Gestión del espacio de oficina: un aspecto fundamental para sacar el máximo partido a tu espacio de trabajo

La mayoría de los profesionales de CRE tienen un objetivo común en lo que respecta a la gestión del espacio de oficinas. Quieren crear un entorno de trabajo que refleje sus valores corporativos, aumente la satisfacción y productividad de los empleados y responda a las necesidades de una plantilla moderna. Por supuesto, optimizar los costes también es un aspecto crucial.

‍Lagestión del espacio se basa siempre en los mismos pilares fundamentales: análisis, implantación y seguimiento. En ellos se examinan diversos aspectos, como el consumo de energía, el uso y la ocupación de las oficinas, la experiencia de los empleados, la tecnología instalada, etc. 

Su trabajo consiste en determinar objetivos y aplicar técnicas de gestión del espacio. Siguiendo este proceso, los especialistas en CRE tienen en cuenta las necesidades de las empresas y los empleados para sacar el máximo partido del lugar de trabajo físico. 

El mundo laboral evoluciona rápidamente. Florecen nuevas formas de trabajar y la tecnología moderna florece aún más rápido. Por ello, es imprescindible comprender los pilares de la gestión del espacio de oficina, sus ventajas y los pasos fundamentales para alcanzar sus objetivos con éxito. Este artículo reúne toda la información que debe tener siempre presente a la hora de gestionar su espacio de trabajo.

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Los tres pilares de la gestión del espacio de oficinas

Análisis de la situación actual y planificación de objetivos 👀

Antes de empezar a cambiar cualquier aspecto del lugar de trabajo, hay que conocer la situación actual. ¿Dónde te gastas más dinero? ¿Cómo utilizan el espacio de oficina los miembros de tu equipo? ¿Responde a tus necesidades? ¿Cuál es la situación financiera de la empresa y de cuánto presupuesto dispone? Y así sucesivamente.

Para obtener todos estos datos, puedes

• realizar encuestas entre los empleados; 
• organizr reuniones con otros responsables (instalaciones, recursos humanos, finanzas, informática, etc.);
• analiza la utilización del espacio, el consumo de energía, la satisfacción de los empleados, etc;
• comprueba las analíticas de tu lugar de trabajo.

Una vez reunidos todos los datos necesarios, puede proceder a la planificación del espacio y crear el modelo que mejor se adapte a sus necesidades. Los modelos modernos de planificación del espacio incluyen el trabajo basado en la actividad (ABW), el lugar de trabajo ágil y el hot desking. 

Aplicación de cambios eficientes y eficaces 🗓️

Una vez que haya determinado sus puntos fuertes y débiles, ¡es hora de pasar a la acción! Ya conoce sus objetivos y ha planificado las mejores estrategias de gestión del espacio para alcanzarlos. Digamos que tu objetivo es reducir el consumo de energía y crear más sostenibilidad en la oficina para el año que viene. Es hora de compartir con el resto de la plantilla cómo hacerlo e invertir en las herramientas y equipos que necesitas.

La aplicación no se produce de la noche a la mañana: es un proceso continuo. 

En primer lugar, abarca múltiples aspectos del lugar de trabajo, y no se puede hacer todo al mismo tiempo. Siempre es mejor centrarse en un objetivo cada vez y tener éxito que hacerlo todo a la vez y fracasar. 

En segundo lugar, pueden producirse acontecimientos y resultados inesperados. Esto nos lleva a la última pero no menos importante parte de la gestión del espacio: el seguimiento.

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Seguimiento de los datos y ajuste de la estrategia de gestión del espacio 📈

El tercer aspecto de la gestión del espacio de oficinas le indica si ha tomado las decisiones correctas, si está dando sus frutos o si necesita hacer algunos ajustes. La tecnología de gestión del espacio le ayuda a hacer un seguimiento de los datos y a controlar los indicadores clave de rendimiento de la gestión del espacio. En otras palabras, ¿los cambios realizados están teniendo los efectos esperados? Un seguimiento constante es clave. Le permite determinar los problemas, ajustar sus planes y mejorar la situación lo antes posible.

Una vez más, es esencial recabar la opinión de los trabajadores, ya que son ellos quienes utilizan el espacio de trabajo. Son los más indicados para decirle qué funciona y qué no en cuanto a diseño, fluidez, eficiencia, etc.

