¿Cómo reducir tus cosos gracias a las buenas prácticas del modelo de trabajo híbrido?

Muchas organizaciones no se dan cuenta de que pueden reducir los costes de oficina en un 30% simplemente permitiendo acuerdos de trabajo flexibles y adoptando las mejores prácticas para un modelo de trabajo híbrido. Pero el 82% de los directores financieros están de acuerdo en que el trabajo híbrido es un modelo de negocio más asequible. Cuando las empresas ponen en marcha la estrategia adecuada e intentan de verdad implantar esta nueva forma de trabajar, los resultados superan con creces sus expectativas. Para ello, todo el mundo tiene un papel que desempeñar de arriba abajo.

Entonces, ¿cómo puede un modelo de "trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento" ayudarle a reducir sus costes corporativos? Hay que tener en cuenta muchos aspectos, algunos más obvios y otros con un retorno de la inversión (ROI ) a más largo plazo que otros. La clave está en priorizar los que tienen más sentido y repercuten primero en su presupuesto. 

Desde la optimización del espacio hasta la ciberseguridad y la experiencia en el lugar de trabajo, hemos revisado las medidas de reducción de costes más eficaces para disminuir los gastos en una configuración de trabajo híbrida.

Investiga la tasa de ocupación y el uso de tu espacio de oficina flexible

Los inmuebles y los costos asociados, como las facturas de energía, son las áreas más eficientes y populares para ahorrar dinero cuando se cambia a un modelo de trabajo híbrido. Sin embargo, no conviene reducir demasiado la oficina y acabar con una plantilla frustrada e insatisfecha. 

Para proceder con prudencia, primero debe examinar los datos y determinar cómo utilizan los empleados el espacio físico de trabajo. Las consultas esenciales incluyen:

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• ¿Cuál es tu tasa de ocupación? 
• ¿Cuáles son los espacios de trabajo más demandados (mesas individuales, salas de reuniones, zonas de colaboración, etc.)?
• ¿Cuál es el principal medio de transporte de tu personal? 
• ¿Cuál es el grado de satisfacción de los miembros de tu equipo con el entorno y las funciones de la oficina?

Toda esta información puede obtenerse a través de los datos recogidos por las herramientas tecnológicas para el puesto de trabajo que utilice y los cuestionarios de satisfacción de los empleados. El alquiler, los servicios públicos y otros costos disminuyen con el tamaño de oficina adecuado y una distribución centrada en las personas.

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Realiza una evaluación comparativa de las mejores herramientas y soluciones para modelos de trabajo híbridos.

Las prácticas de trabajo flexible están aumentando, y la tecnología también. El mercado de la tecnología para puestos de trabajo híbridos está en auge, y las organizaciones están expuestas cada día a una mayor variedad de herramientas. Es esencial encontrar las soluciones digitales más adecuadas para responder a sus necesidades como mano de obra híbrida. No sólo aumentan la productividad y la colaboración, sino que también ayudan a las empresas a gestionar los espacios de trabajo y optimizar los costes. Por ejemplo, una plataforma de reserva de escritorios como deskbird permite implantar el hot desking de forma eficiente gracias a nuestro sistema de reserva de espacios de trabajo. Por un lado, los trabajadores reservan el puesto de trabajo que necesitan, así como una plaza de aparcamiento si vienen en coche. Por otro lado, los profesionales de las instalaciones y las finanzas tienen acceso a los análisis del lugar de trabajo. Estos datos son cruciales para mejorar la experiencia de los empleados y reducir costes mediante la optimización del espacio de oficina.

Es esencial realizar periódicamente una evaluación comparativa de los distintos recursos disponibles. Le permite determinar si está debidamente preparado para promover con éxito un modelo de trabajo híbrido. Además, le da la oportunidad de identificar mejores opciones para su empresa y su plantilla. Puede que te des cuenta de que puedes sustituir algunas de tus herramientas actuales por otras nuevas y permitir que tu equipo rinda mejor al tiempo que reduce los gastos en equipos.

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Revisa tu equipo y asóciate a la tecnología

Cuando pase al modo híbrido, es posible que su equipo ya no cumpla las expectativas de su personal. Por ejemplo, el software y el hardware locales pueden no ser tan relevantes como antes. Por lo tanto, puede adoptar la transformación digital cambiando a soluciones basadas en la nube. Además de responder a los requisitos de una plantilla híbrida, también le ayudan a reducir sus facturas, ya que son más baratas y exigen menos mantenimiento que los equipos in situ.

El concepto BYOD (Bring Your Own Device) también está recibiendo cada vez más atención. ¿Por qué necesitarían los empleados un ordenador portátil o de sobremesa en la oficina y otro en casa? Para algunos puestos de trabajo, un ordenador es suficiente. Este método permite reducir costes al tiempo que favorece una mayor sostenibilidad de la empresa.

La cuestión es que la adopción de un modelo de trabajo flexible modifica por completo el entorno laboral. La gente ha empezado a ver el lugar de trabajo físico como un espacio para centrarse en el trabajo colaborativo más que en las tareas individuales. Surgen nuevas expectativas, como la necesidad de tecnología moderna y recursos digitales. Es esencial revisar su equipo y conocer la tecnología que puede ayudarle a fomentar un próspero entorno de trabajo híbrido.

