstica del lugar de trabajo revela lo importantes que son ambos para la productividad general.

¿Cómo sabes qué tipo de espacios de trabajo necesita tu personal para trabajar eficazmente? ¿Cómo garantiza el acceso a estos espacios de trabajo específicos? ¿Utiliza software de gestión del espacio de oficina para optimizar sus zonas de trabajo y ahorrar costes? 

Entender las nuevas tendencias laborales, como la flexibilidad, es fundamental, ya que muchos trabajadores tienen una visión de lo que debe suponer la oficina moderna. La experiencia en la oficina es más personal, no es sólo un lugar al que los empleados acuden para realizar su trabajo. Programan sus días en la oficina para colaborar con sus compañeros, asistir a un evento concreto o simplemente conectar con sus compañeros de equipo. 

En deskbird, te ayudamos a adoptar el futuro del trabajo, especialmente el modelo de trabajo flexible. A continuación te explicamos cómo el software de oficina híbrida beneficia a todas las organizaciones y personales modernos y por qué deskbird es la mejor herramienta para el trabajo híbrido. 

¿Qué es un programa informático de gestión de oficinas?

Principales características del software de gestión de oficinas

El software de gestión de espacios de oficina es una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas a optimizar la utilización de sus espacios de trabajo mediante el uso de análisis de ocupación. Una plataforma de este tipo hace un seguimiento de quién utiliza determinados espacios de la oficina y cuándo para complementar la toma de decisiones sobre cómo organizar la oficina y sus recursos. En otras palabras, ayuda a las empresas a organizar y gestionar eficazmente la distribución de sus oficinas, la reserva de salas y sus activos inmobiliarios. 

El objetivo principal de una solución de gestión de espacios como deskbird es garantizar que el espacio físico de una oficina se utilice de forma eficiente. Atiende a las necesidades operativas de la organización y a la comodidad de tus empleados. 

Las principales características de los programas informáticos de gestión del espacio de oficinas suelen incluir

• Planos interactivos para visualizar y reconfigurar espacios de oficina; 
• y plataformas de room booking para una mejor asignación del espacio;
• datos de ocupación en tiempo real para comprender las pautas de uso;
• herramientas analíticas que sirvan de base a futuras decisiones sobre la disposición del espacio. 

Además, deskbird se integra con otros sistemas, como aplicaciones de calendario, y ofrece un cómodo acceso móvil. De este modo, permite una gestión dinámica del espacio de trabajo y mejora la experiencia de los empleados en un entorno laboral cada vez más flexible.

Una solución digital pensada para beneficiar a todos en el lugar de trabajo

Una mayor flexibilidad en el trabajo conlleva inevitablemente algunos cambios en nuestra relación con el lugar de trabajo físico. Por eso, como empresa híbrida, debe conocer a fondo el uso de la oficina para ofrecer a su personal el entorno de trabajo que necesita para prosperar. Esto incluye considerar el papel del entorno en la productividad de los empleados, equipar a sus equipos con software de reserva de escritorios y optimizar el espacio de oficina para dejar de malgastar dinero.

La tecnología es una parte importante de nuestras vidas, y aprovecharla en la configuración profesional es fundamental. Con un software de gestión de espacios de oficina como deskbird, proporcionará a su personal un sistema intuitivo de hot desking. Planificar un horario híbrido nunca ha sido tan sencillo. Pueden organizar toda la semana en sólo 5 clics. Pero no sólo facilita la vida de sus empleados. Gracias a sus innovadoras funciones, la aplicación deskbird también ayuda a los responsables de RRHH, CRE, instalaciones y finanzas.

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¿En qué beneficia a tu empresa el software de gestión del espacio de oficinas?

1. El software de oficina híbrido permite optimizar el espacio de oficina

Tener acceso a datos reales sobre cómo utilizan sus empleados el espacio de oficina cuando trabajan con un horario híbrido hace que la optimización del espacio sea más fácil y pertinente. Puedes detectar áreas de mejora analizando los datos sobre cómo utiliza tu personal los distintos espacios de trabajo y combinándolos con sus comentarios. A continuación, puede tomar decisiones pertinentes basadas en datos sobre el ajuste de la distribución del lugar de trabajo y la reducción del espacio de oficina. 

