9 maneras de hacer más acogedora una oficina

El trabajo híbrido ha reconfigurado nuestra visión de cómo hacer más acogedora una oficina. Con un descenso del 30% en la asistencia in^situ1, el reto no es sólo conseguir que los empleados vuelvan , sino, lo que es más importante, hacer que quieran volver. Cuando el lugar de trabajo es acogedor, la productividad y la moral aumentan, convirtiéndolo en una mejor opción que el hogar. Es imprescindible porque los miembros de su equipo necesitan una buena razón para venir a trabajar en lugar de hacerlo desde casa.

Sin embargo, muchos espacios empresariales actuales no satisfacen estas demandas cambiantes. Están anticuados y no se adaptan a las necesidades de los trabajadores híbridos, lo que provoca insatisfacción e ineficacia entre sus equipos. Los CRE y los facility managers se enfrentan a verdaderos retos en relación con este tema, pero no tiene por qué ser así.

Por eso, vamos a compartir nueve formas eficaces de hacer atractiva la oficina y convertirla en un lugar que tus empleados adoren y 6 razones por las que este cambio es primordial. Lo cubriremos todo, desde una distribución optimizada hasta mobiliario ergonómico y tecnología moderna centrada en las personas. ¿Estás preparado para transformar tu espacio de oficina en algo divertido y emocionante? Veamos entonces estas nueve recomendaciones clave.

9 recomendaciones para que tu oficina sea más acogedora

1. Crear un espacio de oficina con varios tipos de puestos de trabajo

Un espacio de oficina que satisfaga las necesidades de tus empleados es clave para impulsar su productividad. Házla más atractiva incorporando una variedad de espacios de trabajo para distintas tareas y preferencias. Incluye escritorios de trabajo flexibles, escritorios asignados para los que prefieren puestos fijos y espacios abiertos que fomenten la colaboración y la comunicación espontáneas. Añade cubículos para el trabajo concentrado, salas de reuniones equipadas para el trabajo en equipo y las presentaciones a clientes, y acogedores salones de oficina para las reuniones informales o el trabajo relajado en solitario. 

Diseña cada zona teniendo en cuenta su uso específico, garantizando que tus empleados dispongan del entorno adecuado para lo que les depare su jornada laboral. Esta diversidad mejora la funcionalidad y convierte a tu empresa en un lugar de trabajo dinámico y atractivo.

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2. Diseñar un entorno de oficina que fomente las interacciones sociales y la colaboración

Diseñar una oficina que fomente las interacciones sociales y la colaboración aumenta significativamente la creatividad y la cohesión del equipo. Para conseguirlo, piensa en crear espacios abiertos de fácil acceso, inclusivos y acogedores para todos. Equipa estas zonas con asientos flexibles y mobiliario móvil para acomodar grupos de distintos tamaños y tipos de reuniones.

También puedes incluir espacios relajados, como zonas de descanso y grandes mesas compartidas para almorzar, donde los empleados puedan reunirse informalmente. Estos lugares fomentan las charlas informales y las sesiones de intercambio de ideas, lo que a menudo conduce a la innovación y a un mayor sentido de comunidad en el trabajo. Al integrar estos elementos en el diseño de su instalación, creará un entorno que favorezca el trabajo colaborativo y refuerce las relaciones entre los miembros del equipo.

3. Invierte en mobiliario ergonómico

Invertir en mobiliario ergonómico es esencial para crear un espacio de trabajo saludable y productivo. Las sillas, escritorios y accesorios ergonómicos favorecen la postura natural del cuerpo, reduciendo la tensión en la espalda, el cuello y las muñecas. Esto reduce la fatiga y las lesiones laborales. Al proporcionar sillas y mesas ajustables, permite a sus empleados personalizar sus puestos de trabajo para adaptarlos a sus necesidades individuales, mejorando la comodidad y la eficacia a lo largo del día. 

Este tipo de atención al bienestar de los empleados levanta la moral y aumenta la productividad al mantener a todos cómodos y concentrados. Al dar prioridad al mobiliario ergonómico, está invirtiendo en la salud de tu equipo, mostrando tu compromiso con la satisfacción general de su trabajo y haciendo que trabajar desde la oficina sea más agradable que trabajar desde casa.

