¿Cómo colaborar eficazmente? Consejos clave para equipos flexibles
22 de agosto de 2024
3 de septiembre de 2024
La forma en que los empleados trabajan juntos ha cambiado drásticamente en los últimos dos años. Mientras que las reuniones de equipo y las sesiones de intercambio de ideas solían realizarse en persona en la oficina, ahora pueden hacerse digitalmente e incluso de forma asíncrona. Muchas organizaciones se preguntan cómo colaborar eficazmente con una plantilla flexible en esta nueva configuración del trabajo.
¿Cómo garantizar la fluidez de la comunicación? ¿Cómo crear alineación y sacar el máximo partido de las habilidades de cada uno? ¿Cuáles son las estrategias de colaboración eficaces más valiosas que puedes poner en práctica para que el trabajo colectivo sea una experiencia fluida y creciente para todos los miembros del equipo?
Como expertos en prácticas de trabajo híbridas y modernas, compartimos ejemplos de colaboración eficaz que se ajustan a las formas de trabajo actuales y producen resultados prósperos. Estás preparado para ayudar a tu personal a alcanzar un nuevo nivel de colaboración y crecimiento profesional?
¿Por qué es tan importante crear una colaboración eficaz en el lugar de trabajo?
Aunque el fomento de la autonomía es esencial para empoderar a los trabajadores y ayudarles a crecer, el trabajo colectivo también desempeña un papel clave en el desarrollo de más competencias y la prosperidad profesional. La colaboración permite a los miembros del equipo aprender unos de otros y exponerse a nuevas habilidades, ideas y visiones. Este acopio de conocimientos y motivación favorece una mayor realización de los proyectos y mejores resultados. Desde la perspectiva de una empresa, la colaboración eficaz lleva a su negocio a un nivel superior:
- uniendo talentos;
- potenciar la innovación;
- aumentar la motivación y la satisfacción de los empleados;
- obtener mejores resultados.
¿Cómo colaborar eficazmente en un entorno laboral moderno?
Eliminación de barreras geográficas y temporales
En los últimos años, los empleados han tenido que volver a aprender a colaborar. El trabajo flexible ha obligado a las empresas a encontrar soluciones que les permitan colaborar eficazmente, independientemente del tiempo y la ubicación. El primer paso para promover una colaboración eficaz entre los miembros del equipo y los departamentos es eliminar las barreras geográficas y temporales. La distancia física entre su personal no debería afectar a su trabajo. Por lo tanto, es crucial crear políticas y procedimientos para minimizar los problemas relacionados con no estar en la misma sala y trabajar al mismo tiempo.
Nota importante: volver a un modelo de oficina completa no es la solución y sería contraproducente, ya que no se ajusta a las necesidades de flexibilidad y autonomía de los empleados.
💜 ¡Descubre cómo deskbird te ayuda a diseñar la mejor política de trabajo híbrido para tu personal!
Equipar a los empleados con modernas herramientas y tecnologías de colaboración
Las herramientas digitales y la tecnología desempeñan un papel clave a la hora de eliminar las barreras geográficas y temporales que crean los acuerdos de trabajo flexible. Algunas soluciones digitales se han convertido en fundamentales para que la comunicación y los proyectos colectivos sean fluidos y eficaces. Aquí tienes un par de herramientas y tecnologías de colaboración que utilizan los equipos flexibles de éxito:
- sistema de programación digital, como deskbird o Google Calendar;
- workspace booking software como deskbird;
- soluciones de comunicación en línea como Slack;
- sistemas de videoconferencia como Zoom o Microsoft Teams;
- herramientas de gestión de proyectos como Notion o Asana;
- documentos en la nube y plataformas para compartir archivos como Google Drive.
Programar tareas y reuniones de colaboración lo antes posible
La planificación previa es clave para una colaboración eficaz. Aunque puede haber reuniones de última hora, programar las tareas y reuniones del equipo con antelación debería ser una prioridad siempre que sea posible. Así tus compañeros tendrán tiempo de organizar sus calendarios y prepararse con antelación. Cuando tus compañeros sepan cuál es la próxima reunión, podrán empezar a prepararse para ella. Este enfoque proactivo aumenta las posibilidades de que la sesión sea fluida y productiva. Así que no esperes. Añade cuanto antes esos eventos colaborativos a tu agenda compartida y verás cómo despega la eficacia de tu equipo.
