Por qué los equipos inmobiliarios y de recursos humanos deben trabajar juntos

RR.HH. y el sector inmobiliario pueden parecer una pareja poco probable. Cuando se trata del lugar de trabajo, a menudo ocupan esferas separadas: el equipo inmobiliario, que orquesta los espacios físicos, y el equipo de recursos humanos (RRHH), que teje la cultura de la empresa y la experiencia de los empleados. Pero sus funciones se entrelazan, ya que tienen un objetivo común: mejorar el lugar de trabajo para todos los empleados.

Así pues, a medida que las organizaciones navegan por el cambiante panorama laboral, la colaboración entre los equipos inmobiliarios y de RR.HH. se convierte en algo primordial. No se trata solo de asignar metros cuadrados o elaborar políticas para los empleados, sino de crear entornos que mantengan una cultura sólida, fomenten la colaboración e impulsen la productividad.

En este artículo exploraremos la intersección de estas dos funciones vitales, sus beneficios y algunas estrategias de colaboración. Desde la reimaginación del diseño del lugar de trabajo hasta la optimización de las estrategias de atracción y retención del talento, el sector inmobiliario y RRHH pueden colaborar para ayudar a las organizaciones a modernizarse y mantenerse al día con el futuro del trabajo. 

Funciones clave en el sector inmobiliario y ht

Equipo inmobiliario

Examinar el papel de los equipos inmobiliarios en el contexto del lugar de trabajo es sumamente importante para comprender mejor cómo las organizaciones toman decisiones sobre su espacio de oficinas, ya sea alquilando un lugar nuevo o reduciendo su tamaño.

En primer lugar, vamos a desglosar el tipo de puestos de trabajo que se encuentran dentro de la función inmobiliaria, algunos de los cuales son internos mientras que otros se contratan fuera de la organización. Internamente, hay gestores inmobiliarios corporativos (CRE), gestores de instalaciones y gestores de lugares de trabajo. Estas funciones también pueden ser desempeñadas a través de un consultor, lo que significa que no siempre son internas. Se centran en la gestión de los inmuebles que posee la empresa y en la optimización del espacio de oficinas. 

Externamente, están los diseñadores y arquitectos de lugares de trabajo. Están más alejados de los acontecimientos cotidianos de la oficina, como la gestión del espacio. Al asumir una función de diseño puntual, los diseñadores y arquitectos de espacios de trabajo colaboran con la empresa para garantizar que la oficina satisfaga las necesidades de la organización y de su personal. También es importante que estos diseñadores comprendan los valores fundamentales que deben plasmarse en el diseño, como la sostenibilidad o la orientación al empleado. Esto se debe a que las oficinas son el punto de contacto más frecuente de los empleados con su empresa, que debe reflejar su cultura. 

Equipo de recursos humanos

Los equipos de RRHH son internos y trabajan en estrecha colaboración con todos los miembros de la empresa para crear un entorno de trabajo positivo y garantizar que se cumplan todos los objetivos relacionados con las personas. El equipo puede dividirse en diferentes funciones, como la adquisición de talentos y el compromiso de los empleados. La adquisición de talentos de RR.HH. se centra en encontrar nuevos talentos que se unan al equipo, asegurándose de que encajan tanto profesional como culturalmente. Se encargan de todo el proceso de búsqueda de posibles empleados, revisión de currículos, entrevistas y, por último, de su incorporación. 

El compromiso de los empleados continúa a partir de aquí, asegurándose de que el lugar de trabajo sea un entorno seguro, inclusivo y positivo. Esto es clave para retener a los empleados. La función de este equipo es examinar las opiniones de los empleados sobre el lugar de trabajo y si satisface las necesidades de todas las personas. Además, son responsables de la creación y el mantenimiento de la cultura de la empresa. Aunque se trata de un tema amplio, incluye cómo se sienten los empleados cuando llegan a la oficina, lo leales que son a la organización y hasta qué punto se sienten parte del equipo, tanto si trabajan a distancia como in situ. 

