Cubículos vs. oficina abierta: ¿por qué elegir sólo una opción?
15 de abril de 2024
27 de septiembre de 2024
En 2024, el trabajo híbrido (entre la oficina y el hogar) se habrá convertido en la norma para el 39% de los trabajadores1. Esto plantea una pregunta: ¿Cuál es hoy la mejor distribución de oficina para esta nueva forma de trabajar? El debate "cubículos vs. oficina abierta" ha cobrado más relevancia que nunca. Los cubículos, conocidos por su privacidad, favorecen la concentración. La oficina abierta, en cambio, inspira la creatividad y fomenta la colaboración. Aun así, no es una elección fácil. La naturaleza del trabajo, los rasgos de la personalidad individual e incluso los distintos momentos de la jornada laboral influyen a la hora de determinar la disposición óptima del lugar de trabajo.
En este artículo analizamos los efectos de los espacios de trabajo cerrados y las configuraciones de espacios abiertos. Analizaremos los puntos fuertes y débiles de cada una, buscando formas de aumentar la productividad, la satisfacción de los empleados y el sentido de comunidad en un entorno cambiante. ¿Estás preparado para descubrir qué configuración se adapta mejor a los ritmos y objetivos de tu equipo?
¿Qué diferencia hay entre un espacio de trabajo con cubículos y una oficina abierta?
En un espacio de trabajo con cubículos, cada empleado dispone de un espacio personal rodeado de tabiques, que ofrece intimidad y reduce al mínimo las distracciones por ruidos externos. Esta configuración es como una minioficina para trabajar en solitario, donde es más fácil concentrarse en tareas individuales. Los cubículos suelen contener escritorios, estanterías y zonas de almacenamiento para uso privado.
Un diseño de oficina abierta elimina estos tabiques, creando un entorno de trabajo compartido sin barreras físicas entre los trabajadores. Los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar fácilmente. Pero esta apertura también introduce más ruido de fondo y distracciones visuales, que pueden perturbar su concentración.
Elegir entre cubículos u oficinas abiertas depende del tipo de trabajo que realicen los miembros de tu equipo. Los cubículos son una opción excelente para tareas que requieren una concentración intensa, mientras que los espacios de trabajo con planos abiertos son perfectamente adecuados para proyectos que exigen una comunicación rápida y continua entre compañeros.
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¿Cuáles son los pros y los contras de los cubículos?
Los pros de los cubículos
Privacidad para cada empleado
Los cubículos ofrecen una excelente confidencialidad, ya que permiten hacer llamadas privadas o concentrarse en el trabajo sin preocuparse de que alguien los oiga. Tener una sensación de privacidad puede aumentar la productividad porque reduce el estrés externo.
Personalización
Los empleados pueden decorar sus cubículos con fotos, plantas y objetos personales para que el lugar resulte menos estéril y más acogedor. Pero no se trata solo de estética, sino de mejorar el bienestar y la satisfacción laboral para que a la gente le guste venir a trabajar.
Reducción del ruido
En una oficina, los cubículos actúan como barreras físicas, silenciando el ruido de las impresoras, las conversaciones en voz alta y el tráfico peatonal. Al reducir los sonidos de fondo, los trabajadores pueden centrarse en las tareas que requieren concentración y mantener un entorno tranquilo y concentrado.
Espacio personal definido
Los límites ayudan a los empleados a reducir las distracciones. Sin interrupciones constantes, las personas pueden priorizar su trabajo, lo que se traduce en menos interrupciones y una gestión más organizada de las tareas.
Los contras de los cubículos
Aislamiento del equipo
Aunque los cubículos proporcionan intimidad, las barreras físicas también dificultan la comunicación espontánea y la colaboración rápida, que son cruciales para el trabajo en equipo, la resolución de problemas, etcétera. Puede afectar a la cooperación entre compañeros de trabajo y exigir más esfuerzos para impulsar el espíritu de equipo.
Espacio limitado
Los cubículos son compactos, por lo que no ofrecen tanto espacio de movimiento y almacenamiento como una oficina más grande. El confinamiento puede hacer que los empleados se sientan encajonados. Además, en una configuración de trabajo híbrida, la gente tiende a acudir a la oficina para relacionarse socialmente y trabajar en proyectos de grupo. Esto significa que es posible que no quieran sentarse solos en un cubículo.
Estéticamente desagradable
Una distribución uniforme de los cubículos puede dar lugar a un paisaje visual monótono. La oficina puede parecer impersonal y poco estimulante tanto para los empleados como para los visitantes, ya que esta uniformidad no refleja la naturaleza dinámica del trabajo que se realiza.
Falta de adaptabilidad
Los cubículos dificultan la adaptación a los cambios de tamaño de los equipos. La incorporación de nuevos empleados puede dar lugar a ineficiencias y espacios de trabajo que no se ajustan a las necesidades de la empresa. Además, sabemos el impacto que la distribución de la oficina puede tener en la productividad.
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¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de una oficina abierta?
Las ventajas de trabajar en una oficina abierta
Fomenta la colaboración
Las oficinas abiertas facilitan que sus empleados colaboren y compartan ideas. Esto da lugar a soluciones innovadoras y a un trabajo en equipo más sólido, lo que aumenta la productividad y la creatividad los días que se desplazan al lugar de trabajo. Al agilizar la comunicación, pueden producirse intercambios rápidos y esfuerzos colectivos, necesarios para un desarrollo ágil de los proyectos.
Entorno de trabajo flexible
Esta disposición favorece el uso dinámico del espacio al ofrecer escritorios compartidos y zonas comunes. Los equipos híbridos eligen sus puestos de trabajo en función de sus necesidades, fomentando un lugar de trabajo flexible y adaptable. La autonomía y la variedad satisfacen los requisitos de una plantilla híbrida, lo que redunda en una mayor experiencia y productividad de los empleados.
Promueve una cultura empresarial unificada
Las oficinas abiertas fomentan la igualdad y la apertura al eliminar las barreras físicas. Todo el mundo, independientemente de su posición, puede interactuar, ayudarse y compartir sus conocimientos. Esto también permite romper las estructuras jerárquicas y hace que el trabajo sea más divertido y atractivo.
Rentable
Diseñar un espacio abierto puede ayudarle a reducir los gastos de oficina, como alquiler, electricidad, mobiliario, etc. Con esta configuración, puedes alojar a más empleados en menos metros cuadrados, lo que es estupendo si quieres reducir gastos.
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Los inconvenientes de una oficina abierta
Ruido y distracciones
Las distracciones y el ruido son los principales inconvenientes de las oficinas abiertas. Sin paredes que bloqueen el sonido, las llamadas telefónicas y las conversaciones pueden distraer a sus empleados de su trabajo. Los constantes sonidos de fondo pueden reducir la productividad y aumentar el estrés del equipo.
Falta de intimidad
Debido a la disposición abierta, los trabajadores no tienen mucha intimidad, lo que dificulta la concentración o la discreción. Algunas personas pueden sentirse expuestas o incómodas al ser tan visibles en el espacio de trabajo, lo que podría afectar a su rendimiento.
Propagación de enfermedades
Es más probable que los gérmenes se propaguen en oficinas abiertas, lo que plantea problemas de salud y bienestar. Un empleado enfermo puede afectar inadvertidamente a muchos otros, con el consiguiente aumento de las tasas de absentismo. Los protocolos de higiene son aún más vitales para mantener sana a la plantilla.
Una talla no sirve para todos
No cabe duda de que las oficinas abiertas favorecen la colaboración, pero no son para todo el mundo. Pueden abrumar a los trabajadores introvertidos o neurodivergentes que necesitan tranquilidad para concentrarse. ¿Cuál es la solución? Equilibrar distintos tipos de espacios para satisfacer las necesidades de todos.
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¿Cómo ofrecer la mejor distribución de oficina para que tu equipo híbrido prospere?
Conoce las expectativas de tus empleados sobre el espacio de oficina
Para diseñar la mejor distribución de oficina para tu equipo híbrido, empieza por preguntar a tus empleados qué es lo que desean. No puedes esperar que todos quieran lo mismo de su lugar de trabajo. Las necesidades de tu equipo variarán en función de sus funciones, trabajos y personalidades. Alguien que ocupe un puesto creativo puede prosperar en un espacio abierto que fomente la colaboración, mientras que un desarrollador puede preferir una zona tranquila para codificar sin interrupciones.
Los grupos de discusión, las encuestas o las reuniones individuales pueden revelar lo que tu personal necesita para ser productivo. De este modo, cada persona puede expresar sus preferencias, compartir sus puntos de vista y contribuir al proceso de toma de decisiones. Si conoces los diversos estilos de trabajo de tu equipo, podrás diseñar un espacio de oficina flexible e integrador que haga que las personas se sientan valoradas y les ayude a prosperar.
Estar al tanto de los cambios que se producen en el mundo laboral
Presta atención a cómo cambia la vida laboral porque puede afectar profundamente al espacio de la oficina y a las necesidades de tus empleados. Hay estudios que demuestran hasta qué punto el diseño de una oficina influye en la productividad. Resulta que puedes crear o destruir el ambiente de trabajo.
De nuevo, habla con tu equipo antes de reorganizar escritorios, derribar paredes o incluso cambiar de sitio la máquina de café, porque ellos saben lo que necesitan. Quizá quieran una zona más tranquila o un lugar de reunión más grande y mejor. Si la distribución de tu oficina refleja lo que quieren tus empleados, todo irá sobre ruedas.
