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Diseño ágil de oficinas: la mejor distribución del espacio de trabajo

Publicado:

22 de enero de 2024

Actualizado:

22 de enero de 2024

Últimamente, el mundo laboral gira en torno a la flexibilidad, la versatilidad, la agilidad, etc. La planificación del espacio de trabajo no es diferente. Muchas empresas están cambiando la configuración de  sus instalaciones para adoptar un diseño de oficina ágil

¿Qué es esta nueva tendencia y por qué se ha hecho tan popular? Esto es lo que vamos a explorar contigo en este artículo. Mientras que una oficina flexible se adapta al modelo de trabajo híbrido, el espacio de trabajo ágil se ajusta a las necesidades de los trabajadores y, más concretamente, a tu personal.

Desde la optimización del espacio y la rentabilidad hasta la experiencia y productividad de los empleados, merece la pena considerar los resultados de este nuevo enfoque del lugar de trabajo físico. ¿Estás dispuesto a aprender más y quizá a dar los pasos necesarios para tener un espacio de oficina preparado para el futuro? Siéntate y disfruta de esta guía sobre el lugar de trabajo moderno.

Definición de diseño ágil de oficinas

Con un diseño de oficina ágil, la oficina se convierte en una herramienta para mejorar el bienestar y el flujo de trabajo de los empleados, lo que a su vez impulsa el compromiso y la productividad. El diseño se adapta con precisión a las expectativas de los trabajadores, no sólo en cuanto a preferencias de espacio de trabajo, sino también en cuanto a los recursos que necesitan. Un puesto de trabajo ágil se compone, por tanto, de varios tipos de estaciones de trabajo. Cada área satisface una necesidad específica que pueda tener su personal y fomenta una gran experiencia in situ, la colaboración y la productividad. 

Este enfoque de crear un entorno de trabajo basado en las necesidades de las personas es el núcleo de este potente concepto de diseño. El espacio se adapta a las necesidades de sus empleados y no al revés. Como vamos a ver, configurar el espacio de trabajo de este modo tiene muchas ventajas.

Ejemplos de espacios de trabajo ágiles

El diseño de oficinas ágiles combina múltiples tipos de espacios de trabajo, y su variedad depende de las necesidades y preferencias de sus empleados. No te preocupes, al final de este artículo compartiremos las mejores prácticas para crear una oficina ágil de éxito. Pero por ahora, aquí tienes algunos ejemplos de espacios de trabajo que puedes esperar ver en este tipo de entorno de trabajo: 

  • zonas de colaboración para compartir ideas y proyectos en grupo;
  • rincones tranquilos para el trabajo de enfoque;
  • hot desks para tareas individuales;
  • salas de reuniones para reuniones oficiales; 
  • zonas escalofriantes para las interacciones sociales;
  • espacios para sesiones de intercambio de ideas.

La oficina tradicional se compone principalmente de escritorios asignados y algunas salas de reuniones. Por el contrario, el espacio de trabajo ágil es un crisol de diferentes tipos de áreas de trabajo que las personas pueden elegir en función de su estado de ánimo, sus necesidades y las tareas del día.

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escritorio con 3 ordenadores
Oficina con recursos tecnológicos

Ventajas de crear entornos de trabajo ágiles

Optimización del espacio de oficinas

Además de responder a las necesidades de tus empleados, uno de los principales objetivos de crear un espacio de trabajo ágil es aprovechar al máximo tus instalaciones. Gracias a la analítica de oficinas, puedes determinar qué zonas de tu edificio son las más utilizadas y cuáles suelen estar desocupadas. Adaptar tu espacio de oficina a esta información clave le permite no solo desarrollar un entorno de trabajo más práctico, sino también optimizar el espacio. 

¿Por qué mantener 50 escritorios individuales si sólo 20 de ellos se utilizan a diario? Puedes replantearte la disposición de los asientos y utilizar el espacio sobrante para otras actividades. La optimización del espacio te permite crear un entorno de trabajo próspero para impulsar a tu equipo y tu empresa, al tiempo que maximizas los costes aprovechando todo el espacio. 

Rentabilidad

Una distribución ágil de la oficina es una solución rentable para las empresas que buscan maximizar su espacio de trabajo. Hacer hincapié en las áreas multifuncionales y los recursos compartidos reduce la necesidad de puestos de trabajo personales fijos, lo que puede llevar a una posible reducción del espacio de oficina. El ahorro puede ser significativo, teniendo en cuenta el elevado coste de los inmuebles comerciales. 

