Puesto de trabajo híbrido: aprenda a adoptar el mejor modelo de trabajo

Crear un lugar de trabajo híbrido se ha convertido en una norma para todas las organizaciones que aspiran a tener un enfoque centrado en las personas y adoptar el futuro del trabajo. Las empresas están cada vez más familiarizadas con la flexibilidad laboral. Sin embargo, aunque está demostrado que el trabajo híbrido hace que los empleados sean más felices, estén más satisfechos y prosperen, no basta con anunciar que se puede trabajar desde casa dos días a la semana.

Hay que plantearse muchas preguntas. ¿Está la distribución de su oficina preparada para el futuro y preparada para esta forma de trabajar? ¿Están familiarizados los líderes con la idea de dirigir un equipo híbrido y conocen los retos de la colaboración a distancia? ¿Tienen listo su conjunto de herramientas híbridas o aún se preguntan qué tecnología les permitirá adoptar con éxito este estilo de trabajo?

Como expertos en trabajo flexible, hemos creado esta pequeña guía, que incluye ideas claras, mejores prácticas y consejos para la gestión de equipos híbridos. Con esta información clave, esperamos que estés preparado para sacar el máximo partido al modelo de trabajo que permite a tus empleados elegir su lugar de trabajo favorito. 

¿Qué es un puesto de trabajo híbrido?

Definición de puesto de trabajo híbrido

Un lugar de trabajo híbrido es un modelo de trabajo basado en una "política de trabajo desde cualquier sitio". La mayoría de las veces, los empleados trabajan desde casa o en la oficina. Pero también pueden elegir trabajar desde un "tercer lugar de trabajo". Esta última opción implica que las personas pueden decidir libremente su lugar de trabajo, ya sea una cafetería en Múnich o un Airbnb en Grecia.

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Las razones por las que se ha hecho tan popular

Los lugares de trabajo híbridos se hicieron populares cuando la pandemia del COVID-19 se frenó y las empresas empezaron a obligar a sus empleados a volver a la oficina. Al verse obligados a trabajar desde casa durante los cierres, los trabajadores se dieron cuenta de las ventajas del trabajo a distancia. Sin embargo, las interacciones en persona y la pérdida de conexión en el lugar de trabajo les hicieron desear volver a la oficina. Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para responder a las necesidades de sus empleados y, al mismo tiempo, satisfacer las suyas? La respuesta es sencilla: permitir una combinación de días de trabajo a distancia y en la oficina creando un lugar de trabajo híbrido basado en una política de "trabajo desde cualquier lugar".

Ejemplos de puestos de trabajo híbridos

Como explicamos en nuestra guía sobre modelos de trabajo híbridos, puedes implantar una forma híbrida de trabajar de varias maneras. La clave está en comprender y considerar claramente las necesidades de tu empresa y, lo que es más importante, las necesidades de los miembros de tu equipo. Según tus conclusiones y la cultura de tu empresa, un horario de trabajo híbrido puede ser:

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• fijo (modelo híbrido de semana dividida, semana a semana, etc.);
• oficina primero;
• remoto primero;
• a voluntad.

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🙌 deskbird consejo: la centralidad del empleado es un aspecto crucial para los trabajadores. Adoptar un enfoque centrado en las personas cuando se trata de trabajo híbrido es esencial para tener éxito.

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¿Qué revelan las estadísticas sobre puestos de trabajo híbridos?

Qué revelan las estadísticas sobre la oficinas híbridas acerca de las expectativas de los empleados

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Los expertos siguen de cerca la evolución de los modernos métodos de trabajo. He aquí lo que revelan las estadísticas sobre las expectativas de los empleados respecto al trabajo híbrido:

• El 55% de los empleados desea trabajar en casa o en un tercer lugar de trabajo al menos tres días a la semana. ¹
• El 59% de los solicitantes de empleo son más propensos a decir sí a un puesto con oportunidades de trabajo a distancia que a uno sin ellas. ¹
• El 84% del personal mundial afirma que su empresa ha cambiado a un modelo de trabajo híbrido en 2022, frente al 54% de 2021. ²

Lo que dicen los datos sobre el impacto financiero de un modo de trabajo híbrido

Una de las principales ventajas de un lugar de trabajo híbrido es su impacto positivo tanto en las finanzas de la empresa como en las de los empleados. Trabajar de forma híbrida beneficia a las cuentas bancarias de todos de múltiples maneras, desde la optimización del espacio de trabajo hasta el ahorro en facturas y la reducción de costes de Recursos Humanos. He aquí datos clave sobre este tema:

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• La rotación de empleados disminuye un 12% en las empresas con oportunidades de trabajo a distancia. ¹
• Las empresas ahorran hasta 11.000 dólares al año por cada trabajador remoto a tiempo parcial (de media). ³
• El 82% de los directores financieros considera que los lugares de trabajo híbridos son un modelo empresarial más asequible. ³
• Las empresas híbridas pueden ahorrar hasta un 30% en costes de oficina, según revelan nuestra calculadora de oficinas híbridas y nuestro estudio sobre soluciones de reducción de costes de oficina. 

