19 Consejos esenciales para mejorar sus reuniones virtuales

Con la hibridación convirtiéndose en el modelo de trabajo elegido por muchas empresas, las reuniones en línea son una pieza clave del éxito. No sólo permiten a los profesionales mantener una comunicación sincrónica, sino también conectarse entre sí desde cualquier lugar, aunque se trate de equipos distribuidos por distintos países. Siguiendo los consejos para reuniones virtuales, pronto garantizaremos que los empleados puedan reunirse digitalmente cuando trabajan desde casa y mantener el mismo ritmo que tendrían en persona. 

Las herramientas de videoconferencia son indispensables para que los equipos colaboren a distancia y son el motor del trabajo a distancia. Aunque esta tecnología es cómoda, también presenta retos únicos. Desde asegurarse de que todos los trabajadores están concentrados hasta planificar estos eventos para que sean eficientes, celebrar reuniones a distancia eficaces es clave.

En este artículo, exploraremos 19 prácticas recomendadas esenciales para reuniones a distancia que abarcan desde los preparativos previos a la reunión hasta la optimización de la presencia en línea. Tanto si eres presentador como asistente, estos trucos te ayudarán a sacar el máximo partido de tus encuentros digitales y a fomentar una colaboración a distancia fluida y productiva.

7 buenas prácticas para presentadores de reuniones a distancia

1. Elige la herramienta de reunión adecuada

Hay muchas soluciones de videoconferencia en el mercado, todas con sus pros y sus contras. Elegir la más adecuada depende del tamaño de su empresa, del tipo de reuniones que organice y de las demás plataformas que utilice. Para las organizaciones que ya emplean las suites de Google o Microsoft, es fácil optar por sus herramientas de reuniones, ya que estarán totalmente integradas en el sistema existente. Por ejemplo, las reuniones aparecerán automáticamente en el calendario de cada persona. 

2. Establece de antemano el orden del día de la reunión y compártelo con los participantes

Antes de que empiece la reunión, determina qué temas quieres tratar. De este modo, la reunión estará más estructurada y habrá más posibilidades de que todo el mundo siga el orden previsto y no se pierda tiempo. Contar con un orden del día también garantiza que se trate todo lo que hay que tratar y que no se olvide nada importante. También puedes compartir el orden del día con los participantes de antemano para que sepan qué esperar. Además, los oradores sabrán qué preparar para que el debate sea pertinente y fructífero. 

3. Envia invitaciones y recordatorios

Asegúrate de enviar invitaciones para la reunión, lo que suele hacerse automáticamente si utilizas determinadas plataformas, como Google, Microsoft o Zoom. Es crucial que todos los participantes estén informados para que puedan planificar su agenda en consecuencia. En el caso de reuniones importantes, también puede ser útil un recordatorio adicional para preparar los temas de debate.

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4. Crea un entorno positivo y seguro

Las reuniones virtuales pueden parecer a veces muy manufacturadas, ya que se hacen en línea. Carecen de conexión personal y del sentimiento de camaradería. Por lo tanto, es esencial crear una cultura positiva para que la gente se sienta bienvenida y parte del equipo, aunque trabaje a distancia. Por ejemplo, rompe el hielo con actividades que creen lazos de equipo, como hacerles compartir un hecho divertido o un momento destacado de su semana. 

5. Alientalos a encender la cámara e interactuar en el chat.

Para crear aún más una cultura de trabajo en equipo, anima a tus empleados a encender sus cámaras. Aunque es importante reconocer que no todo el mundo se siente cómodo haciéndolo, que la mayoría del equipo participe ayuda a imitar la sensación de interacciones en persona que muchos de nosotros echamos de menos trabajando desde casa. Además, esto garantiza que todo el mundo presta atención a lo que se dice, ya que se puede ver quién está escuchando activamente y quién no. También permite a los ponentes saber que tienen un público real al que dirigirse en lugar de un mar de pantallas negras. 

6. Impulsa la conversación y la retroalimentación

Las buenas reuniones son aquellas en las que los participantes interactúan y mantienen una conversación animada. Hay que animar a cada persona a que comparta sus ideas y opiniones. Hay que evitar que un solo orador dé un monólogo en el que los asistentes escuchen sin que se les pida su opinión o que participen. En lugar de eso, los líderes deben hacer que sea entretenido y mostrar que están abiertos a las opiniones y que quieren fomentar el diálogo. Algunos empleados son más tímidos que otros, así que hay que pasar la conversación a los que no se atrevan a hablar. Pero los directivos también deben asegurarse de no forzar a estas personas, ya que puede hacer que se sientan incómodas. 

