El impacto de la distribución de la oficina en la productividad: más allá de la configuración y la ergonomía

Imagínate trabajando en una habitación vacía con paredes blancas, una silla, una mesa y ninguna ventana. Podría estar bien durante unas horas. Pero sólo porque sabes que es por poco tiempo.

Nuestro entorno influye en cómo nos sentimos, y lo mismo ocurre con nuestro entorno de trabajo. El impacto de la distribución de la oficina en la productividad es real. Esto es lo que vamos a tratar en este artículo.

¿Qué elementos del diseño de tu oficina pueden disminuir o mejorar el rendimiento de tus empleados? ¿Por qué la configuración del lugar de trabajo influye tanto en la concentración, la eficiencia y la creatividad? ¿Cómo se crea un entorno de trabajo que fomente la productividad?

Desde la configuración del espacio de trabajo hasta el sistema de iluminación y la elección del mobiliario, compartiremos toda la información que necesita saber para construir un lugar que haga prosperar a los miembros de su equipo.

Lo que hay que saber sobre diseño de oficinas y productividad

La distribución de la oficina no se limita a la configuración del espacio de trabajo

Cuando pensamos en la distribución de una oficina, una de las primeras visualizaciones que tenemos en mente es cómo queda el espacio de trabajo en cuanto a la configuración de los escritorios. Los diseñadores de oficinas hacen mucho más que mover algunas sillas y mesas, aunque esto es importante. 

Analizan el tipo de espacios de trabajo que necesitan sus empleados y tienen en cuenta el impacto de los elementos ambientales en el estado de ánimo y la salud de las personas. Sin embargo, no todas las empresas tienen los medios económicos para permitirse un diseñador de oficinas. 

Sin embargo, crear un entorno de trabajo que dispare la productividad es esencial si quiere que los miembros de su equipo prosperen y su empresa crezca. La siguiente información de este artículo le ofrece una visión clave para ayudarle a conseguirlo.

Las expectativas de los empleados en cuanto a la distribución de la oficina han cambiado

Desde 2020, el modelo de "trabajo desde cualquier lugar" ha seducido a muchas organizaciones y profesionales. Este cambio ha repercutido en la relación de los empleados con su lugar de trabajo y en sus expectativas. La gente quiere encontrar en la oficina la misma comodidad y los mismos recursos que cuando está en casa o en un tercer lugar de trabajo. 

Pueden crear un entorno de trabajo en casa que les permita estar concentrados y ser productivos. Con un tercer lugar de trabajo, pueden elegir el lugar que se adapte a sus necesidades. Puede ser un espacio de coworking al lado de casa o un lugar tranquilo en la naturaleza, por ejemplo. 

Sin embargo, en las instalaciones de la empresa, los empleados no tenían ninguna influencia en el diseño, la distribución y el ambiente del espacio de trabajo. Esto está cambiando. Sus comentarios son oro para las organizaciones que quieren fomentar un entorno de trabajo centrado en el empleado e impulsar la productividad de tu personal.

Cada empleado es productivo en un entorno diferente

Todos tenemos personalidades y necesidades únicas. Por ejemplo, algunas personas son superproductivas por la mañana, mientras que otras prosperan por la noche. En tu equipo, probablemente tengas empleados que sólo pueden concentrarse y hacer las cosas cuando están solos en un espacio tranquilo y sin distracciones. Por el contrario, también tienes compañeros que no pueden evitar procrastinar cuando trabajan solos en una habitación y sienten un subidón de energía cuando están rodeados de colegas. 

Las empresas que tienen esto en cuenta a la hora de diseñar la distribución de su oficina tienen más posibilidades de disparar la productividad. No existe una solución única. Pero le daremos las claves para crear la mejor configuración y atmósfera de trabajo para aumentar la productividad entre el mayor número posible de empleados.

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El impacto de la distribución de la oficina en la productividad

Nuestro entorno influye en cómo nos sentimos

Recuerda la primera frase de la introducción de este artículo. "Imagínate trabajando en una habitación en blanco con sólo paredes blancas, una silla, una mesa y ninguna ventana. Puede que esté bien durante unas horas porque sabes que es sólo durante un breve periodo de tiempo". Pero intentar trabajar en un espacio así es todo un reto para la mayoría de nosotros. 

