Ejemplos de estrategias de reducción de costes: prácticas sostenibles para ahorrar a largo plazo

Reducir los costos empresariales manteniendo la eficiencia y la sostenibilidad es crucial para el éxito a largo plazo. Con algunos de los ejemplos de estrategias de reducción de costos que se exponen a continuación, las organizaciones pueden mejorar tu cuenta de resultados sin sacrificar otras áreas. Las medidas adecuadas de reducción de costos, que van desde las técnicas tradicionales a las innovadoras, pueden ayudar a priorizar dónde gastar el dinero, salvaguardando al mismo tiempo el bienestar de los trabajadores. 

Desde evitar prácticas derrochadoras hasta optimizar la tecnología, las acciones sencillas y prácticas pueden generar ahorros significativos. Además, procesos innovadores como las iniciativas ecológicas, la IA y la automatización también pueden conducir al éxito a largo plazo. 

Como organización centrada en los empleados, sabemos que las empresas necesitan encontrar un equilibrio entre la reducción de gastos y el mantenimiento del bienestar y la satisfacción delos empleados. Siga leyendo para conocer en profundidad las estrategias de ahorro y cómo aplicarlas con éxito. También hemos incluido una plantilla de plan de reducción de costos que esboza acciones específicas para guiar a las empresas en sus esfuerzos de ahorro.

¿Cuáles son los principales ejemplos de estrategias de reducción de costos en los que hay que centrarse?

Ejemplos de los principales ámbitos de la estrategia de reducción de costos

Existen varias estrategias de reducción de costos que pueden ayudar a mejorar los resultados de su empresa. Algunas son más fáciles de aplicar que otras, pero todas tienen un impacto positivo, ya sea grande o pequeño.

Un buen punto de partida es evitar, en la medida de lo posible, las prácticas derrochadoras. Por ejemplo, una oficina sin papel reduce el despilfarro de recursos. Hacer que los desplazamientos a la oficina sean opcionales ahorra a los empleados gastos de transporte que, a su vez, pueden ahorrar dinero a la empresa si es algo que subvenciona. Estas dos prácticas también tienen otros beneficios, como aportar más sostenibilidad a la oficina. 

Otra área de reducción de costos es RRHH y la idea de vigilar de cerca a los empleados y el proceso de contratación. Por ejemplo, contratar autónomos es más barato que tener empleados a tiempo completo. Dependiendo de la tarea, los autónomos pueden ser contratados proyecto a proyecto y cobrar por ese único servicio. Además, intents detectar a los empleados con bajo rendimiento, ya que podrían perjudicar a su cuenta de resultados. En primer lugar, habla con ellos para crear un plan de mejora y, si todo lo demás falla, puede que sea el momento de encontrar a alguien más adecuado para el puesto. 

Además, la reducción de costos puede ser producto de la actualización de la tecnología de la oficina y de la renegociación de los precios de determinados servicios o productos. Intenta consolidar tus suscripciones tecnológicas en un software más integrado, por ejemplo.

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Técnicas tradicionales de ahorro

A la hora de reducir los costos empresariales, el mejor punto de partida es emplear técnicas de ahorro sencillas y tradicionales. Estos tres métodos de eficacia probada son un buen punto de partida para tu empresa. 

1. Mantén actualizado tu plan presupuestario

Así sabrás en qué se gasta el dinero, lo que te permitirá encontrar áreas en las que ahorrar costos. Cuanto más actualizadas estén las cifras, mejor preparado estará para evaluar el gasto de toda la empresa. 

2. Describe los gastos financieros de tu empresa

Los gastos financieros de la empresa incluyen costos como seguros, electricidad, Internet, mantenimiento y suscripciones. Evalúa si todos ellos son necesarios o si puedes reducir el consumo de electricidad, por ejemplo, o dejar de necesitar una determinada suscripción.

3. Establecer un sistema presupuestario por departamentos 

Planificar un sistema presupuestario para cada departamento también puede ser muy útil, ya que cada uno tiene costos distintos en función de sus necesidades y actividades. Así que, en lugar de crear un presupuesto global, formula uno personalizado por equipo, ya que algunos gastan más que otros.  

Ideas innovadoras para reducir costos

Después de aplicar las técnicas tradicionales, es hora de diversificarse y probar algo nuevo. Sé creativo e innova con tus ideas para adaptarlas a las exigencias de una empresa moderna. 

