Colaboración asíncrona: mejores prácticas para superar los retos más comunes

La colaboración asíncrona, o cuando no se espera que dos personas estén disponibles simultáneamente para trabajar juntas, es una de las mejores formas de colaborar a distancia. Con el trabajo flexible convirtiéndose en la norma, la colaboración ha adquirido nuevas dimensiones y es más importante que nunca. Las tradicionales fronteras geográficas y hor arias ya no definen el lugar de trabajo, ya que las personas trabajan desde distintos lugares y zonas horarias. Sin embargo, esto trae consigo tanto oportunidades como retos, como la gestión de equipos distribuidos y la asignación de tiempo y espacio para un trabajo en equipo significativo. El trabajo híbrido aumenta la productividad. Pero también puede tener el efecto contrario si no se crea una configuración perfecta para mejorar la colaboración en equipo.

Este artículo profundiza en la importancia del trabajo asíncrono para el compromiso de los empleados y el éxito empresarial, explorando su potencial para impulsar la eficiencia, la creatividad y el crecimiento. Además, arrojamos luz sobre los obstáculos más comunes a los que se enfrentan las configuraciones de trabajo híbridas y ofrecemos consejos prácticos para superarlos.

‍

¿Por qué dominar la colaboración asíncrona es esencial para sus empleados y el éxito de su empresa?

Una colaboración deficiente provoca estrés y falta de compromiso

Colaborar en un entorno híbrido puede ser un reto, sobre todo cuando el equipo está distribuido en diferentes zonas horarias y lugares. Por lo tanto, mejorar los métodos de colaboración es crucial para evitar el estrés y la falta de compromiso de los empleados. Puede ser difícil intentar organizar una hora para reunirse o trabajar en un proyecto virtualmente, especialmente con modelos flexibles. Si no se mitigan estos retos, su equipo puede sentirse excepcionalmente frustrado y no querer contribuir. 

Las prácticas de colaboración inadecuadas frenan los proyectos y el crecimiento

Si tus empleados no pueden reunirse y trabajar juntos en el espacio adecuado, pueden tener problemas para terminar los proyectos a tiempo. Si las tareas quedan en suspenso, el crecimiento y el éxito de su empresa pueden resentirse. Cuanto más tiempo se emplea en encontrar un espacio y una fecha para trabajar (física o digitalmente), menos energía se dedica a trabajar en el proyecto. No podemos esperar que las tareas avancen sin una colaboración activa diaria y sin el equipo adecuado.

El éxito de la colaboración asíncrona aumenta la eficacia, la productividad y la creatividad.

El éxito de la comunicación asíncrona significa que los empleados son capaces de trabajar individualmente en diferentes momentos y lugares de una forma eficiente que imita a si estuvieran en la oficina. Comunicarse de forma asíncrona implica que cada persona tiene que esperar la respuesta de un compañero de equipo o hacer una lluvia de ideas individualmente. Sin embargo, si se organiza correctamente utilizando herramientas para agilizar la información y las tareas, el equipo puede ser más eficiente y creativo. De hecho, a veces una lluvia de ideas en solitario antes de discutirla con los compañeros crea un resultado aún mejor.

Una colaboración estrecha une a las personas y las hace más resistentes 

La colaboración es necesaria para construir un equipo resistente y cohesionado. Necesitamos estas conexiones personales para crear vínculos con nuestros compañeros de equipo, ya sea en línea o en persona. Estos lazos no solo mejoran la salud mental de los empleados, sino que también garantizan que el equipo trabaje bien unido y maximiza la eficiencia.

‍

👉 ¡Conoce más sobre la correlación entre el trabajo híbrido y la salud mental!

‍

¿Cuáles son los principales problemas de colaboración a los que pueden enfrentarse los equipos en una configuración de trabajo híbrida?

Falta de herramientas de colaboración híbridas adecuadas

Las herramientas híbridas de colaboración son fundamentales para gestionar una oficina flexible. Ayudan a agilizar la comunicación, garantizan la centralización de los documentos y automatizan importantes prácticas de gestión de la oficina, como la reserva deescritorios y salas de reuniones. Algunas de las herramientas que puedes implantar son:

‍

• Programa informático de reservas;
• Solución de gestión de documentos basada en la nube;
• Herramienta de comunicación basada en texto (por ejemplo: Slack);
• Plataforma de videoconferencia.

‍

Ausencia de directrices de colaboración asíncrona 

Si no se establecen las directrices adecuadas, aumenta el riesgo de falta de comunicación. Esto puede afectar a la coordinación de los distintos proyectos, ya que los empleados pueden ser incapaces de ponerse de acuerdo sobre el momento o el espacio para colaborar. También puede crear silos, lo que significa que otros equipos o incluso personas diferentes no se comunican plenamente y funcionan de forma individual. Por ejemplo, en un equipo internacional, toda la comunicación escrita y verbal debe realizarse en un idioma común, como el inglés. Así, todos pueden entenderse y nadie se queda atrás.

