Facility management: ¿por qué es tan crucial el uso de la tecnología?

¿ La distribución de tu oficina  se adapta a las necesidades de tus empleados? ¿Cómo puedes reducir los costos de la empresa y ofrecer al mismo tiempo un entorno de trabajo seguro y agradable? ¿En qué soluciones tecnológicas puedes confiar para mejorar la gestión de instalaciones (FM)? En un mundo en constante cambio, hay que estar al tanto de las últimas tendencias laborales y utilizar la tecnología para apoyar y mejorar la experiencia de los empleados. ¿Cómo puede la tecnología del lugar de trabajo ayudar a su empresa a funcionar correctamente, reducir gastos, mantener las instalaciones y apoyar a los trabajadores? Las herramientas digitales permiten aumentar la productividad y son un componente fundamental de la experiencia en el lugar de trabajo. Descubre cómo la Inteligencia Artificial (IA), la automatización y otras tecnologías se están convirtiendo en un activo real para mantener un espacio de oficina eficiente, seguro y bien mantenido. 

Recopilar datos relevantes para una mejor gestión de las instalaciones

El papel de un gestor de instalaciones

Los gestores de instalaciones son vitales para que una empresa mantenga la seguridad, facilite los procesos, apoye a las personas, garantice el buen funcionamiento, reduzca los costos y preserve una experiencia positiva en la oficina. Obviamente, esto requiere estar al tanto de lo que ocurre en la oficina, observar y analizar para encontrar soluciones pertinentes. Pero, ¿cómo es posible estar en todas partes y trabajar en varias misiones al mismo tiempo? Hay que tratar y cuidar muchos aspectos. Por ejemplo, ¿tienen los equipos acceso a los equipos necesarios? ¿Pueden los empleados híbridos reservar fácilmente un escritorio cuando llegan a la oficina? ¿Cuál es la experiencia general de la plantilla? Hay que tener en cuenta y analizar mucha información para garantizar una gestión eficiente de las instalaciones.

Centralización de datos

Afortunadamente, la tecnología se está convirtiendo en un importante apoyo para los administradores de las instalaciones. También puede proporcionar datos relevantes sobre todo lo que ocurre en el lugar de trabajo. ¿Están contentos sus empleados con las instalaciones del espacio de trabajo? ¿Prefieren reservar una mesa en espacios de trabajo colaborativos o escritorios individuales? ¿Para cuándo está previsto el mantenimiento de los ascensores? Un sistema de datos centralizado puede dar respuesta a todas estas preguntas. Otras tecnologías también son esenciales para crear un entorno de trabajo fluido y eficiente. Por ejemplo, un software de reserva de escritorios ayuda a analizar qué espacio de trabajo es el más utilizado por los empleados. Un software de mantenimiento de equipos informa de cuándo es la próxima revisión de todos sus dispositivos tecnológicos.

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Experiencia de los empleados

Todos estos datos no sólo son muy importantes para mantener la seguridad in situ, sino también para mejorar la experiencia de los empleados en la oficina. Las necesidades de su personal pueden evolucionar y un sistema de trabajo que ha tenido éxito durante años puede que ya no responda a sus exigencias. Por ejemplo, el trabajo híbrido ha modificado totalmente nuestra forma de trabajar en los últimos años. La recopilación de datos sobre las prácticas de trabajo híbrido permitió a las empresas darse cuenta de que el trabajo a distancia tiene muchas ventajas. Recopilar y analizar estadísticas es un recurso clave para la gestión del espacio de oficinas y la aplicación de cambios positivos. 

Reducir los costos de oficina

Gastos inmobiliarios y facturas de empresa

Como decíamos, gracias a herramientas digitales como una app de reserva de escritorio o un software de planificación semanal puedes observar cómo utilizan el espacio de trabajo tus empleados. Si tus empleados trabajan desde casa el 50% del tiempo, quizá debas revisar el tamaño de tu oficina. Lo mismo ocurre con su zona de aparcamiento. Tras analizar los datos, si descubre que la mayoría de sus empleados utilizan el transporte público, probablemente pueda retirar este gasto de su presupuesto. ¿Está equipado su edificio con sensores IoT? También son una solución inteligente de gestión de instalaciones para reducir los costes inmobiliarios y las facturas de electricidad, por ejemplo.

