Planificación de instalaciones: centrarse en un paso esencial de la gestión del espacio de trabajo

La planificación de instalaciones no sólo crea una oficina más eficiente, sino que también atiende a las necesidades de sus empleados y ayuda a afrontar nuevas tendencias, como el trabajo híbrido. Con unos horarios flexibles cada vez más populares, la gestión de los trabajadores y del espacio de oficina tiende a ser más complicada. Sin embargo, contar con una estrategia de gestión de instalaciones permite a las empresas organizar sus recursos y su espacio para garantizar un flujo de trabajo fluido, un ahorro de costes y la satisfacción del personal. Al ser el segundo coste más elevado después de los recursos humanos, los entornos físicos de trabajo son un elemento primordial del presupuesto empresarial y, por tanto, deben gestionarse en consecuencia. 

Pero gestionar un espacio de oficinas y todos los aspectos que conlleva va más allá de la simple asignación. Implica un análisis basado en datos, soluciones centradas en las personas y un enfoque para preparar el lugar de trabajo para el futuro. En este artículo, exploraremos la importancia de la planificación de instalaciones y nos sumergiremos en los elementos más importantes de una estrategia de gestión de instalaciones de éxito. Al comprender y dominar este aspecto clave, las organizaciones pueden crear lugares de trabajo que mejoren la experiencia de los empleados, aumenten la productividad y se alineen con objetivos empresariales más amplios.

¿Qué es la planificación de instalaciones? 

Definición de la planificación de instalaciones

La planificación de instalaciones se define como un enfoque utilizado por las empresas para organizar sus instalaciones y recursos. Garantiza que los empleados dispongan de la cantidad adecuada de espacio y herramientas para que la empresa funcione sin problemas y alcance sus objetivos.

Este enfoque proactivo exige desarrollar una estrategia de gestión del espacio y los recursos en lugar de asignar herramientas y espacios de trabajo sin pensar. A menudo es un proceso basado en datos que implica la recopilación de datos de utilización y ocupación para comprender cómo se utiliza un espacio. 

El objetivo último de la planificación de instalaciones es garantizar el éxito empresarial creando un espacio de oficinas propicio para el trabajo.

Los cuatro aspectos que hay que tener en cuenta para crear una estrategia de facility management de éxito

Los aspectos más importantes a la hora de elaborar un plan de gestión de instalaciones son: 

1. Personas: ¿qué esperan tus empleados del espacio y cómo satisfacer sus necesidades para que puedan desempeñar su trabajo lo mejor posible?
2. Tecnologías: ¿cuáles son las herramientas que hay que implantar para agilizar ciertos procesos y ayudar a recopilar datos para tomar decisiones más seguras sobre el espacio?
3. Edificio y paisaje: ¿cómo es y cómo funciona el espacio en sí, incluidas sus salas de reuniones y escritorios ?
4. Procesos y prácticas: ¿cuál es el proceso organizativo de la gestión de instalaciones que ayuda a asignar el espacio y los recursos de forma eficaz?

Funciones de los profesionales de CRE y de los gestores de instalaciones en el desarrollo de la planificación estratégica de las instalaciones

Tanto los profesionales de CRE como los facility managers desempeñan un papel clave en la planificación de instalaciones. Su principal objetivo es optimizar el espacio. Esto significa adaptar un espacio para que sea lo más eficiente posible, tanto en términos de productividad como de costes, y propicio para el trabajo.

Aunque sus funciones se solapan, los profesionales de CRE trabajan en un ámbito más amplio, contemplando la gestión inmobiliaria en su conjunto. Mientras que el trabajo de los facility managers es más limitado, centrándose en cada instalación en sí y en las mejoras que deben realizarse. Dicho esto, el objetivo de ambos es crear un lugar de trabajo físico que se ajuste a los planes empresariales y responda a las necesidades de los empleados.

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¿Por qué es importante la planificación de instalaciones para las empresas?

Hacer que el entorno físico de trabajo sea eficiente y esté preparado para el futuro

Las empresas deben implantar una estrategia de gestión de instalaciones por diversas razones, especialmente a medida que se generalizan nuevas formas de trabajar. Esto permite a las organizaciones adaptarse al trabajo híbrido, por ejemplo. Para gestionar el trabajo colaborativo cuando los empleados están in situ, hay que emplear las técnicas adecuadas de gestión de instalaciones. Esto implica utilizar la tecnología adecuada para gestionar el tiempo y el lugar de trabajo de los empleados. 

