Tamaño del espacio de oficina: guía rápida para los lugares de trabajo modernos

¿Tienes previsto trasladarse a una nueva oficina o reducir la actual? Nuestra forma de trabajar ha cambiado drásticamente en los últimos años, al igual que la función de la oficina. Esto influye en el tamaño del espacio de oficina que realmente necesitas. Muchos edificios profesionales no están optimizados y no responden a las expectativas cambiantes de los trabajadores. El resultado son espacios abiertos medio ocupados, mesas individuales desiertas y salas de reuniones sin utilizar. Trabajar desde la oficina resulta menos atractivo que hacerlo virtualmente desde casa. Esto hace que las organizaciones malgasten dinero en alquiler y otros gastos mientras tienen un lugar de trabajo físico que no hace prosperar a tu personal.

Entonces, ¿cómo encontrar la cantidad real de metros cuadrados que necesitas para satisfacer las necesidades de tu personal sin comprometer tu presupuesto CRE (Corporate Real Estate)? Al igual que nuestra nueva forma de trabajar, la distribución de la oficina debe ser flexible y ágil. Este artículo le ofrece ideas útiles para determinar las necesidades de espacio de tu oficina y crear un entorno de trabajo centrado en las personas que haga prosperar a tus empleados.

¿Cómo se determina el tamaño ideal de una oficina? 

1. Conoce el espacio por persona que se necesita oficialmente en una oficina de tu país

Antes de empezar a calcular nada, debe consultar la normativa nacional relativa a los metros cuadrados mínimos por empleado. Este punto de referencia legal garantiza que tu espacio de oficinas cumpla las normas de seguridad, salud y ergonomía, protegiendo el bienestar de los empleados. Ignorar estos requisitos puede acarrear sanciones legales y comprometer las condiciones de trabajo. Por tanto, comprender y aplicar estos criterios es vital para determinar el tamaño necesario de su futura oficina, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de la normativa y se fomenta un entorno de trabajo productivo. Por ejemplo, en Alemania se necesitan al menos 8 metros cuadrados por empleado. En Francia, el tamaño legal de una oficina es de 6 metros cuadrados por trabajador. En Estados Unidos, cada miembro del equipo debe tener al menos 10 metros cuadrados.

2. Comprueba la satisfacción de tus empleados con respecto al espacio de oficina actual

Antes de calcular el tamaño de una nueva oficina, debe hablar con sus empleados y recabar sus opiniones sobre el espacio actual. Saber si la oficina actual les parece demasiado estrecha o excesivamente espaciosa puede orientar el dimensionamiento del futuro espacio de trabajo. Recoger las preferencias sobre las zonas de colaboración y los tipos de espacios de trabajo específicos también ayuda a asignar y diseñar las zonas de forma eficaz. De este modo, se garantiza que la nueva oficina se ajuste a las necesidades y deseos de los trabajadores para lograr una productividad y satisfacción óptimas. No hace falta mencionar que este paso es esencial para hacerlo bien. 

3. Considera tu modelo de trabajo y las funciones de los miembros de tu equipo

A la hora de determinar el tamaño de una futura oficina, también debes tener en cuenta tu modelo de trabajo. Trabajar cuatro días a la semana, en modo híbrido o con horario flexible puede marcar la diferencia en el tamaño que necesitas para tu oficina. Lo mismo ocurre con la naturaleza de las funciones de los empleados y sus tipos de contrato (jornada completa o media jornada, autónomos, etc.). Un modelo híbrido puede requerir menos espacio debido a la presencia rotativa en la oficina, mientras que las funciones que exigen colaboración podrían beneficiarse de más zonas comunes. Los horarios flexibles pueden aumentar la necesidad de una oficina "hot desk". Tener en cuenta todos estos factores le ayudará a diseñar un espacio que se adapte al flujo de trabajo y a la dinámica de personal propios de la empresa.

