Oficina ágil | Personal y entorno flexibles

La mayoría hemos oído hablar de la horario flexiblea no ser que se nos haya escapado el artículo de deskbirdsobre el horario flexible. Las oficinas tradicionales parecen cosa del pasado. La experiencia del empleado nunca ha sido tan importante, y lo que hemos aprendido con la pandemia es que los espacios de trabajo ágiles son beneficiosos. Profundicemos y averigüemos: ¿qué es una oficina ágil ? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Cómo puede ser ágil una oficina? También consideraremos algunos obstáculos que uno puede encontrar en su camino hacia el replanteamiento del diseño de su oficina .  

Definición Oficina ágil

El término "ágil" lleva circulando por el mundo empresarial desde mediados de los 90 y no ha tardado en cobrar importancia. Se utilizaba sobre todo para referirse a empresas de software que buscaban formas más rápidas de desarrollar innovaciones radicales. Desde entonces, el concepto de espacio de trabajo ágil ha ido cobrando fuerza a medida que más empresas optan por dar a tus empleados mayor libertad en cuanto a cómoy dóndetrabajan.

Solo por poner un ejemplo tangible, de 2017 a 2018 el número de pies cuadrados de oficinas flexibles solo en Manhattan saltó de 9,4 millones de pies cuadrados a 13,5 millones de pies cuadrados.* Pero, ¿qué significa siquiera un espacio de trabajo ágil? A la hora de elegir cómo rediseñar la oficina, es importante tener en cuenta a qué tipo de actividades se dedica su empresa y qué necesidades deben satisfacerse para realizar mejor las tareas cruciales. Echemos un vistazo a las distintas formas en que se puede transformar la oficina para maximizar el confort yinsuflar nueva vida a la zona de trabajo.

Ejemplos de oficinas ágiles

Existen tantos planos y variantes de oficinas ágiles como de oficinas tradicionales. Al final, todo dependerá del tamaño y la forma del espacio que queramos hacer más ágil, y de las actividades de tu empresa. WeWork propuso un diseño de oficina ágil que gira en torno al centro de colaboración, rodeado de salas dedicadas a reuniones, socialización, formación y, para el trabajo que requiere más concentración.

Aunque este plano puede ser apropiado para una empresa, no puede servir de modelo para todas. Por ello, le presentamos diferentes formas de transformar la oficina de su empresa.

Oficina a plano abierto

En lugar de aislar a los empleados en cubículos, las oficinas diáfanas parecen ser el futuro del diseño de oficinas. Los defensores de las oficinas abiertas afirman que facilitanla colaboración entre compañeros y ayudan a crear equipos muy unidos que, a su vez, rinden mejor en tareas complejas. Cuando las interacciones entre los empleados se hacen más amistosas, la cultura de la oficina se vuelve más transparente.

La oficina diáfana minimiza el secretismo, ya que las conversaciones entre los compañeros pueden oírse fácilmente. Además, aumenta la sensación de unidad y equidad, ya que todos, independientemente de su experiencia, tiempo en la empresa o salario, se sientan juntos en el mismo espacio. Sin embargo, una oficina diáfana tiene algunos inconvenientes. Aunque los partidarios de este diseño destacan la transparencia y la facilidad de presupuesto, una oficina diáfana puede resultar bastante ruidosa, ya que hay conversaciones a tu alrededor. Así, la mencionada transparencia puede convertirse rápidamente en un ruido de fondo constante que distrae a los trabajadores en lugar de facilitar la colaboración.

Además, un argumento que debe tenerse en cuenta durante la pandemia es la propagación de cualquier enfermedad por la oficina, ya que todos respiran el mismo aire. Según un estudio danés*, los empleados que trabajan en una oficina abierta tienen un 62% menos de probabilidades de decir que están enfermos que los que trabajan en una oficina más tradicional.  

‍

➡️ Nuestra Herramienta de sondeo de Covid19 te ayuda a mantener una oficina saludable, descubre más aquí.