Ventajas de aplicar técnicas de gestión del espacio

Optimiza el espacio de la oficina

Uno de los principales objetivos de la gestión del espacio de oficinas es mejorar el lugar de trabajo físico. Para ello hay que aprovechar al máximo el espacio disponible y asegurarse de que el diseño y la distribución del entorno de trabajo responden a las necesidades de los empleados. 

El papel de la oficina no siempre se considera tanto como debería. Sin embargo, desempeña un papel fundamental en diversos aspectos como la experiencia de los empleados, el bienestar, la productividad y mucho más. Además, la optimización del espacio contribuye a crear un flujo de trabajo más fluido y eficiente. La aplicación de técnicas de gestión del espacio permite mejorar todos estos aspectos.

Reducción de costos

Como gestor de CRE, una de sus principales prioridades es reducir los costes de oficina, ¿verdad? Para ello, la gestión del espacio de oficinas es imprescindible. Gracias a un análisis exhaustivo y periódico de los datos, usted determina sus gastos más significativos y las soluciones eficaces para minimizarlos. Por ejemplo, puede que se haya dado cuenta de las ventajas del trabajo a distancia, como muchas organizaciones de todo el mundo durante la pandemia. En consecuencia, ha decidido mantener modalidades de trabajo flexibles en su modelo laboral. Este cambio repercute directamente en el uso de su oficina. Analizar las necesidades de espacio de oficina de su plantilla híbrida le permite hacer ajustes basados en datos para evitar perder dinero en costes inmobiliarios.

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Refuerza la cultura empresarial

Invertir en la gestión del espacio de oficinas es clave para las empresas que promueven un enfoque centrado en el empleado y se centran en crear una cultura corporativa positiva. Como ya se ha dicho, el lugar de trabajo debe satisfacer las expectativas y necesidades de los empleados. Cuando lo hace, hace que la gente prospere. ¿Por qué? ¿Cómo? 

Hay un montón de explicaciones, incluyendo el hecho de que:

• El espacio de trabajo está diseñado para fomentar la colaboración y las interacciones.
• Una gestión eficaz del espacio agiliza el flujo de trabajo y, por tanto, mejora la productividad.
• El ambiente hace que los trabajadores se sientan bien e inspirados.
• Una tecnología adecuada en el lugar de trabajo beneficia a empresarios, directivos y empleados.
• La gestión del espacio es fundamental para promover las iniciativas de DEI y sostenibilidad en el lugar de trabajo.

Todos estos aspectos refuerzan tu cultura organizativa y mejoran la experiencia de los empleados. 

Fomenta la productividad y la satisfacción

Sentarse en cubículos con una iluminación pésima y tener que cruzar todo el edificio para cada reunión de equipo sin duda influirá en el estado de ánimo de los trabajadores en algún momento. Permítenos decirte que esto no es bueno para tu personal, pero tampoco para tí. Crear un entorno físico de trabajo que responda a las necesidades de la empresa y de los empleados es la regla de oro para fomentar la productividad y la satisfacción. Una oficina bien diseñada fomenta la colaboración y mejora la eficiencia. Pero esta no es la única razón por la que aumenta la productividad. La iluminación y la temperatura, por ejemplo, también influyen enormemente en este aspecto. 

¿Y el ambiente de trabajo? Una buena distribución del lugar de trabajo mejora la experiencia, la moral, el bienestar y la satisfacción general de los empleados.

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6 pasos para gestionar la oficina con éxito

1. Determinar las necesidades de la empresa y del trabajador 🤝. 

El primer paso para gestionar con éxito el espacio de oficina es analizar la situación actual y determinar los objetivos. ¿Cuáles son las necesidades de la empresa (reducir costos, conseguir que los empleados se desplacen más a menudo, replantearse la finalidad de la oficina, etc.)? ¿Qué esperan los empleados cuando trabajan en la oficina (zonas de concentración, zonas comunes, aparcamientos reservables, etc.)? Puede que los equipos de RRHH y TI estén debatiendo un nuevo sistema para optimizar workspace booking. 

Es necesario tener una visión clara de todos estos aspectos para poder tomar las decisiones correctas.