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4. Estudia los informes analíticos de tu lugar de trabajo

Para determinar el tamaño que necesita tu empresa, es fundamental analizar detenidamente su lugar de trabajo. Los datos sobre la ocupación actual de las oficinas y los patrones de uso constituyen una mina de oro de información, ya que ofrecen información procesable sobre la utilización del espacio. Si examina estos valiosos informes, podrá prever con precisión sus necesidades de espacio y asegurarse de que la nueva oficina no esté infrautilizada ni excesivamente congestionada. Además, el uso de estos análisis puede permitirle ahorrar costes, adaptar un entorno de oficina que refleje la demanda real y mejorar la eficiencia operativa.

5. Evalúa tus planes de ampliación

¿Cuántos empleados tiene hoy? ¿Cuántos cree que colaborarán dentro de un año? No cambiarás de oficina cada 6 meses, ¿verdad? A la hora de calcular el tamaño de su futuro espacio de oficinas, es crucial incluir planes de ampliación. Debe anticiparse a las trayectorias de crecimiento de la empresa para asegurarse de que sus instalaciones pueden albergar a un personal cada vez mayor, funciones y posibles nuevos departamentos. Disponer de espacio para futuras ampliaciones evita los trastornos y gastos que suponen los traslados frecuentes. La planificación proactiva del crecimiento no sólo demuestra previsión, sino que también contribuye a una evolución más fluida del entorno físico de la empresa a medida que se desarrolla.

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¿Cómo reducir el espacio de oficina sin comprometer el bienestar y la productividad de los empleados?

Diseña un entorno de trabajo con escritorios compartidos

¿Te has dado cuenta de que no necesitas un gran espacio de trabajo pero te preocupa que una oficina más pequeña no responda a las necesidades de tu personal? Implantar un sistema de escritorios compartidos le permite reducir eficazmente el espacio de oficina y sus costos asociados. Este enfoque aprovecha los acuerdos de trabajo flexibles, como los horarios híbridos o el horario flexible, para maximizar el uso de los escritorios disponibles. Disminuye significativamente tu huella inmobiliaria al disponer de escritorios compartidos en lugar de mantener todos los asientos asignados. Pero ésta no es la única ventaja. También fomenta tanto el ahorro económico como un entorno de trabajo dinámico y colaborativo que se adapta a los estilos de trabajo modernos.

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Diseñar espacios ágiles y multifuncionales

Como hemos comentado anteriormente, los espacios de trabajo modernos deben tener en cuenta un diseño de oficina flexible y ágil. Se adaptan a las nuevas formas de trabajar y a las necesidades cambiantes de sus empleados. Esta versatilidad es una gran oportunidad para crear espacios de trabajo multifuncionales. Estos entornos adaptables pueden servir para diversos propósitos a lo largo de la workday, desde estaciones de trabajo individuales hasta centros colaborativos o áreas de reunión. Al invertir en muebles flexibles y diseño inteligente, una sola área se puede transformar para adaptarse a las necesidades inmediatas. Esto le permite minimizar el espacio total requerido y fomentar un uso más eficiente, rentable y ágil del lugar de trabajo.

Procura no sobredimensionar tu oficina

Tén en cuenta que la experiencia y la satisfacción de los empleados deben seguir siendo tu principal prioridad. Por lo tanto, te recomendamos encarecidamente que no reduzcas el tamaño de tu oficina a toda costa, ya que esto puede tener un grave efecto bumerán en tus operaciones. Si reduces demasiado los metros cuadrados, es muy probable que la experiencia, satisfacción y productividad de sus empleados se vean afectadas. En última instancia, esto puede tener consecuencias en el rendimiento de tu personal, la retención del talento y, finalmente, el crecimiento de la empresa. Por otro lado, si tu oficina tiene el tamaño adecuado con una distribución que satisfaga a los miembros de tu equipo, esto no sólo les beneficiará a ellos, sino que también tendrá resultados positivos en aspectos clave de la empresa. Por ejemplo, puedes fomentar la colaboración en persona, la asistencia a la oficina, la productividad y la satisfacción general.