Además, la naturaleza flexible de un entorno ágil permite a las empresas responder a los cambios de personal sin incurrir en los costos asociados a la reorganización de las oficinas tradicionales. La eliminación de escritorios y espacios infrautilizados también se traduce en una reducción de los gastos generales en términos de consumo de energía y suministros de oficina. 

Además, el ambiente de colaboración de una oficina ágil puede aumentar la satisfacción y la productividad de los empleados, lo que se traduce en reducciones de costes indirectas relacionadas con la mejora de las tasas de retención y la disminución del absentismo. En general, una distribución ágil de la oficina minimiza los gastos al tiempo que mantiene un entorno de trabajo propicio.

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Experiencia de los empleados in situ

El papel de la oficina ha cambiado en los últimos dos años y con el auge de las modalidades de trabajo flexibles. La gente ya no acude a la oficina sólo para hacer su trabajo como antes. Tienden a trabajar desde casa para tareas individuales y mantienen los días de oficina para centrarse en proyectos de colaboración y obtener sus dosis sociales. 

Además, a algunos empleados les encantaría acudir más a menudo. Sin embargo, el espacio de la oficina no se ajusta a sus necesidades. Por lo tanto, no pueden ser tan productivos como en casa. Muchas empresas también desean ver a su equipo in situ más a menudo, pero se esfuerzan por hacer que el WFO (trabajo desde la oficina) sea más atractivo que el WFH (trabajo desde casa). 

Con un entorno de trabajo centrado en el empleado, como un espacio de oficina ágil, la gente quiere acudir al lugar de trabajo con más frecuencia. Es más probable que tengan una mejor experiencia en el lugar de trabajo, ya que el diseño de la oficina está adaptado a sus necesidades e imaginado para hacerles prosperar. 

Colaboración

En un entorno de trabajo flexible, la colaboración es lo más importante. Como acabamos de decir, el papel de la oficina ha evolucionado, y ahora la gente acude al lugar de trabajo para reunirse con sus compañeros y trabajar en equipo. Por lo tanto, el espacio de trabajo tiene que adaptarse a este cambio. Un diseño de oficina ágil y bien pensado facilita el flujo de trabajo, la colaboración y las interacciones. 

Con la ayuda de tecnologías como deskbird, puede potenciar este aspecto de su lugar de trabajo. Nuestro plano interactivo, por ejemplo, facilita a tus empleados encontrar a sus compañeros en un abrir y cerrar de ojos. Del mismo modo, nuestro software de reserva deescritorios y salas permite a los miembros del equipo alinear sus horarios para poder colaborar en persona siempre que lo necesiten o lo deseen.

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personas en la sala de conferencias
Empleados que trabajan en colaboración

Productividad

Te recomendamos que leas nuestro artículo sobre el impacto de la distribución de la oficina en la productividad. Es impresionante cómo influye nuestro entorno de trabajo en nuestra capacidad de rendimiento. Un espacio de trabajo ágil desencadena muchos de los aspectos clave que impulsan la productividad de los empleados. La creación de una distribución centrada en las preferencias y necesidades de los empleados influye enormemente en cómo se sienten en el lugar de trabajo. No sólo afecta a su estado de ánimo y bienestar, sino que también facilita su trabajo al satisfacer sus necesidades.

Al eliminar las limitaciones de un escritorio fijo, los trabajadores pueden encontrar su entorno más productivo para cada actividad específica. Puede ser una lluvia de ideas en una cómoda zona de descanso o el análisis de datos en una sala de concentración. Además, los espacios colaborativos fomentan el intercambio de conocimientos y la colaboración espontánea, lo que puede conducir a la innovación y a una resolución de problemas más rápida. Por lo tanto, una distribución ágil es esencial para crear un lugar de trabajo receptivo y eficiente que pueda aumentar significativamente la productividad general.

Inconvenientes de un espacio de trabajo ágil

Es posible que tus empleados necesiten un poco de tiempo para adaptarse y adoptar la nueva distribución de la oficina. Pero con tu apoyo y las herramientas adecuadas, adoptarán rápidamente esta nueva configuración y verán sus ventajas. 

Otro posible "inconveniente" es que tu oficina puede estar fuera de uso durante unos días o semanas para construir esta nueva distribución e instalar todo lo que su personal necesita. Esto significa que debe planificar con antelación y organizarse durante este periodo, sobre todo si tiene miembros del equipo que no pueden trabajar desde casa. Pero esto es temporal.

