Ventajas y desventajas de BYOD: la información más valiosa, estadísticas y consejos

¿Te has planteado permitir a tus empleados utilizar sus propios dispositivos para trabajar, o lo hace ya? El auge del trabajo híbrido ha animado a muchas organizaciones a aplicar una política de "traiga su propio dispositivo" (BYOD), que permite a las personas emplear sus portátiles, tabletas o teléfonos personales para fines profesionales. Entonces, ¿cuáles son las ventajas y desventajas de BYOD?

La cantidad de dinero que las empresas pueden ahorrar en costes de hardware, mantenimiento y telecomunicaciones es una de las razones más atractivas para implantar un enfoque BYOD. Pero este concepto tiene otras ventajas, como un mayor índice de productividad. Sin embargo, pasar de una red de dispositivos propiedad de la empresa a otra propiedad de los empleados tiene algunos inconvenientes, como el aumento de los riesgos de ciberseguridad y los problemas éticos.

Analicemos los pros y los contras de la política BYOD, descubramos por qué este enfoque de gestión de dispositivos móviles atrae a muchas empresas de todo el mundo y conozcamos las mejores prácticas desde el punto de vista informático y financiero.

¿Qué es una política BYOD?

El significado de BYOD

Las siglas BYOD significan "Bring Your Own Device" (trae tu propio dispositivo). Esto significa que las personas pueden utilizar sus dispositivos privados para trabajar. En otras palabras, se utiliza el mismo portátil para fines personales y profesionales. Este concepto existe desde hace muchos años. Pero el aumento de las modalidades de trabajo flexibles, incluido el trabajo híbrido, ha empujado a más empresas a adoptar una política BYOD. De este modo, los empleados pueden utilizar sus dispositivos para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Política BYOD básica frente a política BYOD integral

Una encuesta de ^{Cisco 1} destaca la diferencia entre aplicar una política BYOD básica o una exhaustiva. Esta distinción no se menciona a menudo, pero puede tener un impacto real. El concepto básico de BYOD permite a las organizaciones reducir significativamente sus costes de TI. Sin embargo, la cantidad de dinero que pueden ahorrar se cuadruplica cuando la implantación se realiza de forma integral. Dependiendo de tus necesidades y objetivos, este es un aspecto en el que deberías profundizar. 

Los otros tipos de políticas de dispositivos móviles

Dependiendo de tu sector, normas y reglamentos, puedes aplicar distintos tipos de políticas de dispositivos móviles más o menos estrictas, entre ellas:

• CYOD: Elige tu propio dispositivo;
• COPE: Company Owned/Personally Enabled;
• COBO: Company-Owned/Business Only.

BYOD es la opción menos rígida, mientras que COBO es la más estricta, ya que los empleados no pueden utilizar en absoluto los equipos corporativos para fines personales. COPE es una mezcla de ambas. El hardware es tuyo, pero los miembros de tu equipo pueden personalizarlos con aplicaciones que no estén relacionadas con el trabajo.

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¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes del BYOD?

Ventajas de aplicar una política BYOD

Una solución económica

La ventaja más atractiva del concepto BYOD es su capacidad para reducir significativamente los costes informáticos de una empresa. Imagine que ya no tiene que proporcionar un portátil a toda la plantilla. También le permite reducir los costes de mantenimiento y telecomunicaciones. Según el estudio de Cisco, el BYOD básico representa 350 dólares de valor anual por usuario móvil. Esta suma sube a 1.300 dólares con BYOD integral. Un estudio de Samsung y Oxford ^{Economics 2} revela datos similares. Según sus conclusiones, las empresas con una política de dispositivos propiedad de la empresa gastan 1.234 dólares al año por trabajador, mientras que las organizaciones que piden al personal que traiga sus propios dispositivos desembolsan 893 dólares. Sin embargo, destacan que la cantidad ahorrada puede perderse fácilmente si no se consideran y abordan los riesgos asociados a un enfoque BYOD.

Una práctica más sostenible

La importancia de la sostenibilidad en la oficina va en aumento. Mientras la situación global de nuestro planeta es alarmante, cada vez son más los empleados que piden a las empresas que tomen medidas reales y concretas para reducir su impacto. El desarrollo de iniciativas ecológicas se ha convertido en un factor clave para la atracción y retención del talento. Las políticas BYOD le permiten, como organización, luchar contra el consumismo excesivo y reducir su huella de carbono y la de su personal. Cada miembro del equipo ya no necesita dos portátiles, dos teléfonos móviles y, a veces, dos tabletas, sino sólo uno de cada. Además, puede promover y apoyar el concepto de las 3 R (Reducir, Reutilizar, Reciclar) para ir un paso más allá.