Además, para que el entorno físico esté preparado para el futuro es necesario adaptarse a las expectativas de los empleados, que están cambiando para incluir más sostenibilidad en la oficina y una mayor autonomía general. Tomemos la sostenibilidad, por ejemplo. Para crear un lugar de trabajo más sostenible, las empresas deben medir y ajustar el consumo de energía. Esto no puede hacerse sin una planificación de las instalaciones.

Optimiza el espacio de trabajo en función de tus objetivos empresariales

Estas medidas también contribuyen a alcanzar los objetivos empresariales. Un lugar de trabajo bien adaptado es esencial para el éxito general. Esto incluye crear un entorno propicio para el trabajo y, más concretamente, creado para mejorar la experiencia individual de cada empleado y el trabajo que realiza. Utilice la gestión de instalaciones para saber qué espacios se utilizan más y qué necesita más su equipo. 

Un espacio de trabajo optimizado también tiene ventajas económicas. Si uno de sus objetivos empresariales es aumentar la rentabilidad, la planificación de las instalaciones ayuda a reducir costes diseñando o redimensionando el espacio de oficinasde forma diferente para satisfacer las necesidades de la empresa.

Mejora la experiencia de los empleados y aumentar su satisfacción

El núcleo de una empresa son sus empleados, por lo que mantenerlos satisfechos es esencial. La planificación de las instalaciones garantiza que los miembros del equipo dispongan del tipo de espacio de trabajo que necesitan, ya sean zonas de concentración más individuales, espacios de colaboración en grupo o partes de la oficina dedicadas al bienestar y la relajación. Usted quiere crear un entorno físico en el que los trabajadores se sientan bien y motivados. Esto puede significar una serie de cosas diferentes, pero puede incluir una mejor iluminación, zonas de descanso o más espacios verdes. Si queremos que la gente vuelva a la oficina, tenemos que darles una razón para desplazarse.

Además, desarrollar un sentimiento de pertenencia ayuda a impulsar la cultura corporativa. En entornos flexibles, esto puede resultar complicado. Pero los estudios demuestran que muchos empleados echan en falta esa conexión personal con sus compañeros. Por eso, utilizar estrategias de planificación de instalaciones, como crear una oficina que sirva de centro social además de espacio de trabajo, puede ayudar a unir a la gente.

Ahorrar y reducir costos de oficina

Una estrategia adecuada para el lugar de trabajo también puede reducir los costes de oficina. Una oficina totalmente optimizada es aquella en la que todo el espacio tiene una finalidad y puede utilizarse de forma que aumente la productividad. En otras palabras, hay que asegurarse de que cada zona tiene una finalidad y de que no se desaprovecha ningún espacio. Con los alquileres por las nubes en muchas grandes ciudades, el espacio desaprovechado es dinero malgastado. Por lo tanto, utilizar la planificación de instalaciones para conocer la utilización y ocupación del espacio de trabajo garantiza que la oficina se optimice o se reduzca si no se necesitan todas las zonas. Además, al comprender cómo y cuándo utiliza el equipo un espacio, también puede reducirse el consumo de energía. Menos personas en un espacio concreto significa menos energía.

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¿Cuáles son las reglas básicas para el éxito de una estrategia corporativa de gestión inmobiliaria y de instalaciones?

Determina tus objetivos y necesidades

Toda buena estrategia empieza por determinar los objetivos que espera alcanzar. Empiece por pensar cómo puede alinear su estrategia de CRE y Facility management con los objetivos de la empresa. Por ejemplo, si los objetivos de la empresa son la reducción de costes y el aumento de la eficiencia, elabore estrategias para que el Facility Management le ayude a conseguirlos. En este caso, buscar formas de reducir el tamaño o el consumo de energía permitiría gestionar los costes. Diseñar un lugar de trabajo que motive el trabajo y satisfaga las necesidades de los empleados aumentaría la eficiencia.

