Hot desk office: aprende a sacar el máximo partido de un entorno compartido

Despídete del escritorio personal repleto de recuerdos; es hora de adoptar una oficina de escritorio caliente. Como CRE o facility manager, usted es fundamental para transformar las oficinas en entornos más dinámicos y eficientes. El hot desk es su oportunidad de crear un lugar que no sólo maximice la eficiencia y la flexibilidad, sino que también eleve la moral y la productividad de los empleados. Si utiliza el espacio de forma inteligente y tiene en cuenta el entorno, estará preparando el terreno para el éxito.

A medida que aumenta la tendencia al trabajo a distancia, las oficinas con escritorios compartidos se convierten en una opción cada vez más atractiva. Esto ofrece a tu equipo la libertad de elegir su espacio de trabajo en función de sus necesidades diarias. Este enfoque promueve un lugar de trabajo vibrante y conectado, preparado para adaptarse a los retos del trabajo moderno. ¿Quieres dar el paso? Exploremos cómo puedes hacer que tu oficina sea flexible e innovadora con el "hot desking".

¿Qué es una oficina hot desk ?

El significado de una oficina hot desk

¿Qué es una oficina "hot desk"? Básicamente, los hot desks son lugares de trabajo flexibles en los que los empleados comparten un escritorio o puesto de trabajo en un espacio común. Es lo contrario de un escritorio fijo en un lugar de trabajo tradicional. En el flex-desking o hot seating, la gente reserva un escritorio o una mesa compartida por el día o incluso por unas horas.

Los pupitres calientes sustituyen los asientos asignados por un sistema por orden de llegada que permite elegir el pupitre cuando se desee. Este planteamiento permite un uso eficiente del espacio de trabajo y se adapta diariamente a las necesidades y preferencias del personal. Hace que la oficina del futuro sea más dinámica y adaptable a las necesidades cambiantes del equipo.

Diferencia entre hot desking y hotelling

Tanto el hot desk como el hotelling están diseñados para maximizar la eficiencia del espacio de oficina, pero responden a necesidades diferentes. Los hot desks fomentan la espontaneidad y la posibilidad de elegir cada día, porque no es necesario reservar. Al igual que el hot desking, el hoteling se refiere a la reserva de un escritorio por un periodo de tiempo más largo, como una semana o más. Esto es lo que puedes hacer con la función de espacios asignados de deskbird.

Debes comprender estas diferencias para decidir qué modelo funciona mejor para tu organización. Ambas estrategias pueden mejorar la eficiencia del espacio, pero debes elegir una que se adapte al estilo de trabajo de tu equipo y a las exigencias de tu empresa.

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¿Cuáles son las ventajas de diseñar una oficina "hot desk"?

Ventajas del hot desk para las empresas

Optimizar el espacio de oficina

Los escritorios dinámicos abordan el problema habitual del espacio de oficina no utilizado. Con los escritorios por orden de llegada, tu oficina se adapta a las necesidades de tu equipo cada día, garantizando que aproveches al máximo tu espacio. De este modo, aprovechará eficazmente cada metro cuadrado de tus salas, reduciendo las zonas muertas y dando más vida a tu lugar de trabajo. Esto significa gestionar un espacio dinámico y eficiente que se adapte a diferentes tareas y estilos de colaboración sin desperdiciar espacio. También puede ayudar a minimizar el desorden y hacer que su lugar de trabajo sea más agradable estéticamente.

Reducción de costes

La transición a una oficina "hot desk" puede ahorrarte mucho dinero. Al ocupar menos espacio por empleado, puedes reducir su tamaño a unas instalaciones más pequeñas o aprovechar mejor el espacio existente sin añadir metros cuadrados. Gracias a esta flexibilidad, se reducen los costes de alquiler, energía y mantenimiento. 

Tener menos muebles y equipos también le ahorra algunos gastos. Significa que puede gastar su presupuesto de forma más estratégica, invirtiendo en cosas que mejoren el bienestar de su personal o impulsen el crecimiento del negocio. Por ejemplo, invirtiendo en tecnología o en mobiliario más ergonómico para reducir el esfuerzo físico de los empleados.

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Crear un diseño de oficina ágil que impulse la productividad

El concepto de "hot desking" fomenta una distribución más flexible de la oficina, lo que es una forma estupenda de aumentar la productividad. Los empleados tienen libertad para moverse y trabajar juntos abiertamente, lo que les permite acabar con los compartimentos estancos y fomentar un entorno de trabajo dinámico.  

Como gestor de instalaciones o de CRE, su trabajo consiste en diseñar espacios de trabajo que favorezcan tanto el trabajo en solitario como el colaborativo. Los entornos de oficina le ayudan a sacar lo mejor de sus empleados. Además, los diseños ágiles se adaptan rápidamente a las necesidades cambiantes de la empresa, para que su lugar de trabajo siga siendo receptivo e innovador. 