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¿Cómo influye el trabajo flexible en el espacio por persona que necesitas en tu oficina?

Los empleados ya no pasan todos los días de trabajo en la oficina

¿Tú también has adoptado modalidades de trabajo flexibles? Entonces te habrás dado cuenta de que tu oficina está medio vacía la mayor parte del tiempo. Con esta nueva flexibilidad laboral, las personas ya no llegan todas juntas a las 8 de la mañana y se van a las 6 de la tarde. Puede que los miembros de tu equipo sólo vengan una o dos veces por semana. También pueden venir todas las mañanas y trabajar desde casa por la tarde. Esto ha afectado drásticamente al uso de la oficina y debe tenerse en cuenta a la hora de ahorrar costes y crear un espacio de trabajo acorde con las expectativas de los empleados.  

El papel de la oficina ha cambiado para convertirse en un centro de colaboración

El trabajo flexible ha transformado la oficina, que ha pasado de ser un requisito diario a un espacio destinado a interacciones y colaboraciones específicas. Su papel se ha desplazado hacia la facilitación de actividades en equipo y el fomento de la cultura empresarial, en lugar de alojar a los empleados para el trabajo tradicional de oficina. Este cambio ha creado la necesidad de una distribución de las oficinas que favorezca el "hot-desking", los salones comunes y las salas de reuniones frente a las filas de mesas fijas, lo que a menudo reduce su uso. En consecuencia, disminuye la necesidad de grandes espacios de oficina. Esto obliga a las empresas a convertir las oficinas en entornos ágiles que se ajustan a la asistencia irregular, al tiempo que fomentan la interacción y la innovación entre los empleados que deciden trabajar in situ.

La oficina en casa es a veces más atractiva que la propia oficina 

El auge del trabajo a distancia ha puesto de manifiesto que la oficina en casa responde a veces a las necesidades de los empleados más que la propia oficina. Puede deberse a un mobiliario más ergonómico, a la posibilidad de evitar distracciones y concentrarse, a la oportunidad de salir unos minutos a tomar el aire, etc. Esto supone un reto para que los espacios de oficina tradicionales sigan siendo relevantes. Consciente de ello, hay que replantearse los entornos de oficina para ofrecer espacios de trabajo y recursos únicos que un entorno doméstico no puede proporcionar. Si se tienen en cuenta estos factores, se crea un espacio de oficina atractivo, que atrae a los empleados al garantizar que todos los estilos de trabajo y necesidades se tienen en cuenta. Esto no sólo hace que su lugar de trabajo sea más atractivo, sino que también aumenta la satisfacción, el compromiso y la productividad de los empleados.

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¿Por qué deskbird es un aliado clave para encontrar el tamaño de oficina adecuado y optimizarlo eficientemente?

El equipo de deskbird es experto en gestión de espacios de trabajo híbridos

Desde 2020, deskbird es líder europeo en gestión de puestos de trabajo híbridos. Ayudamos a las empresas a adoptar prácticas laborales modernas, como el trabajo flexible, y a mejorar la experiencia de los empleados in situ. Gracias a nuestra intuitiva plataforma, podrás optimizar hábilmente tu huella de carbono, lo que te permitirá adaptar la capacidad de la oficina a las fluctuaciones de la demanda in situ. Esto facilita un uso eficiente de tu espacio, garantizando que mantienes un lugar de trabajo vibrante y de escala adecuada que se adapta a las necesidades cambiantes de tu personal híbrida.

Nuestra función de análisis de oficinas te permite tomar decisiones basadas en datos para mejorar la distribución de tu oficina.

