De los datos a los dólares: aprovechar el análisis de la ocupación para una gestión más eficaz de las oficinas híbridas
10 de octubre de 2023
26 de septiembre de 2024
El lugar de trabajo moderno ha sufrido un cambio sísmico catalizado por la pandemia mundial. Las empresas se han visto obligadas a replantearse su enfoque del espacio de oficinas, y el modelo tradicional de 9 a 5, cinco días a la semana, ha dado paso a modalidades de trabajo flexibles e híbridas. Como consecuencia, ha aumentado la demanda de estrategias rentables que den prioridad a los intereses y necesidades de los empleados y optimicen el espacio de oficinas.
En este artículo, exploraremos el cambiante panorama de la optimización del espacio de oficinas, destacando la importancia de aprovechar los análisis de ocupación para que su empresa pueda lograr eficiencia y un ahorro sustancial de costes.
La dinámica cambiante de los espacios de oficina
Antes de la pandemia, la oficina era el epicentro del trabajo para la mayoría de los empleados. Sin embargo, el repentino cambio hacia el trabajo a distancia provocado por la COVID-19 obligó a las empresas a reevaluar su huella inmobiliaria.
Se hizo evidente que mantener amplios espacios de oficinas, a menudo infrautilizados, ya no era sostenible. Las empresas se encontraron con una oportunidad única de reducir costos al tiempo que mejoraban el bienestar de los empleados.
Adoptar el modelo de trabajo híbrido
Una encuesta de 2022 de la consultora Advanced Workplace Associates reveló un descenso significativo del uso de oficinas.
Por término medio, los empleados sólo pasaban 1,5 días a la semana en la oficina para trabajar. Este marcado descenso en la ocupación de las oficinas pone de manifiesto el posible despilfarro de recursos de las empresas en espacios de oficina no utilizados.
El modelo de trabajo híbrido surgió como una solución práctica a este dilema. Consigue un delicado equilibrio entre permitir a los empleados la flexibilidad de trabajar a distancia e invitarles a volver a la oficina periódicamente. Este enfoque reconoce la dinámica cambiante del trabajo y optimiza el espacio de oficina, ahorrando en tasas de ocupación y otros costes asociados.
💰 ¿Tienes curiosidad por saber cuánto podrías ahorrar utilizando deskbird? Prueba nuestra calculadora de oficinas híbridas.
Estrategias para optimizar el espacio de oficinas
Tras la pandemia del COVID-19 y la llegada del modelo de trabajo híbrido, la optimización del espacio de oficina se ha convertido en una prioridad absoluta para las empresas que buscan el equilibrio adecuado entre la eficiencia de los recursos y la satisfacción de los empleados. He aquí algunas estrategias que están configurando el panorama de la oficina moderna:
1. Desk Booking Sistema
El sistema de reserva de escritorios se ha convertido en el eje de la optimización del espacio de oficina en la era del trabajo híbrido. Esta estrategia permite a los empleados reservar escritorios o puestos de trabajo para días concretos en los que tengan previsto estar en la oficina.
La reserva de escritorios garantiza una asignación eficiente del espacio, ajustando la demanda a los recursos disponibles. Permite a los empleados elegir su espacio de trabajo en función de sus necesidades diarias, ya sea un rincón tranquilo para concentrarse en el trabajo o una zona de colaboración para reuniones de equipo.
Además, los datos de reserva de escritorios son un recurso valioso para tomar decisiones con conocimiento de causa. Le permiten optimizar el espacio de oficina, reducir los residuos y ahorrar en tasas de ocupación y otros costes asociados.
💡 Prueba deskbird gratis y descubre cómo puede ayudarte a ahorrar costos, aumentar la satisfacción de los empleados y la productividad.
2. Hot desking
El hot desking lleva el concepto de reserva de mesas al siguiente nivel, eliminando por completo las mesas asignadas permanentemente. En una configuración de hot-desking, los empleados pueden elegir cualquier escritorio o espacio de trabajo disponible cuando llegan a la oficina. Este planteamiento ofrece varias ventajas convincentes. Garantiza la máxima utilización del espacio, eliminando el problema de los puestos de trabajo infrautilizados.
El hot desking permite fomentar interacciones y colaboraciones espontáneas al animar a los empleados a moverse por la oficina. Además, puede suponer un importante ahorro de costes, ya que su empresa puede necesitar espacios de oficina más pequeños al adoptar el hot desking, lo que reduce los gastos de alquiler y mantenimiento.
