Mejores prácticas y herramientas de comunicación para el trabajo a distancia

El 72% de los trabajadores se siente desvinculado y el 79% no está seguro de si interrumpir a alguien durante las reuniones en línea^.1

Estas estadísticas (y muchas otras) demuestran que es crucial conocer las mejores prácticas de comunicación del trabajo a distancia. El trabajo híbrido y el horario flexible son dos modelos de trabajo que mejoran la satisfacción de los empleados y el equilibrio entre trabajo y vida privada. Contar con miembros del equipo felices y sanos suele traducirse en más productividad y resultados satisfactorios. Sin embargo, una mala estrategia de comunicación puede acabar por completo con las ventajas del trabajo flexible. 

Para ayudarle a desarrollar una comunicación eficaz en el trabajo a distancia, hemos investigado e identificado los retos más habituales cuando se colabora desde distintos lugares. ¿Cómo mantener la participación de los empleados a domicilio en las reuniones virtuales? ¿Qué canales de comunicación son los mejores para su personal? ¿Cómo reducir el riesgo de malentendidos?

A continuación hemos enumerado siete recomendaciones útiles y las principales herramientas digitales para compartir con los jefes de equipo. Combinadas, te ayudarán a fomentar una mejor comunicación y trabajo en equipo en tu entorno de trabajo híbrido. 

Los retos de comunicación más comunes de los equipos remotos

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El riesgo de silos surge con una mala comunicación en el trabajo a distancia

Uno de los inconvenientes del trabajo a distancia es la posible creación de silos. Aunque ocurre más a menudo entre empresas totalmente remotas, también puede ocurrir en empresas híbridas con una estrategia de comunicación deficiente. Interactuar y mantener conversaciones con los miembros de su equipo puede ser todo un reto. Así que imagínese conectar con trabajadores de otros departamentos; se hace aún más difícil.

Demasiada comunicación puede ser abrumadora y contraproducente

Según un estudio de OwlLabs sobre el trabajo híbrido, el 38% de los trabajadores remotos declara pasar demasiado tiempo en reuniones. No cabe duda de que la comunicación es esencial para gestionar un equipo con éxito. Sin embargo, no ver a los miembros de tu plantilla en persona tan a menudo como antes no significa que debas programar llamadas y reuniones diarias (¡excepto si es una petición de tu plantilla!). Puede provocar el resultado contrario al esperado. 

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Los canales de comunicación inadecuados afectan a la productividad y la eficacia

¿Proporciona a su personal herramientas de videoconferencia? Los estudios también demuestran que los trabajadores a distancia echan de menos las interacciones cara a cara. Además, el 76% de los empleados afirma que no poder ver las caras de sus compañeros es un problema, ya que echan de menos las señales ^{visuales 1}. Trabajar con los recursos equivocados y carecer de normas claras sobre cómo utilizarlos afecta profundamente a la productividad y eficiencia de los equipos remotos. Pueden preguntarse: "¿Debo compartir esta información a través de Slack o del correo electrónico?". En última instancia, las políticas de comunicación poco claras también generan frustración y desvinculación.

Los problemas tecnológicos y de Internet afectan a la comunicación de los equipos híbridos

Según el Índice Cisco de Banda Ancha 2022, el 48% de la población activa mundial utiliza Internet personal para trabajar. Muchos también trabajan en dispositivos privados como ordenadores, teléfonos, tabletas, etc. Una configuración incorrecta o un equipo inadecuado también pueden crear problemas de comunicación. Por ejemplo, la distorsión de audio y eco durante las reuniones en línea es un problema común. El 77% de las personas declaran que no poder oír bien a todo el mundo en las reuniones virtuales es una de sus principales preocupaciones en relación con la comunicación en el trabajo a ^{distancia 1}.

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Aumentan los riesgos de falta de comunicación

Son muchos los aspectos que pueden llevar a la falta de comunicación. Los mensajes escritos pueden interpretarse de forma distinta de una persona a otra. Las diferencias culturales, como no tener el inglés como lengua materna, también pueden dar lugar a problemas de comunicación. Esto también ocurre en el espacio físico de trabajo. Sin embargo, estar en lugares distintos, tener posibles problemas tecnológicos (cortes de sonido) y no ser hablante nativo aumenta las posibilidades de malentendidos y falta de comunicación. 

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A veces surgen problemas de confianza entre equipos híbridos

Una comunicación deficiente puede afectar a la confianza que se ha creado con y entre el equipo. A veces esto hace que los directivos empiecen a microgestionar, lo que puede tener efectos psicológicos en los trabajadores. Pero como los miembros del equipo no comparten información periódica sobre el trabajo de los demás y les cuesta relacionarse entre sí, también empiezan a perder la confianza en sus compañeros. 