Analizar la situación actual

Una vez esbozados los objetivos, el siguiente paso es analizar la situación actual del lugar de trabajo. Dependiendo del objetivo, esto puede significar cosas diferentes. Si el objetivo en este caso es ser más sostenible, mida el consumo de energía para ver cuánto se utiliza y encontrar áreas en las que pueda reducirse. También puedes hacer un seguimiento de quién llega a la oficina cada día. Podrían compartir coche, o la empresa podría subvencionar medios de transporte más respetuosos con el medio ambiente, como el tren. 

En la mayoría de los casos, la optimización del espacio comienza con la recopilación de datos sobre su ocupación y utilización. Una buena forma de hacerlo es utilizar una aplicación de hot-desking o de planificación semanal. Esto permite a los responsables ver quién entra cuándo y qué zonas de la oficina utilizan más.

Seguimiento de las tendencias laborales del futuro

Cualquier estrategia moderna de planificación de instalaciones requiere mantenerse al día de las tendencias laborales, siendo la más pertinente en estos momentos los modelos de trabajo flexibles. El aumento del trabajo a distancia, por ejemplo, significa que los empleados utilizan distintos lugares de trabajo y posiblemente están distribuidos por todo el mundo. Esto afecta a la cantidad de espacio necesario o a la necesidad de una oficina. También cambia las necesidades de los empleados. Puede que necesiten espacios de cotrabajo o un presupuesto para construir su oficina en casa. 

El trabajo híbrido está en auge en estos momentos, ya que combina las ventajas del trabajo a distancia con la colaboración de las interacciones en persona. Es importante que las empresas lo tengan en cuenta a la hora de planificar su estrategia de instalaciones, porque influye mucho en cómo se utilizará el espacio. Es probable que los empleados acudan para socializar y colaborar, pero se concentren en el trabajo en casa.

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Crea tu estrategia de planificación de instalaciones

El último paso consiste en unir todas estas piezas. Ahora que se han recopilado todos los datos y se tiene una idea clara de lo que hay que hacer, es hora de ponerlo en práctica. 

Para ejecutar estos objetivos, nuestra recomendación es implementar tecnología en el lugar de trabajo para agilizar el proceso, desde la recopilación de datos hasta la organización de tus empleados y la gestión del propio espacio de trabajo. Hay una serie de programas informáticos muy integrados que funcionan con los sistemas de gestión de oficina existentes, como Slack o Google Calendars. Las aplicaciones de "hot desking", los sistemas de reserva de aparcamiento y las plataformas de planificación semanal son excelentes ejemplos.

Establecimiento de KPI de gestión de instalaciones

Tras la implantación, es hora de medir el éxito de su estrategia. La mejor forma de hacerlo es estableciendo KPI de gestión de instalaciones. 

Establecer estos KPI ayuda a determinar si los cambios realizados benefician o no a la empresa y a los empleados. ¿Ha disminuido el consumo de energía? ¿Son más productivos los empleados? ¿Se han reducido los costes? Las respuestas a estas preguntas permiten a los gestores de instalaciones comprender si los cambios aplicados han tenido un impacto positivo. También revelan áreas de mejora para futuras estrategias de planificación de instalaciones. Estos KPI pueden medirse a través de la tecnología en el lugar de trabajo (IoT), IWMS, comentarios e informes financieros.

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La planificación de las instalaciones es esencial para el éxito de su empresa. Desde hacer que el entorno físico de trabajo sea eficiente y esté preparado para el futuro hasta ahorrar y reducir los costes de oficina, entre otras ventajas mencionadas anteriormente. Al profundizar en una estrategia de gestión de instalaciones, empiece por los miembros de su equipo y sus necesidades. Determine sus expectativas y requisitos para rendir al máximo de sus capacidades. Con la tecnología adecuada y un enfoque centrado en el empleadopuede garantizar el éxito de su plan. A su vez, esto puede ayudar a crear un lugar de trabajo que no sólo mantenga y aumente la satisfacción de los empleados, sino que también optimice la eficiencia operativa. 

Las empresas optimizan sus oficinas fijando objetivos claros, analizando su situación actual, vigilando las tendencias laborales futuras e implantando tecnología en el lugar de trabajo. Esto les ayuda claramente a ser más eficientes y rentables. Todo ello contribuye a preparar a su organización para el futuro del trabajo, incluidas las demandas de los empleados de lugares de trabajo sostenibles y flexibles. 

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