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La clave para aumentar la productividad de los empleados

El 36% de las personas ahorran al menos cuatro horas a la semana cuando trabajan con sus propios ^{dispositivos1}. Dejar que los miembros de tu equipo utilicen sus dispositivos personales para trabajar puede repercutir significativamente en su productividad. Una de las razones es que se sienten mucho más cómodos con la interfaz, por lo que no pierden tiempo intentando averiguar cómo funciona. Todos sabemos lo difícil que es navegar en un sistema iOS cuando estamos acostumbrados a un Android y viceversa, ¿verdad? Otra explicación es la posibilidad de personalizar su dispositivo según sus necesidades, algo que no siempre se permite con uno propiedad de la empresa.

Eliminación de la formación sobre el uso de dispositivos

Cada vez que contrata a nuevos talentos o compra nuevo hardware, tiene que explicar a sus empleados cómo utilizar las herramientas que les proporciona. Este proceso es necesario para cada contratación o cada vez que introduce un nuevo dispositivo. Tanto si lo hace en persona como si crea un curso digital, esto lleva tiempo y dinero. Con una política BYOD, ya no tiene que formar a su personal en el uso de dispositivos, ya que saben cómo utilizar los suyos propios. Aun así, debe formarles en materia de prácticas de seguridad y protección de datos.

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Los riesgos relacionados con el concepto "trae tu propio dispositivo

Ciberseguridad

El problema más común con un modelo BYOD está relacionado con la gestión de riesgos cibernéticos. Cuando los empleados utilizan sus propios dispositivos tanto para fines personales como profesionales, las prácticas inseguras son más probables. Las empresas están más expuestas al jailbreaking, al uso de redes no seguras, a fugas y violaciones de datos, etc. Aunque permitir que su personal trabaje en su hardware privado puede ayudarle a reducir sus costes, sufrir un ciberataque puede hacer perder estos ahorros en un abrir y cerrar de ojos. Sin embargo, puede reducir significativamente los riesgos con una estrategia de gestión de dispositivos móviles bien pensada. 

La cuestión ética 

A la hora de implantar una política BYOD, encontrar un equilibrio racional entre la protección de los datos de la empresa y el respeto de los derechos de privacidad de los empleados también puede ser un reto a tener en cuenta. Resolver esta cuestión requiere que todos los miembros del personal, las partes interesadas, los equipos de TI, RRHH y jurídicos debatan sobre la mejor forma de proceder para garantizar la privacidad de los usuarios y la protección de los datos corporativos. Otra cuestión ética que se plantea al aplicar una política BYOD es el acceso a esos dispositivos. Puede que algunas personas no tengan los mismos medios económicos y no puedan permitirse la misma cantidad de tecnología para hacer su trabajo. Esto puede dar lugar a un entorno de trabajo injusto y excluyente.

Compatibilidad de dispositivos

Por último, la incompatibilidad entre cierto hardware y software puede suponer un reto para los equipos de TI y los empleados que utilizan sus propios dispositivos. Como la gente cambia de móvil cada pocos años, cada dispositivo tiene su propio sistema operativo y existen muchas versiones de software diferentes, este proceso puede resultar un poco complicado. Teniendo en cuenta estos aspectos, los profesionales de TI pueden tener dificultades para desarrollar aplicaciones que funcionen en todos los dispositivos.

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¿Cómo puedes beneficiarte de los pros y minimizar los contras de este enfoque de gestión de dispositivos móviles?

Asignar más dinero al departamento informático

Tus compañeros de TI están en el centro de la transición BYOD. Su papel es esencial para garantizar un cambio sin problemas y mantener un entorno de trabajo altamente seguro. También es posible que necesiten más recursos para garantizar que usted obtenga sólo las ventajas de BYOD, no las desventajas. Por ejemplo, podría ser necesario actualizar tu herramienta de gestión de dispositivos móviles. Con el auge de la tecnología y la transformación digital, invertir en TI es una decisión inteligente y segura (incluso sin una política BYOD).

Prever algún presupuesto para formar a los empleados en ciberseguridad tan a menudo como sea necesario.