Por ejemplo, puede que te des cuenta de que tu plan inicial no funciona. La gente no viene porque no tiene acceso a los espacios de trabajo que necesita. Las salas de reuniones están siempre ocupadas. La mitad de las mesas individuales están desocupadas. Además, su personal admite que preferiría trabajar desde casa porque es más fácil incluir su actividad deportiva en sus horarios. Los responsables de RR.HH., instalaciones y finanzas pueden colaborar para replantear el espacio de trabajo y crear un entorno que responda mejor a las expectativas de sus empleados. 

2. El software de gestión del espacio de oficinas te ahorra costos

Maximizar el espacio de trabajo suele reducir los gastos de oficina. Con cada vez más gente trabajando desde casa, muchas empresas se dan cuenta de que la distribución de sus oficinas ya no es la adecuada. ¿Por qué seguir proporcionando un escritorio individual a cada empleado si la mitad de ellos trabajan a distancia? Es esencial saber qué tipos de espacio de oficina necesita su plantilla (escritorios individuales, salas de reuniones, espacios de trabajo compartidos, etc.). 

Elegir la distribución adecuada y optimizar tu oficina puede reducir tus costos inmobiliarios y disminuir significativamente gastos como mantenimiento, electricidad, facturas de agua, etc. Para saber más sobre cómo la implantación de una configuración de trabajo híbrida y el uso de un software de gestión del espacio de oficina pueden ayudarte a reducir costos, puedes leer nuestro artículo sobre ideas para ahorrar costos de oficina. Por último, puedes probar nuestra calculadora de oficina híbrida para conocer tu ahorro neto estimado en costos de oficina.

3. Una herramienta híbrida de gestión del espacio de trabajo le proporciona información clave para que sus empleados prosperen

Saber cómo optimizar el espacio de su oficina le proporciona una ventaja clave para crear n personal próspero. Como puedes leer en nuestro artículo sobre el impacto de la distribución de la oficina en la productividad, los esfuerzos que pongas en diseñar un entorno de trabajo centrado en las personas importan profundamente. Esto puede incluir desde la creación de oficinas con diseño biofílico hasta el desarrollo de espacios más colaborativos. Todos estos pequeños cambios tienen un gran impacto en la productividad y la felicidad de tus empleados.

¿Qué papel desempeña en ello el software de oficina híbrido? 

Equilibra las necesidades espaciales y las preferencias de los trabajadores, permitiendo la creación de áreas de trabajo a medida que mejoran la comodidad y la productividad. Con funciones como la reserva de mesas y el análisis de la utilización del espacio, el software garantiza que los espacios de trabajo sean flexibles y se adapten a diversos estilos de trabajo, desde sesiones de colaboración hasta tareas individuales centradas. 

Esta adaptabilidad fomenta el bienestar de los empleados, ya que los miembros de su equipo pueden elegir los ajustes que mejor se adapten a sus tareas y preferencias. Además, soluciones digitales como deskbird pueden agilizar la gestión de recursos y equipos compartidos. Esto reduce el riesgo de conflictos de horarios y fricciones entre los trabajadores. 

En pocas palabras, el software de gestión del espacio de oficinas optimiza el espacio físico de trabajo mediante un diseño estratégico basado en datos para crear un entorno armonioso y eficiente en recursos que favorezca tanto el rendimiento individual como el éxito colectivo.

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4. Los datos recogidos le ayudan a mantener una cultura de trabajo saludable

Detectar a los empleados que tienden a quedarse en la oficina unas horas más de las que deberían es fácil cuando todo el mundo está in situ. Puedes ver físicamente cuántas horas trabaja cada persona. Lo mismo ocurre con los signos de agotamiento. Sin embargo, adoptar un modelo de trabajo híbrido hace más difícil ser testigo de comportamientos laborales poco saludables o tóxicos porque los empleados están fuera de señal. Entonces, ¿cuáles son algunas soluciones para evitarlo y crear una cultura de trabajo más saludable? 