Automatización e inteligencia artificial

La automatización y la Inteligencia Artificial (IA) se están abriendo paso rápidamente en muchas empresas. Estas tecnologías nos ayudan a deshacernos de tareas insignificantes y, por tanto, a mejorar la productividad y la eficacia. Además, las soluciones automatizadas y los sistemas de IA reducen los riesgos de error humano y evitan perder tiempo y dinero solucionándolos. Por otra parte, usted disminuye sus gastos automatizando operaciones repetitivas de escaso valor, incluidas las tareas de gestión de instalaciones. Tus trabajadores podrán por fin concentrar su energía y sus habilidades en las tareas que aportan valor a tu empresa.

Rotación de empleados

¿Conoces la edad media de tu personal? ¿Cuál es su tasa de rotación de personal? Tanto si se trata de una nueva empresa como de una empresa corporativa, la digitalización está desempeñando un papel importante en la retención de la mano de obra y la atracción de talento. Por lo tanto, el uso de software de gestión de instalaciones es una excelente forma de mostrar a los miembros de su equipo y a los posibles candidatos cómo adopta el futuro del trabajo. Con una rotación media anual de la plantilla del 57% y un coste medio de 1,5 a 2 veces el salario del empleado por trabajador, reducir la rotación de personal es un problema importante para las empresas. (Fuente: Los verdaderos costos de la rotación de empleados por Kate Heinz, Builtin). 

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Mejora la experiencia de los empleados con la tecnología en la oficina

Herramientas de comunicación y colaboración

Como gestor de instalaciones, usted está a cargo tanto del edificio de oficinas como de la experiencia de los empleados. Por este motivo, el software de comunicación centrado en las personas también es un aspecto importante que hay que tener en cuenta. El número de herramientas de comunicación y colaboración en línea se está disparando desde que el trabajo híbrido se ha convertido en la nueva forma de trabajar para la mayoría de las organizaciones. Desde Slack hasta Zoom y las pizarras colectivas, tienes que encontrar las soluciones digitales que mejor se adapten a las necesidades de tus empleados. 

Este software tiene que mejorar la comunicación y la colaboración fluidas cuando los empleados trabajan desde casa y en la oficina. Un software de reserva de escritorios con un sistema de planificación semanal como deskbird es un gran ejemplo de herramienta de coordinación que permite a los equipos reunirse en la oficina los mismos días y reservar el espacio de trabajo que necesiten. La aplicación deskbird también es fácil de integrar en las plataformas de comunicación existentes, como Slack y MS Teams, para mejorar el flujo de trabajo. 

Aplicaciones de gestión del trabajo

¿Cómo gestiona el espacio de tu oficina? ¿Tus trabajadores tienen acceso a distintos tipos de espacios de trabajo (mesas individuales, salas de reuniones, zonas de colaboración, espacios abiertos, etc.)? ¿Se sientan en cualquier lugar de la oficina o pueden reservar su sitio favorito para centrarse mejor en sus proyectos? Las aplicaciones de gestión de puestos de trabajo son ideales para ofrecer a los trabajadores una solución digital que les ayude a disfrutar de su tiempo en la oficina y a aprovecharlo al máximo. Por ejemplo, pueden reservar una sala de reuniones con unos pocos clics para colaborar con su equipo en un próximo proyecto. También pueden consultar el plano interactivo antes de llegar para saber dónde están sentados sus compañeros y así reunirse con ellos.

Desde el punto de vista del gestor de instalaciones, el uso de software de gestión del espacio de oficinas es una herramienta muy fiable. Permite mejorar la experiencia de los empleados en muchos aspectos (compromiso, productividad, conciliación de la vida laboral y personal, bienestar, etc.) al tiempo que fomenta un espacio de trabajo seguro y agradable. Estas soluciones digitales también ayudan a mantener y mejorar la oficina en general. Al recopilar datos y opiniones de los usuarios, el administrador de las instalaciones puede ayudar a la empresa a tomar las decisiones adecuadas para sus trabajadores. Por ejemplo, puede convertir una sala desocupada en una zona refrigerada para que los trabajadores desconecten y recarguen pilas cuando lo necesiten.

Como cualquier otro departamento, la gestión de instalaciones depende ahora en gran medida de las soluciones tecnológicas para mejorar el espacio de oficinas. Desde los sensores IoT hasta la tecnología de edificios inteligentes, las herramientas basadas en la automatización y la IA están ayudando a los responsables de instalaciones en su trabajo diario con el duro FM. ¿Cómo gestiona actualmente su espacio de trabajo híbrido? ¿Quiere saber más sobre la planificación semanal y la reserva de mesas?

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