Así pues, si analizamos tanto el sector inmobiliario como el de RR.HH., vemos que ambos comparten objetivos similares: crear una experiencia positiva para los empleados y desarrollar y mantener la cultura de la empresa. 

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¿Dónde se cruzan el sector inmobiliario y las rrhh? 

Lugar de trabajo y experiencia de los empleados

Al explorar las funciones y responsabilidades clave de los equipos de RR.HH. e inmobiliario, descubrimos que ambos impulsan el espacio de trabajo y la experiencia de los empleados. Uno de sus objetivos es garantizar que la oficina sea un lugar idóneo para colaborar, innovar y ser productivo. Aunque cada grupo da diferentes pasos para alcanzar este objetivo colectivo, la creación de la experiencia del empleado es uno de los principales puntos de intersección entre estos dos equipos. 

Por un lado, los profesionales de RR.HH. fomentan una cultura empresarial positiva a través de tareas relacionadas con las personas, como actividades de creación de vínculos entre equipos, incorporación e iniciativas de bienestar. Por otro lado, los profesionales inmobiliarios contribuyen a ello creando espacios bonitos y funcionales para que los empleados trabajen en ellos, lo que repercute directamente no solo en cómo se siente cada persona, sino también en cómo funciona la organización. 

El diseño del espacio de trabajo influye directamente en la productividad y el bienestar de los empleados. Desde la distribución de la oficina hasta el número de salas de reuniones frente a los escritorios individuales e incluso la cantidad de luz o plantas que hay en la oficina, el diseño marca la diferencia. Por encima de todo, el diseño de una oficina debe reflejar los objetivos de la empresa y encajar en la cultura general. Una organización basada en la apertura y la innovación debe tener espacios comunitarios que fomenten la comunicación y la camaradería, por ejemplo. 

Aquí es donde entra en juego RRHH. Tienen que trabajar con el equipo inmobiliario, ya sean gestores internos del lugar de trabajo o diseñadores externos, para garantizar que el lugar de trabajo satisface realmente las necesidades de los empleados. Corresponde a RRHH mantener la cultura y ser el enlace entre los empleados y el lugar de trabajo para satisfacer el mayor número posible de necesidades. 

Atracción y retención de talentos

La experiencia de los empleados también influye directamente en la atracción y retención del talento. Cuanto más contentos estén los empleados, más probabilidades habrá de que permanezcan en su puesto de trabajo y promuevan trabajar para su empresa. Tanto los equipos de RRHH como los inmobiliarios desempeñan aquí un papel importante y pueden trabajar juntos para maximizar su contratación y reducir la rotación de empleados. 

Aunque todo lo mencionado en la sección anterior sobre la experiencia de los empleados también contribuye a que un empleado permanezca fiel a la empresa, entremos en algunos detalles más concretos. Una oficina bonita es un gran argumento de venta para los posibles empleados. La gente estará más dispuesta a aceptar una oferta en un lugar de trabajo que cuente con grandes comodidades y sea propicio para diferentes tipos de trabajo. Esto es especialmente cierto en el clima laboral actual, ya que la mayoría de las empresas se están volviendo híbridas, lo que significa que los días pasados en la oficina tienen que merecer la pena. Si alguien está más cómodo en su despacho de casa, no estará dispuesto a venir a trabajar. Por lo tanto, los espacios de oficina tienen que ofrecer algo especial y ser un lugar donde la gente pueda conectar de verdad. Y cuando se trata de retención, una granja de cubículos no va a inspirar a los empleados a establecer relaciones, lo que dificultará su lealtad a la empresa. 

En este sentido, RRHH y el sector inmobiliario colaboran para reforzar los objetivos de cada uno. Una oficina bonita será un atractivo para los nuevos empleados. Además, un equipo de RR.HH. fuerte que inspire la creación de cultura significará que la oficina se está utilizando en todo su potencial. 