El software de gestión de espacios de oficina te da acceso a los horarios de tus compañeros. El objetivo, por supuesto, no es acechar su agenda, sino ayudarte a identificar algunos patrones. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que tu compañero Mark ha empezado a acudir menos a la oficina. Esto puede deberse a razones logísticas. Pero también puede significar que se está aislando. Mantener una conversación abierta para entender por qué prefiere trabajar a distancia es crucial para asegurarse de que no hay motivo para preocuparse.

¿Cómo beneficia a tus empleados el uso de software de oficina híbrido?

5. El software ofimático híbrido satisface las necesidades de las organizaciones y plantillas modernas

En 2020, la pandemia modificó nuestra forma de trabajar y abrió una nueva puerta a la flexibilidad laboral, ya que todos tuvimos que trabajar desde casa por la seguridad de nuestros compañeros y comunidades. Sin la posibilidad de vernos en persona, las organizaciones se vieron obligadas a recurrir a modelos de trabajo a distancia, pero pronto descubrieron que tenía muchas ventajas, como proporcionar un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal y mejorar la satisfacción de los empleados. Hace unos años, programar la jornada laboral en función de nuestros calendarios y prioridades personales no era una opción. Imagine que uno de los miembros de su equipo le pregunta: "¿Puedo trabajar a distancia la semana que viene porque me gustaría visitar a mi hermana en Madrid y trabajar desde allí?". ¿Cómo habrías reaccionado? Para muchos de nosotros, esto sería inimaginable, ya que se nos exigía estar físicamente presentes en la oficina a diario.

Pero hoy en día, el trabajo híbrido es habitual en muchas organizaciones tras la pandemia, ya que mucha gente se ha acostumbrado a las comodidades y la flexibilidad de trabajar desde casa. Sin embargo, algunas empresas intentan obligar a sus empleados a volver a la oficina a tiempo completo por falta de confianza en la productividad del trabajo desde casa. Muchos directivos tienen prejuicios de proximidad, y sólo creen que el trabajo se está completando si pueden verlos hacerlo en persona. Como puede leer en nuestro artículo sobre este tema, este enfoque puede no ser la mejor idea a largo plazo, ya que fomenta una cultura de desconfianza y también muestra preferencia por aquellos que pueden acudir a la oficina, lo que puede suponer un reto para los padres que trabajan o para aquellos con discapacidades físicas. La experiencia del empleado es más importante que nunca para atraer y retener el talento, especialmente en el actual mercado laboral, altamente competitivo. Permitir una mezcla entre trabajo remoto y días de oficina es la solución perfecta para combinar las necesidades de todos (organizaciones, directivos y empleados).

6. El software de gestión de espacios de oficina facilita la colaboración y la creación de equipos

El software de gestión del espacio de oficina no sólo le ayuda a gestionar eficazmente el lugar de trabajo, sino que también beneficia indirectamente a otras partes de su organización, incluida la experiencia de los empleados y, más concretamente, la colaboración. Por ejemplo, una aplicación de planificación semanal como deskbird garantiza que los compañeros de equipo lleguen el mismo día para poder trabajar juntos en tareas que impliquen una tormenta de ideas creativas y la resolución de problemas. Sin una plataforma de este tipo, coordinar los días en la oficina entre varias personas resulta complejo, lo que perjudica tanto la experiencia de los empleados como la capacidad de colaboración fructífera.

Sabemos lo difícil que puede ser mantener la cultura corporativa y una mentalidad colectiva cuando las personas trabajan desde distintos lugares y sólo se ven de vez en cuando. Las reuniones en persona son necesarias para desarrollar conexiones, ya que nuestras pantallas crean una sutil barrera que inhibe las relaciones más profundas. Nos perdemos los matices de la personalidad de nuestros colegas, ya que las pequeñas señales no verbales no se traducen bien en la pantalla. Las principales funciones de la aplicación de espacios de oficina deskbird (reserva de salas, plano interactivo, planificación semanal y eventos de oficina) están pensadas para fomentar la unión del equipo y los comportamientos colectivos. 