En primer lugar, hacer que tu oficina sea más sostenible repercute positivamente en tu cuenta de resultados, ya que muchas prácticas sostenibles implican un menor consumo de recursos. Cambiar a soluciones de bajo consumo ayuda a evitar el uso innecesario de energía. Además, alimentar una oficina, desde la iluminación hasta la electricidad, puede ser costoso. Por eso puede ser útil encontrar una forma de reducirlo. 

Otra solución es reducir la necesidad de viajes de negocios. El avión, por ejemplo, es uno de los medios de transporte más contaminantes y costosos. Así que, reduciéndolo, ahorrarás dinero y salvarás el planeta. 

En segundo lugar, contemplar el ahorro de costos a través del prisma de la IA y la automatización es otra forma innovadora. Puedes aumentar la eficiencia en determinadas tareas, reducir la necesidad de empleados adicionales y mantener la productividad de los empleados existentes. 

Por último, el mundo laboral moderno no estaría completo sin los modelos de trabajo híbridos, que presentan muchas ventajas de ahorro, como la posibilidad de reducir el espacio de oficina. 

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¿Qué debes priorizar cuando estés dispuesto a recortar gastos?

Evitar medidas de reducción de costos que repercutan en el bienestar y la satisfacción de los empleados

A la hora de reducir costos, algunas inversiones son cruciales para el éxito de tu empresa, pero ninguna es más importante que el bienestar de tus empleados. Tu personal es la columna vertebral de tu empresa. Si están insatisfechos o descontentos, la organización se resentirá. 

La insatisfacción de los trabajadores tiene una serie de consecuencias negativas que pueden acarrear gastos adicionales a la empresa. La elevada rotación de personal es un buen ejemplo de ello. Si tu equipo abandona a un ritmo elevado, no solo está perdiendo dinero cuando no están trabajando, sino que también está incurriendo en costos adicionales para buscar, contratar e incorporar a un sustituto. 

Además, un personal descontento no está comprometido, lo que significa que no son leales y no rinden al máximo de sus capacidades. Esto dificulta la productividad, la eficiencia y, en última instancia, la rentabilidad. 

Analiza primero la situación actual de tus costos operativos y productivos

Al evaluar los costos, hay que fijarse por un lado en los costos operativos y, por otro, en los productivos. Los costos operativos se definen como aquellos en los que se incurre por el funcionamiento y mantenimiento diario de la empresa. Y el término puede desglosarse en costos de bienes vendidos (COGS) y gastos administrativos (SG&A). Esto puede incluir alquiler, equipamiento, marketing y nóminas.  

Por otro lado, los costos de producción proceden de la fabricación real del producto. Un buen ejemplo serían los costos de fabricación, que incluyen la mano de obra, las herramientas y el equipamiento. 

Ambos deben ser fáciles de recopilar y se les debe dar prioridad porque son esenciales para el funcionamiento de la empresa. Sin poder operar o producir un producto, la empresa sencillamente no puede existir. 

Crear una estrategia basada en la priorización

Una vez ordenadas estas prioridades y analizada y comprendida la situación financiera actual, los responsables financieros pueden esbozar en qué se gasta el dinero y dónde se puede ahorrar. Es crucial comprender las principales fuentes de pérdida de dinero y mejorar en estos ámbitos. 

Por ejemplo, en los modelos híbridos, es probable que haya bastante espacio de oficinas sin utilizar. Esto es un pozo de dinero, ya que los costos de alquiler y energía están aumentando. Pero para saber si se está dejando espacio de oficina sin utilizar, hay que investigar para conocer la utilización y ocupación reales del espacio. Una vez recopilados estos datos, la organización puede optar por reducir su espacio y ahorrar mucho dinero. 

Es importante tener en cuenta que si no hay áreas de mejora destacadas, hay que centrarse en aplicar medidas de reducción de costos en todas las áreas. Explicaremos cómo hacerlo utilizando la técnica de cálculo de costos Kaisen, que se explicará al final de este artículo.

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¿Cómo conseguir resultados satisfactorios con tus medidas de reducción de costos?

Revisa TODOS tus gastos

Para garantizar resultados satisfactorios al aplicar nuevas estrategias de reducción de costos, no te centres en un solo departamento, sino analízalos todos. Así determinarás cuáles son los que más cuestan y, por tanto, dónde pueden reducirse los gastos. Es cierto que algunos departamentos necesitan naturalmente un presupuesto mayor que otros, pero tener en cuenta quién gasta qué es clave. 