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Qué indican las estadísticas sobre trabajo híbrido en términos de preferencias generacionales

Cuando se trabaja con un personal multigeneracional, hay que entender las necesidades de cada generación. Qué esperan los Baby Boomers, la Generación X, los Millennials y la Generación Z cuando se trata de trabajar de forma híbrida?

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• Al 13,9% de los Baby Boomers y la Generación X, al 13% de los Millennials y al 12,7% de la Generación Z les gustaría trabajar solo en la oficina.
• Al 28,3% de las dos generaciones de más edad en el lugar de trabajo, al 34,5% de los Millennials y al 42,2% de la generación más joven les gustaría trabajar a distancia 1 o 2 días a la semana.
• El 36,4% de las personas nacidas entre 1946 y 1980, el 37,8% de los empleados nacidos entre 1981 y 1996, y el 30,4% de los trabajadores nacidos después de 1997 y antes de 2012 preferirían pasar en casa 3 ó 4 días a la semana.
• El 21,4% de los Baby Boomers y la Generación X, el 14,7% de los Millennials y el 14,7% de la Generación Z disfrutarían trabajando a tiempo completo a distancia.

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👉 ¡Consulta nuestro artículo sobre Millennials y Gen Z para saber qué caracteriza a las dos generaciones más jóvenes en el lugar de trabajo y cómo hacer que prosperen! 

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¿Cómo crear un lugar de trabajo híbrido de éxito?

1. Evalúa las necesidades de tu lugar de trabajo híbrido y de tu equipo

Determina qué puestos de trabajo pueden realizarse a distancia

Para algunos puestos de trabajo, trabajar a distancia es imposible o supone un reto. Por eso, adaptar su modelo de trabajo es fundamental para evitar crear estrés e insatisfacción entre su equipo. Analiza una por una las distintas funciones y sus tareas relacionadas. Háblalo con tus compañeros de trabajo y pide su opinión antes de decidir si las oportunidades de trabajo a distancia son una opción para su puesto. 

Conoce las preferencias de trabajo a distancia de tus empleados

Algunos miembros del equipo prefieren trabajar en casa sólo un día a la semana, mientras que otros prefieren tener dos días libres a la semana, y otros quieren incluso más. Es una información crucial que hay que tener en cuenta. Intente recopilar las preferencias de su personal y, a continuación, idee un sistema que funcione para todos y les haga felices. La mejor decisión suele ser adoptar el enfoque más centrado en el empleado. Puede ser un modelo de horarios "a voluntad", por ejemplo. Puede seguir exigiendo a sus empleados que acudan a la empresa tres días a la semana, pero déjeles elegir cuándo. 

Analiza si la distribución de tu oficina se ajusta a las necesidades de un personal híbrido

Al permitir una mayor flexibilidad laboral en su lugar de trabajo, la finalidad de su espacio de oficina cambia drásticamente. No todo el mundo acude a la oficina todos los días, y a veces puede acabar con un lugar de trabajo semivacío o vacío. El uso del lugar de trabajo físico también evoluciona. Los empleados tienden a aprovechar la oportunidad de reunirse en persona para realizar trabajo colaborativo en lugar de tareas individuales. Debido al descenso de la tasa de ocupación de oficinas y a la nueva visión del uso de las mismas, es esencial utilizar una calculadora de oficinas híbridas y ajustar la distribución de su espacio de trabajo.

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2. Elegir la tecnología adecuada para el puesto de trabajo híbrido

Proporciona a tu personal las mejores herramientas de colaboración y comunicación

No importa si los miembros de tu equipo trabajan en la oficina o desde sus casas, tu lugar de trabajo no debería afectar a sus interacciones y productividad. Un entorno de trabajo flexible rara vez tiene éxito sin el apoyo de la tecnología de puestos de trabajo híbridos y el uso de las herramientas de colaboración virtual adecuadas. 

Por ejemplo, un software de reserva de escritorios como deskbird te ayuda a gestionar tu espacio de trabajo híbrido y a impulsar el trabajo en equipo gracias a la función de planificación semanal. En ella, los empleados pueden ver los horarios de sus compañeros. A continuación, pueden elegir un día para reunirse in situ y utilizar nuestra opción de reserva de salas para asegurarse de que disponen del espacio de trabajo que necesitan. 