El compromiso de los empleados disminuye sin buenas prácticas de comunicación en el trabajo a distancia

¿Crees que tus compañeros de trabajo participan tanto en las reuniones digitales como cuando están en la oficina? Si no es así, no te preocupes, no eres el único. El 72% de los empleados no se sienten implicados durante las reuniones virtuales, y al 74% le resulta difícil participar en una conversación en ^línea1. Numerosos aspectos pueden influir en su falta de compromiso. Por ejemplo, no oír bien debido a problemas tecnológicos, sentirse desconectado del resto del equipo, que está reunido in situ, o no saber cuál es el momento adecuado para hablar sin interrumpir a los demás. 

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La transparencia y el uso de instrucciones claras fallan

Mantener informados a los empleados cuando se puede pasar por sus mesas para compartir información nueva es más fácil que cuando se trabaja en lugares diferentes. Después de unos años de trabajo a distancia, seguir siendo tan transparente y claro sobre las actualizaciones de la empresa con los trabajadores a distancia como lo eres in situ es uno de los mayores retos. Los trabajadores a domicilio tienden a sentirse excluidos y echan de menos instrucciones claras sobre sus tareas.

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7 buenas prácticas de comunicación para el trabajo a distancia

1. Determina qué herramientas de comunicación necesita tu equipo

Las herramientas de comunicación para el trabajo a distancia que proporciones a tu equipo tienen que responder a sus necesidades, ajustarse a sus expectativas y alinearse con tu cultura organizativa. No ofrezcas demasiadas opciones, pero tampoco sólo una. Encuentre el equilibrio adecuado y explique claramente la finalidad de cada recurso. Por ejemplo, el correo electrónico es importante y la comunicación genérica. Sin embargo, utiliza la mensajería instantánea para hacer una pregunta rápida a uno de tus compañeros. Opta por una videoconferencia si necesitas compartir una nueva actualización con todo el equipo.

2. Crea una guía de buenas prácticas de comunicación en el trabajo a distancia para y con tus empleados.

La comunicación es la clave del éxito de la colaboración. Por lo tanto, todo el mundo debe estar de acuerdo en lo que respecta a la comunicación y la interacción. Debe tener clara su estrategia de comunicación y sus expectativas al respecto. Una vez que determine sus necesidades y las expectativas de sus empleados, establezca unas directrices claras de comunicación y compártalas con todo su personal. 

3. Mantén una cultura de retroalimentación

En ambos sentidos, la retroalimentación es esencial para sacar lo mejor de un equipo. A menudo es un aspecto que los empleados pasan por alto cuando trabajan a distancia. No deje de dar su opinión y pídala a cambio. Mejorará tu colaboración, ayudará a crecer a todos y te permitirá detectar cualquier problema o área de mejora.

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4. Sé transparente y claro sobre tus expectativas

Estar al corriente de los cambios es vital cuando se trabaja a distancia. Como jefe de equipo, debes ser transparente con tus empleados remotos y darles instrucciones claras sobre tus expectativas. Para impulsar la productividad y mantener un buen ambiente entre tu equipo, debes actuar de forma similar tanto con el personal presencial como con el remoto.

5. Utiliza juegos de creación de equipos durante tus reuniones virtuales

Las desventajas de trabajar a distancia incluyen el riesgo de desconexión del equipo, el aislamiento y la falta de compromiso. Intente aumentar la motivación y fomentar la unión del equipo con actividades de grupo en línea cuando su equipo esté bajo de actividad. Mantener conexiones sólidas cuando todo el mundo trabaja en lugares diferentes es todo un reto. Pero debe ser una de tus prioridades. Comunicarse es mucho más fácil cuando existe un sentimiento de pertenencia y comunidad. 

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6. Organizar periódicamente reuniones virtuales

Los eventos después del trabajo y las pausas para el café son siempre excelentes para socializar, romper el hielo y conocer mejor a los compañeros. Entonces, ¿cómo puedes mantener estas interacciones sociales informales con un personal híbrido? Una solución es organizar refrigeradores de agua digitales. Conoces a los miembros de tu equipo mejor que nosotros, así que intenta averiguar qué podría despertar su interés. Por ejemplo, ¿por qué no crear un canal de Slack para compartir recetas si trabajas en el sector de la alimentación?