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Las ventajas de la colaboración entre ambas funciones

Rentabilidad

Cuando el sector inmobiliario y RRHH trabajan juntos, pueden contribuir a ahorrar costes. El alquiler de oficinas es extremadamente caro en la mayoría de las grandes ciudades, lo que supone un reto para las organizaciones que esperan mejorar la rentabilidad. Aquí es donde entra en juego la colaboración entre inmobiliarias y RRHH. Pueden trabajar juntos para optimizar la utilización del espacio. En otras palabras, pueden utilizar el espacio del que disponen de la forma más eficiente posible para evitar tener que conseguir una oficina más grande. O bien, pueden encontrar formas de reducir el tamaño sin dejar de mantener la eficiencia. Esto puede hacerse de varias maneras. 

En primer lugar, los equipos de RRHH pueden implantar modalidades de trabajo flexibles, como el trabajo híbrido. Con menos personas en la oficina, se necesita menos espacio. Esto puede controlarse utilizando un software de reserva de mesas o de planificación semanal para comprender mejor cuántas personas acuden a la oficina y, a su vez, cuánto espacio se necesita realmente. 

En segundo lugar, pueden crear espacios de trabajo basados en actividades. Esto significa diseñar la distribución de la oficina para dar cabida a distintas actividades laborales (por ejemplo, zonas de colaboración, zonas tranquilas, áreas de concentración) y ofrecer a los empleados la flexibilidad de elegir el espacio más adecuado para sus tareas.

En tercer lugar, el diseño de oficinas ágiles puede utilizarse para aprovechar al máximo el espacio disponible. Al igual que los espacios de trabajo basados en actividades mencionados anteriormente, las oficinas ágiles utilizan mobiliario y configuraciones flexibles que pueden trasladarse y adaptarse fácilmente en función de las necesidades de los empleados. Por ejemplo, una sala de reuniones puede convertirse sin problemas en un espacio con varios escritorios para uso individual utilizando mesas que pueden desmontarse y volverse a montar en cualquier momento. 

La clave de la optimización del lugar de trabajo es adaptar las necesidades de espacio a la dinámica de la plantilla para minimizar el despilfarro. Aquí es donde se cruzan directamente los RRHH y el sector inmobiliario. RRHH puede recopilar datos sobre las necesidades de los empleados, mientras que los equipos inmobiliarios aplicarán los cambios necesarios para satisfacerlas.

Mejora de la comunicación y la colaboración

Cuando estos dos equipos trabajan juntos, no sólo mejoran la experiencia de los empleados y la rentabilidad, sino también su capacidad para comunicarse y colaborar. Esto se debe a que cuando los lugares de trabajo se diseñan para satisfacer las necesidades de los individuos, entonces están mejor preparados para completar tareas colaborativas e innovadoras.

Por ejemplo, si el equipo de RR.HH. de una organización híbrida observa que la mayoría de los empleados acuden los días en que tienen reuniones, la oficina puede diseñarse para incluir espacios lo suficientemente amplios como para albergar reuniones que cuenten con los recursos adecuados (por ejemplo, proyector, pizarras blancas) para facilitar estas sesiones. 

Además, con el modelo híbrido que están adoptando muchas organizaciones, el papel de la oficina ha pasado de ser un lugar donde se completan las tareas a ser un lugar donde los empleados vienen a conectar. Estas interacciones menos formales son cruciales para el éxito de la empresa y para el desarrollo de la confianza y la comunicación abierta. Por lo tanto, RRHH y el sector inmobiliario tienen que trabajar juntos para crear un entorno que propicie una comunicación menos formal, como grandes espacios abiertos y salas de bienestar. 

Estos beneficios pueden obtenerse mejor cuando se utiliza la analítica para medir la utilización de la oficina. Por lo tanto, la clave de la aplicación en este caso es medir la oficina en función de determinadas tareas, que pueden ser realizadas por RRHH. 

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Estrategias de colaboración entre estos dos equipos 

Comunicación y coordinación regulares

Dado que estos equipos no suelen trabajar juntos, es muy importante mantener una comunicación abierta y regular para garantizar la sinergia entre ellos. Esto es especialmente cierto si el equipo inmobiliario se contrata fuera de la organización. En este caso, tener una comunicación y coordinación claras es crucial para garantizar que se reciben los mensajes y objetivos correctos. 