Pérdida de conexión con la oficina

Como hemos experimentado muchos de los que hemos pasado al trabajo a distancia e híbrido en los últimos años, entablar relaciones significativas con los compañeros a través de una pantalla es difícil. Tenemos que navegar por la comunicación asíncrona y trabajamos de una forma menos personal. La conexión en el lugar de trabajo se pierde cuando hay menos interacciones en persona, ya que es más difícil establecer lazos con los compañeros digitalmente. Como consecuencia, la cultura organizativa también puede resentirse, ya que es creada por los empleados. Por eso es aún más importante dar prioridad a la cultura corporativa y a la creación de conexiones en estos nuevos modelos de trabajo.

Creación de silos y riesgo de aislamiento

Aunque existen varias soluciones para mejorar la comunicación y la colaboración en los equipos híbridos, existe el riesgo de silos y aislamiento. Naturalmente, cuando parte del equipo trabaja desde casa, puede estar aislado en cierto modo. Esto puede ayudar a concentrarse, pero también puede dar lugar a silos si las personas no se comunican entre sí con claridad y regularidad. En entornos remotos, los empleados pueden interactuar con su equipo, pero no suelen tener la oportunidad de debatir con los demás.

‍

💡 ¡Es hora de leer más sobre las mejores prácticas de comunicación en el trabajo a distancia!

‍

Cuestiones geográficas y de diferencia horaria

Trabajar con equipos distribuidos e híbridos, o repartidos por distintos países y continentes, dificulta la coordinación. Los directivos deben tener en cuenta los husos horarios para garantizar que todos puedan colaborar. Por ejemplo, organizar una reunión es más complicado y requiere más habilidades porque hay que alinear las zonas horarias. Además, los equipos distribuidos permiten a las empresas encontrar los mejores talentos a nivel mundial y crear una organización más diversa con diferentes perspectivas. Aunque esto mejora la creatividad y la resolución de problemas, también puede suponer un reto para la comunicación intercultural.

Mala estrategia de comunicación a distancia

Los equipos remotos necesitan especialmente una estrategia de comunicación sólida. Mientras que los equipos híbridos se reúnen de vez en cuando, los empleados totalmente remotos no tienen esta oportunidad. Por lo tanto, hay que tomar medidas adicionales para crear conexiones y una cultura virtual. La comunicación entre directivos y empleados también debe ser extremadamente clara para que se establezcan las expectativas adecuadas, como el establecimiento de objetivos y la ética laboral.

Fatiga del zoom

Para los equipos flexibles, la videoconferencia es la principal forma de celebrar reuniones. Los mensajes de texto son estupendos para enviar rápidamente un documento o hacer una pregunta, pero no para colaborar en tareas más complejas que requieren una lluvia de ideas y la opinión de los compañeros. Por tanto, las reuniones virtuales no sólo son el motor de la conexión personal, sino también del éxito empresarial. Sin embargo, esto conduce a lo que nos gusta llamar " fatiga Zoom".

‍

👋 ¿Quieres saber más sobre deskbird? Descubre las ventajas de una app de reserva de escritorios fácil de usar: haz clic, reserva, trabaja!

‍

¿Cuáles son las mejores formas de colaborar a distancia?

Forma a directivos y empleados para colaborar a distancia

Tanto los directivos como los empleados deben recibir una formación adecuada en un entorno híbrido, ya que se necesita la colaboración satisfactoria de ambos para dirigir una organización híbrida. En primer lugar, los directivos deben estar preparados para comunicarse con un equipo híbrido y dirigirlo. Para muchos directivos, este nuevo reto exige replantearse su estilo de liderazgo. Por ejemplo, existe una tendencia a la microgestión porque los directivos no pueden supervisar físicamente el trabajo que se está realizando. Sin embargo, esto suele tener el efecto contrario y perjudica la productividad. Por otra parte, los empleados tienen que aprender a utilizar la tecnología híbrida en el lugar de trabajo y a crear un equilibrio entre vida laboral y personal en un entorno en el que la vida doméstica y la vida laboral no están totalmente separadas.

Aplica una política de colaboración asíncrona

Una política de colaboración asíncrona ayuda al equipo a entender cómo utilizar las distintas herramientas proporcionadas para gestionar una oficina híbrida. Por ejemplo, estableciendo normas para el uso de Slack y otras plataformas de mensajería cuando se hable de información sensible. Esto también podría incluir dejar claro cuándo los empleados tienen que estar "en línea" y disponibles para que sus compañeros se pongan en contacto con ellos cuando trabajan a distancia. 