Reserva anticipada de espacios para reuniones
Conseguir el espacio de colaboración adecuado es crucial. Cuando tus empleados decidan acudir a la oficina para sesiones de trabajo cara a cara, debes asegurarte de que pueden reservar los lugares perfectos. Reservar salas de reuniones con antelación cambia las reglas del juego. Permite a los miembros de tu equipo saber exactamente qué herramientas tendrán a su alcance para poder prepararse de forma adecuada y eficaz. No dejes que la falta de espacio o de equipos afecte al trabajo de tu equipo. Reserva con antelación y colabora mejor cuando te reúnas in situ.
Fomentar una comunicación regular, clara y transparente
La comunicación es la columna vertebral de una colaboración eficaz, especialmente en un entorno de trabajo flexible. Las conversaciones y actualizaciones deben fluir en todas direcciones: de los miembros del consejo a los directivos y empleados, de los trabajadores a los líderes, de los directivos a los miembros del equipo y del consejo, de los empleados a los empleados, etc.
La elección de las herramientas de comunicación es crucial en este sentido. Todo su personal tiene que sentirse cómodo y utilizarlas adecuadamente. Preguntarles por sus preferencias y crear una política de comunicación clara es una gran idea para que todos estén de acuerdo y evitar malentendidos y conflictos.
👋 ¡Conoce mejor las preferencias comunicativas de la Generación Z!
Colaboración asíncrona
Hola, campeones del trabajo flexible. Hablemos del poder de la colaboración asíncrona. Cambia las reglas del juego, sobre todo cuando los empleados están dispersos por distintos lugares y zonas horarias. Por ejemplo, Sam. En lugar de ser bombardeada con mensajes de Slack todo el día, puede centrarse en el trabajo en profundidad y ponerse al día con las actualizaciones del equipo cuando mejor le convenga. De este modo, Sam se mantiene informada sin interrupciones constantes. Se trata de encontrar el equilibrio entre estar conectado y mantener la productividad. Async mantiene a todo el mundo informado sin el frenesí de las notificaciones. Es como dar a tu personal superpoderes para colaborar de forma más inteligente, no más dura. Así que olvídate de la mentalidad de estar siempre conectado y observa cómo tu equipo prospera en sus ritmos.
Facilitar el acceso a la información y los datos
Otro aspecto fundamental de la colaboración eficaz es aumentar la productividad de su equipo liberando el poder del acceso fácil a los datos. El uso de herramientas centralizadas de gestión de proyectos proporciona a tus empleados las claves para una colaboración más fluida, un trabajo más eficaz y una mayor transparencia. Estas fantásticas plataformas mantienen todos los documentos relevantes en un mismo lugar, para que nadie tenga que buscar ese archivo o actualización crucial. Es como tener una sede virtual en la que todo el mundo está en la misma página, 24 horas al día, 7 días a la semana. Es hora de decir adiós a los cuellos de botella informativos y hola al trabajo en equipo sin fisuras. Si aún no lo has hecho, tus empleados te lo agradecerán.
Fijar objetivos y tomar decisiones colectivamente
A veces existe una brecha considerable entre lo que puede lograrse en la teoría y en la práctica. Los objetivos inalcanzables y los plazos imposibles frenan el compromiso, la motivación y la colaboración. "El 97% de los empleados cree que la falta de alineación dentro de un equipo influye en el resultado de una tarea o proyecto" 1. Por estas razones, fijar objetivos y tomar decisiones juntos es una regla fundamental para el éxito de la colaboración. Garantiza que sean alcanzables, mantiene al personal motivado y alineado, y hace que se sienta incluido y valorado.
Crear una distribución de oficinas flexible, diversa y centrada en los empleados
Estar dispuesto a impulsar procesos y sistemas para mejorar el trabajo en equipo está muy bien, pero ¿ha considerado el papel de su lugar de trabajo físico a la hora de ayudar a su personal a colaborar eficazmente? La distribución de la oficina influye enormemente en la colaboración y la productividad. Por lo tanto, proporcionar a los empleados una configuración del lugar de trabajo que satisfaga sus necesidades es fundamental para fomentar la cooperación in situ.
Más información sobre el impacto de la distribución de la oficina en la productividad y la colaboración.
Fomentar las prácticas de intercambio de conocimientos y competencias
La diversidad es uno de los pilares más sólidos de cualquier empresa de éxito. Si ha conseguido crear una plantilla diversa, ésta es una baza poderosa que debe utilizar para promover una colaboración eficaz. Dé a sus trabajadores la oportunidad de aprender unos de otros y crecer juntos. Esto puede hacerse combinando las habilidades duras y las blandas. Si ofrece una combinación de espacios, desde acogedoras salas de reunión hasta animadas zonas de colaboración, dará a los miembros de su equipo la libertad de trabajar a su manera.