4. Juega con los colores y el diseño biofílico de oficinas

La incorporación del diseño biofílico, que implica añadir componentes naturales como plantas, exposición a la luz natural y uso de materiales como la madera o la piedra, no sólo potencia tu oficina, sino que también mejora la calidad del aire y la salud mental. Integrar colores y elementos naturales repercute significativamente en el bienestar y la productividad de tu personal. 

Aplicar colores estratégicamente mejora el estado de ánimo y la energía de los miembros de su equipo. Por ejemplo, los tonos azules fomentan la calma y la concentración, mientras que los verdes crean una zona de descanso que reduce la fatiga visual. Este enfoque reduce los niveles de estrés y aumenta la satisfacción de los empleados, convirtiendo su espacio de trabajo en un lugar más saludable y acogedor.

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5. Considera la posibilidad de aplicar una política sobre animales de compañía en el lugar de trabajo

Considerar una política de mascotas en el lugar de trabajo podría ser una forma innovadora y eficaz de mejorar el ambiente de su oficina, especialmente en un entorno de trabajo híbrido. Permitir mascotas en el lugar de trabajo reduce el estrés, aumenta la satisfacción laboral y fomenta las interacciones entre empleados que normalmente no se relacionarían. Esta política beneficia a tu personal flexible haciendo que los días de trabajo sean más atractivos y agradables, ya que pueden traer a sus amigos de cuatro patas. Esto fomenta innegablemente una mayor asistencia y colaboración en persona. 

La presencia de mascotas puede hacer que el lugar de trabajo resulte más hogareño y acogedor. Esto es especialmente útil cuando se intenta equilibrar la comodidad del hogar con el entorno profesional del lugar de trabajo. Antes de aplicar una política de este tipo, asegúrese de establecer directrices claras para abordar cualquier problema relacionado con alergias o fobias, a fin de mantener la comodidad de todos los empleados.

6. Organiza eventos de oficina y actividades de unión de equipos.

Organizar actos en la oficina y actividades para unir al equipo es una forma fantástica de crear una comunidad más fuerte en el lugar de trabajo. Los actos sociales periódicos y los ejercicios de creación de equipos tienden puentes entre los días de trabajo a distancia y los días de trabajo presencial, fomentando la unidad y la colaboración entre todos los empleados. Ya sea a través de talleres creativos, actividades al aire libre o reuniones informales, estos eventos motivan a la gente a venir a la oficina y mejoran las relaciones que podrían no desarrollarse tan naturalmente cuando los equipos están físicamente separados. 

La puesta en práctica de este tipo de actividades levanta la moral y mejora el trabajo en equipo, haciendo que su lugar de trabajo sea más dinámico y atractivo. Además, este enfoque es crucial para mantener una cultura empresarial cohesionada en un entorno híbrido, donde los empleados podrían sentirse desconectados.

7. Mantén tu entorno de trabajo limpio y ordenado

Mantener un espacio de trabajo limpio y desordenado es crucial para fomentar una experiencia de oficina agradable. Un espacio ordenado mejora la concentración y la eficiencia y contribuye a crear un ambiente más saludable al reducir el polvo y los alérgenos. La limpieza y el orden periódicos ayudan a garantizar que tus empleados dispongan de una zona de trabajo agradable y funcional, tanto si acuden todos los días como si lo hacen sólo unas pocas veces a la semana. 

Esta práctica es pertinente en los espacios compartidos y en las oficinas de "hot-desking", habituales en los modelos híbridos, donde la limpieza afecta directamente a la experiencia diaria de varios empleados. Animar a todos a mantener sus zonas ordenadas y proporcionar soluciones de almacenamiento adecuadas marcan una diferencia significativa a la hora de mantener un entorno ordenado.

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8. Facilitar el acceso a la oficina eliminando los conflictos de horarios.

Es esencial que tu oficina sea fácilmente accesible y no tenga conflictos de horarios. Implementando un sistema de reserva de espacio de trabajo como deskbird, los usuarios pueden reservar sus escritorios o salas de reuniones con antelación. Así se minimiza la frustración de no encontrar un lugar de trabajo disponible a la llegada. Contar con este tipo de comodidad anima a los empleados a venir a trabajar más a menudo, ya que les resulta más fácil alternar entre el trabajo desde casa y el trabajo in situ.

Estas prácticas mejoran el funcionamiento diario y favorecen una cultura de trabajo flexible al adaptar el espacio físico de trabajo a las necesidades dinámicas de tu equipo. Este enfoque es clave para mantener la armonía y la eficiencia en un entorno híbrido.

9. Utilizar la tecnología en el lugar de trabajo para aprovechar tu oficina física

Aprovechar eficazmente la tecnología en el lugar de trabajo es esencial para mejorar tu lugar de trabajo físico. Utilizando herramientas como deskbird, te aseguras de que los miembros de tu equipo puedan reservar espacios de trabajo y plazas de aparcamiento con antelación. Esto reduce las molestias diarias y el tiempo perdido. 

Además, puedes utilizar tecnologías avanzadas como la realidad virtual (RV) para ofrecer experiencias inmersivas y colaborativas que son difíciles de duplicar en casa, motivando a los empleados a volver al trabajo. Este tipo de recursos agilizan las operaciones y mejoran la experiencia general en el lugar de trabajo, lo que permite al personal centrarse más en su trabajo y menos en las frustraciones logísticas. 

La implantación de estos sistemas también contribuye a una mejor utilización y planificación del espacio, garantizando un uso óptimo de los recursos. Al adoptar tecnologías modernas para el lugar de trabajo, se mejora la funcionalidad y se apuesta por un entorno de trabajo fluido, eficiente y moderno.

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6 razones por las que hacer tu oficina más atractiva y acogedora es imprescindible

1. La cantidad de espacio de oficinas sin utilizar nunca ha sido tan alta

Debido a la pandemia, el uso del espacio in situ ha cambiado significativamente a medida que aumentan los modelos de trabajo híbridos. Los expertos prevén que la demanda de espacio de oficinas en algunas grandes ciudades será un 20% menor en ²⁰³⁰¹. Esto se debe a que los modelos de trabajo híbridos, en los que los empleados dividen su tiempo entre el hogar y el trabajo, siguen siendo populares. COVID-19 también ha acelerado la tendencia de la gente a mudarse fuera de los centros urbanos. Esto ha provocado una disminución de la densidad de población, lo que afecta aún más a la demanda de espacios de trabajo.

Hay dos estrategias dominantes a considerar: reducir y rediseñar los espacios o transformarlos en lugares más acogedores y atractivos para atraer de nuevo a los empleados. Debido a esta dinámica, las empresas deben replantearse cómo utilizan y diseñan los espacios de oficina. A medida que cambian las tendencias y preferencias, hay que mantenerse al día.

2. Los empleados quieren interactuar en persona, pero prefieren la comodidad de su hogar.

A muchos empleados les gusta trabajar desde casa por su flexibilidad y comodidad, pero siguen valorando la interacción en persona que consiguen in situ. Tu objetivo debe ser hacer que su lugar de trabajo sea tan satisfactorio y acogedor como un hogar, para que los días de oficina se conviertan en su opción preferida. De este modo, crearás más oportunidades de colaboración y comunicación en persona, lo que impulsará la productividad y el trabajo en equipo. 

Es posible cambiar la tendencia creando un ambiente hogareño en la oficina, animando a los empleados a trabajar allí en lugar de en casa. Empieza con muebles cómodos, iluminación cálida y toques personales, como plantas u obras de arte, para que tu oficina parezca más hogareña. Una cocina bien equipada, una zona de descanso acogedora y espacios de trabajo flexibles también pueden ayudar a fomentar una sensación de familiaridad. Cuando la oficina resulta acogedora y cómoda, es más probable que la gente acuda en lugar de trabajar desde casa.

3. Los trabajadores tienden a ser más productivos en casa que in situ

Muchos de tus empleados pueden descubrir que son más productivos trabajando desde casa. De hecho, el 60,4% de los trabajadores afirman que aumentan su productividad debido a las menores distracciones que suelen encontrarse en los entornos de oficina. Esta importante estadística subraya la necesidad de que el diseño de su lugar de trabajo evolucione. Es esencial crear un espacio de trabajo que refleje la tranquilidad y funcionalidad del hogar. Mejorar tu oficina para facilitar el trabajo concentrado y minimizar las interrupciones convierte tu oficina en un lugar más atractivo para trabajar. 

Con este cambio, no sólo satisface las necesidades de productividad de tus empleados, sino que también mejora su satisfacción laboral general. Por este motivo, es importante reevaluar y optimizar la distribución de tu espacio de trabajo.

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4. Muchos edificios de oficinas ya no se adaptan a las nuevas formas de trabajar

Los modernos modelos de trabajo híbridos requieren espacios de oficina versátiles y adaptables. Como CRE o facility manager, debe transformar sus espacios para responder a las nuevas necesidades de su equipo. A la gente le gusta el trabajo remoto sobre todo porque hay menos distracciones, y le encanta el trabajo in situ porque es colaborativo y pueden interactuar con sus compañeros. Intente crear zonas tranquilas y áreas de reunión de equipo para alternar entre ellas. 

El mobiliario flexible y las mamparas móviles facilitan la reconfiguración de los espacios de trabajo para adaptarlos a diferentes tareas y estilos de trabajo. Con este nivel de adaptabilidad, los trabajadores modernos pueden colaborar durante las reuniones y concentrarse en zonas tranquilas, lo que aumenta la productividad y la satisfacción. Esto beneficia tanto a sus empresas como a sus empleados.

5. El papel y el uso de la oficina han cambiado

Las oficinas se utilizan menos que antes para tareas solitarias. Se han convertido en lugares donde los equipos acuden a colaborar y donde se producen interacciones sociales. Debido a este cambio, los lugares de trabajo deben rediseñarse para apoyar mejor estas funciones. Los mejores diseños actuales integran espacios de trabajo flexibles que permiten tanto reuniones planificadas como interacciones espontáneas, creando un entorno de trabajo vibrante y comunitario. 

Las oficinas de trabajo que fomentan la creatividad y el trabajo en equipo tienen muchos beneficios, entre ellos un tejido social más fuerte. Esto hace que el proceso sea más agradable y productivo para todos los implicados.

6. La oficina física es esencial para mantener la conexión en el lugar de trabajo

Mantener las conexiones entre compañeros y reforzar un sentimiento de identidad y pertenencia en el lugar de trabajo es crucial. Aunque el trabajo a distancia se ha convertido en algo habitual, la oficina sigue proporcionando un espacio para interacciones directas y significativas y refuerza las relaciones profesionales. No sólo sociales, estas conexiones fomentan una cultura de colaboración, impulsan el compromiso de los empleados y fomentan un compromiso colectivo con la empresa.

Una oficina física facilita las interacciones sociales y profesionales que mantienen a tu equipo productivo y comprometido. Un entorno acogedor con espacios de trabajo flexibles, espacios de colaboración y distribuciones versátiles facilita la conexión entre las personas. Los empleados se comunican con mayor eficacia y comparten ideas libremente sin barreras rígidas, fomentando una cultura orientada al trabajo en equipo.

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Transformar tu empresa para que sea más acogedora responde directamente a las necesidades de los equipos modernos. Esto significa ofrecer una variedad de espacios de trabajo, incorporar elementos naturales y ergonómicos, invertir en tecnología que simplifique las operaciones diarias y adoptar políticas que hagan aún más atractiva la oficina, como permitir mascotas. Estos cambios hacen más atractivo tu lugar de trabajo al tiempo que demuestran su compromiso con la satisfacción y el confort de tus trabajadores.

Si aprendes a hacer más acogedora una oficina, transformarás la dinámica de tu empresa y aumentarás la productividad general. 

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¹Espacios vacíos y lugares híbridos: El impacto duradero de la pandemia en el sector inmobiliarioMcKinsey.