7. Utiliza las funciones interactivas integradas en sus herramientas de videoconferencia

Muchas plataformas de videoconferencia tienen grandes integraciones que harán que tus reuniones se desarrollen sin problemas y te ayudarán a guiar la conversación. Algunas tienen pizarras en las que puedes hacer una lluvia de ideas con tu equipo. O, si se trata de una reunión multitudinaria, puedes crear salas de reuniones en las que grupos más pequeños puedan debatir sobre el mismo tema para que se escuchen las voces y opiniones de todos. 

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8. Prepara y comprueba los temas de la reunión con antelación 

Antes de saltar a una reunión virtual, los asistentes deben saber qué temas se van a tratar para poder preparar el contenido del diálogo. Si todos se incorporan a la reunión sin ninguna preparación, no sólo será ineficaz, sino que puede que no se alcancen en absoluto los objetivos fijados. En cambio, ser consciente de los temas que se van a tratar permite a cada persona organizar los datos, aclarar su perspectiva y aportar nuevas ideas antes.  

9. No llegues tarde

Al igual que en una reunión presencial, sea puntual también en las reuniones en línea. Si tu equipo tiene que esperar a que empieces, no sólo estás retrasando el progreso, sino también faltando al respeto a su tiempo. A menudo, las reuniones siguen un orden del día establecido y llegar tarde puede retrasarlas e interrumpir el flujo, haciendo que se prolonguen más de lo previsto. A su vez, se posponen otros temas y tareas importantes. 

10. Evita el multitasking

Entendemos que es tentador realizar varias tareas a la vez durante una reunión virtual. Es fácil abrir otra ventana para hacer otro trabajo, buscar en Internet o leer correos electrónicos, pero esto obstaculiza tu capacidad para escuchar el tema que se está tratando. Si no estás totalmente involucrado en la conversación, no puedes contribuir de manera significativa. Nunca sabes si otro miembro del equipo está diciendo algo que podría ser útil o relevante para ti.

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11. Pón el micrófono en silencio cuando no estés hablando

Para evitar interrupciones y ruidos, pon el micrófono en silencio cuando no estés hablando. Aunque no estés compartiendo, el ruido de fondo puede distraer. El ruido de un coche que pasa a toda velocidad o el parloteo de la cafetería en la que estás trabajando pueden distraer a tus compañeros, que están intentando escuchar a la persona que habla. Así que simplemente silénciate si no estás interviniendo. Pero no olvides volver a encender el micrófono cuando sea tu turno.

12. Toma notas

Para sacar el máximo partido de la reunión, asegúrate de tomar notas. Aunque no todo lo que se dice es relevante para ti, toma nota de ciertas cosas que mencionan los compañeros. Puede tratarse, por ejemplo, de mejoras que hay que hacer o de tareas que te están recordando. Aunque muchos de nosotros utilizamos programas de gestión de proyectos para gestionar las tareas, a veces a los compañeros se les ocurre una solución o tarea rápida durante una reunión. Anota estos casos para poder volver a ellos en lugar de dejarlos desatendidos. 

13. Notifica a los demás si tienes que marcharte antes del final de la reunión

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Especialmente en el caso de las reuniones virtuales, pueden solaparse unas con otras. Supongamos que alguien reserva una reunión contigo sin comprobar tu agenda. En tal caso, cuando tengas que abandonar una reunión antes de tiempo para pasar a otra llamada o acudir a otro compromiso, avisa a los miembros de tu equipo en lugar de marcharte sin avisar. Puede que tengan un recordatorio para ti o que simplemente no sepan adónde has ido. No hay necesidad de interrumpir la conversación. Muchas plataformas tienen una función de chat en la que puedes escribir un mensaje diciendo que te irás antes de tiempo.