Saber qué espacio de oficina necesitas y cómo optimizarlo de forma eficiente no puede hacerse sin información relevante. La aplicación deskbird también ofrece información valiosa basada en datos gracias a su análisis de oficinas. Esto te permite tomar decisiones informadas sobre el tamaño y la distribución de tu lugar de trabajo. Puedes crear un entorno de trabajo próspero y centrado en los empleados analizando los patrones de uso del espacio e identificando las horas punta de ocupación. Esta función guía la reconfiguración de los espacios de trabajo para adaptarse mejor a las necesidades de tus equipos, agilizar las operaciones y mejorar la satisfacción de los empleados. Esto te ayuda a garantizar que la distribución de tu oficina evoluciona con los requisitos dinámicos de tu empresa.

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Nuestra calculadora de espacio para oficinas híbridas te permite reducir los gastos generales

Para ayudarte a saber cuánto espacio de oficina necesitas realmente, hemos creado la calculadora de oficinas híbridas. Esta herramienta gratuita está disponible en el sitio web deskbird y calcula con precisión el espacio de oficina que necesita. Proporciona recomendaciones de espacio personalizadas introduciendo el tamaño de su plantilla y sus prácticas operativas. Esto ayuda a identificar el tamaño real necesario para dar soporte a su plantilla híbrida, optimizar costes y garantizar un uso eficiente de sus inmuebles corporativos. Gracias a este instrumento, podrá realizar una asignación más inteligente de los recursos físicos y sacarles el máximo partido.

Nuestro software workspace booking garantiza que Tus empleados tengan acceso al espacio de trabajo que necesitan

A la hora de cambiar el tamaño y la distribución del espacio de su oficina, es primordial garantizar que todos los miembros de su equipo puedan disponer del espacio de trabajo que deseen cuando lo necesiten. La aplicación deskbird le ayuda a asegurarse de que esta expectativa clave de los empleados se cumpla en todo momento. Con nuestro sencillo sistema de reservas, los empleados pueden reservar mesas o salas de reuniones con antelación, en función de sus horarios. La aplicación se adapta a las distintas asistencias y preferencias personales (escritorio favorito, mesa junto a la ventana, sala de reuniones preferida, etc.). Al permitir que los miembros de su equipo reserven el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades, impulsará la productividad y maximizará la comodidad y eficiencia de los empleados en un entorno de oficina bien gestionado.

La aplicación deskbird te ayuda a optimizar y aprovechar al máximo el espacio de tu oficina.

Por último, la aplicación deskbird es un aliado fundamental para mejorar y optimizar el espacio de oficina, ya que ofrece una serie de funciones fáciles de usar que responden a las necesidades dinámicas de los espacios de trabajo. Desde eficientes sistemas de reserva de mesas y salas de reuniones hasta análisis para una planificación informada del espacio, deskbird agiliza la gestión de la oficina. Garantiza que el espacio de oficina se utilice en todo su potencial, fomentando un entorno adaptable y productivo que evoluciona a la par que los requisitos de trabajo híbridos de una empresa.

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Determinar el tamaño adecuado de una oficina implica tener muy en cuenta las necesidades actuales y el crecimiento futuro, los hábitos de los empleados, el modelo de trabajo y la naturaleza de las operaciones. Calcular los metros cuadrados ideales es más sencillo con herramientas como la función de análisis de oficinas dedeskbird y nuestra calculadora de oficinas híbridas, que comprende las complejidades de una personal moderno y flexible. Factores como el número de empleados, sus horarios, las tasas de utilización del espacio de trabajo y el espacio para servicios deben formar parte del cálculo. Sopesando estos aspectos, podrás averiguar cuánto espacio por persona necesitas en tu oficina y no sólo satisfacer las demandas actuales, sino también adaptarse a la evolución del mañana. ¿Estás preparado para dar un paso más en el espacio de tu oficina? Inicia una prueba gratuita de la aplicación deskbird y descubre todas nuestras funciones fáciles de usar y pensadas para empresas modernas e innovadoras.