En conclusión, puede haber pequeños retos al crear un espacio de oficina ágil, pero eso es todo. Una vez que se ha establecido y has explicado a tus empleados cómo sacarle el máximo partido y les has equipado con las herramientas adecuadas para ello, no hay muchos inconvenientes.

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montaje de la sala de conferencias
Montaje de la sala de conferencias

Buenas prácticas para adoptar con éxito un diseño de oficina ágil

Recuerda que un espacio de trabajo ágil es único

Uno de los consejos más valiosos que hay que recordar es que no hay que intentar implantar la misma distribución de oficinas que otras organizaciones. El principio de un espacio de trabajo ágil es que se adapta a las personas. Por lo tanto, es único y tiene que adaptarse a tus empleados. Lo que puede funcionar para una empresa que admiras puede no funcionar para ti. No sólo cada puesto de trabajo tiene necesidades específicas, sino que cada miembro del equipo también tiene sus propios requisitos. Por eso, hablar con tu plantilla y estudiar los análisis de tu oficina antes de hacer cualquier cambio es fundamental para crear una distribución ágil que funcione.

Comprueba tus análisis para crear la mejor configuración del espacio de trabajo

Necesitas saber cuándo y cómo utilizan actualmente el espacio los miembros de tu equipo para poder optimizarlo. ¿Con qué frecuencia suelen acudir a la oficina? ¿Reservan más mesas individuales que salas de reuniones? ¿Qué opinan de las instalaciones y los recursos in situ? Todas estas son preguntas que requieren respuestas fiables y transparentes. Así es como conseguirás que tu distribución ágil se adapte a tus empleados, ayudándoles a prosperar.

Los análisis del lugar de trabajo te ofrecen información clara sobre los índices de ocupación y el uso de las oficinas. Consultar estas cifras con regularidad es clave para mantener una configuración que permita a tus empleados realizar su trabajo en las mejores condiciones y obtener resultados positivos para tu empresa. Te ayudan a detectar problemas y a adaptarse en consecuencia para seguir ofreciendo a tus equipos el mejor entorno de trabajo y mejorar su experiencia in situ.

Trabajar en equipo con la tecnología y los recursos adecuados

La transformación digital nos permite mejorar nuestras formas de trabajar y aprender a utilizar las nuevas tecnologías como aliadas. También son muy valiosas en lo que respecta a la gestión del espacio de oficina. Las herramientas de gestión flexible del espacio de trabajo ayudan a gestionar y mejorar las instalaciones, al tiempo que permiten a los empleados aprovechar al máximo el espacio de la oficina cuando acuden a ella. 

Por ejemplo, 15 miembros de tu equipo deciden ir a la oficina el martes para hacer un día completo de trabajo concentrado, pero sólo tienes 12 puestos de trabajo en tu zona tranquila. Entonces, tres de ellos acabarán frustrados y se instalarán para pasar el día en un lugar en el que no podrán concentrarse tan bien. Por eso necesita un software de gestión del espacio de oficina como deskbird. 

Para ofrecer la mejor experiencia in situ, las tecnologías imprescindibles para el lugar de trabajo incluyen: 

  • una aplicación de reserva de escritorios;
  • un programa informático de reserva de habitaciones;
  • una solución analítica para oficinas;
  • un sistema de retroalimentación;
  • herramientas de ciberseguridad.

Entonces, ¿está preparado para adoptar las ventajas de un diseño de oficina ágil? Esperamos que este artículo le ayude a comprender mejor la finalidad de un espacio de trabajo ágil y sus ventajas para sus empleados y su empresa. Este tipo de diseño profesional forma parte de las prácticas modernas que adoptan las empresas para adaptarse a las tendencias del futuro del trabajo y ofrecer la configuración de trabajo más eficaz para sus equipos. ¿Quiere probarlo? Podemos ayudarle proporcionándole uno de los mejores software de reserva de escritorios. Solicite una demostración gratuita de la aplicacióndeskbird y descubra todas sus funciones fáciles de usar, como el análisis de oficinas, la reserva de escritorios, la reserva de salas y la planificación semanal.

Paulyne

Paulyne es especialista en trabajo híbrido y escribe sobre sostenibilidad, modelos de trabajo flexibles y experiencia de los empleados.

Diseño ágil de oficinas: la mejor distribución del espacio de trabajo