Las funciones de planificación semanal facilitan la planificación de las reuniones en la oficina, ya que permiten ver quién ha reservado un espacio de trabajo y cuándo. Para los que quieren entablar amistad con sus colegas, esta función les permite acudir el mismo día que sus compañeros de equipo favoritos. A su vez, estas amistades mejoran la experiencia de los empleados y su fidelidad a la organización. Además, la reserva de salas permite a los miembros del equipo reservar espacios de trabajo colaborativos para trabajar en proyectos de grupo o reunirse para ponerse al día. Algunas tareas necesitan ese tipo de espacio para completarse con eficacia. Por lo tanto, la reserva de salas garantiza que los equipos dispongan del espacio que necesitan. Por último, nuestra función de eventos de oficina facilita la programación de eventos de empresa y de equipo, al tiempo que fomenta las ideas para unir al equipo. Esta función está dedicada a crear esos vínculos más profundos y personales que son tan cruciales para desarrollar una cultura empresarial positiva con empleados entregados.

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7. deskbird ayuda a mejorar la experiencia de los empleados

El software de oficina híbrido es una gran ventaja para mejorar la experiencia de los empleados. Ayuda a los trabajadores a programar su semana sin esfuerzo y en poco tiempo, al tiempo que elimina el estrés innecesario. Por ejemplo, reduce el riesgo de frustración por no encontrar asiento o tener que trabajar en un rincón de la oficina que no se ajusta a sus necesidades y les impide trabajar con eficacia. Su facilidad de uso y sus opciones de integración también favorecen los proyectos de colaboración y la organización de reuniones desde un espacio centralizado. 

Al llegar a la oficina, es posible que haya algunos compañeros con los que su personal desee sentarse, ya sea porque trabajan en los mismos proyectos, se impulsan mutuamente o simplemente se llevan bien. La aplicación deskbird dispone incluso de un plano interactivo. Esto es genial en caso de que tus compañeros no hayan reservado un espacio de trabajo con antelación y quieran ver dónde se encuentra su equipo rápidamente.

Además, estas características fomentan un mayor equilibrio y flexibilidad entre la vida laboral y personal. Al dar a la gente autonomía para elegir cuándo entrar, pueden dar prioridad a otras partes importantes de su vida, como la familia y la salud. Esto se traduce en empleados más felices, capaces de centrarse realmente en el trabajo cuando lo necesitan y con menos probabilidades de abandonar el empleo. Así que, aunque no resulte obvio, las características centradas en las personas repercuten directamente en el éxito general de su empresa.

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‍Elsoftware de gestión del espacio de oficina es un elemento fundamental de la tecnología actual del lugar de trabajo. A medida que cambian las necesidades de los empleados y las empresas, es importante que éstas se mantengan ágiles. Lo más pertinente es la abrumadora adopción de modelos de trabajo híbridos y flexibles. Esta transición requiere organización y transformación digital para tener éxito, ya que los líderes necesitan hacer un seguimiento de cuándo y dónde trabajan sus equipos. Aquí es donde un software de gestión de oficina, como deskbird, entra en juego. Las ventajas de un software de oficina híbrido no solo están relacionadas con la gestión del espacio de trabajo, su optimización y el ahorro de costes. Pero también, otra ventaja clave incluye el impacto positivo que tiene en la experiencia de los empleados, ayudando a los equipos a crear vínculos y conexiones más profundas en el trabajo, lo que conduce a una fuerza de trabajo más leal y motivada. Un soporte digital como la aplicacióndeskbird le ayuda a crear un entorno de trabajo próspero y centrado en las personas, al tiempo que permite a su personal sacar el máximo partido del trabajo híbrido.

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