11 mejores prácticas para adoptar un horario de trabajo híbrido

El cambio a modalidades de trabajo híbridas ya no es una tendencia pospandémica. Es una nueva norma que equilibra la colaboración en la oficina con la flexibilidad en casa. Hoy en día, el 80% de los empleados prefieren esta combinación, ya que les permite conciliar mejor la vida laboral y personal, reducir el estrés e incluso aumentar su productividad. Sin embargo, para que funcione, hay que conocer algunas buenas prácticas de los horarios de trabajo híbridos. Las 11 recomendaciones siguientes cubren los aspectos más importantes, desde preparar a los miembros de su equipo para el éxito hasta garantizar que todos ellos se sientan conectados independientemente de su lugar de trabajo.

Hemos reunido ideas de empresas que lideran el camino del trabajo híbrido, combinadas con consejos prácticos para ayudarle a crear un entorno de trabajo que satisfaga las necesidades de todos. Tanto si empiezas desde cero como si quieres mejorar tu actual configuración híbrida, nuestro objetivo es proporcionarte las herramientas necesarias para crear un equipo más flexible, productivo y feliz. Únase a nosotros para encontrar el equilibrio adecuado para su personal y garantizar que se sientan comprometidos, apoyados y parte de una comunidad, independientemente de dónde trabajen. 

Un breve recordatorio de lo que es un horario de trabajo híbrido

Los horarios de trabajo híbridos se han hecho más populares y permiten a los empleados conciliar la vida laboral y familiar. Este planteamiento combina la oficina tradicional con la flexibilidad del trabajo a distancia. Las personas pueden trabajar in situ o desde el lugar que elijan según lo que más les convenga. En otras palabras, un horario híbrido da a los empleados la libertad de decidir dónde trabajan, lo que conduce a una mayor satisfacción laboral, una mayor productividad y una mejor retención y atracción del talento. 

Esta solución a medida satisface las diversas necesidades de los trabajadores de hoy en día, fomentando la confianza, la flexibilidad y la responsabilidad compartida. Para usted, como organización, también puede ser una forma de reducir costes reduciendo el espacio de oficinas y los gastos de energía y alquiler.

11 buenas prácticas sobre horarios de trabajo híbridos que debe tener en cuenta

1. Determina el horario de trabajo híbrido que se adapte a tu organización

Para empezar nuestra lista de mejores prácticas de horarios de oficina híbridos, nuestra primera recomendación es encontrar un ritmo que se adapte a su organización. Reconocer la diversidad de su personal, como sus funciones, estilos de trabajo y preferencias personales, es crucial. Esto le permitirá crear un horario que dé en el clavo.

Comienza con comentarios, encuestas o sesiones de grupo para comprender las necesidades colectivas e individuales. A continuación, combina días en la oficina con trabajo a distancia para crear un entorno híbrido que aumente la productividad, fomenta la colaboración y mantén una fuerte conexión en el lugar de trabajo. Este enfoque personalizado garantiza que tu estrategia respalde tanto los objetivos empresariales como el bienestar de los empleados.

2. Conoce las expectativas de tus empleados sobre el trabajo flexible

Tener en cuenta las preferencias de flexibilidad de tu equipo es esencial para tener éxito. Algunos prefieren trabajar desde casa dos veces por semana, mientras que otros quieren más tiempo de oficina. Las distintas opciones ponen de manifiesto la necesidad de una política de trabajo híbrido que sea adaptable e integradora.

Mediante la realización de encuestas o debates abiertos, puedes recabar información sobre lo que más valora tu equipo de la configuración de su puesto de trabajo. Utiliza esta información como guía para diseñar un sistema ágil que se adapte a todos tus compañeros. Centrarte en la flexibilidad dentro de tu política te ayuda a reconocer y valorar el estilo individual de cada uno, creando un entorno de trabajo equilibrado e inclusivo.



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3. Trata de prever los posibles puntos conflictivos

En una configuración híbrida, problemas como los conflictos de horarios, la sensación de aislamiento, la falta de comunicación, la desconexión en el lugar de trabajo y los escollos de la microgestión pueden alterar el flujo de trabajo del equipo. Es esencial tener en cuenta estos bucles de retroalimentación. Abordar estos problemas de forma proactiva significa prestar atención a las experiencias de tus empleados, tanto en la oficina como a distancia.