Busca las mejores herramientas de colaboración en equipo

La mejor forma de aumentar la eficacia de los equipos asíncronos es utilizar herramientas de colaboración. La buena noticia es que las soluciones de trabajo híbrido son un mercado innovador y en rápido crecimiento con muchas opciones excelentes. Pero con tantas opciones, ¿cómo saber si se está eligiendo la correcta? Es esencial elegir tecnologías que se ajusten a las necesidades de los empleados. Esto incluye prestar atención a las integraciones disponibles, como trabajar sin problemas con Google o Slack. Un gran ejemplo de herramienta centrada en el empleado es un software de reserva de escritorios como deskbird. Facilita las reuniones in situ y el seguimiento de quién trabaja dónde y cuándo. Esto ayuda a gestionar los equipos y a garantizar que se satisfacen las necesidades de los empleados.

‍

Aprende a dirigir con éxito una reunión virtual

En un mundo digital, colaborar a distancia suele significar celebrar muchas reuniones virtuales. Son una de las pocas formas que tenemos de imitar la colaboración en persona y son la clave del éxito. Aunque organizar este tipo de reuniones parece intuitivo, hay que tener en cuenta algunas prácticas recomendadas para las reuniones a distancia . Por ejemplo, establecer de antemano un orden del día de la reunión, compartirlo con los participantes y utilizar las funciones interactivas.

‍

🤩 ¡Consulta las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la app deskbird !

‍

Conoce las preferencias de comunicación de tu equipo

Las preferencias de comunicación de tu equipo pueden variar. Es crucial tener esto en cuenta a la hora de establecer directrices e implantar nuevas herramientas. A medida que las oficinas se vuelven más diversos y multigeneracionales, acércate a tu equipo y recoge encuestas para comprender mejor lo que esperan. Por ejemplo, nuestro artículo sobre el estilo de comunicación de la Generación Z destacaba que este grupo demográfico prefiere los mensajes escritos breves para preguntas y tareas rápidas. Sin embargo, prefieren reunirse físicamente en persona para problemas más complejos.

‍

Concéntrate en ser inclusivo y justo con todos tus empleados híbridos     

Aunque la inclusión en el lugar de trabajo suele debatirse en el contexto de la diversidad, en los entornos híbridos también debe considerarse en términos de inclusión de quienes trabajan desde casa. Muchos trabajadores híbridos y remotos temen perder oportunidades por no estar físicamente presentes en la oficina. Por lo tanto, los líderes deben tener especial cuidado en incluir a los que trabajan desde casa en los debates importantes y entablar relaciones con ellos simulando conversaciones informales en la oficina. Esto puede consistir en charlas rápidas de café a través de Zoom para que los miembros del equipo se conozcan.

‍

Fomenta la unión del equipo mediante juegos, actividades y eventos

Las relaciones personales también pueden crearse a través de actividades y eventos. Esto elimina la presión del trabajo de la ecuación y permite que la gente se acerque más. Las actividades organizadas para estrechar lazos en equipo pueden tener lugar en línea o incentivar a la gente a visitar la oficina. Estos momentos facilitan la conversación y ofrecen a todos un buen punto de partida para establecer contactos. Esto puede llevarse al siguiente nivel organizando eventos e incluso reuniendo al equipo en la misma ciudad para reunirse si están distribuidos por todo el mundo. 

Fomenta la transparencia y pide opiniones a tus empleados

Por último, y lo más importante, los líderes deben ser transparentes a la hora de establecer políticas, crear directrices y realizar cambios. La frustración de los modelos flexibles procede principalmente de una comunicación deficiente y de la falta de claridad. Por ello, es crucial mantener conversaciones abiertas con los empleados para saber dónde tienen dificultades y recabar su opinión sobre lo que falta para que la colaboración en equipo tenga más éxito. A medida que las organizaciones adoptan las prácticas laborales del futuro, facilitar una colaboración significativa es la clave de su éxito. La colaboración asíncrona permite a los equipos trascender las limitaciones geográficas y trabajar juntos sin importar su ubicación o zona horaria. Sin embargo, esto conlleva desafíos. Las empresas pueden mejorar la productividad, la innovación y el bienestar de los empleados abordando los retos críticos del trabajo asíncrono y aplicando las herramientas y tácticas adecuadas. La formación, el aprovechamiento de los recursos y el fomento de un entorno inclusivo no son meras estrategias, sino pasos fundamentales para crear un próspero ecosistema de trabajo remoto e híbrido. A medida que seguimos redefiniendo el lugar de trabajo, la adaptabilidad, la apertura y la colaboración eficaz de las personas y los equipos conducen a las organizaciones hacia un crecimiento sostenido. 

‍

Ahora que conoces las mejores formas de trabajar a distancia, ¿dispones de la tecnología adecuada?

‍Solicitauna demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo la reserva oficinas y la planificación semanal mejoran el trabajo en equipo!

‍

‍

Fuentes: 

‍

• Colaboración en equipos híbridos: Navegando por las mejores prácticas [2023], OfficeRND;
• Por qué la colaboración híbrida es más difícil de lo que creesMural;
• Promover el trabajo en equipo eficaz en un modelo de trabajo híbridoLucidspark;
• 6 herramientas y estrategias de colaboración híbrida equipos, Owl Labs.

‍