Horario de trabajo híbrido: una guía completa para dominar este modelo de trabajo

Desde 2020, muchas empresas han adoptado un enfoque más flexible con respecto al lugar de trabajo de sus empleados. Aunque acudir a la oficina solo unos días a la semana o al mes es ahora la norma, es importante entender qué es un horario de trabajo híbrido y qué implica.

Algunas empresas no ven las ventajas de un horario flexible como muchas otras. ¿Qué hacen de forma diferente? El cambio a un modelo de trabajo híbrido no se produce de la noche a la mañana. No se trata simplemente de decir a tu equipo: "Podéis trabajar desde casa la semana que viene si os viene mejor".

Hay mucho que tener en cuenta a la hora de implementar más flexibilidad en los horarios de sus trabajadores si quiere ver resultados positivos para ellos y para su organización al final del día. Si quiere saber más sobre hybrid scheduling y cómo sacarle el máximo partido, aquí tienes una guía completa para conseguirlo con éxito.

Significado de un horario de trabajo híbrido

Un horario de trabajo híbrido es un marco versátil que combina la presencia en la oficina con el trabajo a distancia. A medida que las organizaciones se adaptan a las expectativas cambiantes de los trabajadores y aprovechan los avances tecnológicos, este modelo es cada vez más solicitado por su equilibrio entre flexibilidad y estructura. Por un lado, los empleados disfrutan de la comodidad de trabajar desde casa, ahorran tiempo en desplazamientos y se concentran mejor. Por otro, se benefician de la interacción directa, la tutoría y el sentido de comunidad cuando acuden al lugar de trabajo. 

La frecuencia del trabajo in situ puede variar de semanal a mensual, en función de la naturaleza del trabajo y la cultura de la empresa. Su aplicación requiere una cuidadosa consideración de las necesidades individuales y de equipo, fomentando un equilibrio armonioso entre la vida laboral y personal. Adoptar este enfoque no sólo satisface las diversas preferencias, sino que también puede aumentar la productividad, el bienestar de los empleados y la retención del talento. Sin embargo, las empresas suelen adoptar uno de los siguientes modelos de hybrid scheduling.

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Entender qué es un horario de trabajo híbrido a través de ejemplos concretos

El horario "híbrido de semana partida 

Con este modelo, las empresas determinan días concretos para que los trabajadores acudan a la oficina y otros para que lo hagan a distancia. Este tipo de horario de trabajo híbrido es fijo. Por ejemplo, el lunes y el viernes son días no presenciales, mientras que el martes, miércoles y jueves se espera que los empleados estén en la oficina. Este sistema de horarios evita confusiones pero no siempre responde a las necesidades de los trabajadores y se alinea con uno de los aspectos más importantes de la mano de obra actual: la flexibilidad.

El formato "semana a semana

Esta opción es una mezcla de trabajar a distancia y en la oficina semanalmente. Los miembros del equipo se desplazan una de cada dos semanas. Es fácil de aplicar, pero no siempre se ajusta a las necesidades de la empresa y los empleados. Supongamos que estás trabajando en un proyecto importante y los inversores deciden venir los días en que se supone que todo el mundo trabaja desde casa. Esto desbarata por completo todo tu plan de horarios.

El modelo "a voluntad

El horario de trabajo "a voluntad" es sin duda el que más responde a los empleados y empresas modernos. Los miembros del equipo tienen la opción de acudir al lugar de trabajo cuando lo deseen, en función de sus necesidades profesionales y privadas. Por ejemplo, algunas personas tienden a concentrarse mejor en casa y, por tanto, optan por trabajar a distancia cuando tienen un gran proyecto en el que trabajar. Luego prefieren estar en la oficina para asistir a reuniones y conectar con sus colegas. 

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Ventajas de los horarios híbridos

Favorece la conciliación de la vida laboral y familiar

Una de las principales ventajas del concepto "trabajar desde cualquier sitio" es que da más libertad y equilibrio a los empleados. Poder planificar su horario en función de sus necesidades les permite conciliar mejor la vida laboral y familiar. Por ejemplo, pueden hacer algo de ejercicio antes del trabajo sin la presión del desplazamiento. Mientras tanto, pueden seguir acudiendo a la oficina para relacionarse con sus compañeros y participar en persona en algunos actos del equipo. Este equilibrio es esencial para la felicidad, la satisfacción y el bienestar de los empleados.

Se adapta a los picos individuales de productividad

¿Te has preguntado alguna vez por qué algunas personas prefieren hacer deporte por la mañana mientras que otras son más activas por la tarde? Esto se debe a que todos tenemos diferentes picos de productividad. Permitir que tu equipo tenga en cuenta este aspecto a la hora de planificar su semana es fantástico para la productividad, la innovación y el éxito. Permite a cada empleado trabajar de forma más eficiente realizando sus tareas en menos tiempo. Con un horario de trabajo híbrido, pueden adaptar su agenda para centrarse en los momentos en los que saben que van a hacer más cosas. Dejarles trabajar de la forma que más les convenga es una ventaja para todos.