Cuanto más evoluciona la tecnología, más aumentan los riesgos para la ciberseguridad. De un empleado a otro, la conciencia de los riesgos cibernéticos y las mejores prácticas para mantener los datos a salvo varían considerablemente. Dado que utilizan sus propios dispositivos, los miembros del equipo pueden ser menos cuidadosos. Podrían dejar sus tabletas desatendidas con documentos confidenciales fácilmente accesibles o utilizar una red WIFI pública sin una VPN, por ejemplo. Por lo tanto, todas las empresas deben formar a los trabajadores para que utilicen sus equipos de hardware y software de forma segura y protegida. Educarles en esta ciberseguridad es esencial para que conozcan mejor las medidas de seguridad y las diferentes líneas de defensa (contraseñas, antivirus, cifrado, VPN, actualizaciones).

Proporcionar a los miembros del equipo un estipendio BYOD

Al implantar una política BYOD, hay que considerar cómo puede compensar la empresa los costes de esos dispositivos y su mantenimiento. Una asignación BYOD mensual o anual suele ser la mejor opción. Debe calcularse en función del número y el tipo de hardware que los trabajadores necesitan para realizar sus tareas, además de los gastos asociados (mantenimiento, software, telecomunicaciones, etc.). El estudio de Samsung y Oxford Economics indica que la asignación mensual media para teléfonos móviles personales por empleado ronda los 40,20 dólares.

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Crear un plan de acción BYOD off boarding

¿Qué ocurre con los datos de la empresa presentes en el hardware en caso de que un empleado abandone la organización? ¿Cómo se revoca el acceso a esta información y a otros recursos corporativos? Este es también un aspecto crucial para el que necesita un plan de acción eficaz y seguro. El punto más importante que hay que recordar es que este proceso comienza durante la incorporación. Esto incluye configurar los dispositivos y sistemas de acuerdo con la política BYOD y asegurarse de que los miembros del equipo están de acuerdo con las normas BYOD mediante la firma de un documento oficial. Cuándo, por qué y cómo se borrarán los datos de la empresa debe mencionarse tan pronto como permita a su personal utilizar sus materiales personales.

Utiliza un software de gestión de dispositivos móviles

El concepto BYOD aumenta a medida que nuestras formas de trabajar se hacen más flexibles. Con empleados que trabajan en diferentes horarios y desde distintos lugares, dejarles utilizar sus dispositivos personales para tareas relacionadas con el trabajo tiene más sentido. Sin embargo, aunque este hardware no sea propiedad de la empresa, los datos y la información que contiene le pertenecen y debe seguir controlándolos. El software de gestión de dispositivos móviles permite a los equipos de TI supervisar, gestionar y proteger los datos desde cualquier lugar. Por lo tanto, ofrece un apoyo clave a las empresas que trabajan con equipos híbridos y distribuidos para garantizar la confidencialidad de los datos corporativos. 

Cree la política BYOD de su empresa de forma colaborativa

Su política BYOD es la clave del éxito de la implantación de BYOD. Permite establecer expectativas y explicar lo que se debe y lo que no se debe hacer. Pero la creación de esta política no es responsabilidad exclusiva de los departamentos de RRHH, TI o Finanzas. Es una tarea colectiva. Trabaja en equipo con otros departamentos para determinar qué está permitido y qué no en relación con el uso de dispositivos personales para el trabajo. Una vez que tenga un conjunto claro de normas, comparta este documento con todo su personal para que todos estén de acuerdo. Formalízalo pidiendo a los miembros de tu equipo que lean y firmen una declaración por escrito. Por último, no olvides actualizarlo cuando sea necesario e informar a los empleados al respecto. 

PD: Olvídate de imprimir tu política BYOD. El futuro es digital. Tus empleados lo agradecerán y el planeta también.

Esperamos que entiendas mejor las ventajas e inconvenientes del BYOD. Como todo en la vida, este enfoque tiene pros y contras. Por eso, el objetivo es centrarse en aplicar las mejores prácticas BY OD para minimizar al máximo los problemas éticos y los riesgos de ciberseguridad. El equipo de TI tiene un papel crucial que desempeñar en este sentido, pero el apoyo financiero es clave para que este departamento garantice una red corporativa segura y protegida. Con el auge del trabajo híbrido, el uso de dispositivos personales resulta atractivo para cada vez más empleados y empresas. Estableciendo una política clara de BYOD e incluyendo a todo el mundo en el proceso, las posibilidades de beneficiarse de este cambio son mucho mayores. 

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¹ El impacto financiero de BYOD Un modelo de los beneficios de BYOD para las empresas globales, Cisco;

² Maximizar el valor del móvil, ¿con BYOD o sin BYOD?Samsung y Oxford Economics.