3. Trabajo por actividades
El trabajo basado en actividades representa un enfoque dinámico y adaptable de la optimización del espacio de oficina. Consiste en crear varios espacios de trabajo dentro de la oficina, cada uno adaptado a tareas o actividades específicas.
Estos espacios pueden incluir zonas tranquilas para el trabajo individual concentrado, áreas de colaboración equipadas con herramientas para reuniones de equipo y lluvias de ideas, y espacios de relajación para pausas y reuniones informales. El trabajo basado en actividades garantiza que cada metro cuadrado de espacio de oficina tenga una finalidad clara, optimizando el uso de los recursos y fomentando el bienestar de los empleados.
4. Reducción de la huella ambiental
Reducir el espacio de oficina es una estrategia práctica, sobre todo si una parte significativa de su plantilla sigue trabajando a distancia. Reducir el espacio de oficina tiene varias ventajas. Reduce los costes de alquiler, servicios y mantenimiento.
Además, las oficinas más pequeñas consumen menos energía en calefacción, refrigeración e iluminación, lo que contribuye a los objetivos de sostenibilidad. Los recursos ahorrados con la reducción pueden reasignarse a otras áreas de negocio, mejorando la experiencia de los empleados y fomentando la innovación.
5. Implantación de mobiliario flexible
Los muebles flexibles y los sistemas de mobiliario modular son esenciales para optimizar el espacio de su oficina.
Estos muebles versátiles pueden reconfigurarse al instante para adaptarse a distintos estilos de trabajo, desde tareas individuales hasta reuniones de grupo. La adaptabilidad del mobiliario flexible reduce la necesidad de sustituciones frecuentes, con el consiguiente ahorro de costes.
Además, aumenta la satisfacción de los empleados al permitirles personalizar su entorno de trabajo, fomentando la comodidad y la productividad. El mobiliario flexible le ayuda a fomentar una distribución ágil de la oficina, capaz de adaptarse rápidamente a circunstancias cambiantes. Esto garantiza que el espacio de oficina se adapte a las necesidades cambiantes de los empleados y a los objetivos empresariales.
Aprovechar el análisis de la ocupación para mejorar la eficiencia
El análisis de la ocupación consiste en recopilar y analizar datos sobre el uso del espacio de oficinas. Este enfoque basado en datos proporciona información valiosa que ayuda a las empresas a optimizar sus espacios de oficinas para aumentar la eficiencia y ahorrar costes. He aquí por qué es importante:
1. Información en tiempo real
Las herramientas de análisis de la ocupación, a menudo integradas con sensores y tecnología de edificios inteligentes, proporcionan datos en tiempo real sobre el uso del espacio de oficinas. Esta información permite realizar ajustes inmediatos, como optimizar los sistemas de calefacción y refrigeración en función del número de ocupantes.
2. Bienestar de los empleados
Entender cómo utilizan sus empleados los espacios de oficina puede ayudarle a diseñar entornos que mejoren el bienestar. Por ejemplo, si los datos muestran que los empleados utilizan con frecuencia las zonas de descanso para reuniones informales, puede invertir en asientos cómodos y espacios de reunión adecuados.
3. 3. Reducción de costos
Una de las ventajas más significativas del análisis de la ocupación es la reducción de costes. Con datos precisos sobre la utilización del espacio, puede tomar decisiones informadas sobre la reducción del espacio de oficinas o el subarriendo de zonas infrautilizadas. De este modo no sólo se ahorra en alquiler, sino que también se reducen los costes energéticos y de mantenimiento.
4. Sostenibilidad
La optimización del espacio de oficinas mediante el análisis de la ocupación está en consonancia con sus objetivos de sostenibilidad. La reducción del consumo de energía y de papel y una menor huella de carbono son algunos de los resultados ecológicos de este enfoque.
Empresas como JP Morgan Chase han demostrado las ventajas holísticas de aprovechar los sensores de ocupación para hacer un seguimiento de la utilidad del espacio de oficinas y optimizar el uso energético del edificio. Esta aplicación de doble uso reduce los costes operativos y contribuye a un lugar de trabajo más respetuoso con el medio ambiente.
5. 5. Productividad de los empleados
Saber cómo utilizan los empleados el espacio de oficina permite diseñar distribuciones que aumenten la productividad. Por ejemplo, si tu equipo necesita trabajar en silencio y concentrado, puedes asignarle una zona separada de las destinadas a tareas de colaboración.
6. Adaptabilidad
El análisis de la ocupación permite a las empresas adaptarse rápidamente a circunstancias cambiantes. A medida que evolucionan los patrones de trabajo o se forman nuevos equipos, puede ajustar la distribución de su oficina basándose en datos.