2. Analizar el estado actual del lugar de trabajo físico 🧐

Es hora de revisar los análisis de tu lugar de trabajo y ver cómo se utiliza el espacio de oficina. ¿Cuál es tu tasa de ocupación? ¿Los empleados prefieren escritorios asignadas o espacios de trabajo colaborativos? Mejorar el diseño y la distribución es importante, pero analizar el consumo energético también lo es. En este paso, debes saber adónde va tu dinero y si podrían hacerse algunos ajustes para reducir tus costes. A veces, se pueden tratar ambos temas al mismo tiempo. Por ejemplo, cuando decides reducir el tamaño de tu oficina. 

3. Define tus objetivos de gestión del espacio de oficina 🎯.

Ahora que tienes una idea clara de tus necesidades y de la situación actual de tu lugar de trabajo, puedes empezar a planificar. ¿Cómo vas a mejorar el funcionamiento del lugar de trabajo? El hecho de evaluar primero tu espacio te permite tomar decisiones basadas en datos. Entonces, ¿por dónde empezar primero?

En esta fase es fundamental establecer KPI (indicadores clave de rendimiento) realistas para medir su éxito. Además, recuerda que definir objetivos eficaces implica equilibrar las expectativas de los empleados y las necesidades de la empresa.

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4. Invierte en la tecnología de gestión del espacio adecuada 🤖.

La tecnología es tu mejor aliada, junto con las opiniones de los empleados. Diversas herramientas digitales le permiten recopilar datos y supervisar lo que ocurre en el lugar de trabajo.

Entre las herramientas de gestión del espacio más útiles y valiosas figuran:

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• software de reserva de habitaciones y escritorios (deskbird ofrece ambas opciones + reserva de aparcamiento);
• soluciones de planificación del espacio;
• sensores inteligentes para edificios y sistemas de entrada a edificios.

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🏆 Estamos orgullosos de compartir que deskbird fue mencionada como una de las cinco mejores herramientas de gestión de espacios de People Managing People en 2023. 

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5. Pon en marcha tu estrategia de gestión del espacio 🔄

Llegados a este punto, ¡ya está todo listo! Ya conoce los objetivos que debe alcanzar y dispone de las herramientas necesarias para lograrlo. Ha llegado el momento de poner en práctica su nueva estrategia de gestión del espacio. Esta etapa puede implicar cambios significativos en el lugar de trabajo. La comunicación y la transparencia son claves para el éxito. Es posible que los empleados no entiendan sus decisiones a primera vista. Es crucial dedicar tiempo a explicar por qué ha tomado estas decisiones y cómo van a beneficiarles a ellos y a la empresa. 

6. Haz un seguimiento de los datos del lugar de trabajo 📊

La gestión del espacio de oficinas es un proceso continuo en el que debes supervisar continuamente los datos, comprobar los indicadores clave de rendimiento y ajustar tu estrategia como profesional del CRE. Para hacer un seguimiento de los datos, es esencial comparar la información de las herramientas que ofrecen análisis del lugar de trabajo, como la aplicación de reserva de escritorios. Enviar cuestionarios de satisfacción a los empleados diseñados específicamente para evaluar lo contentos que están con su entorno de trabajo también es un gran recurso. Por último, observar de cerca los datos permite ver las áreas de mejora y éxito. Hace su trabajo más tangible y proporciona información relevante, evitando confusiones. 

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La gestión del espacio de oficina cambia las reglas del juego a la hora de crear un entorno de trabajo excepcional. Se basa en el análisis del espacio de oficina, la aplicación de técnicas eficaces de gestión del espacio y el seguimiento de los datos. La información sobre el consumo de energía, la utilización de la oficina y la experiencia de los empleados le ayuda a establecer objetivos claros y a aplicar una estrategia de gestión del espacio a medida. Cuando se realiza con éxito, la gestión del espacio permite reducir y optimizar los costes, refuerza la cultura corporativa, aumenta la satisfacción de los empleados y mejora la productividad. 

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Fuentes:

• Gestión del espacio de oficina: 5 pasos para maximizar el potencial de tu oficinaGestión de personas;
• La guía definitiva para la gestión del espacioEnviado;
• Explicación de la gestión del espacio: Importancia y técnicas para una aplicación eficazEl cambiante lugar de trabajo;
• Por qué la gestión del espacio es tan importante para la eficiencia operativa, Facilio;‍
• ¿Cuáles son los tres elementos básicos de la gestión de espacios?Software de gestión de espacios de oficina.