Regreso a la oficina: todo lo que debes saber

Elregreso a la oficina se ha convertido en un tema clave de debate tanto para las empresas como para los empleados.

A medida que adoptamos la nueva forma de trabajar, empresas de todo tipo y tamaño luchan por aplicar nuevas normas para equilibrar las necesidades de flexibilidad de los empleados y los costes de oficina y reanudar eficazmente las operaciones. Aquí en deskbird, hemos experimentado de primera mano cómo un modelo de trabajo híbrido bien organizado es el compromiso perfecto para empleados y empresas. Garantiza la flexibilidad sin comprometer la cultura, la unión del equipo y la productividad.

En esta guía, exploraremos cómo hacer que la transición sea fluida abordando los factores clave que garantizan un regreso triunfal a la oficina.

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¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

En los albores de 2020, un notable cambio de paradigma envolvió nuestro panorama profesional, como si se hubiera apagado un interruptor eléctrico. Con una implacable llamada a la acción, se aconsejó debidamente a quienes tenían el privilegio de trabajar a distancia, y en algunos casos incluso se les imploró, que trasladaran sin problemas sus puestos de trabajo a los reconfortantes confines de sus hogares. Esta iniciativa transformadora surgió como respuesta provisional a la pandemia que asoló a nuestra comunidad mundial. Sin embargo, lo que comenzó como una solución transitoria se transformó rápidamente en una exploración extraordinaria e involuntaria, que escudriñaba meticulosamente los límites y las modalidades del trabajo.

El viaje de vuelta a la oficina se manifiesta de forma única para cada individuo, ya que entra en juego la dinámica de nuestros diversos sectores. Retomar la rutina tradicional de cinco días de oficina es lo más lógico en sectores específicos como la sanidad, la fabricación y la educación. Sin embargo, es esencial reconocer el diferente ritmo que se observa en las distintas industrias.

Veamos algunas cifras:

• El 77% de las empresas de Fortune están optando por un modelo de trabajo híbrido.
• El 66% de las empresas con 50.000 o más empleados son híbridas estructuradas, frente al 14% con menos de 500 empleados*.
• Las empresas europeas se inclinan más por aplicar políticas de regreso a la oficina que obligan a una presencia física de uno a dos días por semana.

Está claro que el modelo de trabajo híbrido ha demostrado ser una opción ganadora para las empresas de todo el mundo. Pero requiere unas normas y una estructura claras para gestionar las jornadas de trabajo en la oficina y en casa.

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Volver a la oficina: cómo hacerlo bien

Los principales líderes reconocen varios aspectos críticos de la implantación de un modelo de trabajo híbrido, como la retención del talento, la atracción del talento, la motivación y el aumento de la productividad y la flexibilidad, que son fundamentales en el lugar de trabajo actual.

Parte de su éxito se debe a que el trabajo híbrido combina jornadas en la oficina y en casa. Pero, ¿por qué es tan relevante lo de "volver a la oficina"? 

Volver a la oficina es importante por varias razones.

En primer lugar, la colaboración en persona fomenta un trabajo en equipo eficaz y permite la generación espontánea de ideas y la resolución de problemas. Las interacciones cara a cara permiten a los compañeros entablar relaciones más sólidas y establecer un sentimiento de camaradería, lo que redunda en una mayor colaboración y un aumento de la productividad.

En segundo lugar, volver a la oficina puede contribuir al crecimiento y la creatividad de las personas y la organización. Un espacio físico compartido fomenta el intercambio de conocimientos, el aprendizaje entre iguales y las oportunidades de tutoría. El intercambio de ideas y experiencias puede dar lugar a soluciones innovadoras y nuevas perspectivas que pueden surgir con menos facilidad en entornos de trabajo remotos.

Además, volver a la oficina reduce el tiempo y el estrés asociados a los desplazamientos. Los empleados pueden recuperar horas valiosas que antes dedicaban a ir y volver del trabajo, lo que les permite invertir ese tiempo en actividades personales, cuidado personal o aficiones. Esta mejora del equilibrio entre trabajo y vida privada puede aumentar la satisfacción laboral y el bienestar general.