Esto se debe a que nuestro entorno afecta a nuestras emociones y reacciones, lo que influye en nuestra capacidad para concentrarnos y trabajar con eficacia. No sólo hablamos de cómo nos sentimos emocional y psicológicamente, sino también físicamente. Estar en lo más alto de nuestro juego físico y mental es crucial para ofrecer el mejor rendimiento. La distribución de la oficina desempeña un papel importante en este aspecto.

El diseño de tu oficina es un elemento clave de tu cultura corporativa

La forma en que diseñes y construyas tu espacio de oficinas debe coincidir con lo que promueves a través de la cultura de tu empresa. Si quieres crear un entorno de trabajo centrado en las personas, esto debe reflejarse en el diseño de tu lugar de trabajo. 

Por ejemplo, el bienestar de los empleados se ha convertido en un tema importante para muchas empresas que desean centrarse más en tu personal. Tener en cuenta las prácticas ergonómicas en la estrategia de distribución de la oficina es una buena forma de ponerlo en práctica.

Las oficinas flexibles responden a las necesidades de los trabajadores modernos

Cuando se trabaja desde distintos lugares con regularidad, las expectativas de los empleados en cuanto al diseño del lugar de trabajo cambian. Quieren tener acceso a recursos que no pueden tener cuando trabajan desde otro lugar. Por ejemplo, los equipos híbridos tienden a dar prioridad al trabajo en grupo cuando se desplazan in situ. Por lo tanto, esperan disponer de un espacio de colaboración donde puedan reunirse con sus compañeros. La necesidad de mesas individuales es mucho menor que hace un par de años. 

Adaptar la distribución de su oficina a las necesidades de sus empleados y a las nuevas formas de trabajar es esencial. Desempeña un papel clave en el aumento de su satisfacción y de su productividad. Pero, como decíamos antes, no hay una solución única. Tiene que determinar las necesidades de sus empleados y diseñar soluciones que hagan prosperar al mayor número posible de personas.

Un espacio de trabajo centrado en la salud aumenta el bienestar y el rendimiento de los empleados

Trabajar con dolor de cabeza o dolor de espalda crónico puede convertirse en un infierno y afectar sin duda a la productividad. La aplicación de la ergonomía en su espacio de oficina desempeña un papel fundamental en la creación de un entorno de trabajo que evite problemas de salud en su equipo. Muchos elementos ergonómicos, como la ergonomía cognitiva o ambiental, pueden influir en la salud de tu personal. Puedes consultar nuestro reciente artículo sobre prácticas ergonómicas en el lugar de trabajo para obtener información valiosa sobre este tema.

El bienestar en el trabajo no es sólo un "bonito detalle". Es un elemento central de una cultura del trabajo que conduce a resultados positivos para los trabajadores y las organizaciones. Por un lado, promover el bienestar en el entorno laboral mejora la satisfacción y la experiencia de los empleados. Por otro, mantener sano al personal garantiza una mayor productividad y menos absentismo.

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Los elementos más importantes para crear la mejor distribución de oficina para la productividad

Flexibilidad y diversidad

Si tuviéramos que elegir dos palabras para describir cómo crear una distribución de oficina que impulse la productividad, diríamos flexibilidad y diversidad. Flexibilidad porque su entorno de trabajo debe ser ágil y adaptarse a los estilos de trabajo modernos, lo que significa ser más flexible. La diversidad también es importante porque no existe una solución única. Tu oficina debe contar con varios tipos de espacios de trabajo para responder a las expectativas de los miembros de tu equipo.

Por lo tanto, cuando diseñe la configuración de su oficina, recuerde incluir a sus compañeros en el proceso, pídales su opinión e intente comprender sus necesidades. Encontrar el equilibrio adecuado para satisfacer las necesidades de todos puede ser todo un reto. La clave está en establecer prioridades. Debes determinar cuáles son las más esenciales y cuáles tendrán mayor impacto en la experiencia y productividad de tus empleados.

Factores medioambientales

Construir la mejor distribución de oficinas no es sólo cuestión de disposición del mobiliario. Hay varios factores ambientales que son tan cruciales para mejorar el bienestar y la productividad como las sillas en las que se sientan sus empleados. Esto incluye centrarse en la calidad del aire, la temperatura, la iluminación, el ruido y los colores de la oficina.