La implantación de canales de comunicación claros, controles periódicos y horarios flexibles puede minimizar estos problemas. Es necesario crear un entorno en el que todos se sientan conectados, valorados y capacitados para gestionar sus responsabilidades. Si se anticipa a estos retos desde el principio y fomenta la comunicación abierta con respecto a cualquier problema que pueda surgir, aumentará la probabilidad de crear un modelo y una experiencia de trabajo híbridos satisfactorios.

4. Adapta tu espacio de oficinas a las necesidades de un personal híbrido

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Adaptar tu espacio de oficina a un personal híbrido consiste en satisfacer las distintas necesidades de tu equipo. Esto significa crear un entorno en el que se apoye y fomente el trabajo tanto a distancia como en la oficina. Una combinación de mesas de trabajo, zonas tranquilas y áreas de colaboración marca una gran diferencia. La integración de la tecnología en el puesto de trabajo híbrido también es un componente básico que hay que tener en cuenta.

Al hacer estos ajustes, no sólo está reorganizando el mobiliario o actualizando la tecnología, sino que está creando un espacio que reconoce y apoya las expectativas y necesidades de su equipo. Este enfoque ayuda a que todos se sientan incluidos y productivos. En última instancia, fomenta una cultura de trabajo positiva y adaptable que está preparada para lo que depare el futuro.

5. Reconocer y fomentar la necesidad de un cambio de mentalidad

Pasar a un modelo de trabajo híbrido requiere un cambio de mentalidad. Esto significa alejarse de la tradicional rutina de oficina de 9 a 5, de lunes a viernes, para adoptar un horario más versátil. También implica que los jefes de equipo sean más flexibles en su gestión. 

Para que esta transición tenga éxito, todos deben estar de acuerdo, de arriba abajo. Los directivos deben dar ejemplo, dejando claro que ellos también son flexibles. Entender que la productividad no depende de la ubicación. La clave está en promover prácticas de comunicación transparentes, establecer expectativas y proporcionar a tu equipo las herramientas y el apoyo adecuados. 

6. Crea y comparte la política de trabajo híbrido de tu empresa

Desarrollar y compartir una política clara de trabajo híbrido es crucial para fijar las expectativas y garantizar una transición fluida a este nuevo enfoque. Una política bien elaborada esboza las directrices de la empresa, equilibrando las necesidades empresariales y las preferencias de los empleados. Debe cubrir áreas clave, como las horas de trabajo, los protocolos de comunicación, la medición del rendimiento y el espacio de oficina. También es vital abordar cómo se apoya el trabajo a distancia, desde el suministro de tecnología hasta la garantía de una configuración ergonómica de la oficina en casa. 

Compartir esta política de forma transparente en toda la organización ayuda a todos a comprender las directrices y expectativas, fomentando una cultura de confianza y flexibilidad. Recuerda hacer que tu política de trabajo híbrido sea fácilmente accesible para todos. Esto permite a los miembros del equipo tener una referencia y mantenerse alineados con los objetivos y prácticas de la empresa.



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7. Haz de la colaboración y la comunicación tus prioridades

Poner la colaboración y la comunicación en primer plano es esencial en un entorno de trabajo híbrido. Garantiza que todos los empleados se sientan conectados y parte del equipo, independientemente de su lugar de trabajo. Es fundamental contar con herramientas y estrategias de comunicación eficaces, como reuniones colectivas periódicas, canales claros de actualización y plataformas accesibles para compartir ideas. 

El diálogo abierto y la retroalimentación también son imprescindibles, ya que permiten un flujo de información bidireccional. Dar prioridad a estos elementos ayuda a crear una cultura de equipo cohesionada que va más allá de las fronteras físicas. Esto crea un lugar de trabajo más dinámico, comprometido y productivo en el que todos pueden alcanzar su máximo potencial, independientemente de su ubicación.