Ventajas de la oficina compartida para los empleados

Adaptar el espacio de trabajo al tipo de tareas

El uso compartido de escritorios adapta los espacios de trabajo a las tareas en función de sus necesidades. Con los escritorios compartidos, los empleados pueden elegir el entorno adecuado para su trabajo, ya sea trabajando solos, colaborando con otros o intercambiando ideas en un espacio tranquilo. 

Tener este tipo de adaptabilidad a su trabajo puede conducir a un mejor rendimiento y a un mayor nivel de satisfacción laboral. Tu papel como gestor de instalaciones es garantizar que tu personal se encuentre en el entorno adecuado para tener éxito.

Facilitar la colaboración y la interacción in situ

Una de las ventajas de los escritorios compartidos es que facilitan la colaboración y la interacción entre compañeros de trabajo. Al elegir dónde sentarse, los empleados pueden situarse cerca de los miembros del equipo o de los departamentos con los que trabajan cada día. 

Esta proximidad puede propiciar reuniones más espontáneas y la cooperación, rompiendo silos y fomentando una dinámica de grupo más cohesionada. Como resultado, tu oficina se convierte en un centro de actividad e intercambio, donde las ideas fluyen libremente y se fomenta el trabajo colaborativo sin esfuerzo.

Evolucionar en un entorno de trabajo ágil y centrado en el empleado

Adoptar el hot desking es un paso hacia un entorno de trabajo más ágil y centrado en el empleado, donde la libertad, la creatividad y las ideas de su equipo se valoran por encima de todo. Al eliminar la naturaleza estática de los asientos asignados, el hot desking fomenta un entorno dinámico. Además, cuando las personas se mueven y trabajan en espacios diferentes, se exponen a diversos estímulos y perspectivas, lo que estimula la creatividad. 

Colaborar espontáneamente con diversos miembros del equipo en diferentes días fomenta nuevas conversaciones e intercambios de ideas que no se producirían en un escritorio fijo. Esto beneficia la experiencia de sus empleados y tiene consecuencias directas para su empresa. Sin duda, todos salimos ganando.

¿Cómo transformar tu espacio de trabajo tradicional en una oficina de escritorio compartido?

Analizar el uso actual del espacio de oficinas

Para analizar el uso del espacio de su oficina, empieza por hacer un seguimiento de los índices de ocupación de las distintas zonas mediante sensores o software de registro. A continuación, traza un mapa de tus áreas de trabajo para visualizar las zonas de mucho tráfico frente a los lugares infrautilizados. Por último, utiliza herramientas o encuestas para recabar la opinión de los empleados sobre sus preferencias y necesidades de espacio. Utiliza estos datos para ajustar tu estrategia de "hot desking", reasignar recursos y rediseñar los espacios para adaptarlos a los patrones de uso reales. Asegúrate de animar a los empleados a comunicar cualquier problema de acceso o uso de la oficina.

Habla con tus empleados sobre sus expectativas en relación con el lugar de trabajo físico

Tus empleados son los que utilizan el espacio a diario, por lo que su opinión tiene un valor incalculable. Organice debates o encuestas para conocer sus expectativas, preferencias y cualquier preocupación que puedan tener sobre el cambio a una configuración de escritorios compartidos. Esta información es crucial para crear un espacio de trabajo que no sólo cumpla sus objetivos empresariales, sino que también apoye y mejore la experiencia de trabajo de su equipo. Colaborar con el personal desde el principio fomenta el sentido de propiedad y el entusiasmo por el nuevo diseño de la oficina.

Rediseña la distribución de tu oficina para adaptarla a los principios del hot desking

Con la información obtenida del análisis del espacio y los comentarios de los empleados, ha llegado el momento de renovar la distribución de la oficina. Este rediseño debe dar prioridad a la flexibilidad, la colaboración y la eficiencia, con varias zonas dedicadas a diferentes estilos de trabajo y tareas. Integre soluciones tecnológicas que faciliten el "hot desking", como sistemas de reserva de puestos de trabajo y salas de reuniones. Una configuración bien pensada que adopte los principios del "hot desking" puede transformar su lugar de trabajo en un entorno más dinámico y adaptable.

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Vigila los análisis de tu lugar de trabajo para detectar posibles mejoras

Una vez que tu oficina de escritorios compartidos esté en funcionamiento, supervisa continuamente su rendimiento mediante análisis del lugar de trabajo. Herramientas como la aplicación deskbird pueden proporcionar datos valiosos sobre el uso del espacio, las horas punta y las preferencias de los empleados. Utiliza esta información para realizar ajustes inteligentes en la distribución, las políticas o los recursos disponibles. La revisión periódica de los datos garantiza que el espacio de trabajo se adapte a las necesidades y expectativas del equipo, lo que impulsa la mejora continua y la satisfacción en el entorno de hot desking.

¿Cómo mantener la fluidez y un alto nivel de eficiencia en un entorno de "hot desk"?