Los equipos inmobiliarios y de RR.HH. deben establecer canales de diálogo permanente para una comunicación y coordinación sólidas. En entornos de oficina, esto puede significar reuniones periódicas para ponerse al día en persona. Sin embargo, establecer la comunicación es un poco más difícil en entornos de trabajo flexibles. Afortunadamente, disponemos de mucha tecnología para ello. Slack, por ejemplo, permite la comunicación instantánea, independientemente de la ubicación de cada persona. Se podría crear un canal específico sólo para RRHH e inmobiliaria para compartir sus ideas y coordinar proyectos. 

Además, tanto en la oficina como a distancia, pueden celebrarse reuniones conjuntas y sesiones de intercambio de ideas para alinear los objetivos. La única forma de cosechar los beneficios reales del trabajo conjunto de RR.HH. y el sector inmobiliario es establecer objetivos claros y viables, y delegar adecuadamente los pasos siguientes en los equipos respectivos. 

Plataformas de reserva de mesas y planificación semanal 

A la hora de coordinar ambos equipos, las plataformas de reserva de mesas y planificación semanal son clave, especialmente en entornos de trabajo híbridos. Permitir que los empleados reserven escritorios en la oficina ayuda a salvar la distancia entre RR.HH. y el departamento inmobiliario. En lugar de que RR.HH. tenga que comunicar a los gestores del lugar de trabajo quién va a entrar y qué escritorios y recursos se necesitan, esta información es fácilmente accesible, lo que ayuda a agilizar cualquier proceso de gestión del lugar de trabajo. El lugar de trabajo también debe tener la agilidad necesaria para adaptarse a las demandas cambiantes y los responsables del lugar de trabajo evalúan lo que se necesita en determinados días. 

Intercambio y análisis de datos

El éxito de la colaboración entre ambos equipos se basa en el intercambio de datos y el análisis. Para crear un entorno positivo para los empleados, es importante saber cómo se sienten en la oficina, lo que requiere recopilar datos cualitativos. Además, ambos equipos necesitan saber quién está en la oficina y cuándo para dejar a ambos la responsabilidad de medir esta métrica. 

Para sacar el máximo partido de la intersección entre estos dos equipos, RR.HH. debe compartir los datos de la plantilla para fundamentar las decisiones inmobiliarias y la planificación del espacio. Las plataformas de reserva de escritorios y planificación semanal mencionadas anteriormente pueden implementarse aquí para realizar un seguimiento de la utilización de las oficinas, de modo que los gestores del lugar de trabajo puedan comprender qué áreas se utilizan más, cuáles necesitan mejoras y si la oficina puede reducirse en función de la ocupación. 

Del mismo modo, los datos adecuados ayudarán a optimizar el uso del espacio en función de las preferencias y comportamientos de los empleados. Por ejemplo, el seguimiento de las tareas que se realizan en cada espacio ayudará a preparar ese espacio con los recursos necesarios para maximizar la productividad. 

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Aunque en un principio los equipos de RR.HH. e inmobiliario pudieran parecer una pareja poco probable, esperamos que ahora vea las ventajas de su colaboración. Desde la creación de una experiencia positiva para los empleados a través de un diseño significativo o el ahorro de costes mediante la comprensión de la asistencia a la oficina, esta colaboración entre equipos puede realmente transformar su lugar de trabajo para mejor. Al fin y al cabo, estos dos equipos tienen el mismo objetivo: crear oficinas que inspiren, mantengan la cultura y conserven el talento. Pero cuando se trata de reunir a estos dos grupos aparentemente dispares para lograr este objetivo, es clave mantener una comunicación abierta y utilizar análisis de ocupación y utilización de oficinas. Dicho todo esto, una cosa está clara: los lugares de trabajo modernos deben centrarse en las personas para tener éxito, y la intersección entre RRHH y el sector inmobiliario garantizará que su empresa optimice su espacio y cree un entorno ágil y dinámico preparado para el futuro del trabajo.

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