Como en cualquier modelo de trabajo, la adaptabilidad es fundamental para el éxito de la aplicación.

El enfoque único no funciona. Cada empresa tiene unas necesidades únicas que hay que tener en cuenta para un regreso triunfal a la oficina. Entonces, ¿cómo hacerlo bien? He aquí los principales pasos para aplicar correctamente una política de vuelta a la oficina.

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1) Evalúa las necesidades de tu empresa

Mientras te preparas para volver a la oficina, es esencial tener en cuenta las necesidades de tu empresa y de tus empleados. Haz un inventario de tu espacio físico de trabajo y evalúa si es necesario hacer cambios. Puede que necesites reconfigurar los puestos de trabajo, añadir tabiques o designar determinadas zonas para fines específicos.

Además de los cambios físicos, considere si se necesitan actualizaciones o adiciones para apoyar los modelos de trabajo híbridos. Por ejemplo, invirtiendo en nuevas tecnologías que faciliten la colaboración a distancia o actualizando la infraestructura de red para favorecer un entorno de trabajo más flexible.

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2) Establece un calendario

A la hora de planificar la vuelta a la oficina, es esencial establecer un calendario claro que describa los preparativos necesarios y las fases para un regreso gradual. Comenta este calendario con tu equipo directivo para asegurarte de que todos están de acuerdo con el plan e identificar posibles obstáculos o retos.

Considera la posibilidad de empezar con un programa piloto que reincorpora a un pequeño grupo de empleados. Esto puede ayudarte a identificar problemas y realizar ajustes antes de traer a grupos más grandes.

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3) Comuníca con tus empleados

Una comunicación clara y abierta con los empleados es fundamental para el éxito de la transición de vuelta a la oficina. Elabora un plan de comunicación que describa el plan de transición, los cambios en las políticas del lugar de trabajo y los nuevos protocolos de seguridad e higiene. Asegúrate de informar periódicamente a los empleados para mantenerlos informados y tranquilos durante todo el proceso. Considera la posibilidad de celebrar asambleas públicas o sesiones de preguntas y respuestas para abordar las dudas o preguntas de los empleados.

Anima a los empleados a aportar sus opiniones y sugerencias para mejorar el proceso de transición. De este modo, podrás identificar las áreas en las que pueden necesitarse apoyo o recursos adicionales.

Adoptar un enfoque reflexivo y estratégico para la transición de vuelta a la oficina puede ayudar a garantizar un regreso triunfal para tu empresa y tus empleados.

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4) Abordar las preocupaciones y la ansiedad de los empleados

Fomentar una comunicación abierta y sincera con los empleados es esencial durante este periodo. Crea un lugar de trabajo de apoyo en el que los empleados puedan expresar sus preocupaciones y temores sobre la vuelta a la oficina. Házles saber que sus preocupaciones son válidas y que tu estás aquí para apoyarles. Esto puede ayudar a aliviar la ansiedad y mejorar la salud mental en general.

También es crucial proporcionar recursos de apoyo a la salud mental. Considera la posibilidad de ofrecer programas de asistencia a los empleados que faciliten el acceso a profesionales de la salud mental. Estos programas pueden ofrecer asesoramiento confidencial y servicios de apoyo para ayudar a los empleados a superar los retos de la vuelta a la oficina.

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5) Promover la conciliación de la vida laboral y familiar

Fomentar una comunicación abierta y sincera con los empleados es esencial durante este periodo. Crea un lugar de trabajo de apoyo en el que los empleados puedan expresar sus preocupaciones y temores sobre la vuelta a la oficina. Házles saber que sus preocupaciones son válidas y que tu estás aquí para apoyarles. Esto puede ayudar a aliviar la ansiedad y mejorar la salud mental en general.

También es crucial proporcionar recursos de apoyo a la salud mental. Considere la posibilidad de ofrecer programas de asistencia a los empleados que faciliten el acceso a profesionales de la salud mental. Estos programas pueden ofrecer asesoramiento confidencial y servicios de apoyo para ayudar a los empleados a superar los retos de la vuelta a la oficina.