‍

Zonas tranquilas

Tras considerar los inconvenientes de una oficina abierta, donde la concentración y la intimidad pueden verse amenazadas, las zonas tranquilas se revelan como una solución potencial. Además, todo el mundo necesita un poco de tranquilidad de vez en cuando. Es importante que los empleados dispongan de espacios tranquilos, ya sea para una lluvia de ideas en paz, una llamada telefónica privada o simplemente para desconectar del ajetreo y concentrarse.

Hay varias formas de garantizar la privacidad y la concentración en la oficina. Los módulos de oficina bloquean con éxito el ruido exterior y garantizan a sus empleados la paz y tranquilidad que necesitan. Sin embargo, es posible que los módulos de aislamiento acústico no estén dentro del presupuesto de la empresa. No te preocupes, la solución de reserva de escritorios de deskbirdestá a tu disposición. Cambiando a un modelo híbrido y planificando eficazmente los días de oficina, tu empresa puede beneficiarse de espacio de oficina gratuito sin tener que invertir en sedes más grandes. De este modo, las oficinas vacías pueden utilizarse como zonas tranquilas cuando sea necesario. 

Área de recursos

La oficina ágil se ha ganado su nombre por su capacidad para adaptarse y pivotar según las necesidades de los empleados. Por lo tanto, la oficina debe tener una zona de recursos dedicada a almacenar diversos recursos. Por recursos no nos referimos solo a archivos físicos y carpetas con información sobre proyectos pasados y en curso, sino también a las herramientas que necesita un equipo moderno.

Esto incluye impresoras, fotocopiadoras, trituradoras de papel y contenedores de reciclaje. Es importante considerar la posibilidad de separar esta zona del resto de la oficina mediante una pared, ya que esas voluminosas impresoras y trituradoras pueden hacer mucho ruido y molestar a la gente. 

Espacio de descanso

Un espacio de descanso es una zona menos formal de la oficina . Puede servir para muchas cosas, como ser el lugar donde los empleados comen algo, descansan de la pantalla, disfrutan del descanso con sus compañeros y quizá disfrutan de las vistas de la ciudad. Sin embargo, los espacios de descanso también pueden utilizarse para necesidades más profesionales, como una sesión literal de "break out" en la que un par de trabajadores se reúnen para hablar de una subtarea una vez terminada una conferencia.

A la hora de diseñar un espacio de descanso y determinar qué características implementar, tu empresa no debe olvidar la importancia de mantenerse activo durante la jornada laboral. Estadísticas impactantes presentadas por The Indepedent informan de que sentarse detrás de un escritorio durante un trabajo de 9 a 5 puede duplicar las posibilidades de muerte prematura. Así pues, incorporar un ping pong o un futbolín podría incentivar a tu equipo a tomarse un descanso activo de las horas que pasa sentado. 

Beneficios del trabajo ágil

Maximización del espacio

Las empresas malgastan miles de dólares en escritorios sin utilizar, incluso antes de la pandemia. Al implantar el modelo de trabajo híbrido, en el que algunos días a la semana se dedican a trabajar desde casa, sería una pena que esos escritorios acumularan polvo. Así pues, la transición a un espacio de trabajo ágil que permita el uso de escritorios en caliente permitirá que distintas personas utilicen los escritorios en momentos diferentes.

Ahorro de costos

Olvídese de hacer grandes inversiones en grandes superficies, suministros y equipos que no se utilizan a menudo. En resumidas cuentas, ¿por qué gastar dinero en un espacio infrautilizado y pagar un alquiler más alto de lo necesario, cuando ese dinero puede invertirse de forma mucho más inteligente en otra cosa? 

Aumentar la productividad

Cuando los empleados tienen la libertad de elegir entre varios espacios de oficina donde quieren realizar su trabajo, su productividad se dispara.

A los empleados les resultará más fácil colaborar con los miembros de su equipo, intercambiar ideas en espacios de oficina dedicados a este fin, tomarse el tiempo libre necesario y, en definitiva, estar más satisfechos en el trabajo. 