Por ejemplo, ¿has oído hablar de la psicología del color? Nuestros cerebros reaccionan de forma diferente a determinados colores, algunos de los cuales influyen significativamente en nuestra productividad. El azul aporta calma al tiempo que potencia las capacidades mentales. El amarillo es bueno para el estado de ánimo y potencia la creatividad. El verde es más sereno y hace que la gente se sienta concentrada. Puedes utilizar los colores para mejorar el espacio de tu oficina de múltiples formas, como pintando las paredes, cambiando el suelo, añadiendo plantas y otros elementos de decoración.

El impacto de los elementos naturales en el cerebro

Optar por un diseño de oficina biofílico a la hora de diseñar el lugar de trabajo también es una opción inteligente si quieres que tu personal prospere. Las ventajas de traer el exterior al interior incluyen:

• mayores capacidades cognitivas;
• reduce los niveles de estrés;
• menos contaminación acústica;
• una calidad del aire más saludable;
• mejor salud mental y bienestar.

Todos estos beneficios combinados contribuyen a fomentar la productividad y el rendimiento de los miembros de su equipo. Si tiene la oportunidad de hacerlo, proporcione a su personal zonas al aire libre para trabajar. Estar rodeados de naturaleza potencia nuestras capacidades intelectuales. Según el estudio psicológico "Los beneficios relativos del espacio de oficina verde frente al esbelto: Tres experimentos de campo", las personas expuestas a un entorno natural son un 15% más productivas que las que evolucionan en un entorno lean.

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Salud física y mental de los trabajadores

Si tienes medios para hacer todo lo posible por crear un entorno de trabajo que mejore la salud de tus empleados, te recomendamos que no lo dudes. No solo se trata de invertir en mobiliario ergonómico y mejorar los aspectos ambientales de la distribución de tu oficina, sino también de proporcionar otros recursos. 

Por ejemplo, si dispones de un espacio extra que puede dedicar al bienestar, es un buen punto de partida. Puedes diseñar esta sala con aparatos de gimnasia, esterillas de yoga, herramientas de meditación, etc. También puedes crear un espacio de descanso donde la gente pueda reunirse, colaborar, jugar o simplemente relajarse. Estimular el movimiento también es crucial. Para ello, debe pensar en una distribución que anime a los trabajadores a ir de un espacio a otro. Hay muchas formas de que tu oficina mejore la salud física y mental de los empleados y, en consecuencia, su productividad.

Uso de tecnologías de gestión del espacio de oficinas

No hemos hablado mucho de este aspecto, pero la tecnología está remodelando nuestros entornos de trabajo y convirtiéndose en un apoyo fundamental. La idea de diseñar la mejor distribución de la oficina para la productividad entra en juego en varios ámbitos.

Las tecnologías de oficina inteligentes pueden ayudarle a controlar la calidad del aire, la temperatura y la iluminación de su espacio de trabajo. El mobiliario inteligente fomenta las prácticas ergonómicas. El software de reserva deescritorios y salas garantiza que los equipos híbridos tengan acceso al espacio de trabajo que necesitan cuando se desplazan.

Ahora y aún más en los próximos años, la tecnología optimiza los espacios de trabajo y mejora la experiencia de los empleados. Invertir en herramientas inteligentes como tecnologías AR/VR, recursos habilitados para IoT y soluciones de comunicaciones integradas es esencial para aumentar los efectos de la distribución de la oficina en la productividad. 

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Esperamos que ahora comprenda el impacto de la distribución de la oficina en la productividad y lo utilice para crear un entorno de trabajo próspero para sus equipos. ¿Quieres ver un ejemplo visual de una gran aplicación de este concepto? Echa un vistazo a este Instagram Reel del edificio de oficinas de My Little Paris. Son una empresa francesa de medios de comunicación y comercio electrónico que promueve el trabajo híbrido y la centralidad de las personas, con sede en Berlín, Tokio y... ¡París! 🥁 El vídeo está en francés, pero te harás una idea de cómo puede ser un espacio de oficinas que reúna todos los elementos clave del diseño de oficinas y la productividad que mencionamos en este artículo. 

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