Aumenta el presupuesto de ciberseguridad de tu lugar de trabajo híbrido

Con o sin una política BYOD, las prácticas de trabajo a distancia aumentan los riesgos de filtración de datos y ciberataques. Además, los empleados utilizan dispositivos personales y se conectan a WIFI públicas con más frecuencia que cuando trabajan desde la oficina. Por eso, aunque el objetivo de este artículo es compartir contigo los mejores métodos para ahorrar dinero en un entorno de trabajo híbrido, te recomendamos que inviertas más en ciberseguridad. Insistimos en la palabra "invertir".

Proteger tus datos debe ser una de sus principales prioridades. Una filtración o violación de datos puede costarle caro a tu empresa en el peor de los casos, algo que esperamos que nunca ocurra. En 2025, el precio de la ciberdelincuencia podría alcanzar los 10,5 billones de dólares, según el Informe Oficial sobre Ciberdelincuencia 2022 de Cybersecurity Ventures. 

Por lo tanto, invertir dinero en herramientas de alto rendimiento y contratar a los mejores talentos en gestión de ciberseguridad es crucial para evitar que sus datos caigan en las manos equivocadas. El día que tu organización sea objeto de un ciberataque, invertir en la seguridad de tu fuerza de trabajo híbrida será una de las mejores decisiones que hayas tomado.

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Centra tu atención en el bienestar y la salud de los empleados

Las mejores prácticas del modelo de trabajo híbrido no se limitan a optimizar el espacio de oficina y reducir la factura energética. Por ejemplo, el agotamiento de los empleados ha aumentado desde hace un par de años. Mientras que los Millennials y la Generación Z representan los mayores grupos demográficos en el lugar de trabajo, también son los más afectados por problemas de salud mental. Tener miembros del equipo que se enfrentan a la depresión laboral puede afectar profundamente a tu presupuesto. El burnout influye en la productividad y el rendimiento. Las personas que lo experimentan pueden necesitar un descanso para atravesar este difícil período y recuperar la salud. En consecuencia, los proyectos pueden retrasarse. Es posible que contrate a alguien para sustituir a estas personas durante su baja por enfermedad, lo que también genera costes inesperados. Además, puedes aumentar la rotación de personal, ya que los trabajadores quemados pueden decidir no volver y renunciar. 

El bienestar y la salud de los empleados no son tan evidentes como la reducción del espacio de oficinas. Sin embargo, es un ámbito en el que el trabajo híbrido también influye. Aunque en su mayor parte es positivo, también puede ser perjudicial si no se tiene en cuenta. 

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Centrarse en otros escollos financieros no relacionados con los bienes inmuebles de las empresas o la tecnología.

Como acabamos de destacar, los escollos financieros no siempre están donde uno piensa. Sí, alquilar un espacio de oficinas previsto para 100 empleados cuando sólo acuden 40 personas al día es una pérdida de dinero. Pero hay otras áreas que pueden llevarse una buena parte del presupuesto anual y que no están relacionadas con el sector inmobiliario o la tecnología. Recopilando datos y buscando los sectores en los que la empresa gasta más, puede elaborar una estrategia de ahorro hecha a la medida de su negocio. ¿Han aumentado las bajas por enfermedad desde que su personal trabaja más a menudo desde casa? Si la respuesta es afirmativa, intente averiguar por qué. Es posible que sientan desconexión y soledad en el trabajo, lo que provoca una mala salud mental. También pueden trabajar desde la mesa de su cocina, sentados en un banco durante 8 horas al día y desarrollar problemas de espalda. Por este ejemplo, pero también como medida preventiva y centrada en las personas, invertir en soluciones para la experiencia y el bienestar de los empleados es fundamental. Reduce el riesgo de que los trabajadores no estén en forma mental o físicamente, al tiempo que aumenta las posibilidades de contar con un personal feliz y productiva.

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Haz de la retroalimentación y la conversación un pilar central de tu estrategia para reducir costos 

Por último, pero no por ello menos importante, también puedes organizar una reunión con los responsables de otros departamentos para debatir en qué aspectos creen que el trabajo híbrido tiene un efecto crítico en las finanzas de la empresa. Cada equipo se enfrenta a sus problemas, y juntos podéis averiguar cuáles son las áreas más críticas que hay que abordar para que tengan un impacto significativo en el presupuesto. Por ejemplo, puede que algunos directivos te digan que los miembros del equipo se quejan de tener demasiadas herramientas en línea y que algunas de ellas nunca se utilizan. Esto se convierte en una oportunidad para ahorrar costes en tecnología y colaborar con los departamentos de TI para encontrar nuevas soluciones digitales que se adapten mejor a las necesidades de los empleados. Analizar las cifras es esencial, pero recabar opiniones y dejar espacio para el debate son prácticas fundamentales para desarrollar un entorno de trabajo próspero y rentable. Aporta un toque humano, crea una sensación de conexión en el lugar de trabajo y abre el camino a nuevas ideas. 

Lo más importante es reflexionar sobre los gastos inmobiliarios y tecnológicos de la empresa. La clave está en tener en cuenta la experiencia y las opiniones de los compañeros para detectar posibles trampas financieras al tiempo que se toman decisiones basadas en datos. La reducción del espacio de oficina es una medida habitual para ahorrar dinero en las empresas que adoptan políticas de trabajo flexibles. Sin embargo, el impacto del trabajo híbrido va más allá de sus paredes. La optimización de costos también es aplicable a su entorno digital. Por último, pero no por ello menos importante, no olvide tener en cuenta aspectos menos obvios, como los beneficios de un personal sano y feliz para tus finanzas.

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Fuentes: 

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• Trabajo híbrido Ahorro de costosGerente de sala;
• Cómo maximizar el ahorro de costos del trabajo a distancia e híbridoSoluciones Vena.

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