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14. Prepara tu reunión

Prepara tu reunión acondicionando tu espacio. Como explicaremos enseguida, una iluminación adecuada y un espacio de trabajo tranquilo y sin distracciones marcan la diferencia. Además de organizar tu espacio de trabajo y familiarizarte con el tema, planifica una actividad para romper el hielo, crear un sentimiento de comunidad y dar a todos un momento para ponerse cómodos. El comienzo de la reunión también es un buen momento para ponerse al día, así que haz una lista de todo lo que pueda ser importante que sepa tu personal. En cuanto a los empleados, pueden anotar de antemano las preguntas que tengan sobre el tema o cualquier comentario o preocupación que puedan tener. 

15. Elige un entorno sin interrupciones ni distracciones

Cuando asistas a una reunión, instale su lugar de trabajo en una zona con pocas distracciones. En primer lugar, es importante tener en cuenta que éste es un lujo al que no todo el mundo tiene acceso. Los padres que trabajan tienen que vigilar a sus hijos y los que viven con compañeros de piso puede que no dispongan de una zona de trabajo separada. Pero si tienes un lugar tranquilo donde atender las llamadas, sin duda te ayudará a concentrarte. Además, si dispone de auriculares con cancelación de ruido, utilícelos para que el ruido del mundo exterior no interfiera en su reunión. 

16. Prepara la iluminación adecuada

La iluminación es crucial para dar una imagen profesional en las reuniones virtuales. Lo mejor es la luz natural. Sin embargo, a primera hora de la mañana o en los meses de invierno, el tiempo no siempre está de nuestro lado. Por supuesto, no te sientes en una habitación oscura donde nadie pueda verte, pero evita también la iluminación de distintos colores que pueda distorsionar tu aspecto. Una simple luz o incluso un anillo de luz, si quieres ir más allá, iluminarán tu rostro. 

17. Comprueba que tu equipo funciona

Antes de la reunión, haz una prueba para asegurarte de que todo funciona. Como muchos de nosotros hemos experimentado, la tecnología a veces puede ser delicada, y no hay nada más frustrante que perder la conexión a Internet o no poder oír a tus compañeros de equipo. Así que comprueba que la cámara y el micrófono funcionan, asegúrate de que la herramienta de videoconferencia está actualizada y haz una prueba de la conexión a Internet.

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18. Espera tu turno de tomar la palabra

Durante el debate, espera tu turno de palabra. Sobre todo en entornos virtuales, puede resultar abrumador que más de una persona hable a la vez, ya que todo el sonido procede del mismo interlocutor. Los oyentes pueden sentirse confusos e incapaces de seguir la conversación. Además, por respeto a los demás, no interrumpas. Sé paciente y espera tu turno, o utiliza la función "levantar la mano" de la plataforma de reuniones para avisar a los demás de que tienes algo que decir. 

19. Enciende la cámara si es posible

Muchos de nosotros sentimos una falta de conexión cuando trabajamos desde casa porque no tenemos momentos para interactuar personalmente con nuestros colegas. Muchas conversaciones se producen a través del chat de texto, que puede ser eficiente pero es extremadamente impersonal. Así que, cuando haya reuniones programadas, asegúrate de encender la cámara para poder imitar la interacción en persona en la medida de lo posible. También demuestra que estás concentrado y que respetas a los que están hablando en lugar de trabajar en otras tareas. Estar delante de la cámara te obliga a prestar atención y a estar presente. 

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Las reuniones a distancia han transformado nuestra forma de trabajar, permitiendo a los equipos colaborar sin problemas desde cualquier lugar e incluso a través de zonas horarias. Sin embargo, para sacarles el máximo partido es necesario seguir algunas buenas prácticas en las reuniones virtuales, como una planificación cuidadosa, una participación activa y un entorno digital adecuado. Eligiendo la herramienta de reunión adecuada, estableciendo un orden del día claro y fomentando la participación, los presentadores pueden garantizar un debate centrado y productivo. Los asistentes pueden mejorar su experiencia y la de sus compañeros preparándose de antemano y evitando distracciones, como trabajar desde un lugar ruidoso o intentar realizar varias tareas a la vez. Además, mantener la profesionalidad encendiendo la cámara y silenciándola cuando sea necesario puede crear conexiones entre colegas remotos y hacer que todos se responsabilicen de participar activamente. Así pues, la próxima vez que se conecte a un evento en línea, recuerde estos consejos clave sobre reuniones virtuales para que sean más eficaces y tengan más éxito.

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