Crea un increíble sentimiento de pertenencia y comunidad en el lugar de trabajo
también desempeña un papel crucial en la colaboración en grupo. Cuando los empleados se sienten incluidos, valorados y conectados, están más dispuestos a comprometerse e innovar. Las actividades de creación de lazos de equipo y los eventos sociales, en línea y fuera de línea, son sus mejores aliados en este sentido. Estos encuentros ayudan al personal a congeniar, a conocerse mejor, a reforzar el trabajo en equipo y a poner en marcha nuevas ideas. Así que haz que fluya ese espíritu de equipo, ya sean noches de trivial virtual o fiestas de pizza en la oficina.
Tener una mentalidad abierta y fomentar una cultura de confianza
La colaboración consiste en reunir las mejores habilidades e ideas para obtener el mejor resultado, ¿verdad? Esto sólo puede lograrse si los empleados se sienten plenamente abiertos con respecto a sus opiniones e ideas. Generar confianza en el lugar de trabajo es, por tanto, un aspecto fundamental que debe incluir en su plan estratégico de colaboración. Las personas deben sentirse cómodas compartiendo sus ideas y expresándose cuando crean que puede haber una forma más eficaz de lograr esto o aquello.
Hacer que fluya la retroalimentación
La retroalimentación es una piedra angular para mejorar constantemente la colaboración dentro de una organización cuando se hace de forma equilibrada y constructiva. Permite a todos compartir lo que creen que funciona y lo que no. Dentro de un equipo, permite a los empleados hablar abiertamente con sus jefes y compañeros sobre las acciones que creen que podrían impulsar su proceso general de colaboración. Sin duda, fomentar el intercambio de opiniones (formal e informalmente) es una parte fundamental de todas las grandes estrategias de colaboración.
💡 Echa un vistazo a las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la aplicación deskbird .
¿Cómo te ayuda deskbird a poner en práctica estas eficaces estrategias de colaboración?
Reserva los espacios colectivos que tu equipo necesita para colaborar eficazmente
Gracias a la app deskbird y a su intuitiva interfaz, los usuarios pueden reservar rápidamente salas de reuniones, áreas de co-working u otros espacios compartidos. Esto garantiza que tus equipos dispongan del entorno adecuado para trabajar juntos de forma eficiente. Nuestra sencilla herramienta también ofrece disponibilidad en tiempo real y una planificación perfecta, lo que ayuda a reducir los conflictos de programación y a optimizar el uso de los espacios de trabajo. Con deskbird, tu personal puede reservar su espacio colectivo favorito con antelación y empezar a preparar sus reuniones en consecuencia.
Organizar y compartir los horarios semanales para facilitar la colaboración híbrida
La aplicación deskbird permite a los empleados organizar y compartir su planificación semanal con el resto del equipo. Esto facilita la colaboración híbrida, ya que permite a los compañeros de trabajo compartir fácilmente sus planificaciones semanales, permitiendo que todos sepan quién está dónde y cuándo. Se acabaron los juegos de adivinanzas y la confusión de calendarios. Tanto si alguien está en la oficina como si trabaja desde casa, todo el mundo lo tiene claro. Esta transparencia mejora la coordinación y la flexibilidad, garantizando que los entornos de trabajo híbridos fomenten la colaboración en lugar de obstaculizarla.
Programar actos sociales para reunir a todos y fomentar el sentido de comunidad.
Por último, nuestra función "eventos de oficina" permite organizar y publicar eventos sin esfuerzo. Programando y anunciando eventos a través de la aplicación deskbird , puedes fomentar la participación y asegurarte de que todo el mundo está informado. Esta función fomenta el sentido de comunidad al reunir a los empleados en actividades de creación de equipos, talleres o reuniones sociales. En última instancia, la promoción oficial de sus eventos corporativos ayuda a fortalecer la conexión en el lugar de trabajo, que es clave cuando se buscan formas de impulsar la colaboración eficaz.
Cómo colaborar eficazmente es un proceso dinámico que difiere de una empresa a otra, e incluso de un equipo a otro dentro de la misma organización. Todas las ideas y recomendaciones mencionadas en este artículo están aquí para guiarle. Recoger las opiniones de sus empleados es una gran ayuda para comprender en qué dirección deben ir sus estrategias para una colaboración más eficaz. Escuchar a tus compañeros, probar nuevos enfoques e intentar crear un fuerte vínculo de equipo y un sentimiento de comunidad entre tu personal son acciones vitales para alcanzar tu objetivo.
Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir nuestra solución fácil de usar y las principales funciones para mejorar tu experiencia en el lugar de trabajo híbrido.
1 Estadísticas clave de la colaboración: Impacto en el rendimiento de los empleados y el éxito empresarialWorldmetrics.org.
Fuentes:
