Redefinir el espacio de oficina híbrido para aumentar la productividad de los empleados

Por el Dr. Gleb Tsipursky*.

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¿Cómo deben las organizaciones remodelar el espacio híbrido de oficina para maximizar la productividad? ¿Cómo será el nuevo espacio de trabajo -desde la oficina hasta el hogar- en el futuro? Sabemos que será diferente. Pero para sobrevivir y prosperar en el mundo post-COVID, es necesario adoptar las mejores prácticas en la vuelta a la oficina.

Nuestro futuro híbrido

Según las encuestas, entre dos tercios y tres cuartas partes de las empresas tienen previsto funcionar con un esquema principalmente híbrido después de la pandemia. La mayoría de las grandes empresas tienen previsto adoptar el modelo híbrido. Algunas grandes empresas han pasado a que todos sus empleados remotos trabajen desde casa permanentemente. La preferencia de los empleados es un factor crucial en el modelo híbrido. Según ocho importantes encuestas(1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8), entre un cuarto y un tercio de los empleados desean un horario a distancia completo de forma permanente y más de dos tercios un horario híbrido. Menos del 15% prefiere trabajar a tiempo completo en la oficina.

El deseo de un empleado de trabajar a distancia a tiempo completo debe correlacionarse con los requisitos de la tarea y la fiabilidad demostrada. Algunas funciones, como el personal de los centros de llamadas, se adaptan bien al trabajo a distancia, ya que no requieren una colaboración sistemática.

A continuación, esbozo las mejores prácticas para transformar los espacios de trabajo basándome en 14 proyectos de consultoría de líderes y organizaciones a los que he ayudado a guiar durante estas transiciones.

Utilización del espacio de trabajo

El uso principal de la oficina en el futuro no será el trabajo individual, como ocurría antes de la pandemia. En su lugar, la oficina servirá como espacio compartido para actividades de colaboración y creación de equipos para la mayoría de los empleados. Por supuesto, algunos empleados acabarán haciendo trabajo individual en la oficina, entre tareas colaborativas, pero la gran mayoría de las tareas serán colaborativas. Las tareas individuales se harán mayoritariamente en casa, donde son mucho más productivas.

Actualmente, las oficinas típicas tienen un 80% de su espacio dedicado a uso personal y un 20% a espacio compartido. Esto debe cambiar. Un modelo híbrido reducirá los costos inmobiliarios y de servicios y productos en la oficina cuando el personal acuda con menos frecuencia.

 Aunque es agradable verse más a menudo para ponerse al día, hay que tener en cuenta lo siguiente. Tras realizar una consulta, las empresas descubrieron que hacer que sus empleados acudan a la oficina tres días a la semana supone ahorrar en torno al 20-30% de sus gastos. Sin embargo, si los empleados vienen sólo una vez a la semana, pueden reducir alrededor del 60-70% de los gastos, lo que supone un acuerdo mucho mayor. ¿Por qué pagar más?

Remodela tu espacio de oficina

Empieza a ajustar el espacio de tu oficina planificando el uso previsto.

En primer lugar, pide a los jefes de equipo que clasifiquen sus días preferidos de la semana en una escala de 5 puntos. A continuación, utiliza personal encuestado y un algoritmo para asignar equipos en varios días con el fin de maximizar la satisfacción y evitar un exceso injustificable de empleados.

Determina por separado tus necesidades de espacio para eventos masivos como retiros trimestrales y formación presencial extensiva, alquilando otros espacios si es necesario.

A continuación, haz planes para reducir tu huella inmobiliaria en consecuencia. Considere la posibilidad de organizar parte de tu espacio de oficina en lugares de coworking para mitigar los riesgos de exceso o falta de espacio.

Después, querrá transformar la distribución del espacio de su oficina. En el modelo híbrido, el trabajo en la oficina se centrará mucho más en la colaboración directa con los miembros del equipo. Implica trabajar junto a otros miembros del equipo a los que puedes pedir aclaraciones rápidamente o a los que puedes ofrecer orientación. Actualiza tu tecnología de vídeo en espacios compartidos para facilitar las reuniones y atender a equipos interfuncionales.

La mayoría de los cubículos y despachos individuales tendrán que desaparecer. Manténgalos a cualquier nivel sólo para los jefes de equipo que necesiten espacios privados para conversaciones delicadas, así como para cualquier otra persona que necesite este tipo de zonas. Los empleados deben utilizar ordenadores portátiles, no de sobremesa, lo que permite sobre todo el hot-desking.

Mantener actualizadas las directrices de la OSHA sobre precauciones en caso de pandemia para reducir la responsabilidad.

Financiación para las Oficinas Centrales

El modelo hybrid-first destaca la oficina en casa como un acuerdo permanente para cada empresa. Debe preverse un presupuesto independiente para que los empleados dispongan de oficinas en casa bien equipadas y confortables, o con su afiliación a un espacio de coworking si es necesario.

Proporcionar a los empleados planes de hotspot aliviará los riesgos de cortes de Internet o ralentizaciones. Del mismo modo, podría animar a los empleados a tomar diversas medidas para mitigar los riesgos desde sus hogares. Parte de su responsabilidad consiste en incorporarlos a su planificación de la continuidad de la actividad y a sus estrategias de gestión de riesgos empresariales.

En total, un fondo inicial de 3.000 dólares para la transición a la oficina en casa, más un presupuesto anual de 2.000 dólares para mantenimiento, debería ser suficiente para la mayoría de los empleados. Añade al menos 500 dólares anuales para los padres de niños pequeños que trabajen para atender las necesidades de crianza relacionadas con el trabajo a distancia.

Conclusión

La remodelación de la organización del trabajo ayudará a los equipos a cambiar con éxito de lugar de trabajo tras la pandemia. Los empresarios deben tener en cuenta las preferencias de sus empleados dentro de los equipos híbridos. Las necesidades pertinentes también deben integrarse en todos los planes empresariales. Ergo, los líderes deben ver los datos de la investigación de forma objetiva y utilizar las percepciones sabiamente para construir un espacio de trabajo mutuamente satisfactorio.

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*El Dr. Gleb Tsipursky fue elogiado como "Susurrador de oficinas" y "Experto en híbridos" por The New York Times por ayudar a los líderes a utilizar el trabajo híbrido para mejorar la retención y la productividad al tiempo que se reducen los costes. Es Consejero Delegado de la consultora sobre el futuro del trabajo Disaster Avoidance Experts. Escribió el primer libro sobre cómo volver a la oficina y dirigir equipos híbridos tras la pandemia, su best-seller Retorno a la oficina y dirección de equipos híbridos y remotosasí como otros siete libros. Su liderazgo de pensamiento de vanguardia ha aparecido en más de 650 artículos en destacados medios como Harvard Business Review, Fortuney Forbes. Su experiencia proviene de más de 20 años de consultoría para empresas de Fortune 500, desde Aflac a Xerox, y más de 15 años en el mundo académico como científico del comportamiento en UNC-Chapel Hill y Ohio State. Orgulloso de ser ucraniano, el Dr. Gleb vive en Columbus, Ohio.

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