Mantenerse activo

Como ya se ha dicho, permanecer sentado durante toda la jornada laboral puede tener un efecto negativo en nuestro bienestar general. Los espacios de trabajo ágiles animan a los empleados a moverse por la oficina, buscando la zona que mejor se adapte a su estado de ánimo y a la tarea que se les haya asignado. Incentivar el uso de escaleras en lugar de ascensores, implantar puestos de trabajo de pie como alternativa a la posición sentada constante, o incluso aparcamientos para bicicletas y futbolines para aportar un elemento activo a la oficina. 

Aumentar la moral de los empleados

No hay nada como tener la libertad de crear tu configuración de trabajo preferida, rodeándote de los compañeros que te inspiran y con los que rindes al máximo. La propia oficina promueve la innovación. A veces, el puro hecho de cambiar el entorno de nuestro escritorio a la zona verde de la azotea puede impulsar el flujo de ideas y, a su vez, aumentar la confianza de los demás empleados. 

¿Está preparada mi empresa para renovar su espacio de trabajo? 

Ahora que has oído hablar de las ventajas de transformar tu sede y estás considerando la posibilidad de aplicar estos cambios, es importante saber si tu empresa está preparada y es compatible con un entorno ágil. El mayor beneficio de este entorno es la facilitación de la colaboración entre todos los departamentos y entre todos los empleados. Por lo tanto, si tu empresa se centra en los resultados más que en la asistencia y el servicio que presta requiere una gran cantidad de trabajo en equipo, este entorno podría ser la opción perfecta para tí.

Antes de subirse al tren del espacio de trabajo ágil, tu empresa debe asegurarse de que dispone de la tecnología, el personal y los recursos adecuados. Vodafone, una de las mayores empresas que han optado por este tipo de espacio de trabajo, ha elaborado una lista de comprobación previa a la implantación:

1. Equipa a tus empleados

Hot Desking o tener un modelo híbrido puede parecer desalentador para tus empleados al principio. Sin embargo, disponer de tecnología actualizada que les permita satisfacer sus necesidades y las del cliente contribuirá a tranquilizarlos. Por ejemplo, disponer de un sólido sistema basado en la nube permitirá una comunicación impecable entre los compañeros incluso cuando no estén todos en la oficina. 

2. Hotelería

Dado que no es necesario que todos los empleados estén en la oficina en un momento dado, hay que implantar un sistema de gestión de oficinas basado en reservas. No es por alardear, pero ahí es exactamente donde entra en juego la aplicación deskbird . Nuestra aplicación de uso compartido de escritorios permite a tus empleados reservar espacio de oficina de forma independiente. Tener los escritorios de tu oficina ocupados dará a tu empresa una imagen de coherencia y profesionalidad, al tiempo que satisfará a los empleados que programaron su tiempo en la oficina según tus deseos y necesidades. 

‍

➡️ Pruébalo por tu cuenta y solicita una demostración con nuestro equipo de deskbird !

‍

3. Pasa al mundo digital

En lugar de tener montones de papeles que dan la ilusión de estar hacinados en un espacio reducido o si tu oficina ágil tiende a ser de menor tamaño, opta por la digitalización de tus documentos. Es crucial maximizar el almacenamiento externo e implantar la gestión digital de documentos. No basta con tener todos los documentos que necesitas, también tienes que poder utilizarlos de forma eficiente. Un ejemplo de función digital útil es el control de versiones: permite hacer un seguimiento de cómo se ha modificado el documento a lo largo del tiempo y facilita volver a una versión anterior en caso de error. 

‍

Fuentes: 

* Pejtersen, J. H., Feveile, H., Christensen, K. B., y Burr, H. (2011). Ausencia por enfermedad asociada con oficinas compartidas y de planta abierta: una encuesta nacional transversal por cuestionario. Diario escandinavo de trabajo, ambiente y salud