Herramientas modernas de análisis de la ocupación
Se han diseñado varias aplicaciones y herramientas específicamente para proporcionar información basada en datos sobre la optimización del espacio de oficinas. Estas herramientas se integran perfectamente en la infraestructura existente y ofrecen una interfaz de fácil uso para la supervisión y la toma de decisiones. Algunas de las funciones que suelen ofrecer son
1. Sensores de ocupación
Los sensores de ocupación son la columna vertebral de los sistemas de análisis de ocupación. Estos sensores se colocan estratégicamente por todo el espacio de la oficina y están equipados para detectar la presencia y el movimiento de las personas. Proporcionan datos en tiempo real sobre el uso del espacio de oficinas, incluido el número de empleados presentes, la duración de la ocupación y los patrones de movimiento. Estos datos constituyen la base de una toma de decisiones informada.
2. Análisis predictivo
Algunas herramientas de análisis de la ocupación incorporan análisis predictivos para prever futuras necesidades de espacio. A través de datos históricos y análisis de tendencias, estos sistemas pueden ofrecer información valiosa sobre cómo pueden evolucionar las necesidades de espacio de oficinas. Esta previsión permite a las empresas adaptar de forma proactiva la distribución de sus oficinas, garantizando que sigan estando optimizadas para las circunstancias cambiantes.
No es necesario ser un genio para entender los datos que producen, aunque tener un título de análisis de datos en línea no estaría de más. Solo tienes que ser bueno interpretando puntos de datos y tendencias para utilizar la información en tus procesos de toma de decisiones.
3. Integración de las encuestas a los empleados
Para complementar los datos de los sensores, muchas herramientas de análisis de la ocupación integran encuestas a los empleados. Estas encuestas permiten a los empleados dar su opinión sobre sus preferencias y necesidades de espacio de trabajo. Combinando las respuestas de las encuestas con los datos de los sensores, las empresas pueden ajustar la distribución de las oficinas a las expectativas de los empleados y mejorar así la satisfacción general.
4. Software de gestión del espacio
El software de gestión de espacios ayuda a las organizaciones a planificar, diseñar y optimizar estratégicamente sus espacios de oficina. Permite una asignación eficiente del espacio, la reserva de salas, la reserva de escritorios y la gestión general de la utilización del espacio. Además, este software suele integrarse con otros sistemas, como la gestión de instalaciones y la programación de recursos, para que las operaciones sean fluidas.
5. Integración con los sistemas del edificio
Muchas herramientas de análisis de la ocupación pueden integrarse con los sistemas del edificio, incluidos los de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) e iluminación. Esta integración permite realizar ajustes dinámicos en función de los datos de ocupación en tiempo real.
Por ejemplo, cuando una zona está desocupada, el sistema puede reducir automáticamente el consumo de energía ajustando la temperatura o apagando las luces, lo que contribuye a la eficiencia energética y al ahorro de costes.
Estas modernas herramientas y tecnologías forman colectivamente un sólido ecosistema para el análisis de la ocupación. Permiten a las organizaciones recopilar, analizar y actuar a partir de información basada en datos, lo que se traduce en una utilización más eficiente del espacio de oficinas, ahorro de costes, mejora de la experiencia de los empleados y esfuerzos de sostenibilidad.
La demanda de configuraciones de trabajo híbridas ha dado paso a una nueva era de optimización del espacio de oficinas. Las empresas están reevaluando su huella inmobili aria para ahorrar costes, mejorar el bienestar de los empleados y contribuir a los esfuerzos de sostenibilidad. Entre las diversas estrategias para optimizar el espacio de oficinas se encuentra el análisis de la ocupación.
El análisis de la ocupación proporciona información en tiempo real sobre la utilización del espacio de oficinas, lo que permite tomar decisiones informadas que conducen a un ahorro sustancial de costes, una mayor satisfacción de los empleados y un aumento de la eficiencia energética. Las modernas herramientas y aplicaciones diseñadas para este fin hacen que el proceso sea fluido y fácil de usar.
A medida que nos adentramos en el cambiante panorama laboral, el uso inteligente de los análisis de ocupación desempeñará un papel decisivo en la configuración del futuro de los espacios de oficina, en los que la eficiencia, la sostenibilidad y el bienestar de los empleados son las principales prioridades de las empresas.
La optimización del espacio de oficinas mediante el análisis de datos permite ahorrar energía, recursos y tiempo, además de crear entornos de trabajo que fomentan la productividad y la innovación.