Centrarse en crear un diseño de oficina flexible, diverso y ágil
Seamos realistas: no todo el mundo trabaja igual, ¿verdad? Lo mejor que puedes hacer por tu equipo (y por tu empresa) es crear una oficina que ofrezca un poco de todo. A algunas personas les gusta tener su propio cubículo, donde pueden concentrarse y trabajar sin distracciones. Otros, en cambio, prefieren espacios abiertos y ventilados donde las ideas fluyan libremente y reboten. Por eso, mezclar y combinar la distribución de tu lugar de trabajo puede marcar una gran diferencia.
El trato es el siguiente: deja que tus empleados elijan su lugar de trabajo ideal. Si alguien necesita hoy la comodidad de un cubículo, puede reservarlo. La próxima vez, si se sienten más sociables, cambiarán a un lugar abierto y colaborativo. Su oficina no será sólo un lugar al que la gente tenga que ir; será donde quieran estar porque se adapta a ellos. Haz que tu espacio de trabajo sea tan dinámico y versátil como tu equipo para que todos trabajen al máximo.
Toma decisiones basadas en datos y ajusta la distribución de tu espacio de trabajo de forma eficaz e inteligente
Los análisis de la oficina te ayudan a tomar decisiones informadas sobre el espacio de trabajo. Observando cómo se utilizan las distintas áreas, puedes identificar lo que funciona y lo que no. Por ejemplo, si los datos muestran que una sala de conferencias rara vez se ocupa para este fin, podrías convertirla en un pequeño espacio abierto que satisfaga las necesidades de tu equipo. Del mismo modo, si hay una gran demanda de zonas tranquilas, puede que sea el momento de ampliar esos espacios.
Este enfoque le permite diseñar la mejor distribución de la oficina en función de su uso real. Así, tu espacio puede cambiar con el tiempo y satisfacer tus necesidades actuales. Pón los hechos en práctica y crea un espacio de trabajo que favorezca la productividad y el bienestar de tu equipo. Se acabaron las suposiciones.
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Prueba la nueva distribución de tu oficina
Llegados a este punto, habrás recopilado un montón de información: opiniones de los empleados, cómo utiliza cada uno el espacio, qué tendencias hay en el diseño de oficinas, etc. Esto le proporciona una base sólida para realizar cambios inteligentes en su espacio de trabajo. Incluso con todos estos datos, es probable que no consigas la configuración perfecta de inmediato, y no pasa nada.
Pero, ¿cómo se puede mejorar? Probando. Prueba un nuevo diseño y mira cómo funciona. Observa y escucha a tu equipo y fíjate en cómo afecta a su trabajo. Cuando algo no sea eficaz, ajústalo. Utilizar el método de ensayo y error no significa dar tumbos en la oscuridad. Piensa en ello como una estrategia deliberada para mejorar la productividad de su plantilla mediante el diseño de la oficina.
Utilizar la tecnología para mejorar la experiencia en la oficina
La proximidad desempeña un papel crucial en las interacciones entre empleados. Aunque se supone que los espacios abiertos y las herramientas de comunicación en línea fomentan la colaboración, en realidad pueden dificultar una interacción significativa. Todo depende de cómo se relacione la gente, en lo que pueden influir la distribución de la oficina y la tecnología.
Las aplicaciones de reserva de escritorios, por ejemplo, lo están cambiando todo. Permiten a los empleados reservar fácilmente un espacio de trabajo en función de la ubicación de sus compañeros. deskbird proporciona a tu equipo un plano interactivo y un planificador semanal. De este modo, pueden programar sus semanas y elegir mesas cerca de sus compañeros. Esto cambia las reglas del juego para los equipos híbridos que buscan potenciar las interacciones y fomentar el trabajo en equipo.
La configuración de tu espacio de trabajo, ya sean cubículos u oficinas abiertas, afecta a la experiencia y productividad de tu equipo in situ. Hemos analizado los pros y los contras de cada disposición, desde la concentración y privacidad de los cubículos hasta la colaboración y flexibilidad de las oficinas abiertas. Recuerda que no tienes por qué elegir sólo una. La mejor distribución de oficinas es diversa, ágil y flexible. Además, la incorporación de tecnología, como las soluciones de reserva de escritorios, puede mejorar aún más el ecosistema de su oficina al ofrecer a los empleados los recursos que necesitan y el entorno que desean. Todo lo que tiene que hacer es diseñar un espacio de oficina que satisfaga las necesidades actuales y que sea flexible para el futuro. Con estas ideas, es hora de dejar atrás el debate "cubículos frente a oficina abierta" y construir la distribución de oficina ideal para tu equipo. Una vez que esté todo listo, deskbird le ayudará a gestionar eficazmente su próspero lugar de trabajo híbrido. Solicite una demostración gratuita para descubrir nuestra sencilla aplicación de reserva de escritorios y sus principales funciones.