Responde a las necesidades de los equipos multigeneracionales

Algunas personas no disfrutan trabajando en otro lugar que no sea la oficina porque están acostumbradas y les gusta interactuar a diario con sus compañeros. Sin embargo, un número cada vez mayor de trabajadores, especialmente Millennials y Gen Z, ven el trabajo remoto como uno de los beneficios más importantes para los empleados. Entonces, ¿cómo puede satisfacer a todos para mantener una plantilla feliz y productiva? Introducir hybrid scheduling en su modelo de trabajo le ayuda a conseguirlo. El futuro del trabajo pasa por centrarse en el empleado y la flexibilidad, y el trabajo híbrido es la combinación perfecta para lograrlo.

Reduce el riesgo de agotamiento

El agotamiento de los empleados sigue aumentando y se convierte en un problema real para (demasiadas) empresas. Como el trabajo híbrido mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal, reduce el estrés y ofrece un enfoque centrado en las personas, se sabe que reduce los riesgos de agotamiento. Este modelo anima a dejar tiempo para actividades personales y para los amigos y la familia, que son realmente cruciales para la salud mental del personal. Como ya se ha dicho, ayuda a las personas a tener un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y, por tanto, minimiza el riesgo de estrés crónico. Sin embargo, puede ser más fácil que la depresión laboral pase desapercibida cuando se trabaja desde casa. Conocer los signos y síntomas del burnout es fundamental para evitar este problema.

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Permite a los empleados estar en el entorno de trabajo que más les convenga

Elegir el lugar de trabajo permite a sus empleados satisfacer sus necesidades y alcanzar el máximo rendimiento. Si saben que tienen que concentrarse en una tarea concreta y no pueden ser molestados, pueden optar por el mejor lugar para hacerlo. Puede ser en casa, en un tercer lugar de trabajo o en un espacio de trabajo tranquilo en su oficina. Con un modelo de trabajo tradicional, tienen que trabajar en su mesa aunque no sea el lugar ideal para concentrarse. Con una política totalmente remota, tienen que colaborar en proyectos de equipo y coordinar sus operaciones virtualmente sin poder reunirse en persona. Ahora tienen la opción de abordar sus tareas donde quieran. Esto cambia la vida en lo que respecta al rendimiento y la productividad.

Disminuye los gastos de oficina

Implantar un modelo de trabajo híbrido implica a menudo replantearse la distribución del espacio de trabajo y reducir el tamaño de la oficina. Además de reducir las facturas de alquiler, también se reducen otros gastos como electricidad, agua, hardware, etc. Si antes necesitabas 1.000 metros cuadrados de espacio, ahora sólo necesitas 500. Este flujo de caja puede reinvertirse en crear un entorno de trabajo más centrado en el empleado, permitir la transformación digital, impulsar la innovación, etc.

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Los posibles inconvenientes de hybrid scheduling

Necesita una gran organización

Tener empleados que trabajan desde casa, unos pocos en la oficina y otros en un tercer lugar de trabajo puede resultar a veces caótico en términos de gestión. Añade las diferencias horarias, ¡y empiezas a perderlo todo! Excepto si te has preparado para este cambio y tienes una organización impecable. Como empresario o jefe de equipo, necesitas saber quién trabaja y desde dónde. Si decides ir más allá e implantar el horario flexible, también tienes que ser consciente de quién trabaja y cuándo. Pueden surgir conflictos de horarios y crear tensiones. Pero, dado que el trabajo híbrido es ahora la norma, existen muchas soluciones para evitar estas situaciones. Por ejemplo, puedes utilizar un planificador semanal híbr ido como el disponible en la aplicación deskbird .

Requiere gran comunicación y coordinación

En toda organización, la comunicación es crucial. Esto es aún más importante cuando se colabora con un equipo híbrido. Tus compañeros de trabajo necesitan interactuar y coordinarse de la forma más fluida y eficiente posible. Ten en cuenta que los empleados de distintas generaciones no se comunican igual (lee nuestro artículo sobre el estilo de comunicación de la Generación Z, por ejemplo). Además, al cambiar a una forma de trabajo más flexible, invertir en las herramientas adecuadas es esencial para garantizar una transición fluida y eficaz. Por ejemplo, es imprescindible utilizar software de gestión de espacios de trabajo, soluciones colaborativas y plataformas de reserva de escritorios y salas como deskbird .