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‍6) Establecer expectativas y límites claros.

A la hora de implantar cualquier acuerdo de trabajo flexible, es esencial establecer expectativas y límites claros. Esto incluye establecer directrices para la comunicación, la asistencia a reuniones y las horas de trabajo. Al establecer expectativas claras, los empleados sabrán lo que se espera de ellos y podrán gestionar su carga de trabajo con mayor eficacia.

Establecer límites también es esencial para garantizar que los empleados mantengan un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada. Esto puede incluir limitar el trabajo que se puede hacer fuera del horario laboral o animar a los empleados a hacer pausas frecuentes a lo largo del día.

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‍7) Utilizar la tecnología adecuada de gestión del trabajo híbrido

Disponer de la herramienta adecuada para el trabajo es imprescindible, especialmente en un entorno de trabajo híbrido.

Sin embargo, elegir un nuevo software para su empresa puede ser una tarea desalentadora, teniendo en cuenta la cantidad de opciones disponibles en el mercado. Para ayudarte, vamos a centrarnos en las tres características principales que consideramos imprescindibles para cualquier oficina flexible:

• Desk Booking: En un entorno de trabajo híbrido, los horarios de los empleados varían: algunos acuden a la oficina tres veces por semana y otros sólo una, en función de las políticas de la empresa y los requisitos de su función. El objetivo del software de reserva de escritorios es garantizar que todos tengan un escritorio asignado mientras estén en la oficina. Esto se consigue mediante un sistema de reserva de escritorios compartidos que permite a los empleados programar su presencia en la oficina y reservar un escritorio específico adaptado a sus necesidades. Con unos simples clics, pueden planificar su semana, asegurarse un escritorio o una sala de reuniones asignados y determinar la duración de su reserva. Accediendo a un plano interactivo proporcionado por deskbird, los empleados pueden identificar rápidamente los escritorios disponibles y localizar el paradero actual de su equipo, incluso cuando realizan reservas de última hora.

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• Room Booking: Los programas de reserva de salas, como deskbird, simplifican la reserva y gestión de salas de reuniones. Ofrece una solución fácil de usar que agiliza la experiencia de reserva. Este software permite a los usuarios localizar rápidamente salas de reuniones, hacer reservas y sincronizar las reservas con plataformas de calendario populares como Outlook y Google Calendars. Esta integración garantiza que los usuarios tengan una visión consolidada de sus reuniones programadas en diferentes plataformas, reduciendo las posibilidades de conflictos de programación. El uso de un software de reserva de salas como deskbird elimina la molestia de coordinar y gestionar manualmente las reservas de salas de reuniones, lo que permite un proceso de programación más eficiente y libre de conflictos.

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• Análisis: deskbird permite a los administradores y gestores de espacios de trabajo comprender cómo se utilizan sus oficinas. Ofrece métricas y visualizaciones detalladas que ayudan a identificar tendencias, optimizar la asignación de recursos y tomar decisiones basadas en datos. Con la función Analytics, los usuarios pueden acceder a puntos de datos críticos como el número de reservas realizadas, las horas de reserva más populares y los periodos de máxima utilización. Esta información permite a los gestores de espacios de trabajo asignar recursos de forma eficiente y garantizar que las salas de reuniones y los escritorios estén disponibles cuando se necesiten, reduciendo los conflictos y maximizando la productividad. La función también proporciona información sobre el comportamiento de los usuarios, lo que permite a los administradores comprender qué áreas del espacio de trabajo utilizan y prefieren los empleados con más frecuencia. Este conocimiento puede servir de base para tomar decisiones sobre la planificación del espacio, el diseño y la asignación de recursos, mejorando en última instancia la experiencia y la satisfacción de los usuarios.

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Adoptar modalidades de trabajo flexibles puede aportar muchos beneficios a su empresa y a sus empleados. Aplicando directrices claras, ofreciendo apoyo tecnológico y fomentando la conciliación de la vida laboral y familiar, puedes crear un lugar de trabajo más flexible y productivo y garantizar el éxito de la política de reincorporación a la oficina.

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^*Informe Flex - 2º trimestre de 2023

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