También es importante tener en cuenta todas las áreas de costos, desde los gastos operativos y de producción mencionados anteriormente hasta el dinero gastado en alquiler y contratación de nuevos empleados. Muchos de estos gastos están ocultos, como la contratación y la incorporación de nuevos talentos. Aunque no hay un gran costo monetario por hacerlo, aparte de pagar a tu equipo de RRHH y de contratación, sí hay costos de oportunidad. Por cada día que ese puesto no se cubre, el trabajo no se realiza, lo que supone un costo global para la empresa. 

Utiliza la tecnología y los datos

El uso de la tecnología adecuada puede ayudar a recopilar datos de manera eficiente para permitirte tomar decisiones fundamentadas sobre tu presupuesto. Agilizar el proceso de recopilación de datos permite ejecutar las estrategias con mayor rapidez. De este modo, podrás confiar más en las decisiones tomadas, ya que la tecnología deja poco margen para el error. Antes de iniciar tu estrategia de reducción de costos, utiliza la tecnología como ayuda para medir el gasto, los recursos y la utilización del espacio, así como para ayudarte en los cálculos. 

Tomemos el ejemplo del espacio de oficina sin utilizar mencionado antes. Una aplicación de hot desking te permitirá medir quién entra en la oficina, cuándo y qué partes se utilizan con más frecuencia. Esto puede guiar tus esfuerzos de reducción y permitirte tomar estas decisiones con confianza. 

Cuando analices estos datos, asegúrate de hacerlo a lo largo de un periodo de tiempo, como antes y después de la aplicación de la estrategia de reducción de costos, para comprobar si se ha producido un impacto positivo o una mejora.

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Elaborar un plan de reducción de costos (plantilla)

La organización a la hora de desarrollar una estrategia de este tipo es clave. Así que empieza por crear un plan claro de reducción de costos para tu equipo. Este plan debe esbozar dónde puede mejorar la empresa y las medidas concretas que deben tomarse para lograr una mayor eficiencia. 

Tenemos algunas ideas de lo que hay que incluir al elaborar este plan, que puede servir de plantilla para empresas de cualquier tamaño. 

En primer lugar, debes incluir las áreas de interés. Se trata de categorías en las que crees que tu empresa puede ahorrar, como los costos operativos. A continuación, define los objetivos de cada área de interés. Así, si quieres reducir los costos operativos, intenta reducir el consumo de energía. Además, debes tener un KPI mensurable para seguir tu progreso hacia la consecución de estos objetivos. Y por último, crea proyectos o acciones específicas para trabajar en pos de estos KPI.

Utilizar la técnica de cálculo de costos Kaizen

La técnica del cálculo de costes de Kazien es una buena forma de garantizar el éxito. Como prometí, vamos a ver rápidamente cómo funciona. El cálculo de costos kaizen es un proceso que utilizan las empresas para minimizar los costos manteniendo la calidad del producto. Su objetivo es mejorar la producción manteniendo los costes bajos para lograr la máxima eficacia. 

Los aspectos fundamentales de esta técnica son la participación de los empleados y la mejora continua. Esto significa que da prioridad a la comunicación y garantiza que la organización esté en un estado constante de evaluación para asegurarse de que se optimizan tanto la eficiencia como el ahorro de costes. Esto difiere de otros métodos presupuestarios, que evalúan el presupuesto anual o trimestral. 

Tiene una serie de ventajas, como mantener la calidad del producto y no forzar cambios bruscos e importantes de golpe. Es un proceso más gradual y fácil de adoptar. 

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Poner en práctica estos ejemplos de estrategias de reducción de costos es vital para las empresas que quieren prosperar en un mundo en el que suben los precios de los alquileres y la energía. Las organizaciones pueden conseguir ahorros a largo plazo y mejorar su eficiencia utilizando una combinación de medidas tradicionales e innovadoras de reducción de costes. Sin embargo, es imperativo dar prioridad al bienestar y la satisfacción delos empleados para evitar la insatisfacción laboral, una cultura de empresa pobre y altos índices de rotación. Todo ello puede perjudicar a tu cuenta de resultados. Explorar diferentes métodos, como la técnica de cálculo de costos Kaizen o probar una aplicación de hot desking para tu oficina híbrida, garantiza el éxito de tu estrategia. Siguiendo nuestros ejemplos y directrices, las empresas pueden alcanzar la estabilidad financiera y un crecimiento sostenido.

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