Exige más esfuerzo para mantener la conexión y la cultura en el lugar de trabajo

¿Cómo se mantiene una cultura organizativa sólida en un entorno de trabajo híbrido? ¿Cómo mantener a su equipo motivado y comprometido cuando sólo se les ve de vez en cuando? ¿Cómo impulsar el sentimiento de pertenencia cuando los empleados se reúnen de forma irregular? La conexión en el lugar de trabajo es un componente fundamental de las empresas con grandes resultados. No debe subestimarse. Requiere más esfuerzo cuando se trabaja con personas en distintos lugares. Sin embargo, la idea de sentirse parte de una comunidad y el trabajo híbrido son prioritarios para la mano de obra moderna. Encontrar la manera de hacer coexistir estos aspectos puede resultar difícil. Sin embargo, es uno de los ingredientes secretos del éxito de una empresa.

Consejos valiosos y mejores prácticas para aplicar con éxito la planificación del trabajo híbrido

Crear una política de horario de trabajo híbrido a medida

Al principio de este artículo, mencionamos tres ejemplos de calendarios laborales híbridos para darle una idea concreta de cómo funcionan. Pero, como también hemos destacado, crear su propio modelo es fundamental. Lo más importante es que se ajuste a tus valores corporativos y a las necesidades de los trabajadores. Obtenga la opinión de sus empleados, estudie sus peticiones y determine qué configuración puede funcionar para usted y para ellos. El tamaño de tu empresa, la edad de tu personal, tu sector... Todas estas son características que tienes que analizar para desarrollar una política de trabajo híbrida que esté centrada en las personas, sea inclusiva y tenga éxito.

Forma a tu equipo de RR.HH. y a sus directivos sobre el horario flexible

Estamos aprendiendo constantemente cómo colaborar virtualmente, potenciar la unión del equipo, organizar horarios de trabajo híbridos utilizando nuevas herramientas digitales, etc. Ser consciente de los pros y los contras, así como conocer las mejores prácticas para el trabajo híbrido, es crucial para realizar con éxito este cambio hacia una forma más moderna de trabajar. Para ayudar a todos a adoptar este nuevo modelo de trabajo, ofrecer formación sobre el trabajo flexible puede ser una gran idea. Esto ayuda a todos los miembros del equipo a entender este enfoque moderno del trabajo y garantiza una transición sin problemas.

Replantea y optimiza tu espacio de trabajo para adaptarlo a las necesidades de los equipos híbridos

¿Tu oficina está diseñada para una plantilla híbrida? El papel de la oficina ha cambiado en los últimos años con la aparición de modalidades de trabajo más flexibles. Si antes sólo era un lugar al que acudir para realizar nuestro trabajo, ahora es donde surgen los vínculos de equipo y la cultura de empresa. También es el lugar al que acuden los empleados cuando necesitan equipos específicos o tienen que realizar determinadas tareas con sus compañeros en persona. Los escritorios individuales están cada vez más vacíos, mientras que las salas de reuniones y las zonas colectivas bullen de actividad.

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Invertir en herramientas digitales adaptadas a los equipos híbridos

Invertir en herramientas adaptadas a los equipos híbridos es fundamental para garantizar la productividad y mantener un entorno de trabajo cohesionado. Los horarios de trabajo híbridos presentan retos operativos únicos. Las herramientas a medida responden a las necesidades específicas de una plantilla distribuida. Mejoran la comunicación fluida, la colaboración y la gestión de proyectos a través de distancias y zonas horarias. También garantizan que todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación, tengan el mismo acceso a los recursos, puedan contribuir eficazmente y permanezcan alineados con los objetivos de la organización. Un ecosistema digital bien concebido aumenta la satisfacción, el rendimiento y la retención de los empleados. Las tres principales tecnologías a las que deben tener acceso los trabajadores híbridos son:

• un software de reserva de escritorios (por ejemplo, deskbird incluye reserva de mesas y habitaciones, plano interactivo, programación de semanas híbridas, planificación de eventos, etc.).
• una herramienta de gestión de proyectos (Clickup, Asana, Notion, Trello, Monday, etc.).
• plataformas y hardware de comunicación híbridos (Slack, Google Meet, Microsoft Teams, auriculares de realidad virtual, etc.).

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El horario de trabajo híbrido representa un enfoque transformador del lugar de trabajo moderno que es a la vez adaptable y centrado en las personas. Al equilibrar las ventajas del trabajo a distancia y en la oficina, las organizaciones pueden optimizar la productividad y, al mismo tiempo, aumentar la satisfacción y el bienestar de los empleados. Este equilibrio también responde a la creciente necesidad de flexibilidad que exige la mano de obra actual, lo que permite mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal y retener a los mejores talentos. Para las empresas deseosas de seguir siendo competitivas en un mercado laboral en rápida evolución, implantar un modelo de trabajo híbrido bien estructurado no es una mera opción, sino un requisito estratégico.

¿Estás preparado para adoptar esta nueva forma de trabajar? Como expertos en la gestión de espacios de trabajo flexibles, te ayudamos a crear un entorno de trabajo próspero para tus equipos híbridos y a reducir los costos de oficina. Solicita una demostración de la aplicación deskbird para descubrir una solución fácil de usar con funciones inteligentes que responden a las necesidades de las empresas modernas.