7. Estar tan disponible virtualmente como en la oficina

Por último, pero no por ello menos importante, al igual que debes ser tan transparente y claro cuando trabajas a distancia como cuando lo haces in situ, tu equipo también debe sentirse con derecho a acudir a ti cuando lo necesite. Sea claro sobre este tema y recuérdeles que pueden ponerse en contacto con usted en cualquier momento (dentro de su horario laboral). Si los empleados sienten que no pueden comunicarse con usted como lo harían en el lugar de trabajo físico, podrían empezar a desvincularse y desconectar.

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➡️ ¿Quieres profundizar en el tema del trabajo a distancia? Consulta nuestro artículo sobre las mejores prácticas de los equipos remotos.

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6 herramientas fundamentales para una comunicación eficaz en el trabajo a distancia

1. Recursos de videoconferencia en línea

Invertir en herramientas de vídeo en línea como Zoom o Google Meet es necesario para responder a la necesidad de los equipos remotos de interactuar cara a cara. Recuérdales que no es obligatorio encender las cámaras. Sin embargo, ver a los compañeros es mucho más agradable e interactivo. Siempre pueden desenfocar o añadir un fondo si no quieren que sus colegas vean el aspecto de su casa. 

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2. Herramientas de comunicación asíncrona

Cuando Stephany trabaja desde Nueva York, Mary en Berlín y Jon sólo lo hace a partir de las 11 de la mañana, su plantilla se comunica de forma asíncrona. Este tipo de comunicación requiere una tecnología adecuada para seguir compartiendo información e interactuando de forma eficiente. Las herramientas de comunicación asíncrona como Trello o Notion permiten a los miembros de tu equipo dejar mensajes no urgentes a sus compañeros en cualquier momento. 

3. Plataformas de mensajería instantánea

Raras son las empresas que no utilizan la mensajería instantánea hoy en día. Desde WhatsApp a Slack, estas plataformas son perfectas cuando los miembros de equipos remotos necesitan una respuesta rápida o quieren compartir una actualización rápida. ¿Deben los empleados hablar entre sí formalmente, o está bien utilizar un tono de voz amistoso y emojis? Esta es tu elección, según tu cultura organizativa y lo que creas que es mejor para tu plantilla.

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4. Tecnología Web 3

La tecnología desempeña un papel clave en la evolución del lugar de trabajo. En lo que respecta a la comunicación, el desarrollo de la tecnología híbrida en el lugar de trabajo parece imparable. La tecnología Web 3, como las herramientas de realidad virtual (RV) y el metaverso, no debe pasarse por alto. De hecho, el 39% de los trabajadores de oficina cree que el metaverso podría mejorar el trabajo flexible e híbrido en el futuro ¹.

5. Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos es un recurso fundamental para impulsar la interacción y la comunicación. Proporciona una plataforma centralizada para la colaboración, la gestión de tareas y las actualizaciones en tiempo real. Las herramientas de gestión de proyectos garantizan una coordinación eficaz, aumentan la transparencia y mejoran la comunicación entre los miembros de equipos remotos.

6. Software de gestión del espacio de oficinas

Elsoftware de gestión de espacios de oficina también contribuye a mejorar la colaboración y la comunicación. Las plataformas de planificación semanal y reserva de escritorios, como deskbird , pueden integrarse en tus herramientas de comunicación. Saber dónde trabaja tu personal te permite organizar las reuniones en consecuencia. Por ejemplo, si la mitad del equipo trabaja in situ el lunes siguiente y la otra mitad a distancia, plantéate utilizar una sala con tecnología de RV para esta reunión.

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‍Lacomunicación eficazen el trabajo a distancia es crucial para mantener una colaboración fluida y fomentar la productividad. Los silos, la comunicación excesiva, los canales inadecuados, los problemas tecnológicos, los riesgos de mala comunicación y los problemas de confianza son obstáculos comunes que suelen entorpecer el trabajo de los equipos remotos. Aplicar las mejores prácticas de comunicación en el trabajo a distancia minimiza estos problemas. Es esencial determinar los canales de comunicación adecuados, crear directrices, mantener una cultura de retroalimentación, ser transparente y fomentar la conexión. Proporcionar a sus empleados las herramientas adecuadas también es fundamental.

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¹ Estado del trabajo híbrido 2022: Europa, OwlLabs. 

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Fuentes:

• Estado del trabajo híbrido 2022: Europa, OwlLabs;
• 9 retos de la comunicación en una oficina remota, Kosy,
• Cómo superar las barreras de comunicación de los empleados a distanciaCírculo privilegiado;
• 11 métodos de comunicación eficaz en equipos remotosDe hecho.

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