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Busca la plataforma de almacenamiento y compartición de archivos en la nube más adecuada para equipos remotos

Cuando se trabaja a distancia, el personal tiene que acceder a toda la información que necesita como si estuviera in situ. Para cumplir este requisito, existen eficientes recursos en línea, como las plataformas de almacenamiento y compartición de archivos basadas en la nube. Permiten a los miembros del equipo obtener y compartir documentos y datos desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo con conexión a Internet. 

Además, proporcionan soluciones rentables y escalables para empresas de todos los tamaños, ya que eliminan la necesidad de costosas infraestructuras de almacenamiento in situ y ofrecen modelos de precios flexibles en función de su uso. Lo más importante es determinar sus necesidades y las de sus empleados. Así podrá elegir el que mejor les apoye en su vida laboral diaria. 

Invierte en los sistemas de ciberseguridad adecuados para garantizar un lugar de trabajo híbrido seguro.

Permitir que los empleados trabajen desde distintos lugares y utilicen diversos dispositivos para acceder a los datos y sistemas de la empresa también aumenta estos riesgos. Por lo tanto, asegurar tus contenidos es más esencial que nunca para prevenir ciberataques y proteger la información sensible.

Las soluciones de gestión del riesgo cibernético incluyen cortafuegos, software antivirus, autenticación de dos factores y cifrado. Puedes contar con la ayuda de organizaciones especializadas en este campo. Salvaguardarán tus redes, herramientas y datos para proteger tu empresa frente a amenazas de malware, phishing y ransomware.

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3. Prioriza la comunicación transparente y la confianza

Establece expectativas claras y diseña tu propia política de trabajo híbrido

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Una buena comunicación siempre ha sido un elemento esencial para el éxito de la colaboración. Sin embargo, el aumento del trabajo a distancia ha obligado a las empresas a revisar la forma de comunicarse de sus empleados. Trabajar desde distintos lugares aumenta el riesgo de malentendidos o de una comunicación deficiente. 

Los líderes tienen que asegurarse de que los miembros de su equipo disponen de las herramientas adecuadas para interactuar eficazmente, establecer expectativas claras y ser transparentes. Si no se gestiona este aspecto clave, el rendimiento puede bajar, aumentar la frustración y disminuir la satisfacción de los empleados. 

Además, también debe tener claro lo que espera de sus empleados híbridos y lo que tienen derecho a hacer en relación con sus acuerdos de trabajo flexible. Crear una política de trabajo híbrido es, por tanto, crucial.

Destacar la importancia de la confianza y la responsabilidad en un entorno de trabajo flexible

Los líderes tienden a empezar a controlar en exceso a su personal en un entorno de trabajo híbrido, ya que no pueden verlos e interactuar con ellos en persona a diario. Aunque uno de los principales propósitos y ventajas de un entorno de trabajo híbrido es dar más autonomía al personal y satisfacer sus necesidades, los efectos psicológicos de la microgestión lo borran todo. Fomentar la confianza en el lugar de trabajo y las relaciones fiables entre ellos es esencial para que una plantilla híbrida prospere. Además, no verse todos los días en la oficina no significa que deba evitar asumir responsabilidades. Los miembros de tu equipo deben seguir siendo responsables de sus actos, y tú también. 

Fomenta las interacciones informales y las actividades de creación de equipos entre tus equipos híbridos.

Mantener una conexión en el lugar de trabajo y unas relaciones auténticas puede resultar más difícil cuando todo el mundo trabaja desde distintos lugares. Le recomendamos encarecidamente que fomente las interacciones informales e integre actividades de creación de equipos para evitar que esto ocurra en su empresa. Puede echar un vistazo a nuestras ideas de creación de vínculos de equipo para poner en práctica en entornos de trabajo híbridos interiores, exteriores y en línea. Al principio puede parecer algo "bonito", pero los resultados de impulsar la creación de equipos son fundamentales para su organización. No sólo les dan la oportunidad de conocerse mejor, sino que también mejoran la colaboración, fomentan la confianza y refuerzan sus vínculos.

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👉 Consulta nuestra sección de eventos de oficina para descubrir cómo te ayudamos a fomentar los lazos de equipo y las interacciones sociales.

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Esperamos que este artículo le ayude a entender mejor el lugar de trabajo híbrido, sus pros y sus contras, y cómo fomentar el trabajo híbrido con éxito. Tomar como línea roja la centralidad del empleado es, sin duda, el mejor enfoque que tiene para sacar el máximo partido del trabajo flexible. Analiza tu espacio de trabajo, escucha las necesidades de tu plantilla, ábrete a las nuevas tendencias del futuro del trabajo, ¡y verás cómo surge la magia! 

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¹ 30 ESTADÍSTICAS ESENCIALES DEL TRABAJO HÍBRIDO [2023]: EL FUTURO DEL TRABAJOZippia.

² 2023 ESTADO DEL INFORMEAkumina.

³ Los directores financieros ven en el trabajo híbrido una oportunidad para reducir costesFortune.

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