Analiza las posibles caídas que se avecinan

Antes de empezar con el "hot desking", identifique posibles problemas con la distribución de su oficina. Como gestor de instalaciones, es fundamental estar atento a posibles problemas, como conflictos de horarios. El hacinamiento en los lugares más concurridos o en las zonas desiertas afecta al flujo de trabajo y al ambiente en general. Puede prepararse para estos problemas evaluando proactivamente el uso y la distribución del espacio. Asegúrate de que se ajusta a las preferencias de tu equipo con una mezcla de zonas de colaboración y zonas individuales. Puede perfeccionar la distribución con el tiempo evaluando periódicamente cómo se utilizan los escritorios, las salas de reuniones y los recursos. 

Asegúrate de que todo el mundo tenga acceso a los equipos y recursos básicos

Garantizar que todo el mundo tenga acceso a los elementos básicos, como enchufes y tomas de corriente, es crucial en una configuración de hot desk. Imagínate llegar con tu café, listo para conquistar el día, y descubrir que no hay ningún sitio donde enchufar tu portátil. Frustrante, ¿verdad? Es tu responsabilidad asegurarte de que lo esencial está al alcance de todos. Esto significa tener suficientes enchufes, cargadores y Wi-Fi que no se caiga al cambiar de mesa. 

Este aspecto va más allá de ser simplemente práctico. Se trata de proporcionar a su equipo lo que necesita para trabajar y rendir con eficacia cada día. Nadie debe perder el tiempo buscando un lugar donde enchufarse cuando esté listo para acometer sus tareas.

Considera la posibilidad de aplicar una política BYOD

¿Está pensando en adoptar una política BYOD (traiga su propio dispositivo)? Es una opción inteligente para el hot desk. Permitir que tu equipo utilice sus dispositivos personales puede aumentar la comodidad y la eficiencia. Pero recuerde que no todo es coser y cantar. Hay que pensar en la seguridad y asegurarse de que la configuración de TI es la adecuada. ¿Cuál es el objetivo? Mantener la seguridad de la red y facilitar la vida a todos. Conseguir este equilibrio significa que tu oficina sigue siendo flexible y que tu personal se mantiene feliz y productivo sin perder el ritmo.

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Tén en cuenta que compartir escritorio no es adecuado para todos los empleados.

Es posible que el "hot desking" no se adapte a todos los estilos de trabajo de los miembros de tu equipo. Algunos necesitan su propio espacio donde colgar fotos de su perro o poner esa planta de la suerte. No se trata de que todos tengan la misma talla, sino de ofrecer opciones. A lo mejor puedes incluir algunos escritorios específicos para los que prefieren la coherencia. De este modo, te aseguras de que se tengan en cuenta las preferencias de trabajo de todos, lo que mantiene alta la moral y la productividad de tus empleados. Esta cuidadosa combinación de mesas flexibles y fijas crea un entorno inclusivo y hace que tu espacio de trabajo sea universalmente acogedor y eficaz.

Crear una política de hot desk con normas y buenas prácticas a seguir

Establecer una política de hot desk es como fijar las reglas básicas de un deporte colectivo. Todo el mundo tiene que saber jugar limpio. Hay que cubrir los aspectos básicos: cómo recoger lo que se ensucia, cómo compartir el espacio con los demás, etc. Es fundamental poner de relieve el protocolo de los escritorios compartidos. Es el manual para evitar problemas. Si todos los miembros del equipo conocen lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer, la configuración del hot desk puede prosperar, mejorando tanto el ambiente como el rendimiento del espacio de trabajo. Este enfoque evita posibles conflictos y fomenta el sentido de comunidad y la responsabilidad colectiva. Convierte tu oficina en un modelo de productividad y positividad.

Utiliza una aplicación de hot desking como deskbird

¿Te apuntas al "hot desking"? Hazlo muy fácil con deskbird, tu aplicación de referencia para gestionar esos espacios de trabajo flexibles. Hacemos que todo el proceso sea fluido, no sólo encontrar un lugar. Gracias a sus integraciones, deskbird se sincroniza con tus sistemas actuales, como MS Teams, Slack y tus aplicaciones de calendario, para que todo funcione a la perfección. Con actualizaciones en tiempo real sobre quién está y qué está ocurriendo, planificar tu semana o reservar esa mesa perfecta se convierte en algo sencillo. Deja que deskbird se encargue de la logística para que tú puedas centrarte en el trabajo que importa.

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Con una oficina hot desk, tu empresa se convierte en un centro de eficiencia y colaboración que refleja la naturaleza evolutiva del lugar de trabajo moderno. La planificación cuidadosa del espacio, la creación de directrices claras y el uso de herramientas inteligentes como deskbird fomentan la productividad y favorecen diversos estilos de trabajo. Sé flexible, comunícate con regularidad y esfuérzate por mejorar continuamente a medida que avanzas hacia una oficina con escritorios compartidos. Mantente abierto al cambio, escucha a tu equipo y perfecciona tu enfoque para fomentar un entorno en el que todos florezcan. Hagamos de tu empresa un lugar que responda a los retos actuales de la oficina y se prepare para el mañana. Para entender cómo nuestro software puede ayudar a tu empresa y a tus empleados a prosperar, solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird y descubre nuestras increíbles funciones para las fuerzas de trabajo modernas.