8. Reconsidera las herramientas y la tecnología que necesitan los miembros de tu equipo para sus tareas diarias.

Reevaluar las herramientas y la tecnología que su equipo utiliza a diario es un paso crucial para adaptarse a un entorno de trabajo híbrido. El acceso a los recursos adecuados garantiza la colaboración y la eficiencia sin fisuras entre los trabajadores de la oficina y los remotos. Por ejemplo, esto podría significar invertir en un mejor software de gestión de proyectos y plataformas de comunicación que admitan mensajería instantánea y videollamadas. 

Implica buscar herramientas que faciliten el acceso seguro a las redes de la empresa desde cualquier lugar. También se trata de garantizar que todo el mundo disponga de hardware, como ordenadores portátiles o dispositivos móviles, para apoyar su movilidad. Esto podría traducirse, por ejemplo, en la adopción de una política BYOD. Consultar periódicamente a su equipo para conocer sus necesidades y retos tecnológicos le ayudará a asegurarse de que todos disponen del equipo adecuado para trabajar eficazmente desde cualquier lugar.

9. Asegúrate de que tu cultura corporativa sigue siendo fuerte y positiva

Tu cultura corporativa debe seguir siendo vibrante y positiva independientemente de dónde trabajen los miembros de tu equipo. Esto no sólo se refiere al mantenimiento de la productividad, sino también a la creación de un entorno en el que todos se sientan realmente conectados, independientemente de su espacio de trabajo físico. Para lograrlo, haz hincapié en actividades de grupo periódicas que tiendan puentes entre los entornos remotos y de oficina. Estas acciones deben incluir actividades de unión de equipo, eventos sociales y retiros de empresa. 

Además, el reconocimiento de las contribuciones individuales y colectivas refuerza con frecuencia una cultura de aprecio y pertenencia. Por último, integrar los valores fundamentales de su empresa en las prácticas y decisiones cotidianas mantiene a las personas alineadas y fomenta un sentido de propósito compartido. Trabajando activamente para preservar su cultura corporativa, fuerte y positiva, usted sienta las bases de una dinámica de equipo resistente y cohesionada. 

10. Impartir formación sobre gestión de equipos híbridos a los líderes

Dirigir un equipo híbrido es muy diferente de dirigir a personas con las que te reúnes a diario en la oficina. Para aprender a hacerlo eficazmente, los líderes necesitan una formación específica. Debe abarcar las tres áreas siguientes: 

• Dominar las estrategias de comunicación para empleados remotos y en la oficina
• Crear un entorno integrador para todos los miembros del equipo
• Comprender la fijación de objetivos y su seguimiento en un entorno de trabajo flexible

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La formación también debe abarcar técnicas de creación de confianza para impulsar la autonomía de los empleados y fomentar un entorno de trabajo sano y productivo. Siguiendo este planteamiento, los directivos están preparados para apoyar a un equipo diverso y distribuido, garantizando una alta moral y productividad en diferentes espacios de trabajo.

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11. Reevalúa periódicamente tu configuración de trabajo híbrido

Mantener tu configuración de trabajo híbrido ágil y receptiva requiere una revisión y mejora constantes. A medida que cambian las necesidades de tu empresa y las preferencias de tus empleados, también debes hacerlo tu enfoque del trabajo híbrido. Las evaluaciones periódicas permiten identificar lo que funciona y lo que no, lo que permite realizar los ajustes oportunos. 

Ya se trate de reorganizar los días de trabajo en la oficina, mejorar la tecnología de trabajo remoto o redefinir las directrices de comunicación, ser proactivo garantiza que el modelo híbrido se mantenga alineado con los objetivos. Te recomendamos encarecidamente que pidas opinión a tus empleados para obtener información valiosa que te ayude a mejorar la experiencia híbrida y adaptarla mejor a las necesidades de todos.

Las razones por las que utilizar deskbird debería formar parte de las mejores prácticas de su horario de trabajo híbrido

deskbird te ayuda a gestionar tu espacio de trabajo híbrido

deskbird simplifica al máximo la gestión de un espacio de trabajo híbrido. Te muestra quién está en la oficina y cuándo, lo que facilita su organización y planificación. Ayuda a que todo el mundo conozca la ubicación de su oficina y la disponibilidad de las salas de reuniones, fomentando el trabajo en equipo. 

Además, deskbird le proporciona información valiosa sobre cuánto espacio de oficina se utiliza. Esto significa que puedes hacer que la oficina funcione mejor para todos sin desperdiciar espacio. Se trata de facilitar el trabajo híbrido para que tú y tu equipo podáis centraros en el trabajo en lugar de preocuparos por si vais a tener un espacio de trabajo para hacerlo.

deskbird te proporciona a tí y a tu equipo el mejor software de reservas

deskbird es una solución líder en Europa para gestionar eficazmente entornos de trabajo híbridos. Gracias a su interfaz fácil de usar, todos los miembros de su equipo pueden reservar rápidamente escritorios, salas de reuniones y otros recursos sin confusiones ni problemas de doble reserva. Nuestro sistema permite a los empleados planificar fácilmente sus días de oficina con antelación, garantizando una transición fluida entre el trabajo remoto y el presencial. 

deskbird también ofrece información valiosa sobre la utilización del espacio, lo que le permite optimizar la distribución y los recursos de sus oficinas en función de sus necesidades reales. Al agilizar el proceso de reserva y proporcionar una visibilidad clara de la disponibilidad de oficinas, le ayudamos a mantener un lugar de trabajo equilibrado y productivo. Este enfoque mejora la colaboración entre los miembros del equipo y contribuye a crear un entorno de trabajo más organizado y libre de estrés.

deskbird te ayuda a optimizar el espacio de tu oficina y ahorrar costos

Nuestra función de análisis de oficinas cambia las reglas del juego a la hora de optimizar el espacio de oficina y reducir costes. Esta herramienta le ayuda a determinar la forma más eficaz de utilizar su oficina analizando los patrones de trabajo híbridos de su equipo. Puede ver cuántos escritorios y salas necesita realmente frente a cuántos tiene, evitando así el desperdicio de espacio. Los datos le permiten tomar decisiones inteligentes basadas en cómo funciona realmente su equipo, no sólo en conjeturas. 

Ajustando la configuración de tu oficina en función del uso real, puedes reducir significativamente los gastos generales. Esto significa que solo pagas por el espacio que necesitas, haciendo que tu presupuesto vaya más allá. deskbird hace que sea fácil adaptar tu lugar de trabajo a las necesidades de tu equipo, ahorrando dinero y creando un mejor entorno para todos.



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deskbird hace que el trabajo híbrido sea más fácil, agradable y colaborativo

deskbird hace que el trabajo híbrido no sólo sea más fácil, sino también más divertido y atractivo. He aquí cómo:

• Encuentra la sala de reuniones perfecta: Se acabó dar vueltas buscando un lugar para reunirse o sentirse frustrado por no disponer del equipo que necesita. Reserva con antelación en solo tres clics.
• Localiza a tus colegas en un abrir y cerrar de ojos: Con nuestro plano de planta interactivo, vea quién está y dónde se sienta, sin conjeturas.

• Alinea tus horarios con los de tu equipo: Comprueba la planificación semanal de cada uno y busca las horas más convenientes para reuniros en la oficina.
• Programa eventos sin problemas: Organizar eventos de oficina nunca ha sido tan rápido y fácil.

• Ajusta los planes con flexibilidad: ¿Necesitas cambiar tu horario? Es fácil actualizarlo y mantener a todo el mundo informado.

Con deskbird, el trabajo híbrido se convierte en una parte fluida de su jornada, fomentando el trabajo en equipo y haciendo que la gestión de la oficina sea más eficiente y centrada en las personas.

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Ya está todo listo para poner en práctica estas buenas prácticas de horario de trabajo híbrido. Si utiliza la aplicación deskbird , su experiencia de trabajo híbrido será aún más sencilla y agradable. Nuestro software de reserva de mesas hace que encontrar un sitio en el espacio de trabajo o conectarse para una reunión sea de lo más fácil. Nuestro principal objetivo es hacer que la oficina trabaje para las personas, y no al revés. Para nosotros, significa algo más que gestionar cuándo y dónde se sientan y trabajan los miembros de tu equipo. Se trata también de fomentar un entorno de trabajo flexible basado en la inclusión, la colaboración y el bienestar. ¿Quieres ver cómo aspiramos a mejorar estos aspectos clave? Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird y descubre todas nuestras funciones fáciles de usar y centradas en las personas.